石油物資采購標(biāo)準(zhǔn)化管理措施研究

常愛華

摘 要 近年來，工程企業(yè)面對(duì)的市場環(huán)境變化速度加快，以更加精細(xì)化的管理策略來提高企業(yè)日常管理的有效性是企業(yè)從容應(yīng)對(duì)市場變化的有效途徑。本文圍繞石油物資采購標(biāo)準(zhǔn)化管理的議題展開分析探討，從石油物資標(biāo)準(zhǔn)化采購的重要性入手，分析采購管理工作中的問題，提出建議和策略，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞 石油石化 標(biāo)準(zhǔn)化 物資采購 管理

一、引言

在工程企業(yè)經(jīng)營過程中，物資采購管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)營效益具有十分重要的作用，如何處理好石油石化工程項(xiàng)目的工期、質(zhì)量以及成本之間的關(guān)系，發(fā)揮出物資采購管理工作的更多效能，是工程企業(yè)尤為關(guān)注并致力于研究的內(nèi)容。

二、石油物資標(biāo)準(zhǔn)化采購的重要性

如今，我國企業(yè)尤其是能源類企業(yè)已經(jīng)進(jìn)入重要的變革階段，企業(yè)面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。對(duì)石油工程項(xiàng)目管理工作而言，以物資采購管理工作為切入點(diǎn)，通過提高物資采購的標(biāo)準(zhǔn)化程度，能夠進(jìn)一步推動(dòng)工程企業(yè)降本增效。同時(shí)物資采購管理的日益標(biāo)準(zhǔn)化，可以更好地確保工程企業(yè)項(xiàng)目順利建設(shè)和運(yùn)維，同時(shí)能夠?yàn)槠髽I(yè)提供降低成本的建議和實(shí)施路徑，減少物資浪費(fèi)，降低項(xiàng)目成本，推動(dòng)企業(yè)項(xiàng)目管理能力不斷提高。

三、石油企業(yè)物資采購管理中存在的問題

當(dāng)前階段，石油企業(yè)物資采購管理中存在的問題表現(xiàn)如下：

一是物資采購管理工作精細(xì)化程度有待提升。隨著企業(yè)自身規(guī)模的壯大以及工程項(xiàng)目的大型化和工藝的復(fù)雜化，需要采購的物資類別和數(shù)量逐漸增多，采購管理工作內(nèi)容和工作難度隨之增加，而企業(yè)物資采購管理工作仍然在使用一些傳統(tǒng)管理路徑和管理模式，盡管這些管理路徑和模式在過去一段時(shí)期內(nèi)已經(jīng)得到時(shí)間的檢驗(yàn)，并在管理工作中發(fā)揮出了一定的效力，但是時(shí)代在進(jìn)步、企業(yè)在發(fā)展，原有的管理路徑和模式已經(jīng)表現(xiàn)出明顯的管理邊際效應(yīng)，不能很好地適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的改變。比如缺乏明確的物資計(jì)劃管理機(jī)制，項(xiàng)目人員缺乏節(jié)約意識(shí)，造成物資統(tǒng)計(jì)內(nèi)容頻頻改動(dòng)、物資使用浪費(fèi)等現(xiàn)象。這些會(huì)導(dǎo)致物資采購管理工作相對(duì)被動(dòng)，采購成本居高不下。

二是物資采購管理的執(zhí)行力度不夠。隨著物資采購管理工作難度的增加，管理監(jiān)督執(zhí)行方面的問題逐漸凸顯出來。各種采購制度條例和內(nèi)容在落實(shí)到實(shí)際部門或相關(guān)崗位時(shí)，由于各方面因素，實(shí)際工作落實(shí)情況不盡如人意。分析其原因，部分是人為因素造成的，有些是管理制度方面的缺陷造成的，還有些是市場環(huán)境因素造成的，無論是哪種因素造成了最終的結(jié)果，都可歸屬到采購管理工作監(jiān)督落實(shí)執(zhí)行方面的問題，需要引起企業(yè)物資管理部門的重視。

三是全體員工還沒有樹立物資節(jié)約意識(shí)。物資采購工作的一個(gè)重要目的是減少浪費(fèi)、有效控制項(xiàng)目成本。而在石油工程項(xiàng)目中，只有在涉及采購管理或物資管理、財(cái)務(wù)管理等部門的工作事務(wù)時(shí)，才會(huì)考慮成本問題，而項(xiàng)目的生產(chǎn)施工等部門及員工仍然缺乏必要的節(jié)約意識(shí)。這種意識(shí)的缺乏，導(dǎo)致在項(xiàng)目的工程建設(shè)和運(yùn)維過程中存在物資浪費(fèi)的現(xiàn)象，無疑會(huì)增加物資采購的成本。

