關(guān)于正確跨越會計信息化誤區(qū)的探討

朱致遠

摘 要：20世紀90年代初，美國率先提出了面向企業(yè)流程的信息化資源管理方案的“ERP”概念，這無疑對財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型構(gòu)成了極大挑戰(zhàn)和倒逼壓力，財務(wù)信息化正式成為一門學(xué)科和管理行為，它徹底改變了財務(wù)管理的傳統(tǒng)理念和手段。但在中國企業(yè)的實施過程中，卻引發(fā)了種種管理危機。本文梳理了企業(yè)在實施會計信息化過程中，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或人員可能存在的一些認識上的“誤區(qū)”，這些認知偏差會導(dǎo)致企業(yè)不能正確實施、推行會計信息化，不能合理判斷、認同企業(yè)會計信息化的成果，希望通過本文，厘清五個誤區(qū)，讓會計信息化更有效地服務(wù)信息使用者，更準確地作出管理決策。

關(guān)鍵詞：會計信息化? ERP系統(tǒng)? 會計電算化

中圖分類號：F275.2?文獻標識碼：A?文章編號：2096-0298（2020）03（b）--02

20世紀90年代初，美國率先提出了面向企業(yè)流程的信息化資源管理方案的“ERP”概念，引起廣泛關(guān)注并迅速蔓延，這猶如在傳統(tǒng)財務(wù)管理模式的水池里扔下一顆重型炸彈，巨大的沖擊力使得財務(wù)管理波濤震蕩，對財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型構(gòu)成了極大挑戰(zhàn)和倒逼壓力，財務(wù)信息化正式成為一門學(xué)科和管理行為，它徹底改變了財務(wù)管理的傳統(tǒng)理念和手段，使得財務(wù)管理真正開始成為企業(yè)財務(wù)管理的掌上明珠，但在中國企業(yè)的實施過程中，卻引發(fā)了種種管理危機，甚至出現(xiàn)“不上是等死，上了是找死”的可悲現(xiàn)象，盡管隨著時代發(fā)展，財務(wù)信息化已成大勢所趨并且在實際運用中成果累累，但筆者根據(jù)自身工作經(jīng)驗，仍認為有必要梳理信息化建設(shè)出現(xiàn)的各種問題，識別并跨越其中的誤區(qū)陷阱，從而為信息化的持續(xù)改進提供有益的幫助。

1 會計信息化存在的誤區(qū)

1.1 會計電算化就是會計信息化

不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認為財務(wù)部門上了軟件系統(tǒng)，會計記賬實現(xiàn)了電算化，企業(yè)就達到了會計信息化的水平。

事實上現(xiàn)行的會計電算化，大部分還是“換了表面的湯，而沒換鍋里的藥”，整個操作還是基于手工會計核算系統(tǒng)發(fā)展而來，其業(yè)務(wù)流程與后者并無二致，實質(zhì)上也并未突破手工會計核算的思想框架，只是具體工具由算盤改為計算機，由手工變成電腦而已，而實際上，會計電算化與會計信息化完全是“形似神不似”，從形式上看，都是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來進行會計業(yè)務(wù)的核算，會計工作的效率大為提升，憑證賬表生成的速度和質(zhì)量有一定的保證，提升了企業(yè)財務(wù)管理水平，但后者與前者相比，在實質(zhì)內(nèi)容上卻是一次質(zhì)變和升華，內(nèi)涵相差很大。會計電算化系統(tǒng)是減輕了手工操作的重復(fù)性勞動，并極大程度上降低了人為錯誤，提高了匯總效率，但還是以事務(wù)處理層為主，是底層的一種轉(zhuǎn)變;而會計信息化系統(tǒng)，則更多是站在管理者的高度進行設(shè)計、運用的，不僅包括基礎(chǔ)的日常事務(wù)處理，更是有效支持信息管理和決策，一個企業(yè)只有把會計信息化管理的底子打牢，才能真正使會計工作在企業(yè)管理和決策中成為梁柱支撐，發(fā)揮核心作用。

1.2 會計信息化就是財務(wù)自家的事

中國政府大力推行“兩化融合”，以信息化帶動工業(yè)化、以工業(yè)化促進信息化，走新型工業(yè)化道路，將信息化和工業(yè)化進行高層次的深度結(jié)合，因此有人會認為信息化是勢在必行，而企業(yè)各部門應(yīng)該按照相應(yīng)職能要求和隸屬對口系統(tǒng)推行信息化，至于會計信息化，肯定就是財務(wù)部門的事。

