高校后勤倉庫零庫存管理應(yīng)用研究

王筱潔 周 雅

高校后勤倉庫零庫存管理應(yīng)用研究

王筱潔 周 雅

[浙江農(nóng)林大學(xué)后勤集團(tuán)]

倉庫管理作為高校后勤管理的重要領(lǐng)域之一，發(fā)揮了其積極的作用。但隨著高校后勤的不斷發(fā)展和變革，傳統(tǒng)的倉庫管理與高校后勤科學(xué)化、精細(xì)化和規(guī)范化的管理水平存在著一定的距離。零庫存管理作為現(xiàn)行的一種先進(jìn)的存貨管理方式，如何將其應(yīng)用到高校后勤日常的服務(wù)、經(jīng)營和管理中？本文首先提出了零庫存管理的定義；其次結(jié)合高校后勤倉庫管理的現(xiàn)狀，系統(tǒng)分析了實(shí)施零庫存管理的優(yōu)勢；最后談了零庫存管理在高校后勤應(yīng)用的具體舉措。

高校后勤；零庫存；管理

高校后勤在日常管理中設(shè)有專門的倉庫，用于各類物資的存儲、中轉(zhuǎn)，確保了后勤所需物資的及時供應(yīng)，但同時也帶來了物資積壓、資金占用等弊端。在當(dāng)下，隨著信息化建設(shè)和物流配送能力的快速發(fā)展，如何有效降低企業(yè)運(yùn)營成本、提高管理效率，倉庫的零庫存管理也就提到了重要日程。

一、零庫存管理的定義

零庫存管理，是一種特殊的庫存概念，即是指在采購、配送、服務(wù)過程中，不以倉庫存儲的形式存在，而是處于周轉(zhuǎn)狀態(tài)的一種管理，從而達(dá)到庫存量最小化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化目標(biāo)[2]。

二、高校后勤倉庫管理現(xiàn)狀

以某高校后勤為例，其涵蓋了餐飲、物業(yè)、接待、商貿(mào)和文教服務(wù)等業(yè)務(wù)。在具體的服務(wù)、經(jīng)營、管理過程中，各個業(yè)態(tài)中均設(shè)有數(shù)量不等、大小不一的倉庫，并配有專門的倉庫管理員負(fù)責(zé)。經(jīng)統(tǒng)計該校后勤設(shè)有大小倉庫共18個，主要負(fù)責(zé)各類物資的采購計劃申報、驗收、出入庫等工作。其實(shí)，倉庫的職能就是一個中轉(zhuǎn)倉。

表1 某高校后勤倉庫設(shè)置現(xiàn)狀

從表中反映，各倉庫確保了后勤保障物資的及時供應(yīng)，但同時也給高校后勤經(jīng)營實(shí)體帶來了物資積壓、資金占用、資源浪費(fèi)、倉庫多頭設(shè)置、員工工作量增加等弊端。高校后勤的倉庫管理目前明顯處于較落后的狀態(tài)，如何通過實(shí)行管理流程的再梳理，達(dá)到物資高效周轉(zhuǎn)的狀態(tài)，即將“零庫存”管理引入到高校后勤服務(wù)、經(jīng)營和管理過程中，成為了迫切要解決的問題之一。

三、零庫存管理的優(yōu)勢

實(shí)施倉庫“零庫存”管理，即倉庫現(xiàn)有的物資不以倉儲的形式存在，而是將物資處于周轉(zhuǎn)狀態(tài)。這樣既能有效避免物資積壓、資金的占用，同時還能盤活資產(chǎn)、提高工作效率。

（一）盤活資源，發(fā)揮效益

通過實(shí)施倉庫零庫存管理，一方面能有效避免物資的積壓、減少資金的占用，同時將現(xiàn)有各倉庫所占用的區(qū)域用作高校后勤服務(wù)、經(jīng)營場地，進(jìn)一步發(fā)揮其價值。如上表所列，將現(xiàn)用于倉庫的1160 m2場地調(diào)整為面向師生所需的服務(wù)項目，既能有效的提高學(xué)校后勤服務(wù)產(chǎn)能，又能切實(shí)提升服務(wù)滿意度。

