加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用控制的方法及策略

李玉松

摘要：隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)速度在放慢，企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本不斷的上升，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)在加劇，控制費(fèi)用成為許多企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中重中之重。費(fèi)用控制的好壞直接決定了企業(yè)的利潤(rùn)高低，甚至決定了企業(yè)盈利與否。更有甚者，特別對(duì)上市公司，盈利還是虧損還可能決定是否能繼續(xù)保留上市的資格。因此很多企業(yè)越來(lái)越重視費(fèi)用的管控。本文從費(fèi)用控制的意義入手，分析目前企業(yè)費(fèi)用管控存在的問(wèn)題，提出優(yōu)化費(fèi)用管控的策略，以保證企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：管控意義;控制原則;費(fèi)用控制;優(yōu)化策略

一、加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用控制的重要意義

（一）有利于提高企業(yè)的利潤(rùn)率

企業(yè)費(fèi)用管控不好，會(huì)侵蝕企業(yè)的毛利率，既浪費(fèi)了銷售部門提高產(chǎn)品售價(jià)，采購(gòu)部門降低采購(gòu)價(jià)格，及生產(chǎn)部門降低生產(chǎn)成本所帶來(lái)的來(lái)之不易的毛利。而良好的費(fèi)用管控，節(jié)約了企業(yè)的資源，使利潤(rùn)進(jìn)一步擴(kuò)大。

（二）有利于提高企業(yè)整體成本費(fèi)用管控水平

在費(fèi)用控制中，必然會(huì)經(jīng)過(guò)一些實(shí)地調(diào)研，嘗試各種手段，選出符合企業(yè)自身的一些舉措。這些舉措從研討到落地的過(guò)程，必定會(huì)給企業(yè)費(fèi)用控制人員一定的啟發(fā)，進(jìn)而形成了一套可行的理論及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。而這些經(jīng)驗(yàn)將對(duì)企業(yè)其他的成本控制帶來(lái)積極的作用，從而提高整個(gè)企業(yè)的成本管控水平。

（三）有利于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力

企業(yè)賴以生存的條件是盈利，企業(yè)不可能接受長(zhǎng)期的虧損，因?yàn)楣蓶|注入資本的目的是獲得報(bào)酬。有了良好的費(fèi)用管控能力，企業(yè)產(chǎn)生了較高的利潤(rùn)，從而能夠較好的進(jìn)行新一輪的投資與產(chǎn)品研發(fā)，提高市場(chǎng)占有率，進(jìn)而在市場(chǎng)中處于領(lǐng)先地位，從而提高了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、費(fèi)用控制的原則

（一）全員參與原則

費(fèi)用的控制不是單單某個(gè)部門或某個(gè)人能解決的，而是需要全體員工的參與。因此需要制定出相應(yīng)的制度，來(lái)使全體員工的利益與企業(yè)利益息息相關(guān)。這樣才能有效地調(diào)動(dòng)員工的參與積極性，使各個(gè)員工有效發(fā)揮他們的聰明才智，絞盡腦汁為費(fèi)用控制做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（二）重要性原則

企業(yè)在發(fā)生的眾多費(fèi)用中，并非針對(duì)所有的費(fèi)用進(jìn)行控制。首先針對(duì)眾多的費(fèi)用進(jìn)行分析，找出那些有可控的空間，且對(duì)提高利潤(rùn)產(chǎn)生較大作用的費(fèi)用進(jìn)行有效控制。況且在控制費(fèi)用中，必定會(huì)耗費(fèi)較大資源來(lái)從事費(fèi)用管控，因此應(yīng)有的放矢，找準(zhǔn)費(fèi)用控制的方向顯得非常重要。

（三）高層推動(dòng)原則

對(duì)于一個(gè)費(fèi)用有下降空間的企業(yè)，在對(duì)費(fèi)用進(jìn)行控制中，必然會(huì)使某些人或某個(gè)部門的利益受損。因此在推動(dòng)費(fèi)用控制這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，必然會(huì)受到較大的阻力。如果有了企業(yè)高層的重視及推動(dòng)，那費(fèi)用控制會(huì)較容易一些。否則費(fèi)用控制受阻，進(jìn)而影響了企業(yè)終極的目標(biāo)。

（四）適應(yīng)性原則

任何企業(yè)都有其獨(dú)特的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，其費(fèi)用形成的形式也各有千秋。因此在制定費(fèi)用管控措施時(shí)或在實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)采取適合企業(yè)自己特點(diǎn)的舉措。盡管其他企業(yè)的一些費(fèi)用管控措施具有較好的成功經(jīng)驗(yàn)，但未必適合本企業(yè)。即使采用了別的企業(yè)的方法，未必能帶來(lái)良好的效果。

