淺談房產(chǎn)檔案數(shù)字化中的潛在問題與對策

梁荃

摘要：房產(chǎn)檔案是在房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問題中的關(guān)鍵依據(jù)，在我國經(jīng)濟(jì)高速的發(fā)展的今天，房地產(chǎn)行業(yè)也發(fā)展的越來越好，房產(chǎn)的檔案管理工作也是房產(chǎn)行業(yè)的重要一環(huán)，加強房產(chǎn)的檔案管理工作也是保護(hù)信息資源的有效措施，使用更為先進(jìn)的信息設(shè)備可以更好地管理房產(chǎn)信息，不但可以大幅度提高工作人員的工作效率，還可以降低人工管理造成失誤的概率。本文就我國現(xiàn)階段研究數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案所潛在問題以及對策進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案 數(shù)字化 潛在問題 對策

房產(chǎn)檔案是在房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問題中的關(guān)鍵依據(jù)，對于城市建設(shè)和信息資源的保護(hù)方面都有著重要的意義。而原始的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上信息化時代的步伐，利用現(xiàn)代電子設(shè)備對房產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以最大程度的加強檔案管理的效率，也可以提高房產(chǎn)檔案信息的安全性。

一、數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的意義

紙質(zhì)檔案不便于查借閱。由于現(xiàn)在房產(chǎn)行業(yè)的日益發(fā)展，房產(chǎn)檔案對存放空間的要求比較高，大量的紙張存放在一個空間內(nèi)不僅不利于查閱，更不利于管理?；谝陨系膯栴}房產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代社會的新科技產(chǎn)品，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化、信息化管理[1]。

電子檔案是業(yè)務(wù)自動化的必然形態(tài)。電子檔案是采用先進(jìn)的信息化設(shè)備不但可以降低人工管理造成失誤的概率，還可以優(yōu)化檔案管理工作，提高工作人員的工作效率，防止造成檔案丟失，確保檔案的安全性。從房產(chǎn)檔案調(diào)檔工作的角度來說將檔案數(shù)字化管理是可以節(jié)省一定人力和物力的，為我國的房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。

數(shù)字檔案有利于查找利用和資源共享。只有提高信息時代數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理工作的效率才能夠從根本上提高數(shù)字檔案的便利性，便于工作人員進(jìn)行查找以及應(yīng)用。通過對檔案管理過程中出現(xiàn)的不足之處進(jìn)行有針對性的彌補，才能夠突出檔案管理的資源共享性，最終實現(xiàn)數(shù)字檔案的高效管理。

二、數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的潛在問題

（一）工作人員的專業(yè)技能問題

隨著時代不斷的進(jìn)步，房產(chǎn)檔案的管理形式也會發(fā)生變化，所以實行檔案管理的數(shù)字化是勢在必行的?，F(xiàn)階段信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案的管理工作中占有重要地位。因此在數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的過程中，不僅需要相關(guān)工作人員擁有專業(yè)的技能知識，還需要掌握一定的計算機操作能力，兩者并存才能提高工作效率。然而，我國大部分的房產(chǎn)工作人員對于檔案數(shù)字化管理還不能將二者完全結(jié)合，因為在專業(yè)知識和計算機操控技能方面還有所欠缺。例如，在工作中遇到有關(guān)計算機方面的問題是不能及時找到解決問題得辦法，而且不能及時發(fā)現(xiàn)潛在于數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理工作中的問題并及時進(jìn)行解決。

（二）不科學(xué)的房產(chǎn)檔案形式

房產(chǎn)檔案中一般是由文字、圖表、照片以及部分重要材料組成的，然而在房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的情況下，原始的房產(chǎn)檔案的組成部分已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代使用者的需求，造成這種情況的原因主要是紙質(zhì)與照片的檔案形式在保存期間容易造成損壞，導(dǎo)致信息的不完整[2]。而且在日常的房產(chǎn)檔案的管理工作中，工作人員必須要進(jìn)行大量的整理和分類工作，并且要為這些檔案提供特殊的空間，以保證檔案信息的完整性，以上的管理方式在具體實施中需要耗費大量的人力物力，而且效率不盡人意，因此房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)是至關(guān)重要的。

