新時期人事檔案管理工作的有效性探究

韓宏宇

【摘要】檔案管理是企事業(yè)單位內部的重要管理工作，加強檔案管理工作可以促進企事業(yè)單位內部管理的現(xiàn)代化、合理化和智能化。新形勢下，人事檔案管理工作也一定要緊跟發(fā)展步伐，以與時俱進的開拓精神，主動適應提高效率的需要和發(fā)展的需要因此，本文概述了新時期人事檔案管理工作的重要性，并分析了其中的不足，作出了有效性探究，旨在為相關工作者提供一些借鑒。

【關鍵詞】新時期 檔案管理工作 信息管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式難以適應流動的從業(yè)人員，在新時期內，企事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新和調整人事檔案的管理方式，并采用現(xiàn)代信息化技術來進行人事檔案的管理，并不斷提高人事檔案的管理效率，滿足社會的發(fā)展需求。做好人事檔案管理工作，不僅可以有效地加強對現(xiàn)有工作人員的管理，同時，對于相關單位的人才儲備、可持續(xù)發(fā)展等都有著重要的意義。

一、新時期人事檔案管理工作的重要性

在任何企事業(yè)單位中，人才的選拔都是十分重要的，在企事業(yè)單位各項工作中占據(jù)至關重要的位置，人事檔案管理可以為人才的選拔提供理論依據(jù)。在企事業(yè)單位選拔人才的過程中，為了能選擇出更加符合企事業(yè)單位發(fā)展的專業(yè)性人才，就必須要結合理論依據(jù)，在此基礎上才能進行人才的選拔，才能確保所選人才符合企事業(yè)單位的要求。人事檔案中包含人才的各種信息，通過查閱人事檔案資料，企事業(yè)單位相關領導能夠對選拔人才的各方面信息進行充分的了解，才能更好的進行人才選拔，為企事業(yè)單位選擇出更好的工作人員，因此，科學開展人事檔案管理就非常重要。除此之外，人事檔案管理在人力資源方面也發(fā)揮著十分重要的作用，由于環(huán)境或時間等原因，企事業(yè)單位必然會出現(xiàn)人員流動現(xiàn)象，這些情況都可以在人事檔案中看到，從而給人力資源管理人員提供依據(jù)，實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置，促進人力資源管理工作的有效開展。

二、新時期人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案管理工作非常重要，人力資源和社會保障局在這方面已經積累了很多的經驗。但是，在基層人員的人事檔案管理工作中，還存在一些問題，主要體現(xiàn)在：

第一，企事業(yè)單位沒有充分認識到人事檔案管理的重要性。從業(yè)人員在入職前期建立人事檔案，主要填寫了自己的學歷、工作經歷、家庭信息等，之后再進行編碼入庫，就算完成了從業(yè)人員的檔案管理工作。這樣不僅缺少檔案的內容，也沒能根據(jù)從業(yè)人員的職務等方面的變化來更新檔案。其次是收集的檔案資料比較單一，主要是從業(yè)人員自己填寫，檔案管理人員也沒有將從業(yè)人員的工作成果記錄進去。因此，人事檔案中的資料不夠完善，無法體現(xiàn)出從業(yè)人員的真實狀況。

第二，人事檔案管理模式仍比較傳統(tǒng)。由于信息化管理檔案的方式尚未普及，大多數(shù)企事業(yè)單位還是采用傳統(tǒng)的紙質檔案，對于信息錄入，還是選擇手工錄入的方式，這樣不僅工作量較大，影響工作效率，而且安全性也相對較低。部分企事業(yè)單位逐漸嘗試購入信息化設備，通過系統(tǒng)檢索來查閱從業(yè)人員的資料，但由于企事業(yè)單位規(guī)模較小、應用范圍較小等原因，最終也沒實現(xiàn)信息化管理。

三、加強新時期人事檔案管理工作的有效途徑

（一）企事業(yè)單位轉變人事檔案管理理念

在企事業(yè)單位的發(fā)展中，管理者的理念會決定著企事業(yè)單位的發(fā)展方向和發(fā)展效果。要想在新時期加強人事檔案管理工作的有效性，就必須先改變企事業(yè)單位管理者的思想認知，讓其認識到人事檔案管理的重要性，并引入先進的人事檔案管理理念和管理技術，完善人事檔案的工作要求。只有企事業(yè)單位開始重視人事檔案管理，才能更好地促進人事檔案管理工作的進步，并能促進企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。因此，企事業(yè)單位管理者應該積極吸取優(yōu)秀企事業(yè)單位的人事檔案管理的經驗和技術，重視本企事業(yè)單位的人事檔案管理工作，并不斷提高人事檔案管理水平，提高企事業(yè)單位在市場中的競爭力。

（二）提高人事檔案管理人員的綜合素質

在企事業(yè)單位人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作的質量高低，在很大程度上取決于工作人員，人事檔案管理人員的素質會直接影響到工作質量。因此，為了更好地開展人事檔案管理工作，就必須提升工作人員的素質。企事業(yè)單位可以定期開展人事檔案管理人員的培訓工作，提高其思想意識，將人事檔案管理工作看做是一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，在此基礎上確保管理人員能夠充分掌握現(xiàn)代化檔案管理技術和管理理念，并將其運用到人事檔案管理工作中，提升管理水平，為人事檔案管理工作提供更好的人才支持。除此之外，企事業(yè)單位還可以積極引進更多的檔案管理技術型人才，使人事檔案管理工作更加科學和高效，為現(xiàn)代社會的發(fā)展提供更優(yōu)質的人事資源。

（三）實現(xiàn)信息管理一體化

實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是當今社會發(fā)展的需求。新時期，實現(xiàn)人事檔案信息管理一體化有利于企事業(yè)單位對信息的查詢、更新等，能夠完善企事業(yè)單位內部的管理，并提高企事業(yè)單位管理水平。信息管理一體化的建設可以提高人事檔案管理的工作效率，具有安全、容量大、更新快等優(yōu)點。管理人員必須要充分掌握系統(tǒng)的各項功能，并能在實際操作中發(fā)揮出真正的效果。為了保障人事檔案資料的安全性，就必須要給管理人員設置單獨的賬號和密碼，保障信息管理的安全。管理人員同樣也要保管好賬號和密碼，保證人事檔案資料的安全性。與此同時，企事業(yè)單位需要購入專業(yè)的設備和系統(tǒng)，將先進的人事檔案管理理念與現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)充分結合，提高人事檔案管理的工作效率和管理水平。

四、結束語

綜上所述，人事檔案管理是企事業(yè)單位的重要內容，企事業(yè)單位必須對人事檔案管理工作重視起來，并提高人事檔案管理人員的綜合素質，對管理模式進行創(chuàng)新，積極采用現(xiàn)代化的技術，滿足企事業(yè)單位發(fā)展的需要。同時要根據(jù)從業(yè)人員信息的變化建立全面的檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)信息管理一體化，提高人事檔案工作的效率和質量，滿足企事業(yè)單位對人才的需求。

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