三、企業(yè)費(fèi)用管理存在問(wèn)題

（一）費(fèi)用控制意識(shí)薄弱

企業(yè)上至高層，下至普通員工的費(fèi)用控制意識(shí)決定了企業(yè)管理的水平。一個(gè)企業(yè)的費(fèi)用控制水平?jīng)Q定了企業(yè)的利潤(rùn)率。而企業(yè)高層往往考慮的是如何提高銷售量，提高售價(jià)，普通員工僅僅是循規(guī)蹈矩的日復(fù)一日地工作。他們忽略了良好的費(fèi)用管控是企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵?？刂埔庾R(shí)薄弱，更談不上想方設(shè)法去制定一套費(fèi)用控制體系。企業(yè)費(fèi)用由哪些組成，都是什么部門什么時(shí)間產(chǎn)生的，如何設(shè)計(jì)一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫葋?lái)杜絕浪費(fèi)，這些都是企業(yè)管理層忽略的。企業(yè)高層僅僅強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品毛利的高低，而忽略了費(fèi)用率的高低。

（二）費(fèi)用核算不準(zhǔn)確

首先，成本與費(fèi)用混淆。企業(yè)發(fā)生的資源耗費(fèi)，在會(huì)計(jì)核算中，一部分計(jì)入了成本，一部分計(jì)入了費(fèi)用。而在會(huì)計(jì)核算中，由于會(huì)計(jì)人員的失誤混淆了成本與費(fèi)用。如車間工器具等易耗品計(jì)入了期間費(fèi)用，行政管理人員的人工成本計(jì)入了產(chǎn)品成本及后勤部門產(chǎn)生的水電費(fèi)計(jì)入產(chǎn)品成本等混亂現(xiàn)象。其次，費(fèi)用沒(méi)有正確歸屬到所屬的部門。如行政部門，銷售部門及人力部門的費(fèi)用全部歸集到后勤類。這樣會(huì)造成在費(fèi)用分析時(shí)無(wú)法提供各個(gè)部門的準(zhǔn)確的費(fèi)用信息，無(wú)法對(duì)相關(guān)部門進(jìn)行費(fèi)用控制。最后，財(cái)務(wù)人員對(duì)費(fèi)用進(jìn)行核算時(shí)，管理費(fèi)用與銷售費(fèi)用易混淆，造成營(yíng)銷人員的費(fèi)用與后勤部門的費(fèi)用核算不準(zhǔn)確，進(jìn)而無(wú)法進(jìn)行控制。

（三）費(fèi)用審批不規(guī)范

企業(yè)欠缺規(guī)范的費(fèi)用報(bào)銷制度。很多費(fèi)用發(fā)生時(shí)沒(méi)人進(jìn)行監(jiān)控其是否有必要及是否合理。一個(gè)規(guī)范的企業(yè)應(yīng)該有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁M(fèi)用報(bào)銷制度，而現(xiàn)狀是很多企業(yè)根本沒(méi)有。各個(gè)部門根據(jù)其自己的工作需要隨時(shí)產(chǎn)生費(fèi)用，然后進(jìn)行報(bào)銷。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為既然員工已經(jīng)花了錢為企業(yè)服務(wù)的，這費(fèi)用必須報(bào)掉。這就暴露了管理中的漏洞。企業(yè)管理層忽略了這些費(fèi)用真的有必要發(fā)生嗎？如果沒(méi)必要發(fā)生，本應(yīng)該事前就控制，即在費(fèi)用發(fā)生前進(jìn)行事項(xiàng)審批。只有經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)事前審批的費(fèi)用才可以發(fā)生。

四、加強(qiáng)對(duì)企業(yè)費(fèi)用控制的優(yōu)化方法及策略

（一）對(duì)全體員工培訓(xùn)，提高費(fèi)用控制意識(shí)

