檔案管理“136”工作法的作用與效果

李雅娟

摘要：新時(shí)期下國(guó)有企業(yè)單位在發(fā)展中也面臨著很多挑戰(zhàn)，如何有效的提高檔案管理工作的效果和質(zhì)量，怎么樣高效的管理好檔案工作成為新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)。國(guó)有企也單位在日常開展檔案管理工作過程中也逐漸出現(xiàn)一些問題，對(duì)檔案管理的效率和建設(shè)產(chǎn)生了很大的影響。新時(shí)期下，如何積極探索新的檔案管理創(chuàng)新方法，才能有效的推動(dòng)國(guó)企單位檔案管理工作的高效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：工作法;檔案;創(chuàng)新;制度

陽煤集團(tuán)壽陽開元礦業(yè)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱開元公司）是陽煤集團(tuán)第一家異地兼并的駐外煤炭企業(yè)。該礦始建于1970年，前身是壽陽縣黃丹溝煤礦，2000年3月18日被陽煤集團(tuán)無償兼并，接替已經(jīng)破產(chǎn)的陽煤四礦。開元公司長(zhǎng)達(dá)半個(gè)世紀(jì)的煤礦發(fā)展沿革，留下了不少珍貴的歷史檔案。如何把這些檔案保管好、利用好，是我們不斷研究和探索的一個(gè)課題。近年來，在陽煤集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案主管部門的幫助支持下，開元公司堅(jiān)持立足實(shí)際、科學(xué)規(guī)劃、對(duì)標(biāo)先進(jìn)，努力探索檔案管理新體制、新機(jī)制，按照“先有后全、先易后難、先淺后深、先簡(jiǎn)后繁”的十六字工作原則，持續(xù)推行“136”檔案管理工作法，扎實(shí)開展檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)。

“1”是推行一個(gè)契約，即檔案管理年度工作契約;

“3”是強(qiáng)化檔案管理三個(gè)機(jī)制，即檔案管理集中制、基層預(yù)組卷工作制、檔案工作賽馬撕分制;

“6”是突出檔案管理“六要素”，即“早”、“精”、“準(zhǔn)”、“全”、“細(xì)”、“嚴(yán)”六字訣，促進(jìn)檔案管理上水平、上臺(tái)階。

1 “136”工作法在實(shí)際工作的作用

1.1 引入檔案工作契約制

為完成檔案建設(shè)各階段目標(biāo)任務(wù)，開元公司引入契約化管理機(jī)制，從組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、對(duì)標(biāo)管理、檔案信息化建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用6個(gè)方面確定目標(biāo)任務(wù)，并向公司領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室、檔案承辦人員層層分解，年初簽定契約書，按“一年一進(jìn)步、三年一大步、管理達(dá)一流”的檔案建設(shè)中長(zhǎng)期目標(biāo)與各層級(jí)約定契約考核內(nèi)容，同時(shí)將檔案重點(diǎn)工作任務(wù)納入公司年度“13710”工作機(jī)制督辦，年底統(tǒng)一考評(píng)兌現(xiàn)，真正做到目標(biāo)任務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)限、責(zé)任人員、考核獎(jiǎng)懲五落實(shí)。

1.2 實(shí)行檔案管理集中制

一是設(shè)立檔案工作專門管理機(jī)構(gòu)，成立檔案辦公室，并獨(dú)立開展工作，檔案辦與礦檔案室實(shí)行一套機(jī)構(gòu)、兩塊牌子，分工不分家、同崗不同責(zé)。二是在基層部門設(shè)18個(gè)專職或兼職檔案工作承辦人，業(yè)務(wù)上接受檔案辦公室領(lǐng)導(dǎo)。三是檔案辦專設(shè)后，檔案業(yè)務(wù)人員隨之固定并在公司備案，進(jìn)一步明確了檔案辦管理、檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)、考核、培訓(xùn)等權(quán)責(zé)，明確了部門檔案工作承辦人制度執(zhí)行、工作落實(shí)、完成年度檔案工作任務(wù)的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案集中管理、化零為整，確保術(shù)業(yè)有專攻，提升了企業(yè)檔案管理整體水平。

1.3 推行檔案分類預(yù)組卷

一是細(xì)化《檔案分類歸檔期限表》，建立應(yīng)收檔案臺(tái)賬，明確哪些檔案應(yīng)收未收，解決檔案“收什么”的問題，從數(shù)量上保證檔案齊全，豐富公司館藏檔案種類。二是推行基層檔案預(yù)組卷，各類檔案在接收時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真逐卷審查，對(duì)不完善的退回重整直至符合規(guī)定，解決檔案“如何收”的問題，從質(zhì)量上保證檔案完整。三是將檔案規(guī)范化管理劃分為收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀和提供利用6個(gè)環(huán)節(jié)，并按實(shí)物管理和服務(wù)利用建立系統(tǒng)，明確各環(huán)節(jié)和系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，使其各有流程、各具功能、化整為零，各自發(fā)揮作用，解決檔案“如何管”的問題，從環(huán)節(jié)上保證檔案管理規(guī)范。

