高職院校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

婁倩

【摘要】隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，我國(guó)經(jīng)濟(jì)條件的不斷提升，我國(guó)高職院校為了能夠提升自身的教育管理水平，高職院校必須要對(duì)檔案管理的管理方式和管理理念進(jìn)行變革，檔案管理的質(zhì)量水平能夠直接影響學(xué)生未來(lái)入職工作的穩(wěn)定，會(huì)影響學(xué)生的穩(wěn)定發(fā)展。目前，高職院校面對(duì)檔案管理工作，依舊存在著許多問(wèn)題。本文針對(duì)這些問(wèn)題，深入分析，為如何提高檔案管理水平進(jìn)行了探索。

【關(guān)鍵詞】高職院校;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

高職院校與其他的高等院校有著很大的不同，其中最大的區(qū)別在于對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)方向是不同的，對(duì)高職院校來(lái)說(shuō)，高職院校的教學(xué)目的主要是培養(yǎng)出專業(yè)性的技術(shù)人才。因此，這就需要根據(jù)不同專業(yè)的特點(diǎn)，將理論知識(shí)內(nèi)容與實(shí)踐活動(dòng)相結(jié)合，才能更好地進(jìn)行教學(xué)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)。而對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理的工作就是將學(xué)生的個(gè)人情況進(jìn)行記錄，其中包括了在校情況、專業(yè)技能水平和學(xué)習(xí)與實(shí)踐的情況，這些記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和高效性都會(huì)影響學(xué)生未來(lái)的發(fā)展。

一、目前高職院校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

（一）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視，管理人員普遍素質(zhì)不高。根據(jù)調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，在管理理念方面，我國(guó)許多高職院校在開(kāi)展檔案管理的工作時(shí)，都不太重視這項(xiàng)工作，并且認(rèn)為檔案管理與學(xué)生的畢業(yè)分配和日常管理沒(méi)有直接的影響關(guān)系，檔案管理工作是可有可無(wú)的，無(wú)須認(rèn)真、嚴(yán)格對(duì)待的;在管理人員方面，由于高職院校不重視檔案管理的工作，自然而然的也不重視對(duì)檔案管理人才的選拔和培養(yǎng)，高職院校中嚴(yán)重缺乏專業(yè)性強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的檔案管理人員，檔案管理人員大多是由別的部門(mén)兼職，因此普遍存在著專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力差、綜合素質(zhì)低的問(wèn)題，并且檔案管理部門(mén)還存在著人手不足的問(wèn)題，就職人員也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的專業(yè)管理方法與程序都無(wú)法規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效率地完成，這樣一來(lái)，容易造成檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都出現(xiàn)問(wèn)題，環(huán)環(huán)出錯(cuò)，嚴(yán)重缺乏科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）檔案內(nèi)容的記錄很隨意。在上述中可以了解到，許多高職院校中存在著管理工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題，因此導(dǎo)致學(xué)生檔案的內(nèi)容也不夠嚴(yán)謹(jǐn)。對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行填寫(xiě)時(shí)，抱著隨便的態(tài)度，填寫(xiě)不符實(shí)際的內(nèi)容，檔案采集的人員對(duì)此不夠重視，那么學(xué)生填寫(xiě)時(shí)也會(huì)非常隨意，從而出現(xiàn)了前后內(nèi)容不符的問(wèn)題，例如：年齡和生日的計(jì)算缺乏標(biāo)準(zhǔn)、姓名與曾用名的變動(dòng)混亂、同名同姓記錄混亂等問(wèn)題都會(huì)對(duì)以后的材料整理造成影響，使得檔案會(huì)缺乏真實(shí)性。并且，由于學(xué)生在填寫(xiě)時(shí)比較隨意，如果檔案部門(mén)并沒(méi)有對(duì)此進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，就無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，使得檔案將錯(cuò)就錯(cuò)，無(wú)法反映真實(shí)情況。

（三）檔案的信息不夠詳細(xì)和全面。學(xué)生檔案必須能夠詳細(xì)、全面地反映學(xué)生的實(shí)際情況，要通過(guò)檔案可以對(duì)人的形象進(jìn)行有輪廓的了解，對(duì)學(xué)生的家庭信息、成長(zhǎng)環(huán)境、學(xué)習(xí)情況、思想品德、特長(zhǎng)愛(ài)好等都要有所了解，檔案內(nèi)容要清晰明了，而不是千篇一律的套話。而目前，高職院校對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行管理時(shí)，正存在著這些問(wèn)題，對(duì)特長(zhǎng)和優(yōu)缺點(diǎn)的描寫(xiě)內(nèi)容相似、使用了套話，使得人們看過(guò)檔案也無(wú)法了解學(xué)生的真實(shí)情況，看的一頭霧水。并且在對(duì)檔案材料內(nèi)容進(jìn)行記錄時(shí)，還過(guò)于強(qiáng)調(diào)學(xué)生的政治思想表現(xiàn)，忽視了對(duì)學(xué)生的動(dòng)手能力、技術(shù)水平和創(chuàng)新意識(shí)的反映，從而無(wú)法真實(shí)全面對(duì)學(xué)生的綜合能力進(jìn)行了解，檔案的作用也無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。