企業(yè)員工，上至高層，下至普通員工，已經(jīng)形成了固有的對(duì)待費(fèi)用的意識(shí)型態(tài)。要想改變現(xiàn)現(xiàn)狀，就需要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。因此企業(yè)可以聘請(qǐng)企業(yè)外部專業(yè)的費(fèi)用管控專家對(duì)企業(yè)所有員工進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)前提取并記錄企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，包括收入情況，費(fèi)用情況，利潤(rùn)情況。培訓(xùn)后，要對(duì)接受培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核。企業(yè)應(yīng)對(duì)所有的培訓(xùn)人員一視同仁，包括高管在內(nèi)，凡是考核不及格將受到一定的懲罰。當(dāng)然，考核通過(guò)，人力資源部門可以發(fā)放一定的禮品作為獎(jiǎng)勵(lì)。培訓(xùn)人員考核通過(guò)后，應(yīng)把理論聯(lián)系到實(shí)際工作當(dāng)中。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的實(shí)踐，比如一個(gè)季度，半年或者一年時(shí)間，再次比較培訓(xùn)前與培訓(xùn)后企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。這時(shí)可以再次聘請(qǐng)專家對(duì)兩次財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)背后的經(jīng)營(yíng)方面的問(wèn)題進(jìn)行評(píng)估，強(qiáng)化執(zhí)行較好的費(fèi)用控制舉措，彌補(bǔ)費(fèi)用控制不足的地方。

（二）完善會(huì)計(jì)核算體系

企業(yè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性起到非常關(guān)鍵的作用。財(cái)務(wù)水平的高低，特別是核算水平，直接決定了企業(yè)費(fèi)用數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。沒(méi)有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，費(fèi)用管控?zé)o從談起。因此招聘到水平較高的財(cái)務(wù)人員顯得非常重要。企業(yè)可以選擇通過(guò)獵頭招聘財(cái)務(wù)核算水平較高的財(cái)務(wù)人員。在財(cái)務(wù)核算方面，要求所有的費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)均體現(xiàn)具體部門名稱，以便進(jìn)行歸類匯總。從目前的多部門費(fèi)用均歸類到后勤部細(xì)化分為銷售部，人力資源部，行政部，財(cái)務(wù)部等部門。部門負(fù)責(zé)人對(duì)其部門發(fā)生的費(fèi)用負(fù)主要責(zé)任。同時(shí)在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中，應(yīng)對(duì)費(fèi)用科目細(xì)化，比如管理費(fèi)用，細(xì)分差旅費(fèi)，辦公費(fèi)，水電費(fèi)，招待費(fèi)等明細(xì)科目，甚至分三級(jí)科目核算，如差旅費(fèi)下面再設(shè)車費(fèi)，住宿費(fèi)，餐費(fèi)等明細(xì)科目。

（三）對(duì)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算控制

一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)開(kāi)支本不應(yīng)隨意的，而是應(yīng)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，經(jīng)營(yíng)階段，以及企業(yè)收入狀況共同決定的。費(fèi)用花費(fèi)也不例外，一切費(fèi)用的發(fā)生應(yīng)當(dāng)受到制約。因此每年應(yīng)對(duì)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算，費(fèi)用實(shí)際發(fā)生時(shí)應(yīng)在預(yù)算范圍之內(nèi)。如果有在預(yù)算時(shí)沒(méi)有考慮進(jìn)去而實(shí)際必須發(fā)生的特殊事項(xiàng)費(fèi)用，應(yīng)經(jīng)過(guò)三級(jí)批準(zhǔn)。由申請(qǐng)部門提出申請(qǐng)，其部門負(fù)責(zé)人簽批，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)核，最后由總經(jīng)理核準(zhǔn)。這樣對(duì)費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控，杜絕了費(fèi)用不節(jié)制的發(fā)生。費(fèi)用預(yù)算時(shí)，應(yīng)分部門，分明細(xì)科目進(jìn)行預(yù)算。實(shí)際發(fā)生時(shí)，預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用一一匹配比較并分析。發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)找出原因，及時(shí)提醒相關(guān)部門往后月份進(jìn)行適度控制費(fèi)用的發(fā)生。遇到重大的超支差異，應(yīng)及時(shí)提醒管理層在費(fèi)用審批時(shí)適當(dāng)注意。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)隨著環(huán)境的變化也可能發(fā)生變化，比如銷售額的增減。這時(shí)，半年度對(duì)年度預(yù)算進(jìn)行調(diào)整也是有必要的，這樣既增加了控制的靈活性但又不乏控制。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著目前經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)放緩，加上物價(jià)上漲凸顯，人工成本升高，環(huán)保壓力增大，企業(yè)費(fèi)用管控的好壞直接決定了企業(yè)未來(lái)的生存與否，有了生存才能談得上發(fā)展。企業(yè)全體員工應(yīng)提高費(fèi)用控制意識(shí)，采取科學(xué)的費(fèi)用控制方法，提高經(jīng)營(yíng)效率，這樣才能在競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天處于不敗之地。

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