大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)研究

張彩云

【摘要】人事檔案管理是事業(yè)單位人事工作十分重要的組成部分，其對(duì)于事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)有極大影響。新時(shí)期，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代工作需求，對(duì)此需要立足于時(shí)代，強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;人事檔案;信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也越來(lái)越多，社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)期，在各個(gè)行業(yè)發(fā)展中，都可以挖掘數(shù)據(jù)資源來(lái)尋找有利于自身發(fā)展的信息，從而實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。檔案信息是大數(shù)據(jù)時(shí)代十分重要的資源，而人事檔案更是重中之重，對(duì)事業(yè)單位而言，只有做好人事檔案管理工作，才可以更好地實(shí)現(xiàn)人力資源管理，從而滿足自身發(fā)展需求。而從事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)際看，還存在管理模式落后的情況，鑒于此，需要進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)力度，以此推動(dòng)事業(yè)單位良好發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)全面應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，促進(jìn)了社會(huì)各界發(fā)展。對(duì)事業(yè)單位而言，強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)具有十分重要的意義，在傳統(tǒng)的人事檔案管理活動(dòng)中，各項(xiàng)工作都是由人工進(jìn)行的，人事檔案管理流程復(fù)雜、管理成本低、檔案資源利用率不高，難以充分發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值。實(shí)施人事檔案信息化管理，可以有效簡(jiǎn)化人事檔案管理流程，不管是檔案資料收集、分類，還是整理、歸檔、查找、利用，都可以借助信息技術(shù)進(jìn)行，提高了檔案管理效果。人事檔案資源涉及面比較廣泛，這也使得在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，需要占用大量的空間，并且在管理過(guò)程中，需要做好防火、防潮、防蟲、防損壞等工作，人事檔案管理成本比較大。實(shí)施人事檔案信息化管理后，只需要做好計(jì)算機(jī)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)更新及資料備份工作即可，能顯著降低事業(yè)單位人事檔案管理成本。此外，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，只能通過(guò)文字、圖片等方式進(jìn)行資料保存，其形式比較單一。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理后，可以通過(guò)各種方式，進(jìn)行檔案資料保存，如視頻、音頻、圖片等，能更加全面地將個(gè)人資料展現(xiàn)出來(lái)，所以在新時(shí)期下，全面加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)十分重要。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

從當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀看，還存在一些問(wèn)題，在一定程度上影響到人事檔案信息化管理工作開展，其主要表現(xiàn)在：（1）沒(méi)有做到人事檔案信息全面共享，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)力度也逐漸提升，由于各個(gè)區(qū)域檔案管理存在一定差異，在人事檔案信息化管理軟件使用上也有所不同，導(dǎo)致人事檔案資源難以做到全面共享，限制了人事檔案價(jià)值開發(fā)。（2）信息化管理設(shè)備不足，現(xiàn)代化設(shè)備是開展人事檔案信息化管理活動(dòng)的重要依據(jù)，在實(shí)際中，受各種因素影響，在事業(yè)單位人事檔案信息化管理中，還存在相關(guān)設(shè)備不全的情況，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施不足，影響到人事檔案信息化建設(shè)。（3）缺乏信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，要想切實(shí)提高事業(yè)單位人事檔案信息化管理質(zhì)量，就需要建立相應(yīng)的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。而在實(shí)際中，事業(yè)單位并沒(méi)有制定規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致在人事檔案查找、利用上存在一定難度。

三、基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)策略

（一）健全人事檔案管理信息化管理機(jī)制。大數(shù)據(jù)時(shí)代，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，可以全面提高人事檔案管理水平，能充分發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值，有助于事業(yè)單位的良好發(fā)展。在實(shí)際中，為了確保事業(yè)單位人事檔案信息化管理活動(dòng)的順利實(shí)施，還需要結(jié)合具體情況，制定相應(yīng)的管理機(jī)制，從人事檔案收集、分類、整理到歸檔、查詢、利用整個(gè)環(huán)節(jié)都需要制定詳細(xì)的操作流程，要做到統(tǒng)一管理。尤其是在檔案查詢、使用、下載等環(huán)節(jié)，更是要針對(duì)不同使用者設(shè)置不同使用權(quán)限。同時(shí)人事檔案資料來(lái)源相對(duì)比較廣泛，其格式豐富多樣，為了便于跨系統(tǒng)操作，還需要明確人事檔案格式標(biāo)準(zhǔn)，方便使用管理。