（三）房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險能力急需提高

首先，房產(chǎn)檔案是房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問題的關(guān)鍵，就現(xiàn)階段情況來看，我國對于房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險能力還是需要提高的，有關(guān)部門只是采取簡單的數(shù)據(jù)保護(hù)措施進(jìn)行防護(hù)，造成這種現(xiàn)象的主要是因為相關(guān)工作人員對于房產(chǎn)檔案的認(rèn)識不夠深刻，認(rèn)為房產(chǎn)檔案只是對于房產(chǎn)的一種記錄形式，但是房產(chǎn)檔案卻是解決房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問題的關(guān)鍵;其次，在保存檔案的過程中，沒有做好針對不可抗力的防范，例如火災(zāi)、水患等自然災(zāi)害，認(rèn)為這種天災(zāi)的發(fā)生概率極低，就是這種僥幸心理，導(dǎo)致相關(guān)的工作人員在對檔案進(jìn)行日常防護(hù)是沒有將不可抗力因素的考慮應(yīng)用于數(shù)字化房產(chǎn)檔案的，也因此造成我國在檔案的抗風(fēng)險能力方面是比較落后的。如果忽視了數(shù)字化房產(chǎn)檔案的風(fēng)險問題，造成安全隱患，是很容易導(dǎo)致房產(chǎn)案卷得遺失情況，從而造成泄密現(xiàn)象。這種情況不僅嚴(yán)重影響了房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實施效果，而且也讓人們對房產(chǎn)管理部門的能力感到失望，最嚴(yán)重的是不能為房產(chǎn)檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

三、數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案所出現(xiàn)問題的解決措施

（一）提升管理工作人員的業(yè)務(wù)水平

在日常的管理維護(hù)工作中，我們還需要提高員工的安全意識、忠于工作、遵守職業(yè)道德、對己嚴(yán)格、為預(yù)防非法活動發(fā)生，做好防控準(zhǔn)備。這樣可以有效地保護(hù)房產(chǎn)利益相關(guān)者的合法權(quán)益，促進(jìn)房產(chǎn)檔案的合理運作。因此，提高管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力非常重要。必須加強對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，主要包括對于房產(chǎn)管理工作的專業(yè)技能方面，以及計算機的操控水平方面進(jìn)行培訓(xùn);更要培訓(xùn)相關(guān)工作人員對于房產(chǎn)擁有者信息的保密意識，以防泄露檔案機密或被利用的情況。通過培訓(xùn)使相關(guān)工作人員建立良好地職業(yè)道德和為人民服務(wù)的態(tài)度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事;引導(dǎo)工作人員進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，及時更新理論知識。為了使房產(chǎn)文件的信息管理更加長期有效，必須保證房產(chǎn)文件數(shù)字化管理的數(shù)量和效率。工作人員對于計算機的操控方法也應(yīng)及時完善更新，努力實現(xiàn)數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施的改進(jìn)和基本保修條件

要管理房地產(chǎn)檔案中的信息，必須付出很多努力來改善基礎(chǔ)架構(gòu)，以為數(shù)字信息管理提供特定的保證。首先，建立合理的房產(chǎn)存儲數(shù)字管理基礎(chǔ)架構(gòu)。相關(guān)部門應(yīng)從日常工作和信息管理系統(tǒng)入手，積極采用基礎(chǔ)設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，使數(shù)字化管理更加完善，積極改善資源共享和數(shù)據(jù)安全。使用數(shù)字文件管理系統(tǒng)，可以擴展設(shè)備的兼容性和共享性，使主設(shè)備保持最新狀態(tài)并提高資源效率。

（三）增強員工的意識和服務(wù)多樣性

為了積極地提高員工的服務(wù)意識，必須將被動服務(wù)用戶的傳統(tǒng)概念，替換為主動服務(wù)的概念。為了增加人員服務(wù)的多樣性，需要從開發(fā)角度編寫幾種服務(wù)方法，以便為歸檔開發(fā)提供便利的空間。

（四）加強信息保護(hù)

由于在數(shù)字化過程中對信息安全的考慮，如文件丟失、機密信息泄漏、數(shù)據(jù)丟失。它不僅影響房產(chǎn)數(shù)字檔案的結(jié)果，而且影響房產(chǎn)管理部門的形象，并且不利于長期工作的發(fā)展。在數(shù)字信息化工作中，我們需要更加重視信息安全，加強信息安全保護(hù)，建立嚴(yán)格的安全系統(tǒng)。因此必須按照固定的程序?qū)⑵鋽?shù)字化，不能隨意更改，并且由專業(yè)員工負(fù)責(zé)。同時，還要規(guī)定諸如攜帶個人物品之類的工作細(xì)節(jié)。

