淺析工程總承包項(xiàng)目中設(shè)備材料采購(gòu)策劃

□ 張智敏

隨著工程建設(shè)的多元化，工程總承包交鑰匙項(xiàng)目模式在鋼鐵冶金、市政建設(shè)等領(lǐng)域中的占比越來(lái)越大。工程總承包模式需要總承包商對(duì)工程的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工及試運(yùn)行多環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)，而作為其中關(guān)鍵一環(huán)的采購(gòu)則貫穿整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程，其對(duì)設(shè)計(jì)及施工起著承上啟下的關(guān)鍵作用。做好采購(gòu)工作，不僅可以保證整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行鏈平穩(wěn)高效運(yùn)行，還可以減少項(xiàng)目建設(shè)投入，增加項(xiàng)目利潤(rùn)。如何做好采購(gòu)工作，其中的影響因素較多，采購(gòu)策劃是最為關(guān)鍵且重要的一個(gè)因素，俗話說(shuō)“磨刀不誤砍柴工”，只有做好前期策劃工作，才會(huì)為后續(xù)采購(gòu)工作打好基礎(chǔ)，做好策略指引，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)工作“公平、公正、公開”。

一、采購(gòu)策劃的內(nèi)容

采購(gòu)策劃包括采購(gòu)目標(biāo)制定、采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)策劃、采購(gòu)方式策劃、采購(gòu)進(jìn)度控制策劃和合同管理策劃。

1.采購(gòu)目標(biāo)制定

在采購(gòu)工作中，采購(gòu)目標(biāo)一般是多元化的，如成本目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、供應(yīng)商管理目標(biāo)等，如何針對(duì)某一特定工程總承包項(xiàng)目制定合適的采購(gòu)目標(biāo)，采購(gòu)人員需對(duì)各個(gè)目標(biāo)進(jìn)行鑒別、權(quán)衡和取舍，劃分出主要目標(biāo)及次要目標(biāo)，而后根據(jù)既定的采購(gòu)原則，按照采購(gòu)計(jì)劃及程序最終實(shí)現(xiàn)目標(biāo)[1]。

制定的采購(gòu)目標(biāo)，必須是根據(jù)項(xiàng)目具體特點(diǎn)及實(shí)際情況制定的，切忌好高騖遠(yuǎn)、脫離實(shí)際，否則制定的采購(gòu)目標(biāo)就成了一紙空談。如維修改造類工程總承包項(xiàng)目，該類項(xiàng)目建設(shè)周期短，各項(xiàng)工作都需要在最短時(shí)間內(nèi)完成，故采購(gòu)人員需根據(jù)項(xiàng)目“快”的特點(diǎn)制定切實(shí)可行的采購(gòu)目標(biāo)。

采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須堅(jiān)持一定的采購(gòu)原則，如公平、公正、公開、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)、經(jīng)濟(jì)、效率、科學(xué)等，并使采購(gòu)原則更好地服務(wù)于采購(gòu)目標(biāo)。完善采購(gòu)制度、堅(jiān)持陽(yáng)光采購(gòu)、優(yōu)化配置采購(gòu)人員結(jié)構(gòu)，同時(shí)加強(qiáng)供應(yīng)商管理及協(xié)調(diào)、收集各方采購(gòu)信息，確保采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)策劃

采購(gòu)組織是指為了完成項(xiàng)目的采購(gòu)任務(wù)，保證項(xiàng)目執(zhí)行順利進(jìn)行，由采購(gòu)人員按照一定的規(guī)則組建的一種采購(gòu)團(tuán)隊(duì)?？偝邪鼏挝徊少?gòu)組織一般分為分散型采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)、集中型采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)、混合型采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)（分散+集中）和跨部門采購(gòu)智能小組結(jié)構(gòu)4種類型。而一般較普遍的為混合型采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)形式為公司總部設(shè)立采購(gòu)部門，同時(shí)各經(jīng)營(yíng)單位也有自己的采購(gòu)部門，公司采購(gòu)部門與各經(jīng)營(yíng)單位采購(gòu)部門之間有明確分工。

目前，國(guó)內(nèi)總承包單位多為混合型采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)，而具體的總承包項(xiàng)目設(shè)備材料采購(gòu)均由各經(jīng)營(yíng)單位的采購(gòu)部門獨(dú)立執(zhí)行。由于每個(gè)經(jīng)營(yíng)單位同時(shí)執(zhí)行的總承包項(xiàng)目不止1個(gè)，故為了更好地完成項(xiàng)目采購(gòu)工作，基本是由采購(gòu)部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，根據(jù)不同項(xiàng)目成立不同的采購(gòu)小組，各小組配備相應(yīng)的采購(gòu)經(jīng)理及采購(gòu)工程師，按照部門規(guī)章制度及不同項(xiàng)目采購(gòu)內(nèi)容信息開展采購(gòu)工作。