（二）提高效率，優(yōu)化流程

通過實(shí)施倉庫零庫存管理，由供應(yīng)商直接將物資配送至經(jīng)營場所，減少了中間環(huán)節(jié)和庫管人員，簡化了物資領(lǐng)用手續(xù)、節(jié)省了定期組織人員對庫存物資進(jìn)行盤存的人力成本，提高了運(yùn)行效率。同時，在供應(yīng)商配送過程中，與經(jīng)營人員直接進(jìn)行交貨過程中，促進(jìn)了供應(yīng)商和使用人員的溝通交流和反饋，有利于物資質(zhì)量和服務(wù)效率的提升。

（三）滿足需求，降低成本

以高校后勤實(shí)際需求為導(dǎo)向，通過加快庫存的流轉(zhuǎn)速度，消除庫存、降低庫存成本，進(jìn)而降低高校后勤的經(jīng)營成本，提高資金周轉(zhuǎn)的速度。隨著高校后勤服務(wù)項目的調(diào)整和升級，物資的調(diào)配始終處于更新和淘汰的過程。以某高校為例，由于服務(wù)項目的調(diào)整僅一個倉庫就造成了17萬元的庫存積壓，而要實(shí)施零庫存管理，就能避免此類情況的發(fā)生。

四、零庫存管理在高校后勤倉庫管理中的應(yīng)用

（一）樹立零庫存管理理念是重點(diǎn)

眾所周知，庫存管理不是倉庫管理員一個人的事，是在開展高校后勤服務(wù)、經(jīng)營、管理過程中一個系統(tǒng)的項目，需要樹立起全員、全過程的密切配合[1]。如在餐飲服務(wù)過程中，食堂在向采購部門交原材料采購需求時，要根據(jù)每日菜譜，綜合考慮就餐人數(shù)、季節(jié)、單品受歡迎程度、物資價格等的因素，合理、準(zhǔn)確的確定各類主料、副料、調(diào)味料等采購數(shù)量，采購部門則要根據(jù)采購需求及時、保質(zhì)保量的采購到位等，以上任何環(huán)節(jié)都有可能影響零庫存管理的效果。所以，在實(shí)施零庫存管理過程中首先要樹立起全員零庫存管理的理念，從而進(jìn)行全員、全過程的動態(tài)管理。

（二）構(gòu)建零庫存管理體制是基礎(chǔ)

實(shí)施零庫存管理，實(shí)質(zhì)上是對高校后勤精細(xì)化管理的具體體現(xiàn)，是高校后勤服務(wù)、經(jīng)營、管理的過程再造。首先，要建立健全相應(yīng)的運(yùn)行體系和管理制度，從編制計劃、招標(biāo)、采購、物流配送、驗收、生產(chǎn)等各個環(huán)節(jié)都需要有制度、流程的支撐[1]。其次，要責(zé)任到人、到崗，把零庫存管理納入績效考核體系。一方面要對高校后勤內(nèi)部各部門在執(zhí)行零庫存管理過程中進(jìn)行量化考核，另一方面要對供應(yīng)商在物資配送過程中配送情況和履約能力進(jìn)行日常考核，并作為部門年終考核、供應(yīng)商年度評價的重要指標(biāo)之一，從而實(shí)現(xiàn)過程、動態(tài)管理。

（三）科學(xué)預(yù)測采購需求是關(guān)鍵

實(shí)施零庫存管理的關(guān)鍵是，要強(qiáng)化需求計劃管理。高校后勤各服務(wù)經(jīng)營部門，要準(zhǔn)確掌握學(xué)校的辦學(xué)規(guī)律，根據(jù)學(xué)校的作息時間、課表安排和教學(xué)需求，有針對性的制定出配套的服務(wù)方案及實(shí)施細(xì)則。在編制服務(wù)項目時，編制出物資采購需求計劃。將服務(wù)所需的物資、材料進(jìn)行量化、細(xì)化，確保需求的準(zhǔn)確性、科學(xué)性，進(jìn)行動態(tài)控制，及時調(diào)整補(bǔ)給，確保高校后勤服務(wù)經(jīng)營所需，避免所需物資過?；蚨倘鼻闆r的發(fā)生。