（五）加強房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)力度

針對房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，需要完善基礎(chǔ)建設(shè)。首先，按照我國的相關(guān)法律法規(guī)，合理完善基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，將房產(chǎn)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化;其次，相關(guān)部門應(yīng)采用現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備，組建最新的日常工作所需的信息管理系統(tǒng)，用現(xiàn)代的先進(jìn)技術(shù)支持房產(chǎn)檔案的管理工作，進(jìn)而使數(shù)據(jù)的安全性與資源的共享性得到保障。只有將檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃后，才能擴大設(shè)備的共享性與兼容性;最后，隨著社會發(fā)展的腳步，相關(guān)管理部門應(yīng)該對基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行及時的維護(hù)升級，保證系統(tǒng)也能與時俱進(jìn)，進(jìn)而使數(shù)據(jù)的安全性與資源的共享性得到保障。

（六）提升房產(chǎn)檔案抵抗風(fēng)險的能力

首先，制定能夠覆蓋所有房產(chǎn)檔案管理環(huán)節(jié)的安全制度，例如，在整理檔案前，應(yīng)該做好檔案出庫記錄，整理后，做好檔案入庫記錄，并簽署負(fù)責(zé)人。在執(zhí)行此安全制度時，應(yīng)該設(shè)置固定的操作流程，任何人員嚴(yán)禁修改或者省略操作環(huán)節(jié)[3]。與此同時，實行責(zé)任到個人制，保證每個操作環(huán)節(jié)都有專人去負(fù)責(zé)，確保檔案的安全性。

其次，按照檔案的機密程度分類存檔并進(jìn)行等級劃分，在計算機中設(shè)置訪問權(quán)限，面對機密性較強的檔案是，應(yīng)采用電子信息技術(shù)手段設(shè)置防火墻等安全措施。此外還應(yīng)建立獨立的檢查小組，保證日常的監(jiān)督檢查力度，確保房產(chǎn)檔案信息的安全性。

再次，在實行檔案數(shù)字化后，必須將現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)利用起來，對計算機系統(tǒng)進(jìn)行有效的安全型檢測，確定該系統(tǒng)不會對房產(chǎn)檔案信息造成威脅后，在進(jìn)行使用;在預(yù)防計算機病毒時，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)該請用專業(yè)的計算機檢測技術(shù)人員，該技術(shù)人員應(yīng)該定期進(jìn)行防火墻核查和檢測，進(jìn)而在最大程度上加強檔案數(shù)字化的管理力度。

最后，有關(guān)部門應(yīng)該積極預(yù)防自然災(zāi)害，即火災(zāi)等不可抗力對檔案數(shù)字化管理造成的傷害，應(yīng)該定期對現(xiàn)在所有檔案進(jìn)行云端拷貝或用其他方式備份存儲，實現(xiàn)永久保存房產(chǎn)檔案信息。同時需要注意對備份信息的保密及安全存放。只有實現(xiàn)以上幾點才能真正地實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化數(shù)字化的管理方式。

四、結(jié)語

綜上，房產(chǎn)檔案是房屋產(chǎn)權(quán)歸屬問題的關(guān)鍵，更是促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的根本，隨著時代在進(jìn)步房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是必然趨勢，檔案管理工作人員的專業(yè)知識以及計算機水平都對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理有著直接的關(guān)系，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員的素質(zhì)和能力決定了推動檔案數(shù)字化進(jìn)程的速度，而且房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)對于相關(guān)管理部門來說是一項即可以節(jié)省人力物力，又可以長久穩(wěn)定地推動房地產(chǎn)行業(yè)經(jīng)濟(jì)上升的有效措施，只有這樣才能跟隨社會發(fā)展的腳步，打造現(xiàn)代化得房產(chǎn)檔案管理制度。

參考文獻(xiàn)：

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[3]程海燕.淺析房產(chǎn)檔案數(shù)字化中的潛在問題與對策[J].赤子（上中旬），2016，（20）：168.

（作者單位：濟(jì)寧市房產(chǎn)交易中心）