信息化環(huán)境下的房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)管理系統(tǒng)研究

束方圓

摘要：房地產(chǎn)企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的主要力量，其產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)龐大、關(guān)聯(lián)面廣等自身因素決定該行業(yè)管理難度之大。全球信息化的環(huán)境下，房地產(chǎn)企業(yè)面臨改革挑戰(zhàn)，企業(yè)必須從供給端進(jìn)行管理創(chuàng)新，降低生產(chǎn)成本。因此如何做好項(xiàng)目前期招標(biāo)采購(gòu)管理成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要制約因素。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);信息化管理;招標(biāo)采購(gòu)管理系統(tǒng)

房地產(chǎn)企業(yè)的數(shù)據(jù)鏈龐大，需要科學(xué)、精細(xì)化管理各類數(shù)據(jù)。將信息化工具引入房地產(chǎn)企業(yè)的招標(biāo)采購(gòu)流程管理，能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目開發(fā)成本的預(yù)測(cè)、可知和及時(shí)控制，可減少成本支出。同時(shí)信息化管理系統(tǒng)可保證招標(biāo)信息的真實(shí)性及準(zhǔn)確性，一定程度上自動(dòng)過濾了無(wú)用信息，節(jié)約了人力資源和時(shí)間成本。

一、房地產(chǎn)企業(yè)管理的潛在問題

房地產(chǎn)項(xiàng)目耗時(shí)長(zhǎng)，成本高，影響因素多，管理難度大，房地產(chǎn)企業(yè)普遍存在三個(gè)方面的問題：成本管理方面缺乏事先的策劃工作、缺乏對(duì)突發(fā)情況的控制和對(duì)各類經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)[1]。

（一）前期

在項(xiàng)目開發(fā)過程中，前期的投資分析、方案策劃等是風(fēng)險(xiǎn)最大的階段，前期決策對(duì)項(xiàng)目的定位和質(zhì)量有著最直接的影響[2]。但多數(shù)房產(chǎn)企業(yè)輕視了這一問題，沒有做出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那捌诜桨覆邉澓途_的全面預(yù)算分析，企業(yè)管理層的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、資金意識(shí)、戰(zhàn)略高度等不到位。

（二）中期

中期的招標(biāo)采購(gòu)管理直接影響項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、工期進(jìn)度，但多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)在采購(gòu)準(zhǔn)備過程中，沒有提前做好成本預(yù)算、資金分析、工期計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過程中的突發(fā)情況缺少相應(yīng)的處理預(yù)案，可能會(huì)導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)困難或成本超出預(yù)算等問題。

（三）后期

經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)是企業(yè)智慧的累積過程。如果沒有吸取教訓(xùn)，積累經(jīng)驗(yàn)，問題二次出現(xiàn)時(shí)又會(huì)束手無(wú)策，不能高效引導(dǎo)新項(xiàng)目的進(jìn)行。因此，必須對(duì)以往發(fā)生過的問題類型及時(shí)進(jìn)行歸納、整理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，備選應(yīng)對(duì)方案。

二、信息化招標(biāo)采購(gòu)管理系統(tǒng)中的重要功能

（一）成本管理和預(yù)算功能

由于房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)過程中涉及的耗費(fèi)項(xiàng)較多，如：材料費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、場(chǎng)地費(fèi)、人工費(fèi)、其他費(fèi)用等，采用信息化系統(tǒng)能夠?qū)ι鲜鲑M(fèi)用分別按照國(guó)家或省市定額規(guī)范、行業(yè)指導(dǎo)價(jià)、市場(chǎng)價(jià)等對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化的歸納整理，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀及個(gè)性化需求提出備選方案并進(jìn)行SWOT分析、預(yù)算分析，使項(xiàng)目管理人員能夠清晰判斷，擇優(yōu)處理。項(xiàng)目施工招標(biāo)過程中，信息系統(tǒng)可輔助完成工程量清單編制工作。項(xiàng)目完成后，信息化系統(tǒng)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目整體的資金消耗做出總結(jié)分析，對(duì)比投標(biāo)報(bào)價(jià)，使實(shí)際費(fèi)用與招標(biāo)時(shí)的預(yù)算費(fèi)用形成數(shù)據(jù)對(duì)比，做出科學(xué)分析。項(xiàng)目管理人員依據(jù)各類分析報(bào)表，及時(shí)總結(jié)成本管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、評(píng)估和優(yōu)化成本的使用項(xiàng)。