1.4 嚴(yán)格工作賽馬撕分制

日常管理中，檔案辦定期對(duì)全礦的檔案工作及檔案管理情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，每半年對(duì)各單位檔案工作制度落實(shí)、安全防護(hù)、正規(guī)化建設(shè)等方面進(jìn)行重點(diǎn)檢查指導(dǎo)。公司對(duì)部門科室、檔案工作人員制度執(zhí)行、工作完成實(shí)行積分管理，年終按積分評(píng)先獎(jiǎng)優(yōu)。我們將檔案工作落實(shí)納入公司月度例會(huì)考核范圍，將檔案管理成效納入干部賽馬撕分范圍，對(duì)未完成檔案任務(wù)、不遵守檔案制度、不按時(shí)移交檔案、違規(guī)使用檔案、出現(xiàn)檔案遺失損毀、發(fā)生檔案泄密、造成經(jīng)濟(jì)損失等情況和行為按嚴(yán)重程度進(jìn)行部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核和干部賽馬撕分，通過正向引領(lǐng)和鞭策落后，提高大家工作積極性，促進(jìn)檔案工作整體水平的提升，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。

1.5 突出檔案管理六要素

一是施行檔案月度報(bào)告制，要求基層業(yè)務(wù)部門每月向公司檔案辦報(bào)告檔案形成、移交情況，在檔案歸檔上突出“早”;二是各類檔案移交、分類、編號(hào)、裝盒、上架等工作環(huán)節(jié)“只做一次、一次做好”，在檔案整理上突出“精”;三是每季一小報(bào)、半年一比對(duì)，全年一張表，在檔案統(tǒng)計(jì)上突出“準(zhǔn)”;四是各類檔案應(yīng)收盡收，不留“尾巴”和“遺憾”，在檔案收集上突出“全”;五是所有檔案均按照年度、項(xiàng)目、事由、專業(yè)等有機(jī)聯(lián)系區(qū)分卷宗，在檔案分類上突出“細(xì)”;六是在檔案借閱和鑒定銷毀上突出“嚴(yán)”。

2 “136”工作法在的實(shí)際應(yīng)用效果

2.1 組織管理方面

一是高度重視檔案工作，把檔案工作納入內(nèi)部重要督辦事項(xiàng)，作為年度目標(biāo)考核的重要內(nèi)容，每月通報(bào)工作進(jìn)展情況，壓實(shí)工作責(zé)任和任務(wù)擔(dān)子。

二是檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組成員分工明確，統(tǒng)籌安排和組織協(xié)調(diào)開展檔案工作規(guī)范化建設(shè)?；鶎訖n案工作承辦人按照檔案辦公室擬定任務(wù)量具體開展檔案整理工作。2019年以來，檔案辦公室組織基層檔案工作承辦人集中開展檔案整理工作累計(jì)210余天，參與人員累計(jì)達(dá)到1890人次。

三是公司總工程師直接負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作并定期組織召開專題會(huì)議，聽取檔案工作進(jìn)展情況匯報(bào)，對(duì)存在的差距和不足深入分析，對(duì)檔案規(guī)范化管理工作進(jìn)行了具體的安排部署。

2.2 制度建設(shè)方面

2.2.1 修訂完善了《檔案工作規(guī)定》、《檔案室標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》、《檔案工作責(zé)任追究制度》、《檔案室應(yīng)急預(yù)案》、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案安全定期清點(diǎn)制度》、《檔案室?guī)旆堪踩珯z查制度》、《檔案出入庫登記交接制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案工作考核管理辦法》等一系列制度，確保檔案管理工作不斷向具體化、規(guī)范化推進(jìn)。

2.2.2 以齊全完整、管理規(guī)范、檢索便利、利用高效、創(chuàng)造價(jià)值為指導(dǎo)，制定了《檔案規(guī)范化管理工作計(jì)劃》，《檔案管理考評(píng)辦法》，不斷促使檔案規(guī)范化管理工作按計(jì)劃有序推進(jìn)。

