淺談縣級廣播電視臺檔案管理工作

吉婭

摘 要：隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)對縣級廣播電視臺的檔案管理工作提出新的要求，也是廣播電視臺事業(yè)發(fā)展重要組成部分。面對信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)，提升廣播電視臺檔案管理的信息化水平刻不容緩。

關(guān)鍵詞：檔案管理;廣播電視臺;信息化管理

檔案管理的信息化建設(shè)是新形勢下的全新工作，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。作為一名基層廣播電視臺的檔案管理工作人員，身感責(zé)任重大，必須與時俱進(jìn)，用新知識武裝自己，使廣播電視臺的檔案管理工作發(fā)揮至關(guān)重要的作用。

一、建立規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

如何提升廣播電視臺檔案管理信息化水平，首先就是要建立規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，機(jī)制規(guī)范有序，制度合理完善，是檔案管理信息化的重要保證。制定了檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，是衡量管理檔案工作效率的標(biāo)尺，若是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，廣播電視臺檔案資源數(shù)據(jù)庫將無法正常建立信息資源，各相關(guān)部門也沒有統(tǒng)一的指標(biāo)作為指導(dǎo)去管理，自成體系，各自標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化管理無法有效進(jìn)行。在規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理下，各種信息資源作為檔案管理信息化的依據(jù)，才能充分發(fā)揮一致的邏輯關(guān)系，在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)中良好地連接各數(shù)據(jù)庫，保障各數(shù)據(jù)庫之間相互依存的邏輯關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。建立規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》。制定符合廣播電視臺實(shí)際情況的具體辦法和措施，規(guī)范檔案的信息化建設(shè)，指導(dǎo)信息化的運(yùn)行、管理和維護(hù)，保障檔案管理信息化的進(jìn)程。同時逐步完善檔案信息安全管理體制，加強(qiáng)對信息化系統(tǒng)的管理，確保資源數(shù)據(jù)庫安全，加強(qiáng)對檔案電子文檔的管理、監(jiān)督工作，保障歸檔內(nèi)容的真實(shí)、有效。檔案信息資源提供公開的目錄查詢服務(wù)，需加強(qiáng)對用戶身份的認(rèn)證，完善防火墻、數(shù)據(jù)備份，確保檔案信息 安全防護(hù)措施，保障廣播電視臺檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

二、培養(yǎng)檔案管理人員，建設(shè)信息化人才

提升檔案管理信息化水平，需重視對檔案管理人員的培養(yǎng)。提升廣播電視臺的檔案資源管理的信息化水平，對檔案管理人員的思想意識、專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)都有較高的要求。檔案管理人員能夠熟練應(yīng)用相關(guān)先進(jìn)技術(shù)，應(yīng)掌握管理的基本技能、計(jì)算機(jī)操作技能，是具備檔案業(yè)務(wù)知識和信息素養(yǎng)的復(fù)合型人才。檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，保持高度的責(zé)任感，全心全意做好廣播電視臺的檔案信息服務(wù)。管理人員不僅要熟悉信息化工作的特征和檔案資源的全程規(guī)范管理，而且要熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全知識和軟件系統(tǒng)，保障檔案管理的完整記錄，確保檔案信息的安全。管理人員應(yīng)立足檔案本職工作，積極參與廣播電視臺的信息化管理培訓(xùn)，不斷努力更新知識，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。在檔案管理的具體工作中要注重檔案資源的收集、整理、保管、開發(fā)、利用等方面的分類指導(dǎo)。優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，開發(fā)人力資源， 注重信息化人才的引進(jìn)，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，鼓勵自學(xué)成才，崗位練兵，以用促學(xué)，建設(shè)一批掌握信息技術(shù)、熟悉檔案管理的復(fù)合型信息化人才。

現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案管理人員只有創(chuàng)造性的開展工作，注重思想、知識和自身能力提升，不斷創(chuàng)新檔案管理機(jī)制、新思路和新方法，增強(qiáng)服務(wù)意識，才能在繼承過去較好管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提高檔案的經(jīng)濟(jì)價值、社會價值，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的最有效利用。隨著先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推廣和運(yùn)用，檔案管理工作人員更加要注重先進(jìn)知識、技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高實(shí)踐能力，讓檔案管理變得更加方便、快捷，以推動檔案管理工作的智能化、信息化、集成化和現(xiàn)代化發(fā)展，從而提升檔案管理水平，使檔案信息得到最有效利用，真正發(fā)揮檔案管理人員的核心作用，促進(jìn)檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