（二）合同管理功能

合同是招標(biāo)文件的重要構(gòu)成部分，標(biāo)準(zhǔn)化的合同對(duì)于招投標(biāo)工作具有指導(dǎo)意義：輔助項(xiàng)目前期的策劃，對(duì)突發(fā)情況的預(yù)測(cè)和控制以及做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。利用信息管理系統(tǒng)，對(duì)比合同的時(shí)機(jī)規(guī)劃與預(yù)測(cè)金額的差值，做出更好的解決方案。完善的信息管理系統(tǒng)應(yīng)保障合同內(nèi)容變更的及時(shí)響應(yīng)。第一時(shí)間獲取到新資訊，分析出合同變更的原因，做出相應(yīng)調(diào)整。信息化的房產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)據(jù)的精確化、文本的標(biāo)準(zhǔn)化、操作的流程化，節(jié)約了時(shí)間成本，有效避免了合同變更不及時(shí)等問題。此外，將合同內(nèi)容透明化，進(jìn)一步增加了系統(tǒng)的真實(shí)性和可用性，也能對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的管理和歸納[3]。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能

由于房地產(chǎn)企業(yè)涉及的內(nèi)容比較廣泛，框架結(jié)構(gòu)大，需要對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)的處理工作。收集房地產(chǎn)行業(yè)的各類信息、及時(shí)發(fā)布招標(biāo)公告、篩選投標(biāo)人資格、優(yōu)選評(píng)審專家等都是數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行的預(yù)處理。大量的采購(gòu)和招標(biāo)信息、資料若采用傳統(tǒng)的人為處理、保管方式，可能會(huì)造成信息的不準(zhǔn)確、資料丟失，更重要的是采購(gòu)過程中存在各類廉政風(fēng)險(xiǎn)。但采用信息化系統(tǒng)后，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)不但能有效避免上述問題，并且保障快捷調(diào)取各類數(shù)據(jù)，提高了采購(gòu)效率。

三、信息化管理下的管理系統(tǒng)

（一）對(duì)數(shù)據(jù)的處理

在信息化時(shí)代下，將網(wǎng)絡(luò)與管理的概念相結(jié)合，重新歸納企業(yè)內(nèi)部的各種資源，可有效提高企業(yè)的招標(biāo)采購(gòu)效率。信息系統(tǒng)必須保證三方面內(nèi)容：第一，必須保持?jǐn)?shù)據(jù)的安全性[4]，數(shù)據(jù)的安全性是對(duì)賬目和資金的最大保障。第二，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和預(yù)處理時(shí)，必須要保證信息來源的準(zhǔn)確性，以免造成信息的疏漏和錯(cuò)誤。第三，要保證數(shù)據(jù)的多樣性，廣泛收集各類數(shù)據(jù)并及時(shí)作出數(shù)據(jù)分析，為管理者決策提供技術(shù)支持。

（二）系統(tǒng)的核心技術(shù)

有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，對(duì)招標(biāo)數(shù)據(jù)的預(yù)估、招標(biāo)過程的推算等一系列步驟，是管理系統(tǒng)最核心的功能。招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)的核心技術(shù)可引用“PDCA循環(huán)”。

PDCA的四個(gè)字母分別代表四個(gè)階段，其中“P”代表“計(jì)劃（plan）”，“D”代表“執(zhí)行（do）”;“C” 代表“檢查（check）”;“A”代表“處理（action）”。其含義是將工作依照計(jì)劃進(jìn)行具體的實(shí)施，檢查實(shí)施情況，如果不成功就進(jìn)入下一循環(huán)。項(xiàng)目是階梯式上升的，循環(huán)的四個(gè)部分周而復(fù)始執(zhí)行，直到成功。