采購(gòu)人員、采購(gòu)內(nèi)容信息和采購(gòu)規(guī)章制度及其管理辦法和手段是構(gòu)成采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的三要素，故采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)策劃需從這3方面進(jìn)行（見圖1）。每個(gè)總承包項(xiàng)目設(shè)備材料基本均包含機(jī)械設(shè)備、各類鋼材、電纜、高低壓電氣設(shè)備、儀表設(shè)備等，故在安排采購(gòu)人員時(shí)，為了更好地完成采購(gòu)工作，發(fā)揮每位采購(gòu)人員的專業(yè)特長(zhǎng)，實(shí)行專業(yè)化采購(gòu)尤為重要。實(shí)行專業(yè)化采購(gòu)不僅可以避免人力資源浪費(fèi)，同時(shí)還可以發(fā)揮采購(gòu)人員專長(zhǎng)，更好地把控好要點(diǎn)及細(xì)節(jié)，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量。

圖1 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)

3.采購(gòu)方式策劃

根據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)方式可分為很多類，如按專業(yè)化程度可劃分為分散采購(gòu)和集中采購(gòu)，從信息化程度可劃分為傳統(tǒng)采購(gòu)和電子商務(wù)采購(gòu)，從組織形式可劃分為公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)和詢價(jià)。在具體的采購(gòu)活動(dòng)中，采購(gòu)方式并不是單一的，而是多元化的，有很多不同的組合形式，具體選用哪些采購(gòu)方式，必須根據(jù)項(xiàng)目的具體情況而定，這就需要對(duì)采購(gòu)方式進(jìn)行策劃。

在策劃選擇多元化采購(gòu)方式時(shí)，需依據(jù)以下原則：一是符合現(xiàn)行法律法規(guī)要求， 任何采購(gòu)方式的選擇必須符合國(guó)家法律規(guī)范，符合國(guó)家招投標(biāo)法規(guī)定，根據(jù)規(guī)定選取相應(yīng)的采購(gòu)方式；二是與項(xiàng)目具體情況相符，采購(gòu)方式與項(xiàng)目是一對(duì)一的，只有根據(jù)項(xiàng)目具體情況策劃出的采購(gòu)方式，才能更好地服務(wù)于項(xiàng)目，切忌生搬硬套、千篇一律；三是競(jìng)爭(zhēng)性原則，選擇的采購(gòu)方式應(yīng)該促進(jìn)招標(biāo)過(guò)程的充分競(jìng)爭(zhēng)，利用供應(yīng)商之間的博弈，制造有效的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，以達(dá)到質(zhì)量和成本的最優(yōu)。

此外，在進(jìn)行采購(gòu)方式策劃時(shí)，仍需注意以下幾點(diǎn)：一是建立完善的采購(gòu)制度和科學(xué)的采購(gòu)流程；二是適當(dāng)控制采購(gòu)方式選擇權(quán)限；三是建立完善且行之有效的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制；四是提升采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)技能；五是加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的廉潔從業(yè)教育[2]。

4.采購(gòu)進(jìn)度控制策劃

工程總承包項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃受多個(gè)因素的影響，其中采購(gòu)進(jìn)度是關(guān)鍵的影響因素之一。為了保證設(shè)計(jì)與施工的完好銜接，就必須做好采購(gòu)組織工作，并采取有效的措施控制采購(gòu)進(jìn)度，這就需要對(duì)采購(gòu)進(jìn)度控制措施提前進(jìn)行策劃。

（1）采購(gòu)進(jìn)度控制

采購(gòu)進(jìn)度控制需從采購(gòu)三級(jí)進(jìn)度計(jì)劃入手，編制采購(gòu)合同計(jì)劃、設(shè)備制造計(jì)劃和設(shè)備供貨計(jì)劃，使3個(gè)計(jì)劃貫穿于采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。

（2）采購(gòu)合同計(jì)劃控制管理

嚴(yán)格控制采購(gòu)時(shí)間，同時(shí)建立設(shè)計(jì)、采購(gòu)及供應(yīng)商三方的接口資料跟蹤管理機(jī)制，保障設(shè)計(jì)、采購(gòu)及設(shè)備制造各項(xiàng)工作的有序開展。

（3）設(shè)備制造計(jì)劃控制管理

設(shè)備制造計(jì)劃控制管理涉及2個(gè)方面：一是根據(jù)供應(yīng)商提供的生產(chǎn)計(jì)劃編制設(shè)備制造計(jì)劃及實(shí)施計(jì)劃，用來(lái)協(xié)調(diào)接口、跟蹤和檢查設(shè)備制造進(jìn)展；二是設(shè)備制造進(jìn)度協(xié)調(diào)。要認(rèn)真審查供應(yīng)商提供的制造計(jì)劃，確保其切實(shí)可行；對(duì)于初次合作的供應(yīng)商，幫助其了解項(xiàng)目進(jìn)度要求，督促其盡快提交進(jìn)度計(jì)劃；在設(shè)備制造過(guò)程中，嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商制造狀態(tài)，定期核查實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃間的偏差；對(duì)偏差較大的設(shè)備，定期召開協(xié)調(diào)會(huì)，共同協(xié)商，解決問(wèn)題。

