新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

肖婷

【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)入新時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理在有利的條件下也有了長(zhǎng)足的發(fā)展。檔案管理工作雖說(shuō)與之前相比有所進(jìn)步，但還是有一些問(wèn)題沒(méi)有得到根本解決，導(dǎo)致該項(xiàng)工作發(fā)展還停留在原有階段。解決這一問(wèn)題實(shí)際上并不難，需要我們置于時(shí)代尋找智慧。數(shù)字化管理對(duì)于我們的工作走向未來(lái)具有不可缺少的引領(lǐng)價(jià)值，這也是我們走出困境的有效路徑，具有研究?jī)r(jià)值。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

掌握事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)情是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵?，F(xiàn)階段檔案管理工作存在管理理念和管理手段較落后，缺乏完善的管理制度和創(chuàng)新性這些顯著問(wèn)題，制約了檔案管理的發(fā)展。這些問(wèn)題不會(huì)隨著時(shí)間的推移自行消失，如不及時(shí)解決只會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重。對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析是解決問(wèn)題的前提和基礎(chǔ)，我們應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)事情的本質(zhì)，強(qiáng)調(diào)從能動(dòng)的實(shí)踐出發(fā)進(jìn)行創(chuàng)新路徑的探索。

一、事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)狀

對(duì)檔案管理工作有一個(gè)總體的了解之后從中發(fā)現(xiàn)，檔案管理發(fā)展滯后的原因是沒(méi)有跟進(jìn)社會(huì)發(fā)展腳步，只能算是半只腳踏入了新階段?？傮w來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理工作還未完全擺脫以往觀念、手段和方法，舊有痕跡未完全消失，無(wú)形中起著反向功能，極大地限制了檔案管理工作的優(yōu)化。

（一）缺乏完善的管理制度。制度不完善是我們已經(jīng)了解到的突出問(wèn)題。任何事物都是統(tǒng)一的聯(lián)系網(wǎng)上的一個(gè)網(wǎng)結(jié)，事情有果皆有因，深究根源發(fā)現(xiàn)問(wèn)題出自于領(lǐng)導(dǎo)人員身上。領(lǐng)導(dǎo)人員沒(méi)有面對(duì)具體問(wèn)題，沒(méi)有充分意識(shí)到檔案資源的重要性，甚至還有些人認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)沒(méi)有價(jià)值的工作，即使開(kāi)始進(jìn)行改革工作也只是因?yàn)榭吹搅似渌麊挝坏男袆?dòng)，發(fā)現(xiàn)了其他單位因改革創(chuàng)新呈現(xiàn)了新的格局而想急于改變。但是沒(méi)有對(duì)事情進(jìn)行細(xì)致研究會(huì)導(dǎo)致創(chuàng)新工作具有一定的盲目性和自發(fā)性，因?yàn)槿狈φJ(rèn)識(shí)，改革創(chuàng)新工作過(guò)于片面，將精力和時(shí)間大多投入到不關(guān)鍵地方，從而忽略了改革核心——制度建設(shè)。沒(méi)有很好地完成制度建設(shè)工作，又或者領(lǐng)導(dǎo)人員已經(jīng)意識(shí)到了檔案管理重要性，但是在現(xiàn)實(shí)工作中只是喊口號(hào)，雖然有了制度卻沒(méi)有將工作落于現(xiàn)實(shí)，理論高度和實(shí)踐深度沒(méi)有很好地結(jié)合在一定，這樣看來(lái)問(wèn)題仍然沒(méi)有得到有效解決。

（二）管理工具和管理手段缺乏創(chuàng)新性。新時(shí)期社會(huì)不斷發(fā)展，科技技術(shù)的出現(xiàn)使得各行各業(yè)呈現(xiàn)了新面貌，各大領(lǐng)域積極與現(xiàn)今技術(shù)融合完成智能化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部結(jié)構(gòu)功能上的更新。事業(yè)單位檔案管理工作也呈現(xiàn)了信息化發(fā)展態(tài)勢(shì)，這一現(xiàn)實(shí)情況是可喜的，但就目前形勢(shì)來(lái)看，事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)完全更新的速度過(guò)慢，雖然一些設(shè)備已經(jīng)配置上了，但是在實(shí)施的過(guò)程中仍然沒(méi)有拋棄傳統(tǒng)方式，很少利用有效工具進(jìn)行管理工作，改革難以實(shí)現(xiàn)配套和銜接，出現(xiàn)了脫節(jié)現(xiàn)象。任何良好的結(jié)果都是由一定的努力完成的，如管理手段缺乏創(chuàng)新性，該項(xiàng)工作一直在原地踏步，檔案管理工作就無(wú)法朝著有利的方向發(fā)展。

（三）檔案管理隊(duì)伍不具有先進(jìn)性。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，所以對(duì)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平有一定的要求。長(zhǎng)期以來(lái)事業(yè)單位檔案管理人員專職的很少，大部分為兼職，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，只是掌握了一些能應(yīng)付日常工作的最基本的技能和基礎(chǔ)知識(shí)。面對(duì)當(dāng)前自身素質(zhì)不佳、能力不高的現(xiàn)狀卻無(wú)動(dòng)于衷，不能夠很好地接受和學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理手段，不能夠站在全局的高度觀察和處理問(wèn)題，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案資源利用的重要性，更無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理工作的需求。人員能力的強(qiáng)弱直接關(guān)系到一個(gè)單位的命運(yùn)，在檔案管理工作中人的主觀能動(dòng)性、積極性不高，檔案管理質(zhì)量的提升更無(wú)從談起。

二、新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新的思路

檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化工作之所以重要是因?yàn)樗且环N充分發(fā)揮人的創(chuàng)造性的思維活動(dòng)。為了推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作的開(kāi)展，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視該項(xiàng)工作，對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)的觀察與思考，提出新的思路，為檔案資源的合理運(yùn)用提供相應(yīng)的保障。