四是物資采購管理工作的精細(xì)化程度和標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。這一條主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是物資采購管理體制不完善，另一方面是物資采購管理的工作流程不規(guī)范。比如在物資采購管理工作中，存在崗位職責(zé)模糊不清的問題，在遇到具體的責(zé)任問題時(shí)，存在部門或崗位員工相互推諉的現(xiàn)象;在物資的計(jì)劃、申報(bào)或?qū)徟矫嫒狈茖W(xué)高效的制度約束，影響了物資采購管理工作的質(zhì)量;在物資的采購計(jì)劃環(huán)節(jié)、招投標(biāo)環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、領(lǐng)用環(huán)節(jié)以及廢舊物資的回收和利用環(huán)節(jié)，缺乏更加明確詳細(xì)的制度流程。

四、解決石油物資采購標(biāo)準(zhǔn)化管理問題的措施

（一）優(yōu)化物資計(jì)劃管理流程

物資管理部門必須轉(zhuǎn)變物資管理工作理念，將過去的被動(dòng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)出擊的計(jì)劃管理模式。應(yīng)該制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃，以此來有步驟、有秩序地落實(shí)好工程項(xiàng)目的物資采購工作。企業(yè)的物資管理部門和工程業(yè)務(wù)部門應(yīng)攜手打造管理清單，采取逐一擊破的方式，各業(yè)務(wù)部門根據(jù)短中長期的生產(chǎn)施工或經(jīng)營管理計(jì)劃，做好物資采購內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)，然后上報(bào)審核管理部門，符合規(guī)定并審核通過后進(jìn)行物資的正式采購。物資清單必須與任務(wù)或目標(biāo)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)相匹配，要為物資采購留下一定的時(shí)間余度，保證物資計(jì)劃清單有一定的彈性。當(dāng)時(shí)間余度不夠或出現(xiàn)臨時(shí)緊急生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，工程業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)主動(dòng)告知物資計(jì)劃管理部門，提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性，盡量減少計(jì)劃外采購。要遵循物資利用率的最大化原則，避免采購的浪費(fèi)現(xiàn)象，盡量以公司或集團(tuán)為單位進(jìn)行統(tǒng)一集中采購，增加議價(jià)優(yōu)勢(shì)，降低采購成本。

另外，除非特殊情況，如臨時(shí)增加施工工序等情況，應(yīng)盡量避免出現(xiàn)多次統(tǒng)計(jì)采購的現(xiàn)象，以規(guī)避零散采購造成的物資采購成本增加問題以及物資采購工作效率低下問題。在制定匯總采購計(jì)劃的過程中，采購部門要緊密協(xié)同技術(shù)部門，確保采購計(jì)劃更加準(zhǔn)確和完整。通過優(yōu)化計(jì)劃管理的工作流程，建立工程企業(yè)全員參與的全面物資計(jì)劃管理機(jī)制，提高物資采購計(jì)劃執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

（二）升級(jí)物資采購管理系統(tǒng)

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度越來越快，各種物資管理軟件層出不窮。面對(duì)各種各樣的管理軟件，工程企業(yè)既要熟悉了解，又不能生搬硬套，應(yīng)從企業(yè)及工程項(xiàng)目采購管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，選擇適宜的物資采購管理操作系統(tǒng)。管理系統(tǒng)中可包含監(jiān)控預(yù)警模塊，對(duì)物資采購管理工作的完成情況進(jìn)行全程監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)交貨時(shí)間滯后或交貨質(zhì)量異常等問題，并委派專人進(jìn)行跟蹤、處理和反饋。另外，要以物資采購管理系統(tǒng)為基點(diǎn)，加快統(tǒng)管控物資供應(yīng)的全過程，將物資采購管理工作納入工程企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管控工作體系，建立數(shù)據(jù)指標(biāo)系統(tǒng)和風(fēng)險(xiǎn)管控平臺(tái)，對(duì)周、月、季、年等物資管理數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控和分析，提前識(shí)別并預(yù)警物資管理風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)經(jīng)營管理決策的制定提供更可靠的信息支持。

（三）從源頭上抓好供貨商的管理

工程項(xiàng)目的物資采購管理工作，首先要從供貨商這一源頭處抓好質(zhì)量管理。根據(jù)工程企業(yè)制定的供貨商管理制度和辦法，執(zhí)行各項(xiàng)審核和禁入制度條例。要對(duì)供貨商的實(shí)力、技術(shù)專業(yè)度、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、售后服務(wù)、業(yè)內(nèi)誠信度等方面進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研，并對(duì)調(diào)研結(jié)果進(jìn)行全面分析對(duì)比，從眾多供貨商中篩選出符合企業(yè)供貨商管理制度及采購標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)作為入圍的供貨商。在非特殊情況下，工程項(xiàng)目物資采購供貨商應(yīng)從入圍企業(yè)中選出。當(dāng)入圍企業(yè)因自身原因不能按時(shí)或按照標(biāo)準(zhǔn)來供貨時(shí)，可采取第二方案，由物資采購管理部門上報(bào)相關(guān)部門及負(fù)責(zé)人，說明原因，按照既定的工作流程提出申請(qǐng)，得到上級(jí)部門審核批準(zhǔn)后方可確定另外的供貨商。