（二）注重軟硬件設(shè)施建設(shè)。軟件硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，所以在實(shí)際中，事業(yè)單位還需要進(jìn)一步提高各種軟硬件設(shè)施的建設(shè)力度。軟硬件設(shè)施性能會(huì)對(duì)人事檔案信息化工作效率帶來(lái)很大影響，其不僅會(huì)影響到系統(tǒng)運(yùn)行狀況，還涉及數(shù)據(jù)資料保管情況。在硬件設(shè)施建設(shè)中，事業(yè)單位需要充分考慮單位的具體情況，不僅要確保硬件設(shè)施的各項(xiàng)性能可以滿足人事檔案數(shù)據(jù)資料傳輸、存儲(chǔ)要求，還需要符合局域網(wǎng)建設(shè)要求，做到單位內(nèi)部跨部門操作。在軟件設(shè)施建設(shè)上，由于當(dāng)前人事檔案信息化管理中，部分軟件的設(shè)施是立足于企業(yè)需求，這類軟件并不完全適用于事業(yè)單位，所以事業(yè)單位還需要注重契合自身實(shí)際的軟件開發(fā)、應(yīng)用。要針對(duì)現(xiàn)有檔案系統(tǒng)軟件情況，結(jié)合人事單位信息代碼進(jìn)行推廣完善，讓更多事業(yè)單位可以進(jìn)行合作，全面推進(jìn)人事管理領(lǐng)域的信息化建設(shè)，提高人事檔案資源利用率。另外，在軟件系統(tǒng)完善中，還需要注重新技術(shù)的引入及完善，要立足于現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展需求，開發(fā)科學(xué)有效的信息平臺(tái)，滿足更多用戶工作需求。此外，在軟件系統(tǒng)完善過(guò)程中，還需要考慮到軟件安全性能，要做好保密工作。

（三）保證資金供應(yīng)。對(duì)于事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，必須有充足的資金支持，人事檔案信息化工作的實(shí)施不僅要注重各種軟硬件設(shè)施建設(shè)，還包括人員培訓(xùn)、后期維護(hù)等各項(xiàng)工作，而這些工作都需要資金支持。所以在實(shí)踐中，事業(yè)單位還應(yīng)該為人事檔案信息化建設(shè)提供相應(yīng)的資金供應(yīng)，事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r，合理設(shè)定預(yù)算，便于人事檔案信息化建設(shè)。

（四）完善信息管理安全體制。首先，事業(yè)單位需要制定相應(yīng)的人事檔案信息管理規(guī)章體系，并注重人事檔案信息安全保障系統(tǒng)建設(shè)。在人事檔案信息管理中，要時(shí)刻做好檔案信息備份工作，并建立內(nèi)部信息恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息的安全性。其次，事業(yè)單位需要制定完善的數(shù)據(jù)信息備份、恢復(fù)體制，要規(guī)范檔案信息使用過(guò)程，提高檔案信息安全度。另外，事業(yè)單位還需要確保人事檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，要提高其信息化安全管理觀念，對(duì)其進(jìn)行安全技能培訓(xùn)，引導(dǎo)人事檔案管理人員意識(shí)到檔案信息化管理的便捷性、危險(xiǎn)性，確保其可以安全、正確地利用信息化系統(tǒng)開展人事檔案管理活動(dòng)，避免計(jì)算機(jī)受到外界攻擊，出現(xiàn)檔案信息遺失、篡改等情況。最后，在人事檔案管理中，還應(yīng)保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與紙質(zhì)存儲(chǔ)的相互分離，以此保證檔案信息的完整、安全。

（五）強(qiáng)化檔案管理人員素養(yǎng)。在事業(yè)單位人事檔案管理活動(dòng)中，檔案管理人員是開展檔案管理活動(dòng)的主體，其綜合素養(yǎng)直接影響到檔案管理效果。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高要求，所以在實(shí)踐中，事業(yè)單位還需要注重對(duì)檔案管理人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)再教育活動(dòng)。一方面要提高其人事檔案管理專業(yè)知識(shí);另一方面還需要提高其信息化素養(yǎng)，保證人事檔案管理人員可以靈活利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息錄入、整理、存儲(chǔ)等工作。此外，事業(yè)單位還需要引導(dǎo)人事檔案管理人員掌握一些檔案學(xué)科知識(shí)，如情報(bào)學(xué)知識(shí)、圖書館學(xué)知識(shí)等，為人事檔案資料的更好開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

總而言之，強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)具有十分重要的作用，所以在實(shí)際中，事業(yè)單位必須對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作進(jìn)行全面分析，針對(duì)其存在的不足，制定相對(duì)應(yīng)解決對(duì)策，全面推進(jìn)人事檔案信息化管理模式，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理水平提升。

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