2.2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案工作法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，堅(jiān)持組織檔案承辦人學(xué)習(xí)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》、《山西省檔案管理?xiàng)l例》和集團(tuán)公司有關(guān)企業(yè)檔案工作規(guī)定。6月9日國(guó)際檔案日，檔案辦公室組織檔案承辦人開展了為期一周的“國(guó)際檔案日”系列宣傳活動(dòng)，以組織檔案知識(shí)答題、整理和修復(fù)舊庫房實(shí)物類檔案資料、發(fā)放檔案知識(shí)宣傳頁的形式，進(jìn)一步促使檔案管理人員增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案利用價(jià)值。

2.2.4 兄弟單位新大地公司辦公室檔案管理相關(guān)人員來到公司綜合辦公室檔案室開展調(diào)研學(xué)習(xí)交流，互利互助，共同推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作進(jìn)程。

2.3 業(yè)務(wù)建設(shè)方面

2.3.1 在集團(tuán)公司檔案館的指導(dǎo)下，文書材料均按照新的歸檔要求進(jìn)行整理，堅(jiān)持了上年應(yīng)歸檔材料，在次年3月底前完成立卷、歸檔、編號(hào)、編目、排列入柜任務(wù)，基本做到了無積存零散遺失文件，各門類應(yīng)歸檔的文件材料均按規(guī)定時(shí)間和要求歸檔且手續(xù)完備，檔案歸檔率、完整率達(dá)95%以上，準(zhǔn)確率達(dá)到了100%。

2.3.2 嚴(yán)格按照分類方案進(jìn)行分類組卷，對(duì)全部檔案進(jìn)行分類編號(hào)，確保各類材料移交手續(xù)配備、歸類準(zhǔn)確、合理規(guī)范。

2.3.3 推行各部門業(yè)務(wù)檔案資料由檔案承辦人預(yù)先組卷，各類檔案在接收時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真逐卷審查，對(duì)不完善的待完善后再上交。目前為止，我公司綜合檔案室收集卷宗總數(shù)為5023卷又27929件，其中：管理檔案11900件;會(huì)計(jì)檔案3602卷;科技檔案1421卷，14549件，聲像檔案1020件，實(shí)物檔案460件。

2.3.4 認(rèn)真落實(shí)好“八防”措施，定期檢查庫房和檔案，堅(jiān)持測(cè)量并記錄庫房溫濕度，添置防蟲、防霉藥劑，定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，消除安全隱患，保障檔案保管安全。

2.4 開發(fā)利用方面

2.4.1 編制了規(guī)范的總目錄、全引目錄、分類目錄、資料目錄等多種檢索工具，便于檔案的查找和利用。

2.4.2 嚴(yán)格按規(guī)章辦理借閱手續(xù)，填寫利用檔案登記簿，建立了利用效果登記簿。2019年，接待查檔人員328人，提供利用檔案1518卷（次）。其中，為公司礦井輔助運(yùn)輸系統(tǒng)改造及米家莊南風(fēng)井工程安全設(shè)施順利竣工驗(yàn)收提供相應(yīng)資料。

2.4.3 積極開展檔案編研，編制了組織沿革（2000—2018）、基礎(chǔ)數(shù)字匯編（2011—2018）、部門工作制度（2015-2018）、勞模匯編（2011-2018）、部門職責(zé)匯編、科研成果、發(fā)文匯集等編研。

3 結(jié)語

推行“136”檔案管理工作法以來，開元公司檔案管理逐步完善、逐步正規(guī)、逐步科學(xué)，工作邁上了新的臺(tái)階，管理提上了新的檔次。2018年，開元公司組織開展檔案集中整理150天次，開展檔案自查自糾8次，梳理整改問題56條，全年完成各類檔案卷宗收集整理4917卷、13275件，檔案信息錄入系統(tǒng)18000條，鑒別修復(fù)各類有價(jià)值檔案340余件，完成檔案編研成果6項(xiàng)，圖紙、會(huì)計(jì)、工程、科技、聲像、榮譽(yù)等一大批“散落民間”的檔案辨明正身、重歸礦有，大檔案室建設(shè)提質(zhì)增速，順利通過了省級(jí)等級(jí)評(píng)定，達(dá)到“AA”級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，初步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，企業(yè)檔案管理修正偏向、重回正軌。下一步，我們將再續(xù)目標(biāo)，全力以赴抓緊完成檔案數(shù)字化建設(shè)，及早達(dá)到“AAA”級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，在檔案基礎(chǔ)管理、規(guī)范管理、標(biāo)準(zhǔn)化提升上鍥而不舍，繼續(xù)埋頭苦干、奮發(fā)有為，向打造陽煤現(xiàn)代化一流檔案室不斷前進(jìn)。

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（作者單位：陽煤集團(tuán)壽陽開元礦業(yè)有限責(zé)任公司）