后來PDCA的四個(gè)部分得到延伸。如：計(jì)劃“P”延伸為目標(biāo)goal、實(shí)施計(jì)劃plan和收支預(yù)算budget。執(zhí)行“D”延伸為設(shè)計(jì)方案design、布局信息distribution。檢查“C”延伸為“4c管理”，分別是檢查check、溝通communicate、清理clean和控制control。而處理“A”延伸為行動(dòng)action和引導(dǎo)aim。

（三）技術(shù)應(yīng)用階段

技術(shù)應(yīng)用階段分為計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理四個(gè)階段。

計(jì)劃階段“P”即根據(jù)招標(biāo)人需求，制定招標(biāo)計(jì)劃與方案，其中包括收集相關(guān)信息。主要是將市場(chǎng)調(diào)研、采購(gòu)需求、投標(biāo)資格要求等采購(gòu)信息進(jìn)行整理結(jié)合。做出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，然后制定質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目目標(biāo)，開展市場(chǎng)調(diào)研分析和人員培訓(xùn)等。

執(zhí)行階段“D”即要完成招標(biāo)公告、文件的發(fā)布，投標(biāo)單位報(bào)名，招標(biāo)控制價(jià)發(fā)布、開評(píng)標(biāo)等全過程。本階段是四個(gè)階段中最重要也是耗時(shí)最長(zhǎng)的階段，它根據(jù)“P”階段設(shè)置的計(jì)劃與目標(biāo)等，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)方案進(jìn)行具體的執(zhí)行與實(shí)施，直至確定中標(biāo)人。

檢查階段“C”即要根據(jù)招標(biāo)及采購(gòu)實(shí)施方案，對(duì)招標(biāo)全過程進(jìn)行檢查和監(jiān)視，并反饋結(jié)果。本階段主要對(duì)前兩階段的效果進(jìn)行檢測(cè)。在采購(gòu)與招標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行過程中及完成后，及時(shí)查看并進(jìn)行預(yù)測(cè)是否滿足預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)和效果。

處理階段“A”既要及時(shí)總結(jié)招標(biāo)經(jīng)驗(yàn)，提高采購(gòu)效益。對(duì)于招標(biāo)失敗的項(xiàng)目，提交到下一個(gè)循環(huán)。本階段的重點(diǎn)是對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行處理，做出相應(yīng)的對(duì)策。將成功的標(biāo)準(zhǔn)及方法盡可能歸納到標(biāo)準(zhǔn)中，以提高方案質(zhì)量。對(duì)于方案中未解決的問題則轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)中進(jìn)行解決。

四個(gè)階段不斷循環(huán)，并按照目標(biāo)要求對(duì)項(xiàng)目不斷進(jìn)行改善、提高等操作。

（四）對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)

合格的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，既能夠?qū)v史招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目信息進(jìn)行保存，又能夠在新項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)參考，指導(dǎo)新項(xiàng)目的開展。使用方要定時(shí)測(cè)試服務(wù)器的穩(wěn)定性，定時(shí)檢查服務(wù)器，修復(fù)服務(wù)器的漏洞并更新服務(wù)器系統(tǒng)，以免造成因訪問量過大而服務(wù)器崩潰、癱瘓、宕機(jī)或網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)丟失等問題。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化環(huán)境下的房地產(chǎn)企業(yè)管理系統(tǒng)，在享受到方便、快捷的同時(shí)也存在相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)及弊端。網(wǎng)絡(luò)的傳播速度快，傳播面積廣導(dǎo)致虛假信息層出不窮、信息不完整、重復(fù)率高等問題。要想做好房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)管理系統(tǒng)，要嚴(yán)格把關(guān)信息準(zhǔn)確、真實(shí)性，篩選出完整有效的信息，設(shè)法增加系統(tǒng)的招標(biāo)信息的多樣性，提升項(xiàng)目產(chǎn)品的質(zhì)量和地位，而網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)控制、后臺(tái)管理和維護(hù)也必須加強(qiáng)重視。

參考文獻(xiàn)：

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