其實會計信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中極其重要的子系統(tǒng)，據(jù)有關(guān)統(tǒng)計，企業(yè)70%以上的信息產(chǎn)生于會計信息系統(tǒng)，因此會計信息化當(dāng)之無愧是企業(yè)信息化的核心和重點，是推動企業(yè)信息化建設(shè)的主力軍和骨干支撐，要進行企業(yè)信息化建設(shè)，首先要進行會計信息化建設(shè)，沒有會計工作的信息化，企業(yè)管理的信息化也就是空中樓閣，無從談起，但因此就認定財務(wù)應(yīng)該包攬或者承擔(dān)所有會計信息化建設(shè)工作就大錯特錯了。

企業(yè)的經(jīng)濟活動，包括采購、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)和控制預(yù)測等一系列行為，而這些活動又會表現(xiàn)為信息流、資金流和物流的統(tǒng)一，要想有效地控制這“三流”的變化走向，單靠財務(wù)部門和財務(wù)軟件肯定是遠遠不夠的，企業(yè)各個部門，尤其是業(yè)務(wù)部門必須各司其職，將本部門的業(yè)務(wù)信息完整、準確地錄入軟件系統(tǒng)，納入軟件管理，而只有軟件功能延伸到企業(yè)經(jīng)營管理的各條線、各個面，才能打破財務(wù)信息和其他業(yè)務(wù)信息的孤島狀態(tài)，實現(xiàn)彼此共享，兩者信息同出一門，才能真正形成全方位、多層次、可信賴的決策信息。

1.3 通用軟件或集團統(tǒng)一軟件更規(guī)范有效

企業(yè)在實施會計信息化的過程中，首先要選擇適合的財務(wù)軟件。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)會認為通用軟件是經(jīng)過市場考驗的，肯定最成熟、最規(guī)范、最適用，也有些大的集團，自身定制ERP軟件并對下屬公司強制推廣，各子公司只能遵照接受執(zhí)行。

其實如金蝶、用友等主流通用軟件，對規(guī)模較小、業(yè)務(wù)簡單或初期實施電算化的企業(yè)，其總賬系統(tǒng)或一些基礎(chǔ)性管理模塊還是比較適用，但企業(yè)本身生產(chǎn)經(jīng)營千差萬別，如果需要強化和細化管理，通用軟件則不一定完全對號，至于集團的ERP，往往只是考慮集團的總體利益，其管理需求和核算重點對子公司也存在“尺寸偏差”，往往造成子公司“削足適履”，管理失位，比如筆者所在單位的母公司是以農(nóng)藥銷售為核心業(yè)務(wù)，而企業(yè)本身是以生產(chǎn)環(huán)節(jié)相當(dāng)復(fù)雜的化工農(nóng)藥制造為主業(yè)，經(jīng)常出現(xiàn)集團要的數(shù)據(jù)系統(tǒng)抓不到，能抓取的數(shù)據(jù)又不是企業(yè)管理和決策所迫切需要的，相互尷尬。

1.4 信息化節(jié)省人力，可削減財務(wù)人員

“電腦替代人”“無紙化”等概念誤導(dǎo)了很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，以為電算化一實現(xiàn)，會計就可以減編減崗了。其實電算化解決的是總賬人工匯總和報表生成的工作量壓力和錯誤發(fā)生率，將財務(wù)從傳統(tǒng)的記賬、算賬這些繁重而簡單的勞動中解放出來，財務(wù)人員更容易對歷史數(shù)據(jù)進行檢索和運用，更簡便從事數(shù)據(jù)比對和整理，更深層次實現(xiàn)財務(wù)分析，更能夠有效發(fā)揮會計的管理控制職能，只不過是工作重點轉(zhuǎn)移和“財務(wù)轉(zhuǎn)型”，此降彼升，甚至對于記賬憑證的錄入要求更高，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要更詳細、更準確，否則一枝動，百枝搖，一個小錯誤會造成決策信息嚴重失真，對會計人員數(shù)量不是簡單的減少，而是提升會計人員的專業(yè)素質(zhì)和高度責(zé)任心。另外，還有一個錯誤觀點是“機器不會犯錯”，其實嚴格講應(yīng)該是“機器不會犯人的錯誤，但會犯一些人工不會出現(xiàn)的錯誤”。

1.5 信息化要大上快上

既然會計信息化如此重要、必需和迫切，而且現(xiàn)代競爭強調(diào)“快打慢”，慢就被淘汰，那么企業(yè)應(yīng)該大刀闊斧，快馬加鞭，“揀最好的軟件、按最快的速度，全方位全流程地鋪開實施”。

筆者所在單位，從20世紀末開始實施電算化，到后來的ERP系統(tǒng)，歷經(jīng)金蝶系統(tǒng)的多個版本的切換與升級，其中由最初小企業(yè)版的金蝶2000，到大中型企業(yè)版K3WISE，再到集團企業(yè)版K3 CLOUD，應(yīng)該說積累了相當(dāng)?shù)墓ぷ鹘?jīng)驗、程序、思路和人才隊伍，但在每一次新版本的籌備、推廣階段，仍然要精心做好系統(tǒng)測試、人員培訓(xùn)、操作指南、制度保障、績效考核、組織變革等必不可少的準備工作，否則就會出岔子、走彎路。

