企業(yè)ERP實(shí)施的問題及對策探討

應(yīng)潔

摘要：近年來，越來越多的企業(yè)加快信息化建設(shè)，運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)管理。有成功上線的企業(yè)，實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)。也有半途擱淺的，只運(yùn)行部分模塊的，甚至有的企業(yè)上了好幾次，都沒能運(yùn)行成功。各種原因?qū)е翬RP項目進(jìn)展不順利。筆者結(jié)合自身的工作實(shí)踐，就ERP實(shí)施過程中存在的問題及對策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：ERP軟件;信息管理;管理會計

企業(yè)通過ERP財務(wù)軟件，進(jìn)行賬務(wù)處理，歸集、檢索數(shù)據(jù)，極大地加快數(shù)據(jù)處理速度，提高會計信息的準(zhǔn)確性。使各部門的數(shù)據(jù)不再是“孤島”，將零亂不規(guī)則的EXCEL表，整合在一個軟件，可以供各個部門實(shí)時查詢。財務(wù)部作為系統(tǒng)管理的核心部門，將各部門的數(shù)據(jù)都?xì)w集成會計憑證，生成財務(wù)報表，為經(jīng)營者決策提供依據(jù)。但部分企業(yè)ERP運(yùn)行過程中還存在一些問題，影響了工作的推進(jìn)，甚至變成工作的障礙，影響工作效率，本文對此進(jìn)行探討。

一、ERP運(yùn)行中的不足

（一）企業(yè)管理者不重視

一套ERP管理軟件往往比較昂貴，在一些規(guī)模比較小的企業(yè)，管理者不愿意投入大筆資金，只購買比較初級的財務(wù)軟件，錄入憑證生成報表，只是實(shí)現(xiàn)基本的財務(wù)管理和納稅申報的需要，無法滿足更進(jìn)一步的追溯、分析、決策需要。對企業(yè)信息化管理缺乏主動性，單純的總賬管理不能給經(jīng)營決策的制定提供有力的數(shù)據(jù)支持，無法達(dá)到實(shí)時接收數(shù)據(jù)的功能。管理者也沒有對工作人員的崗位和部門進(jìn)行明確的職權(quán)設(shè)置，分工不明確，職責(zé)不清晰、導(dǎo)致工作效率和積極性不高。

（二）會計體系不健全

部分企業(yè)會計體系和制度不夠健全，只建立了基本的財務(wù)報銷制度、資產(chǎn)管理制度。缺少信息化管理制度，使用管理會計信息化系統(tǒng)過程中，每個系統(tǒng)之間不能有效進(jìn)行信息傳遞和數(shù)據(jù)分析，財務(wù)信息和非財務(wù)信息不能有效結(jié)合，缺乏約束機(jī)制，從而影響了會計信息質(zhì)量，給企業(yè)經(jīng)營管理決策的制定帶來阻礙。從內(nèi)控的角度看，工作人員如出現(xiàn)違規(guī)操作，嚴(yán)重時會損害企業(yè)的利益，給企業(yè)帶來風(fēng)險，造成損失，卻無法追究責(zé)任。

（三）員工綜合素質(zhì)不高

ERP系統(tǒng)運(yùn)行對員工要求比較高，不僅需要財務(wù)知識，還需要熟悉企業(yè)管理和掌握計算機(jī)知識。需要從財務(wù)端、業(yè)務(wù)端的角度出發(fā)，實(shí)施并維護(hù)好軟件，讓ERP實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作，不增加工作的復(fù)雜性，也不停留在ERP的形式中。目前，企業(yè)既懂財務(wù)又懂計算機(jī)的人才比較稀缺，信息管理部門人員懂硬件，但不懂財務(wù)知識。財務(wù)人員不懂軟件開發(fā)，這就需要雙方相互協(xié)作，互相補(bǔ)充。

