談檔案載體對(duì)檔案管理工作的影響

宋延輝

摘 要：新形勢(shì)下，檔案管理工作發(fā)生了根本性的而變化，從社會(huì)重視程度，社會(huì)需求度，以及檔案載體等方面，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了很大影響。檔案管理工作只有不斷創(chuàng)新發(fā)展，才能消除影響，適應(yīng)發(fā)展要求。本文重點(diǎn)從載體對(duì)檔案管理的影響談一下淺顯認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案載體

一、檔案載體的變革對(duì)檔案管理工作的影響

首先，新時(shí)期電子檔案大量產(chǎn)生，在沒有進(jìn)行規(guī)范管理的當(dāng)下，對(duì)檔案資料系統(tǒng)管理、査詢、保管等造成極大不方便，同時(shí)新載體的出現(xiàn)，在系統(tǒng)管理下使得方案管理工作變得更加高效。不但能方便人們對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)與查詢，還能實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源的綜合利用率。但新載體的安全性與保密性等問(wèn)題需要不斷研究完善，只有信息安全才可以真正提升保管利用水平，有利于檔案的健康持續(xù)發(fā)展。其次，對(duì)保管機(jī)構(gòu)及其保管條件的影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理中要達(dá)到防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠、防輻射、防有害氣體等“九防”要求，溫濕度也要有相應(yīng)的要求。新型檔案載體的出現(xiàn)對(duì)檔案存儲(chǔ)造成極大影響，突出的是不用在浪費(fèi)較大的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也不用擔(dān)心存儲(chǔ)環(huán)境。膠片、磁帶（盤）、光盤等也會(huì)造成空間的浪費(fèi)，以及查詢的不便等情況的出現(xiàn)，因此在應(yīng)用中還是以紙質(zhì)檔案與電子檔案為主。三是對(duì)檔案利用的影響。通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理，對(duì)紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行掃描，并上傳到計(jì)算機(jī)上，并將其轉(zhuǎn)化成在計(jì)算機(jī)內(nèi)就能對(duì)其利用的資源。四是對(duì)檔案管理人員的影響。新型檔案載體的出現(xiàn)，意味著檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，及時(shí)掌握新載體管理技術(shù)，提高相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，熟練掌握相關(guān)的技術(shù)，這樣オ能提高管理水平與服務(wù)水平遇到極大挑戰(zhàn)。目前，紙質(zhì)檔案在管理中依然具有重要地位，以及膠片、磁帶（盤）、光盤等新的載體的并存局面，也將是下一步的主要載體，但是紙質(zhì)與新載體并存的局面將持續(xù)存在。

二、提升檔案管理工作的有效途徑

首先，強(qiáng)化服務(wù)新理念。新時(shí)期檔案載體的變革，就要求檔案管理人員的服務(wù)理念要不斷創(chuàng)新，這樣才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展與人們的需求。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的快速發(fā)展下，對(duì)用戶提供更加、更便捷的服務(wù)方式，也對(duì)用戶的好奇等多種需求進(jìn)行有效的滿足。因此檔案管理人員不能與社會(huì)發(fā)展的潮流隔絕，一定要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念。檔案管理人員管理理念與管理方式的創(chuàng)新，能夠提高檔案資源的利用率，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案管理人員必須具備基本的檔案管理意識(shí)。通過(guò)對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全過(guò)程的優(yōu)化管理，并在管理過(guò)程中保證檔案資料的安全。新時(shí)期人們對(duì)檔案資源的要求不再是儲(chǔ)存這么簡(jiǎn)單，因此檔案管理人員要對(duì)檔案資源進(jìn)行合理利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，并將傳統(tǒng)的存儲(chǔ)向開發(fā)利用的方向發(fā)展，這樣才能在新時(shí)期提高檔案資源的利用率。通過(guò)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，有助于提高管理質(zhì)量與效率，推進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，建立檔案管理系統(tǒng)。目前檔案載體出現(xiàn)多元化的特點(diǎn)，檔案信息量與種類也十分龐大，在傳統(tǒng)的管理方式中已經(jīng)無(wú)法有效管理與利用這些新興檔案，因此檔案管理部門要積極建立檔案管理系統(tǒng)，并實(shí)行檔案管理工作的專業(yè)化。信息時(shí)代的信息數(shù)據(jù)資源十分龐大，這就導(dǎo)致人們?cè)趯?duì)相關(guān)資源進(jìn)行整理與保管中就變得困難。所以，要加快建立檔案管理系統(tǒng)，對(duì)一些不涉密的檔案進(jìn)行有效的管理，并對(duì)公眾開放，方便公眾對(duì)檔案資源的利用，也能有效降低檔案管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與精細(xì)化管理。只有建立起檔案管理系統(tǒng)，才能對(duì)各種檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，從而提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。第三，完善管理方式。新時(shí)期檔案載體的變革，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，也無(wú)法滿足人們對(duì)檔案資源的利用。因此在檔案管理人員在進(jìn)行管理時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等多種技術(shù)的有效應(yīng)用，從而提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提高檔案資源的精準(zhǔn)度。這就要求檔案管理人員在日常管理工作中要合理應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，這樣才能提高檔案管理的現(xiàn)代化與精細(xì)化。檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單的口號(hào)，因此要落到實(shí)處，當(dāng)檔案載體發(fā)生變革后，檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生很大變化，但也是建立在傳統(tǒng)管理工作基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新的。在對(duì)膠片、磁帶（盤）、光盤等載體進(jìn)行管理時(shí)，要認(rèn)識(shí)到這些載體存儲(chǔ)環(huán)境等要求，因此在創(chuàng)新管理方式中，要將這些載體中的檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，便于檔案資源的統(tǒng)一管理與利用。第四，豐富管理內(nèi)容。在新時(shí)期，檔案管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理內(nèi)容，對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行豐富，為人們提供不同的服務(wù)，并提高檔案的利用價(jià)值。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，不斷提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，通過(guò)管理內(nèi)容的創(chuàng)新，能夠?yàn)槿藗兲峁┥喜煌姆?wù)，提高檔案管理工作的重要功能。

三、合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，發(fā)揮檔案價(jià)值

檔案屬于大數(shù)據(jù)范疇，含有豐富的信息，首先要開發(fā)利用好這些龐大的數(shù)據(jù)，有效提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)管理中，要運(yùn)用可靠存儲(chǔ)模式，符合安全管理為根本原則，且能夠良好的解決檔案存儲(chǔ)空間不足的情況。要搞好異地存儲(chǔ)備份，這要才可以很好地能夠保證檔案的安全與完整，方便人們的査找與使用。第二，充分進(jìn)行數(shù)據(jù)分析研究。信息化管理重要的一項(xiàng)工作室對(duì)大數(shù)據(jù)的分析利用，及時(shí)分析數(shù)據(jù)內(nèi)容，掌握社會(huì)需求，加以合理開發(fā)利用，才能更好發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值作用，更好地服務(wù)社會(huì)各項(xiàng)工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享和需求。第三，提供便捷高效服務(wù)。通過(guò)電子數(shù)字化加工管理，檔案信息以數(shù)據(jù)的形式存在，可以方便數(shù)據(jù)的檢索利用，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檢索相比，檢索的速度、準(zhǔn)確性有了翻天覆地的提升變化，可以更好地服務(wù)社會(huì)，滿足社會(huì)需求，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。