二、如何提升高職院校的檔案管理水平

（一）通過(guò)對(duì)檔案法規(guī)進(jìn)行宣傳，來(lái)提升領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，那么領(lǐng)導(dǎo)必須要對(duì)檔案管理的工作重視起來(lái)，還要注重讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，從而有助于強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生的檔案管理意識(shí)，才有助于推動(dòng)檔案管理機(jī)制的建立和完善。高職院?？梢远ㄆ趯?duì)《檔案法》進(jìn)行宣傳，可以通過(guò)舉辦知識(shí)講座，來(lái)促進(jìn)教職工對(duì)檔案管理的重視和學(xué)習(xí)，有助于提升教職工和學(xué)生的法治觀念，增強(qiáng)自身的政治覺(jué)悟，不僅能夠提高對(duì)檔案管理的重視，還能夠從一定程度上提升檔案管理水平。

（二）檔案管理工作人員需要具備良好的道德品質(zhì)和政治素質(zhì)。身為檔案管理人員，要具有良好的道德品質(zhì)和政治素質(zhì)，才能在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、堅(jiān)守原則、遵守制度，才能做到公平公正，嚴(yán)格按照程序辦事。面對(duì)個(gè)人恩怨，也不會(huì)徇私枉法，面對(duì)個(gè)人名利，更加看重自身責(zé)任，在工作中勤懇踏實(shí)、堅(jiān)韌不拔，面對(duì)枯燥乏味、復(fù)雜瑣碎的工作也從不懈怠。作為檔案管理的工作人員，不僅要重視提高自身的思想覺(jué)悟，還要注重對(duì)自身的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行提高，只有擁有了專業(yè)理論知識(shí)，才能對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行熟練的把握，特別在鑒別、整理、分類材料時(shí)，檔案管理的能力能夠直接影響管理的質(zhì)量。并且，檔案管理的工作人員還要擁有社會(huì)實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到實(shí)際的管理工作當(dāng)中，才能及時(shí)有效發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)檔案內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行辨別和篩選。

（三）建立健全檔案管理的相關(guān)制度。在檔案管理的工作當(dāng)中，管理制度是保障工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，想要使檔案工作的開(kāi)展能夠科學(xué)、規(guī)范，就一定要對(duì)檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行完善，使檔案工作的開(kāi)展能夠有章可依。依據(jù)管理制度嚴(yán)格開(kāi)展的檔案管理工作，也能夠更加全面、真實(shí)地反映學(xué)生信息，還能夠有效提升管理工作的效率。例如：可以通過(guò)對(duì)鑒別歸檔的相關(guān)制度進(jìn)行完善，從中明確規(guī)定了鑒別和歸檔的內(nèi)容和要求，工作人員在熟知制度的情況下，能夠更加有效率、系統(tǒng)性的對(duì)檔案進(jìn)行鑒別、整理和查漏補(bǔ)缺。

（四）建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理的水平和質(zhì)量。在當(dāng)前時(shí)代，檔案的管理也要跟上時(shí)代變化的節(jié)奏，檔案管理要朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化和技術(shù)化的方向發(fā)展，并且要樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念，根據(jù)需求，制定出完整的、科學(xué)嚴(yán)密的、符合時(shí)代要求的管理運(yùn)行機(jī)制和管理體系?？梢詫?shí)行電子檔案，通過(guò)數(shù)據(jù)化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，設(shè)計(jì)一個(gè)系統(tǒng)、安全、標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件，將檔案信息輸入到軟件中，能夠方便對(duì)信息進(jìn)行快捷查找和整理。

三、結(jié)論

綜上所述，目前我國(guó)高職院校中對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)，存在著檔案材料整理過(guò)于簡(jiǎn)單，難以真實(shí)地反映出學(xué)生的真實(shí)材料，內(nèi)容存在著造假、不實(shí)的現(xiàn)象，這些問(wèn)題都會(huì)影響未來(lái)學(xué)生的就業(yè)發(fā)展，不利于招聘單位對(duì)學(xué)生進(jìn)行真實(shí)、全面的了解，也在一定程度上阻礙了學(xué)生在未來(lái)工作中充分的發(fā)揮優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)，對(duì)此問(wèn)題，高職院校必須要采取措施進(jìn)行解決，校領(lǐng)導(dǎo)必須要對(duì)檔案管理的相關(guān)工作進(jìn)行重視，提升進(jìn)行檔案管理的工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平，注重管理人員的責(zé)任心培養(yǎng)，對(duì)檔案的相關(guān)管理制度進(jìn)行完善。

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