二、企業(yè)推行ERP實(shí)施的策略

（一）甄選合適的ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)不是越貴越好，正確的選擇一款適應(yīng)現(xiàn)在和未來發(fā)展的需要，是非常重要的。有外企背景的可以選擇國外高端的系統(tǒng)。純民企背景的企業(yè)建議選擇國內(nèi)主流的用友或者金蝶軟件。經(jīng)過這么多年的發(fā)展，國內(nèi)的ERP品牌成長很快。本土開發(fā)的軟件更能適合民企的需要。如果民企規(guī)模比較大，管理比較正規(guī)，可以選擇SAP或Oracle，這樣就會錦上添花。中小型民企，由于管理水平、人員素質(zhì)、經(jīng)費(fèi)的限制，如果強(qiáng)行上線精細(xì)化軟件，反而實(shí)現(xiàn)不了提升管理水平的作用，也無法發(fā)揮數(shù)據(jù)的價值。每年的運(yùn)營成本較高，如果沒有一定的經(jīng)費(fèi)作為保障，反而形成財務(wù)負(fù)擔(dān)，會陷入騎虎難下的境況。

選擇軟件商，軟件商需要有良好的口碑、持久的發(fā)展能力，能提供完整的解決方案。通過供應(yīng)商的介紹，對軟件的需求和供應(yīng)商的實(shí)力進(jìn)行初步匹配。對供應(yīng)商的背景進(jìn)行調(diào)查，綜合分析軟件公司的穩(wěn)定性和技術(shù)能力，判斷是否能夠和公司長期合作。

軟件商需要有強(qiáng)大的行業(yè)能力和成功案例經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)管理者或業(yè)務(wù)部門往往只關(guān)心個體應(yīng)用，很難站到信息化規(guī)劃的層次提出相關(guān)需求。這就需要軟件商提出解決方案，通過系統(tǒng)實(shí)施改進(jìn)企業(yè)管理水平。較小的軟件商缺乏行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，沒有案例實(shí)施，這樣就難以滿足企業(yè)的管理需要。

對軟件商進(jìn)行實(shí)地考察參觀，不能片面地相信軟件商的承諾及方案，要走訪企業(yè)，看企業(yè)的規(guī)模;考察同行業(yè)的成功案例，看同行的實(shí)施效果，從而有利于做出正確的選擇。

（二）構(gòu)建ERP項目組

啟動項目前，先召開項目組的啟動大會。最高領(lǐng)導(dǎo)者參與動員大會，組建項目組。通過宣傳和產(chǎn)品介紹，中高層領(lǐng)導(dǎo)對ERP有充分準(zhǔn)確的理解，讓企業(yè)決策層積極參與ERP項目的實(shí)施。項目經(jīng)理必須親自參與項目實(shí)施的整個過程，熟悉各個模塊的搭建、數(shù)據(jù)的來源、計算的邏輯性，為后期的系統(tǒng)維護(hù)做好技術(shù)準(zhǔn)備。關(guān)鍵點(diǎn)的設(shè)置、流程的修改和每個模塊的完成，都需要有詳細(xì)的工作記錄。

（三）發(fā)揮ERP顧問和項目經(jīng)理的作用

顧問是軟件公司在系統(tǒng)實(shí)施的前期進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和系統(tǒng)設(shè)置的人員，ERP上線后，顧問的幫助逐漸減弱，項目經(jīng)理就自然而然的擔(dān)當(dāng)起技術(shù)顧問，指導(dǎo)并幫助各個用戶順利使用。因此，在ERP項目實(shí)施過程中，項目經(jīng)理必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，掌握項目的相關(guān)性能，從而承擔(dān)起后期的顧問和內(nèi)部協(xié)調(diào)工作。ERP是一個大型的集成軟件，把企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、物料信息、供應(yīng)商、客戶信息、銷售、采購、生產(chǎn)管理等等，都錄入系統(tǒng)。把散亂在各部門的信息歸集在一起，實(shí)現(xiàn)集成式管理。中小企業(yè)的項目顧問，一般由財務(wù)經(jīng)理兼任，有利于按財務(wù)制度層層落實(shí)。大型企業(yè)的項目經(jīng)理由信息管理部門擔(dān)當(dāng)，有計算機(jī)硬件和軟件知識，能給數(shù)據(jù)的安全性保駕護(hù)航。