為了進(jìn)一步確保供貨商能夠提供合乎行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或合同規(guī)定的產(chǎn)品，采取保證金制度，由企業(yè)專門的監(jiān)督部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。在這種情況下，物資供貨商管理流程和機(jī)制能夠較好地保障采購的物資或服務(wù)的質(zhì)量，同時(shí)也能夠有效杜絕企業(yè)內(nèi)部人員的徇私舞弊行為，為企業(yè)成本管控工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有利條件。另外，針對(duì)供貨商的管理，可采用動(dòng)態(tài)調(diào)整的評(píng)價(jià)模式，即建立供貨商的質(zhì)量誠信檔案，及時(shí)收集和記錄供貨商的相關(guān)信息，定期調(diào)整供貨商評(píng)級(jí)，淘汰業(yè)務(wù)落后的供貨商，選出優(yōu)秀的供貨商。必要時(shí)，工程企業(yè)應(yīng)成立專門的供貨商考察小組，組織專業(yè)人員進(jìn)行實(shí)地考察，以得到更加全面可靠的信息，確保工程項(xiàng)目物資采購管理工作質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)物資采購招投標(biāo)管理

物資采購環(huán)節(jié)的另一項(xiàng)重要工作內(nèi)容就是招投標(biāo)管理工作。為了確保工程項(xiàng)目物資采購工作的科學(xué)性和高效性，應(yīng)實(shí)施鏈條式的責(zé)任運(yùn)行機(jī)制，即誰采購、誰負(fù)責(zé)，這樣的形式可以增強(qiáng)物資采購工作人員的責(zé)任心，形成責(zé)任可追溯的工作機(jī)制，有效確保物資采購招投標(biāo)工作保質(zhì)保量完成。嚴(yán)格按照工程企業(yè)的招投標(biāo)管理制度，實(shí)施招標(biāo)的多種競價(jià)或比價(jià)模式，一方面應(yīng)滿足物資采購的質(zhì)量和數(shù)量要求，另一方面要考慮項(xiàng)目的采購成本支出，為企業(yè)爭取更多的經(jīng)濟(jì)效益。

在采購招投標(biāo)環(huán)節(jié)，企業(yè)可以組織多個(gè)部門的員工構(gòu)成專業(yè)招投標(biāo)評(píng)議小組，由企業(yè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長。小組中包含項(xiàng)目各部門員工，如技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、采購部門等。通過組建專業(yè)的招投標(biāo)評(píng)議小組，形成多方協(xié)作的招投標(biāo)評(píng)價(jià)機(jī)制，使采購工作中的招投標(biāo)環(huán)節(jié)更具客觀性和透明性，避免招投標(biāo)環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞。在采購一些數(shù)額較大的物資時(shí)，采購招投標(biāo)環(huán)節(jié)根據(jù)企業(yè)的內(nèi)控管理制度邀請(qǐng)監(jiān)督管理和審核部門人員參與，進(jìn)一步提升物資采購招投標(biāo)工作的透明度和誠信度，為工程項(xiàng)目的安全和質(zhì)量提供重要的保障，同時(shí)推動(dòng)企業(yè)成本管控工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（五）審慎地簽訂物資采購合同

物資采購合同是貫穿物資采購工作的重要資料，其中既有技術(shù)性的內(nèi)容，也有法律性的內(nèi)容，是物資采購工作滿足各生產(chǎn)業(yè)務(wù)部門物資需求的技術(shù)文件參考，同時(shí)也是保護(hù)工程企業(yè)合法權(quán)益的法律文本證據(jù)。如果采用招投標(biāo)的形式，則需要對(duì)投標(biāo)方的資質(zhì)進(jìn)行核查，確保供貨方符合相關(guān)的資格要求。合同中有關(guān)采購物資的技術(shù)性能指標(biāo)或參數(shù)必須經(jīng)過相關(guān)生產(chǎn)部門的再次核對(duì)，確保采購物資的相關(guān)要求與各生產(chǎn)部門的原始統(tǒng)計(jì)資料吻合，也與物資采購計(jì)劃編制內(nèi)容對(duì)應(yīng)。在確定最終供貨方后，結(jié)合采購和供貨雙發(fā)共同的意向擬定采購合同，注意語言的嚴(yán)謹(jǐn)性和內(nèi)容的準(zhǔn)確完整性，同時(shí)還要與財(cái)務(wù)法務(wù)部門協(xié)作，確保物資采購合同能夠起到應(yīng)有的約束和規(guī)范作用，督促物資采購工作在約定的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量地完成。