2 解決會計信息化誤區(qū)的辦法

2.1 會計電算化是會計信息化的基礎(chǔ)和前提

一般認為，會計電算化是會計信息化的基礎(chǔ)和前提，而會計管理信息化才是高層設(shè)計和終極目標，不僅要建立現(xiàn)代化的會計信息系統(tǒng)，還要建立、健全會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，并保持對上述系統(tǒng)與內(nèi)控制度的審計和檢查，通過利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，保證會計信息系統(tǒng)安全、可靠、有效和高效地運用。

2.2 企業(yè)財務(wù)信息化是“一把手工程”

企業(yè)財務(wù)信息化的實踐證明，要上線財務(wù)系統(tǒng)，往往會涉及企業(yè)的流程再造、架構(gòu)重組以及人員調(diào)配、資源優(yōu)化等一系列重大企業(yè)管理變革，是一個真正的“一把手工程”，需要協(xié)調(diào)推進。在實施信息化的過程中，管理流程得到優(yōu)化，管理程序有所改進，管理對象細化，管理力度強化，企業(yè)資金、資產(chǎn)實現(xiàn)集中管理和有效監(jiān)控，效益有增長，安全有保障，決策更有據(jù)、更科學(xué)，企業(yè)管理的效率和水平明顯提升，才能真正實現(xiàn)信息化的目標和價值。

2.3 企業(yè)自行開發(fā)適宜自身管理需求的定制軟件

企業(yè)應(yīng)該有的放矢，自行開發(fā)適宜自身管理需求的定制軟件，如筆者所在企業(yè)每年可控費用發(fā)生近億元，企業(yè)也制定了對應(yīng)項目的年度和月度預(yù)算，但并不能做到事前和事中有效控制，都是等到費用已發(fā)生后，才核算出預(yù)算節(jié)約或超支，這就給費用管理帶來很大的困擾，針對這些情況，筆者通過計算機語言，采用B/S架構(gòu)的開發(fā)“費用控制系統(tǒng)”，簡便易用，企業(yè)內(nèi)部各部門無需安裝，只需要通過訪問網(wǎng)站的方式，在報銷前進入系統(tǒng)，將費用項目、用途和金額登記到系統(tǒng)，如超出年度預(yù)算，系統(tǒng)會強制無法登記和打印，也就無法報銷，只能走費用追加流程，有效地實現(xiàn)企業(yè)費用的內(nèi)部計劃、限額控制、年度考核等實用功能，運用系統(tǒng)控制后，每年為企業(yè)降本千萬元以上。

2.4 財務(wù)人員職能轉(zhuǎn)變，從基層簡單勞動中解放出來

會計信息化將財務(wù)從傳統(tǒng)的記賬、算賬這些繁重而簡單的勞動中解放出來，財務(wù)人員更容易對歷史數(shù)據(jù)進行檢索和運用，更簡便從事數(shù)據(jù)比對和整理，更深層次實現(xiàn)財務(wù)分析，更能夠有效發(fā)揮會計的管理控制職能。

作為會計信息化以后的財務(wù)人員，更應(yīng)理性分析電腦導(dǎo)出的數(shù)據(jù)信息，準確判斷合理性，提供高質(zhì)量的會計信息，讓企業(yè)經(jīng)營者和信息使用者能夠正確、及時使用企業(yè)會計信息，從而保證預(yù)測更合理，決策更恰當(dāng)。

2.5 不可一蹴而就，應(yīng)循序漸進

企業(yè)管理從來都不是朝發(fā)夕至、一蹴而就的，在戰(zhàn)略上要強調(diào)快速高效，但在具體操作中還需要循序漸進，久久為功，特別是一些缺少相關(guān)人才和經(jīng)驗的單位，如果一窩蜂地強行上馬，失敗的概率可想而知。

3 結(jié)語

總而言之，實行會計信息化建設(shè)對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展具有重大的影響作用，會計數(shù)據(jù)采集和處理如果實現(xiàn)實時化、動態(tài)化，會計信息的發(fā)布、傳輸和利用也會隨之更迅捷高效，會計信息的使用者也就能夠提高管理決策的及時性和恰當(dāng)性，企業(yè)必須要意識到社會變更對會計工作帶來的影響，脫離傳統(tǒng)工作模式的禁錮，正視企業(yè)會計實行信息化建設(shè)面臨的問題，并找出可行性的解決路徑，以進一步提高企業(yè)的信息化建設(shè)水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展護航。

參考文獻

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