三、配備現(xiàn)代化設(shè)備，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案信息化管理的進(jìn)程中，要把信息化建設(shè)納入到廣播電視臺的總體規(guī)劃，重視軟硬件設(shè)備的配備，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。切實(shí)提高廣播電視臺檔案管理工作的信息化水平，必需大力應(yīng)用檔案管理的硬件與軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案傳輸網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、資源共享化。隨著社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，當(dāng)前廣播電視臺基本都配備了現(xiàn)代化的設(shè)備，如電子計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、 掃描儀、攝像機(jī)、相機(jī)等，軟件方面均具備一些檔案資源管理軟件，輔助收集、保存、開發(fā)和利用檔案資源。這些基本的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)是廣播電視臺的檔案信息化建設(shè)保障，是信息化管理的基礎(chǔ)。與此同時，檔案資源管理工作的信息化水平的提高，必需廣播電視臺的各部門協(xié)調(diào)合作，以防止檔案數(shù)據(jù)不兼容的問題，保證各數(shù)據(jù)庫有效鏈接，各部門應(yīng)配備統(tǒng)一的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，以規(guī)范、一致的信息化手段消除檔案信息化管理過程中的障礙。廣播電視臺需具備統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備，運(yùn)用專業(yè)的信息化檔案管理系統(tǒng)，充分利用這些現(xiàn)代化的技術(shù)實(shí)現(xiàn)全文存儲、字符識別、自動編目檢索、自動轉(zhuǎn)化、上傳下載、計(jì)算機(jī)輔助立卷以及檔案自動標(biāo)引的檔案一體化管理。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)規(guī)范廣播電視臺內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的接口，充分使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高臺內(nèi)遠(yuǎn)程歸檔的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化。建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案工作提升信息化水平提供了有利的、充足的條件，促使了廣播電視臺檔案資源管理信息化的進(jìn)步。

四、建設(shè)檔案信息資源，開展檔案信息服務(wù)

伴隨著社會信息化程度深入，廣播電視臺檔案管理信息資源備受關(guān)注，人們越來越需要一些全面的、系統(tǒng)的、加工過的檔案信息服務(wù)，這離不開電子檔案的優(yōu)化，電子檔案較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有體積輕巧、高密度貯存、傳遞速度快、易復(fù)制和使用壽命長等特點(diǎn)，是檔案信息資源建設(shè)的核心部分。加強(qiáng)廣播電視臺的檔案資源的信息建設(shè)，做好檔案電子資源的保存工作很有必要。電視臺工作中產(chǎn)生的音頻、視頻資料電子檔案，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的要求，錄制規(guī)范化，存儲介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化，對音頻、視頻資料電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性必須進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，保證聲像檔案的原真性。電子檔案通常以化學(xué)磁性材料為載體被保存，以無接觸式讀出信息，幾乎無磨損。介質(zhì)層上記錄著電子檔案的信息，被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不受磁場、灰塵、水份的影響。良好的保存電子檔案的同時，為了防止電子檔案信息的損失，離不開定期復(fù)制與備份，特別是長久保存的檔案更應(yīng)重視。加強(qiáng)檔案資源的信息建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為廣播電視臺的重要信息資源，納入辦公的總體格局中，逐步構(gòu)建臺內(nèi)檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，并充分利用檔案網(wǎng)站，宣傳檔案工作，開展檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢與共享。

五、總結(jié)

面對信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)，提升廣播電視臺檔案管理的信息化水平，爭取工作主動權(quán)，首先建立規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)做好推廣和應(yīng)用檔案管理的硬件與軟件的系統(tǒng)工作，發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)手段輔助檔案的歸檔和管理工作，重視檔案信息資源建設(shè)，開展檔案信息服務(wù)，促進(jìn)檔案信息的查詢與共享，同時開發(fā)信息化的人力資源，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，注重信息化人才的引進(jìn)。信息化建設(shè)是檔案管理工作的一次質(zhì)的飛躍，全面推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，提升廣播電視臺檔案管理的信息化水平，將對廣播電視臺檔案管理產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。