（四）借助信息化管理平臺是手段

實(shí)施零庫存管理，及時有效的采購、配送是高校后勤運(yùn)行的一項重要目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，需要信息化管理平臺的支撐。以浙江農(nóng)林大學(xué)為例，該校后勤依托現(xiàn)有的物流供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，由各部門通過系統(tǒng)提交訂單，供應(yīng)商獲取訂單后按訂單將所需物資配送至各部門，實(shí)現(xiàn)了物資訂貨、接單、配送、驗收、對賬等各環(huán)節(jié)的無縫對接，實(shí)現(xiàn)了需求信息和供應(yīng)信息的同頻共振。在物資驗收過程中引入條碼系統(tǒng)軟件，通過使用ERP建立起供應(yīng)商管理平臺，對驗收的數(shù)量、退貨、補(bǔ)貨情況實(shí)行電子化交易，使供需協(xié)同發(fā)展。

（五）建立良好的供應(yīng)商隊伍是核心

高校后勤所需物資品類繁雜、校園文化元素明顯、用量參差不齊。實(shí)施零庫存管理，必將增加采購的頻率，供應(yīng)商在臨時補(bǔ)充的小批量、應(yīng)急的物資供應(yīng)過程中，考慮到自身運(yùn)輸成本的增加，難免會出現(xiàn)供貨不及時，甚至出現(xiàn)斷貨的情況。因此，在供應(yīng)商的選擇過程中，除考慮價格的因素外，供應(yīng)商的配送距離和及時性、合作年限、服務(wù)承諾等要作為重要的考核指標(biāo)之一[3]，以確保能構(gòu)建起一支理念一致，又相對穩(wěn)定、熟悉高校后勤服務(wù)經(jīng)營所需要的供應(yīng)商隊伍。

（六）優(yōu)化采購管理是根本

實(shí)施倉庫的零庫存管理，采購是第一步，采購的整個過程直接關(guān)系到高校后勤經(jīng)營、服務(wù)成本的控制。首先，采購部門要提前預(yù)判各業(yè)務(wù)部門采購需求，與業(yè)務(wù)部門、供應(yīng)商做好對接，準(zhǔn)確掌握高校后勤服務(wù)經(jīng)營所需的物資計劃。其次，要實(shí)施不同的采購策略，對長期需要的物資通過招商的方式確定定點(diǎn)供應(yīng)商，確保物資供應(yīng)的穩(wěn)定；對零星的、批量的設(shè)施設(shè)備采用面向社會、集中采購的方式，綜合確定供應(yīng)商。第三，要加強(qiáng)供應(yīng)商管理，特別是對定點(diǎn)供應(yīng)商的配送能力要重點(diǎn)進(jìn)行考核，如供應(yīng)商能就近設(shè)置倉庫，確保所需物資隨要隨到。第四，要加強(qiáng)物資價格的管控，掌握市場價格行情，通過建立定價機(jī)制，避免供應(yīng)商運(yùn)行成本增加所帶來的費(fèi)用轉(zhuǎn)嫁。

總之，零庫存管理是降低成本的有效舉措，是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的必要手段，高校后勤應(yīng)積極進(jìn)行探索和實(shí)踐。

[1]鄭夕玉.淺談施工企業(yè)“零庫存”管理的必要性[J].管理論壇，2017（16）：67-71.

[2]袁偉.以“零庫存”管理理念推進(jìn)航天物資管理模式改進(jìn)[J].管理與實(shí)踐，2017（3）：07-13.

[3]陶彥.企業(yè)零庫存管理的認(rèn)識誤區(qū)與適用問題探析[J].企業(yè)研究，2017（11）：61-63.

（責(zé)任編輯：趙永奎）