（一）創(chuàng)新檔案管理體制。檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)問(wèn)題的突破，體制不完善、不符合實(shí)際情況是最為突出的問(wèn)題，我們要充分意識(shí)到檔案管理工作只有在體制的規(guī)范下才能夠使其有序發(fā)展成為可能?；诖耍覀儜?yīng)當(dāng)堅(jiān)定不移地開(kāi)展體制創(chuàng)新建設(shè)工作，將關(guān)注點(diǎn)放在檔案上，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理為最終目標(biāo)。此外還可以以部門分類管理的二級(jí)管理體制為依托，將此工作具體細(xì)化，明確目標(biāo)，落實(shí)到人。建立檔案室，對(duì)各部門檔案資料統(tǒng)一放置，為了做好區(qū)別，工作避免出現(xiàn)失誤，可以規(guī)劃放置區(qū)域，每個(gè)區(qū)域由專門的人員負(fù)責(zé)。一些檔案例如：人事、財(cái)務(wù)檔案較為重要，不容出現(xiàn)任何差池。為此應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持直接管理原則，檔案管理員日常做好資料采集與建檔工作。

（二）集合全力推動(dòng)制度創(chuàng)新。不符合實(shí)際情況的制度不能被稱之為好制度，我們必須要保證制度與實(shí)際密切統(tǒng)一。以往的制度過(guò)于片面，沒(méi)有約束作用，難以保證檔案管理工作實(shí)效。這就需要檔案管理人員深入單位進(jìn)行情況了解，根據(jù)本單位檔案管理需求，制定出一套新的更加完善合理、合規(guī)、可操作性強(qiáng)的管理制度。制度創(chuàng)新畢竟不是一個(gè)小工作，為了保證制度合理、科學(xué)，可以鼓勵(lì)全單位人員參與到管理制度創(chuàng)新中，每個(gè)人都就此提出意見(jiàn)和看法，最終增強(qiáng)管理制度與單位檔案管理的契合性。新的、更完善的制度制定之后就要著手進(jìn)行貫徹落實(shí)工作，這時(shí)可以對(duì)管理人員的行為加以規(guī)范，確保檔案管理工作呈現(xiàn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展趨勢(shì)。

（三）構(gòu)建信息化檔案管理新模式。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)實(shí)踐出現(xiàn)了新變化，呈現(xiàn)出許多新的發(fā)展特點(diǎn)?！懊髡咭驎r(shí)而變，知者隨世而制”，新時(shí)期事業(yè)單位在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)因時(shí)而變，將構(gòu)建信息化檔案管理新模式作為工作中心，有意識(shí)、有針對(duì)性地運(yùn)用信息技術(shù)，走上數(shù)字化建設(shè)之路。在進(jìn)行信息化檔案模式探索時(shí)可以先吸收和借鑒其他單位的工作經(jīng)驗(yàn)，再結(jié)合自身情況，達(dá)到滿足本單位的個(gè)性化建設(shè)需求?，F(xiàn)代信息技術(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移不斷發(fā)展，為了增強(qiáng)單位的信息化程度應(yīng)當(dāng)投入專項(xiàng)資金完成設(shè)備更新，不斷優(yōu)化檔案信息應(yīng)用平臺(tái)，并定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)。

三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化管理的改進(jìn)對(duì)策

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理需要硬件和軟件的支撐，兩者缺一不可。然而現(xiàn)實(shí)工作中難以保證兩者的統(tǒng)一，檔案管理工作會(huì)出現(xiàn)差池。另外我們都知道事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作還處于起步階段，后期可能會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。為了避免問(wèn)題發(fā)生時(shí)過(guò)于被動(dòng)、避免造成不必要的損失，還需要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理力度。事業(yè)單位可以面向社會(huì)招收高新技術(shù)人員，這些技術(shù)人員蘊(yùn)藏著巨大的智慧和創(chuàng)造力，在必要時(shí)能夠給予專業(yè)性指導(dǎo)和支持。正確認(rèn)識(shí)和運(yùn)用科學(xué)技術(shù)首要的就是有合理的機(jī)制作為保障。信息技術(shù)雖然能夠帶給事業(yè)單位新的變化，但是我們看事物應(yīng)當(dāng)一分為二，在看到有利一面的同時(shí)還要看到不利一面，意識(shí)到數(shù)字化檔案存在安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案中有一些是單位的機(jī)密信息，一旦被盜用后果不堪設(shè)想?，F(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為混亂，文件丟失、盜用防不勝防。因此要進(jìn)行事業(yè)單位檔案安全程度分析，對(duì)一些重要信息進(jìn)行備份或者防盜處理;最后還需要建立防護(hù)墻，提高檔案管理安全程度。日常由專門人員負(fù)責(zé)觀察工作，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施，避免錯(cuò)過(guò)問(wèn)題解決的最佳時(shí)間。

四、結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)每向前推進(jìn)一步，各行各業(yè)就隨之前進(jìn)一步。現(xiàn)代科技將事業(yè)單位帶入了信息時(shí)代，要求事業(yè)單位積極進(jìn)行管理創(chuàng)新，借助先進(jìn)工具完成管理工作。新時(shí)期事業(yè)單位在解決遺留問(wèn)題的基礎(chǔ)上做出新的調(diào)整。事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新涉及對(duì)未來(lái)的認(rèn)識(shí)，這要求我們一方面立足現(xiàn)實(shí)，對(duì)可能性做出全面的分析和預(yù)判;另一方面著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，善于創(chuàng)造發(fā)展條件，促使獲得最佳效果。

【參考文獻(xiàn)】

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