事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略研究

姬海英

摘要：事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，該管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，在信息化背景下，要借助信息技術(shù)或者其他現(xiàn)代技術(shù)完善檔案整理和存儲(chǔ)等工作，可以說，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的核心工作。事業(yè)單位不同于企業(yè)，其屬于國(guó)家機(jī)構(gòu)的分支，管理任務(wù)比較多，而且難度也比較大。目前來看，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不符合當(dāng)代的管理要求了，在新的時(shí)代背景下，要探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效途徑，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2020）04-00-01

引言

信息技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展，同時(shí)還帶動(dòng)了產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效管理，同時(shí)還能提升檔案信息的準(zhǔn)確性，使整個(gè)檔案更加規(guī)范，有利于事業(yè)單位正確決策，從一定程度上提高了事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)和管理效益。事業(yè)單位檔案管理過程中，要發(fā)揮信息技術(shù)的積極作用，從根本上優(yōu)化檔案管理模式，使工作人員從繁忙的工作中脫離出來，促進(jìn)事業(yè)單位的

發(fā)展。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不重視

信息技術(shù)發(fā)展迅速，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了發(fā)展的契機(jī)，但是部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視力度不夠，也沒有將信息技術(shù)與檔案管理工作建立聯(lián)系，導(dǎo)致檔案管理效率低，信息的真實(shí)性也不能保障。部分事業(yè)單位運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不能有效整合信息資源，而且人力、物力、財(cái)力配置不均衡，不利于管理者科學(xué)決策，而且也從一定程度上阻礙了事業(yè)單位的健康發(fā)展。目前來看，雖然很多事業(yè)單位將信息化建設(shè)作為未來檔案管理的重要課題，但是對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)只是淺層次的，沒有結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀和人才需求優(yōu)化管理模式，而且在這方面投入的資金也比較少，不利于信息化檔案管理工作的開展。

2.信息化建設(shè)設(shè)備落后

目前來看，雖然部分事業(yè)單位重視信息化建設(shè)，但建設(shè)設(shè)備比較落后，不足以優(yōu)化檔案管理模式。此外，部分事業(yè)單位在這些設(shè)備方面的投資也比較少，在檔案管理過程中缺乏必要的設(shè)備支持，導(dǎo)致檔案管理信息化程度低，而且檔案的真實(shí)性也不能保障。雖然一些事業(yè)單位在檔案管理的信息化設(shè)備方面也投入了大量資金，但是引進(jìn)的設(shè)備比較落后，沒有根據(jù)信息發(fā)展以及實(shí)際需求選擇合適的設(shè)備，未能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。而且這些設(shè)備故障頻發(fā)，還要投入大量的資金維修和管理，不利于檔案管理的信息化建設(shè)。此外，部分事業(yè)單位館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)力度不夠，沒有根據(jù)信息種類選擇合適的存儲(chǔ)方式，未實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的轉(zhuǎn)換，雖然部分事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化建設(shè)，但安全性比較低，仍存在信息丟失、篡改等情況，加大了館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)難度。

3.事業(yè)單位檔案管理信息化缺乏專業(yè)的管理人員

目前來看，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏專業(yè)的管理人員，多數(shù)管理人員是年紀(jì)比較大的人員，他們的思想比較落后，管理模式單一，不注重運(yùn)用信息化手段管理，不僅效率低，而且還影響了檔案管理模式的創(chuàng)新。還有部分管理人員雖然運(yùn)用了信息化管理手段，但缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，沒有正確操作信息化設(shè)備，也不利于檔案信息的高效整合。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略

1.加大對(duì)檔案管理工作的重視

事業(yè)單位要重新審視檔案管理工作的重要性，并注重信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，進(jìn)一步提高檔案管理水平。事業(yè)單位要適當(dāng)增加檔案管理工作的資金投入，引進(jìn)新的檔案管理設(shè)備，采用新的檔案管理技術(shù)，提高管理效率。事業(yè)單位要定期檢查檔案管理設(shè)備，測(cè)試其是否能正常運(yùn)行，對(duì)于一些舊的設(shè)備，要及時(shí)更新，替換原來的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，在更換設(shè)備的同時(shí)還要保存原始檔案數(shù)據(jù)，并按照特定的分類順序?qū)⒃紨?shù)據(jù)在新的設(shè)備上呈現(xiàn)出來，形成完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，還要注重信息的保存，要對(duì)這些信息加密處理，保證信息的安全性，還可以通過建立安全防衛(wèi)系統(tǒng)保護(hù)信息，避免信息丟失，保障信息的完整性。

2.加強(qiáng)對(duì)于館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以管理紙質(zhì)文件為主，這些文件不容易保存，對(duì)環(huán)境要求也比較高，而且更改起來也比較麻煩。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式也發(fā)生了根本性變化，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不符合現(xiàn)代的管理需求了，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件以電子版形式保存下來，方便后期的信息變更，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，還要利用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等多種數(shù)據(jù)處理技術(shù)處理檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息的高效整合。此外，還要將一些需要永久性保存的信息進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案信息保存效率，而且還能避免信息丟失，有利于事業(yè)單位科學(xué)決策，從而保障檔案信息的完整性。

3.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理人員對(duì)整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量有決定性作用，事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容比較多，對(duì)管理人員的要求也比較高，管理人員不僅要做好檔案的分類，而且還要熟練掌握計(jì)算機(jī)以及其他設(shè)備的操作方法。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，根據(jù)這些人員的實(shí)際工作能力選擇合適的培訓(xùn)內(nèi)容，有針對(duì)性的提高他們的工作能力。同時(shí)，還能定期舉辦座談會(huì)，聘請(qǐng)檔案管理專家為檔案管理人員答疑，逐步解決檔案管理人員的困惑。此外，還要對(duì)培訓(xùn)成果進(jìn)行檢驗(yàn)，設(shè)置專業(yè)性的考試，測(cè)試檔案管理人員的知識(shí)掌握情況，實(shí)施優(yōu)勝劣汰制，加劇崗位人員之間的競(jìng)爭(zhēng)力度，同時(shí)還要完善激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。

三、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)重要工作，近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展事業(yè)單位檔案管理模式也發(fā)生了根本性變化，改變了以往的紙質(zhì)檔案保存模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，能夠高效整合各種檔案資源。事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效管理，同時(shí)還能提升檔案信息的準(zhǔn)確性，使整個(gè)檔案更加規(guī)范。

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