（4）設(shè)備供貨計(jì)劃控制管理

按期完成設(shè)備供貨計(jì)劃是設(shè)備采購(gòu)管理的核心任務(wù)之一。由于工程總承包項(xiàng)目相對(duì)復(fù)雜，各系統(tǒng)對(duì)設(shè)備的要求不同，要做好設(shè)備供貨與現(xiàn)場(chǎng)施工之間的銜接，必須制定合理可行的設(shè)備供貨計(jì)劃并進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。采購(gòu)人員根據(jù)設(shè)備生產(chǎn)情況及現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度計(jì)劃編制初始設(shè)備供貨計(jì)劃，同時(shí)要求施工單位按月/周提供設(shè)備需求計(jì)劃，將設(shè)備供貨計(jì)劃與設(shè)備需求計(jì)劃進(jìn)行比對(duì)，再對(duì)設(shè)備供貨計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，從而起到動(dòng)態(tài)管理的效果。

5.合同管理策劃

在總承包項(xiàng)目中，合同管理是整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的重要組成部分，進(jìn)行設(shè)備材料采購(gòu)合同管理，需根據(jù)項(xiàng)目管理要求做好“六大”控制[4]，即成本控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、安全控制、健康控制及環(huán)境控制，而“六大”控制中最關(guān)鍵及核心的是質(zhì)量、進(jìn)度及成本三大控制，故在合同管理中要樹立全周期和全方位管理理念，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，嚴(yán)格控制合同費(fèi)用，有效控制實(shí)際項(xiàng)目成本及進(jìn)度，處理好質(zhì)量、進(jìn)度及成本之間的關(guān)系。

進(jìn)行合同管理策劃，需從以下方面進(jìn)行：一是采購(gòu)合同進(jìn)度管理，需從進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度控制2個(gè)方面入手，采用PDCA管理辦法進(jìn)行管理；二是采購(gòu)合同接口管理，其作為采購(gòu)合同管理的重要內(nèi)容之一，在接口管理中要強(qiáng)調(diào)專業(yè)化原則，保證接口明確，權(quán)責(zé)清晰，降低接口風(fēng)險(xiǎn)，而接口協(xié)調(diào)涉及設(shè)備材料采購(gòu)與設(shè)計(jì)之間的接口管理、設(shè)備材料采購(gòu)與施工安裝之間的接口管理；三是采購(gòu)合同質(zhì)量管理，包含產(chǎn)品質(zhì)量和工作質(zhì)量2個(gè)方面，通過(guò)編制QAP質(zhì)量保證計(jì)劃對(duì)其進(jìn)行實(shí)施，監(jiān)控供應(yīng)商按照質(zhì)量計(jì)劃實(shí)施生產(chǎn)，保證最終產(chǎn)品質(zhì)量完好；四是采購(gòu)合同成本管理，運(yùn)用項(xiàng)目成本模型、庫(kù)存控制優(yōu)化及現(xiàn)金流和成本管理等手段做好合同管理階段成本管理和控制，降低直接和間接成本，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同成本管理的最終目的；五是采購(gòu)合同后管理，通過(guò)采購(gòu)合同后管理，將項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的采購(gòu)問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)，為后續(xù)項(xiàng)目采購(gòu)提供經(jīng)驗(yàn)，不斷提高采購(gòu)管理水平。

二、設(shè)備材料采購(gòu)潛在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案策劃

總承包項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，存在許多潛在風(fēng)險(xiǎn)而影響采購(gòu)的正常進(jìn)行，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的來(lái)源可大致分為兩大類：一是供應(yīng)商引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)，如產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題引起交貨延遲、供應(yīng)商自身問(wèn)題導(dǎo)致無(wú)法按時(shí)交貨等；二是緊急采購(gòu)引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)，如設(shè)計(jì)錯(cuò)誤引起的緊急采購(gòu)、施工原因造成設(shè)備材料損壞或丟失引起的緊急采購(gòu)等。

1.供應(yīng)商引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)

供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)是項(xiàng)目采購(gòu)管理中比較重要的風(fēng)險(xiǎn)，特別容易在合同執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生。如何采取有效的措施避免風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生或降低風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的概率，需要提前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略策劃，制定行之有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