項目經(jīng)理應(yīng)從客戶端的角度出發(fā)，讓操作更加簡便，用戶容易接受。從傳統(tǒng)核算模式過渡到信息化處理，能夠?qū)崿F(xiàn)平穩(wěn)過渡，讓用戶自覺接受新工具，更有利于項目的順利開展。項目經(jīng)理要優(yōu)化操作界面，和各部門理順業(yè)務(wù)流程，溝通單據(jù)的設(shè)計，單據(jù)錄入規(guī)則并制作操作指導(dǎo)書，可視化流程圖，這樣可以規(guī)范操作。

（四）深化業(yè)務(wù)培訓(xùn)

1.對中高層的培訓(xùn)

企業(yè)管理層必須先通過培訓(xùn)、觀摩、討論和比較，提高對軟件的認(rèn)知，統(tǒng)一思想，明確需求，真正認(rèn)識到項目的作用和實(shí)施的重要意義，從而在工作過程中，身體力行，推進(jìn)項目的實(shí)施進(jìn)度，為項目的順利實(shí)施，管理水平的提升奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)關(guān)鍵崗位的培訓(xùn)

信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性非常重要。企業(yè)必須培養(yǎng)自己的IT技術(shù)核心力量，能用計算機(jī)語言描述管理需求，具備系統(tǒng)操作與維護(hù)能力，能幫助每個用戶掌握相關(guān)操作。系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問題時，能第一時間解決，這樣能把控項目的進(jìn)度，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。這就需要企業(yè)高度重視核心人員的培訓(xùn)，加大前期投入，提升員工的綜合素質(zhì)，確保他們能夠具備系統(tǒng)操作與維護(hù)的能力，為后續(xù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。

3.培訓(xùn)各站點(diǎn)用戶

ERP上線運(yùn)行中，經(jīng)常進(jìn)行不定期的培訓(xùn)。一對一，一對多，通過形式多樣的培訓(xùn)，使各個用戶能在ERP系統(tǒng)中受益，快速的提取數(shù)據(jù)，能領(lǐng)悟環(huán)環(huán)相扣的業(yè)務(wù)鏈，并提高自身的管理水平。最有效果的培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)是在解決問題中教會用戶，通過實(shí)際案例提高技術(shù)水平。因此企業(yè)要發(fā)揮業(yè)務(wù)骨干的作用，讓他們在實(shí)際應(yīng)用過程中幫助員工解決發(fā)現(xiàn)的問題，提高運(yùn)用系統(tǒng)的能力。

（五）必須完善企業(yè)的管理會計制度

根據(jù)ERP運(yùn)行的進(jìn)程，逐步完善企業(yè)的管理會計體系。項目實(shí)施過程中，根據(jù)軟件操作的需要，規(guī)范單據(jù)格式，更新業(yè)務(wù)流程，制定新的規(guī)則。使信息管理和企業(yè)管理有機(jī)的結(jié)合，相互促進(jìn)，相互融合。建立科學(xué)的組織模式，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，逐漸梳理整個公司的業(yè)務(wù)鏈。使單據(jù)的流轉(zhuǎn)變得高效、單據(jù)的格式簡潔，審批的流程變得快速。使用戶都能體驗(yàn)到ERP系統(tǒng)的快捷和嚴(yán)謹(jǐn)。同時，更新倉庫管理制度、報銷制度、物資采購制度、資產(chǎn)管理制度、績效管理制度，通過項目有效的運(yùn)用，大幅提高公司的管理效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)單位的健康持續(xù)發(fā)展。

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