（六）加強(qiáng)物資的驗(yàn)收入庫工作

物資采購的最后環(huán)節(jié)是物資的質(zhì)量驗(yàn)收和入庫管理。質(zhì)量驗(yàn)收過程中，由各部門有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)和管理人員組成質(zhì)量驗(yàn)收小組，統(tǒng)一對(duì)各批次的物資進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)和性能的檢驗(yàn)，查看物資的性能和指標(biāo)是否滿足國家規(guī)定和合同的要求。在質(zhì)量驗(yàn)收過程中，及時(shí)記錄物資的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息，在完成物資質(zhì)量驗(yàn)收的同時(shí)做好各項(xiàng)物資信息檔案的填寫和完善工作，通過建立物資的檔案數(shù)據(jù)庫，為物資的全周期管理奠定良好的基礎(chǔ)。如果發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量或數(shù)量有誤，由采購部門及時(shí)與供貨商負(fù)責(zé)人聯(lián)系，妥善解決問題，確保企業(yè)的合法利益。對(duì)物資的入庫，采用分類別入庫管理的模式，根據(jù)物資的形態(tài)大小、數(shù)量、使用頻率、管理?xiàng)l件的特殊性、保存的難易度等進(jìn)行合理的分類，然后確定存儲(chǔ)位置、管理技術(shù)和管理方法。為了避免工程物資的浪費(fèi)或無故丟失，除了要做好物資的檔案信息管理之外，還要定期進(jìn)行賬目核對(duì)和物資盤點(diǎn)，確保賬目和物資一致，避免企業(yè)成本流失。

（七）加強(qiáng)施工現(xiàn)場物資管理

工程企業(yè)物資管理的另一個(gè)重要場景和環(huán)節(jié)是施工現(xiàn)場。由于工程項(xiàng)目工藝環(huán)節(jié)多、涉及人員雜，所以有很多不確定性因素，都會(huì)對(duì)物資管理工作造成不利影響。為加強(qiáng)施工現(xiàn)場的物資管理，可采取以下措施：對(duì)進(jìn)入施工現(xiàn)場的物資進(jìn)行現(xiàn)場審核和驗(yàn)收，主要確保質(zhì)量、型號(hào)、類別、數(shù)量;在施工現(xiàn)場指定位置存放物資，實(shí)施領(lǐng)用制度，避免出現(xiàn)隨意拿、隨意放、大材小用的現(xiàn)象，減少物資的浪費(fèi);針對(duì)現(xiàn)場施工過程中的邊角材料或其他廢棄物資，本著廢物利用的原則，以變賣或改造的形式來提高物資的利用效率，進(jìn)一步降低企業(yè)的成本。

（八）提高物資采購管理者的素質(zhì)

物資采購管理工作水平的提升不僅僅需要管理制度的規(guī)范和約束，更需要工作人員具備良好的素質(zhì)。此外，隨著工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)增多、工程施工工藝升級(jí)，物資采購管理者的知識(shí)儲(chǔ)備以及技能素質(zhì)也面臨更高的要求。對(duì)此，工程企業(yè)必須以長遠(yuǎn)的眼光，提高對(duì)物資采購管理隊(duì)伍建設(shè)的重視，加強(qiáng)對(duì)采購工作人員的儲(chǔ)備和培養(yǎng)，通過新理論新技能培訓(xùn)活動(dòng)、崗位競賽活動(dòng)、行業(yè)內(nèi)座談交流活動(dòng)、部門創(chuàng)新探索活動(dòng)等多樣化的教育培訓(xùn)模式，加快提升物資采購管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，盡快打磨出一只優(yōu)秀的物資采購管理隊(duì)伍，為工程企業(yè)當(dāng)前及未來的物資管理工作提供重要的人力資源保障。

五、結(jié)語

物資采購管理事關(guān)工程企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)營的成本，同時(shí)也會(huì)影響企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的順利高效實(shí)現(xiàn)。在新的市場競爭環(huán)境下，物資管理部門及工作人員必須努力提高工程企業(yè)物資采購管理水平，以更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的物資采購管理體制和更加精細(xì)化的管理策略迎接更多的挑戰(zhàn)，如此，企業(yè)才能早日實(shí)現(xiàn)降本增效的發(fā)展目標(biāo)。

（作者單位為中石化石油工程地球物理公司華北分公司）

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