（1）生產(chǎn)進(jìn)度把控

在合同執(zhí)行過(guò)程中，要求供應(yīng)商嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)過(guò)程信息反饋制度，通過(guò)詳細(xì)的周報(bào)、月報(bào)形式對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行把控，同時(shí)安排監(jiān)制人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行巡檢或駐場(chǎng)監(jiān)制，比對(duì)其生產(chǎn)計(jì)劃與實(shí)際生產(chǎn)情況之間的差異，及時(shí)發(fā)現(xiàn)進(jìn)度問(wèn)題，及時(shí)解決。

（2）產(chǎn)品質(zhì)量把控

編制質(zhì)量保證計(jì)劃（QAP），設(shè)置質(zhì)量目標(biāo)，對(duì)質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行分析研究，制定事前、事中及事后控制措施，設(shè)立控制點(diǎn)，確定控制手段，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查閱供應(yīng)商提供的計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表，現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量、檢測(cè)、巡視、見證以獲得信息，確定目標(biāo)的實(shí)際完成情況，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。

（3）外圍環(huán)境把控

外部某些不利環(huán)境因素也會(huì)影響到供應(yīng)商的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，從而影響項(xiàng)目設(shè)備材料的正常生產(chǎn)，如自然災(zāi)害、經(jīng)濟(jì)危機(jī)、市場(chǎng)波動(dòng)、國(guó)家政策等。因此，需在合同簽訂時(shí)及合同執(zhí)行過(guò)程中采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移等方式應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。

2.緊急采購(gòu)引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)場(chǎng)緊急采購(gòu)是因?yàn)楦鞣N錯(cuò)誤或意外事件造成的突發(fā)性采購(gòu)，具有采購(gòu)金額小、時(shí)間短、設(shè)備簡(jiǎn)單、設(shè)備質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)小等特點(diǎn)[3]。在總承包項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)因?yàn)榫o急采購(gòu)而影響項(xiàng)目進(jìn)度， 既然緊急采購(gòu)不能避免，就應(yīng)該想辦法提高緊急采購(gòu)效率，將其對(duì)項(xiàng)目的影響降到最低。

（1）簡(jiǎn)化緊急采購(gòu)流程

所謂緊急采購(gòu)就是要在最短時(shí)間內(nèi)完成采購(gòu)工作。采購(gòu)流程盡可能簡(jiǎn)短、規(guī)范及高效，避免將一般設(shè)備材料采購(gòu)流程套用到緊急采購(gòu)。建立公司級(jí)緊急采購(gòu)流程，將其制度化和規(guī)范化，在不違反法律法規(guī)及公司規(guī)定的情況下，盡可能為緊急采購(gòu)開綠燈。

（2）豐富緊急采購(gòu)方式

緊急采購(gòu)設(shè)備一般分為常規(guī)和特殊設(shè)備，常規(guī)設(shè)備采購(gòu)渠道多，供應(yīng)商可選擇性多，市場(chǎng)供應(yīng)充足，故在保證采購(gòu)過(guò)程合規(guī)、產(chǎn)品質(zhì)量可保證的情況下可采用多種采購(gòu)方式。而對(duì)于特殊設(shè)備，由于其采購(gòu)渠道少，可選供應(yīng)商少，為了滿足緊急采購(gòu)的需要就得采用非常的采購(gòu)方式，如單一來(lái)源、定向詢價(jià)等。

（3）就近采購(gòu)

緊急采購(gòu)就是要在最短時(shí)間內(nèi)將所需設(shè)備采購(gòu)后運(yùn)抵施工現(xiàn)場(chǎng)。在項(xiàng)目執(zhí)行初期，對(duì)項(xiàng)目周圍的市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查研究，了解項(xiàng)目可能緊急采購(gòu)的設(shè)備在項(xiàng)目周邊的分布情況，在發(fā)生緊急采購(gòu)的情況下，采用就近采購(gòu)的方式，不僅可減少設(shè)備運(yùn)輸時(shí)間，而且可降低設(shè)備采購(gòu)價(jià)格。

三、結(jié)束語(yǔ)

作為工程總承包項(xiàng)目中的關(guān)鍵一環(huán)，設(shè)備材料采購(gòu)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施起到承上啟下的作用，而采購(gòu)策劃作為采購(gòu)工作的重要組成部分，是做好采購(gòu)工作的基礎(chǔ)?！抖Y記·中庸》中提到“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，這句話也充分說(shuō)明了采購(gòu)策劃對(duì)于設(shè)備材料采購(gòu)工作的重要性。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)、采購(gòu)方式、采購(gòu)進(jìn)度控制及采購(gòu)合同管理進(jìn)行科學(xué)策劃，確保設(shè)備材料采購(gòu)過(guò)程規(guī)范、有序及高效。同時(shí)，通過(guò)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行策劃，提出規(guī)避、轉(zhuǎn)移及降低風(fēng)險(xiǎn)的措施方法，保證設(shè)備材料采購(gòu)工作順利進(jìn)行。