施工企業(yè)做好工程檔案管理之我見

張書睿

（阜新祥宇建筑工程有限公司，遼寧 阜新 123000）

現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)形勢的不斷變化對建筑施工企業(yè)的發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)。建筑施工企業(yè)在開展招投標(biāo)、施工、質(zhì)量管理、經(jīng)營、生產(chǎn)等多項業(yè)務(wù)活動時，都與檔案管理工作具有密切的聯(lián)系。一般來說，企業(yè)的檔案管理主要是針對于企業(yè)的內(nèi)外部信息的載體進(jìn)行管理。工程檔案的內(nèi)容較為豐富，包括了施工過程中的各種文檔、圖紙等資料，并且包括了標(biāo)書、施工許可、合同、記錄、驗收資料、施工圖紙等多種內(nèi)容。工程檔案對于施工過程中的具體情況進(jìn)行了記錄，并且是工程整體質(zhì)量評定和管理維護(hù)的重要依據(jù)。與此同時，施工企業(yè)也可以通過對施工過程中的相關(guān)資料進(jìn)行研究，實現(xiàn)技術(shù)和管理方面的創(chuàng)新，以提高自身的市場競爭能力。

1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)

檔案管理工作的開展與施工企業(yè)的日常運(yùn)營管理有著密切的管理，企業(yè)管理者要重視管理工作的開展，并且將檔案管理工作納入到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略層面上予以重視。在生產(chǎn)經(jīng)營中，工程管理部門要組建專門對工程檔案管理的隊伍，對于工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，并且指派專人負(fù)責(zé)專項檔案管理工作。建筑企業(yè)管理者要對于相關(guān)的管理制度進(jìn)行不斷的完善，并且構(gòu)建一套科學(xué)的檔案管理組織，通過落實不同崗位的職責(zé)和權(quán)限，層層把關(guān)的保證檔案管理工作質(zhì)量。在日常檔案管理工作開展的過程中，管理者也要通過定期舉辦會議，并且制定和落實工作任務(wù)計劃，有條不紊地將檔案管理工作抓好。

2 加強(qiáng)宣傳

檔案管理工作的開展離不開先進(jìn)的思想意識，而先進(jìn) 的思想意識的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對檔案管理工作的認(rèn)識，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動，讓員工主動參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。

3 規(guī)范管理

在開展檔案管理工作時，要對于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應(yīng)的檢索目錄。

4 信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個科學(xué)的檔案信息管理平臺，可以實現(xiàn)對信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對權(quán)限的有效分配，實現(xiàn)了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質(zhì)檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質(zhì)文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

5 做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點關(guān)注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對象是整個企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個部門對檔案資料的需求。

總之，檔案管理工作的開展，需要建筑企業(yè)的管理者予以高度的重視，并且實現(xiàn)跟蹤化的檔案管理。企業(yè)管理者要在提高認(rèn)識的同時，加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳，并且輔以積極的信息化建設(shè)，對于檔案管理工作的具體執(zhí)行，進(jìn)行嚴(yán)抓、狠抓，真正地實現(xiàn)依托檔案信息這一無形資源來促進(jìn)企業(yè)管理、技術(shù)方面的創(chuàng)新，真正地發(fā)揮檔案信息的價值。

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