高校數(shù)字化校園建設(shè)與電子檔案管理存在的問題

吳衛(wèi) 倫鳳梅 劉昊瑜

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，使人們已經(jīng)處在了一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，因此，對(duì)高校進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)就顯得十分有必要。而數(shù)字化校園的建立，有利于高校多方面管理的穩(wěn)步提升，不斷提高各部門間的工作效率，并且在高校老師方面，能夠提升老師的教學(xué)質(zhì)量;而在高校學(xué)生這方面，則能夠推動(dòng)學(xué)生學(xué)術(shù)等的研究和創(chuàng)新，從而能夠很好地助力于高校的不斷發(fā)展。然而高校在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)中由于經(jīng)驗(yàn)不足、意識(shí)不夠等原因，還存在諸多問題。本文則是對(duì)高校數(shù)字化校園建設(shè)和電子檔案管理存在的問題進(jìn)行的探討，希望高校能夠看清問題并解決問題，實(shí)現(xiàn)其發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校;數(shù)字化校園建設(shè);電子檔案管理;存在問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日趨成熟，高校也逐漸在教學(xué)、科研和信息管理中運(yùn)用到了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和通信技術(shù)等技術(shù)，從而不斷完善對(duì)數(shù)字化校園的建設(shè)。而又隨著校園數(shù)字化建設(shè)的不斷完善，高校信息化程度也在逐漸加深，而這之中的電子檔案管理很好地提高了高校檔案管理水平。而在高校數(shù)字化校園建設(shè)和電子檔案管理中，由于高校本身部門眾多，人員復(fù)雜，教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等的各種檔案信息量巨大，對(duì)其的建設(shè)和維護(hù)提出了較高的要求，因此，導(dǎo)致高校在數(shù)字化校園建設(shè)和電子檔案管理上存在著不小的壓力。

一 高校數(shù)字化校園建設(shè)存在的問題

現(xiàn)下，大多數(shù)高校都在積極進(jìn)行數(shù)字化校園建設(shè)，但是在它的建設(shè)上由于受到高校自身的發(fā)展限制而存在著或多或少的問題，這些問題可大致分為建設(shè)分工不明、相關(guān)設(shè)備不足和相關(guān)技術(shù)建設(shè)人員不夠這三種。

（一）數(shù)字化校園建設(shè)中分工不明。數(shù)字化校園建設(shè)各大高校已經(jīng)得到了一定程度的建設(shè)，但是在高校建設(shè)過程中往往存在分工不明的情況。學(xué)校在數(shù)字化校園建設(shè)中將大量的工作外包，但是對(duì)于學(xué)校和外包企業(yè)相關(guān)責(zé)任人的對(duì)接上存在極大問題。在外包企相關(guān)責(zé)任人上，學(xué)校能夠得到強(qiáng)大的技術(shù)支持，但是由于相關(guān)人員對(duì)校園情況并不是很熟悉，就會(huì)造成建設(shè)盲區(qū)，以至于最終結(jié)果呈現(xiàn)上出現(xiàn)一定偏差。且在哪個(gè)區(qū)域投放多少人力不清晰，負(fù)責(zé)人來回扯皮耽誤問題解決也耽誤時(shí)間。而在學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人上，一般情況下其都能做好開工和驗(yàn)收監(jiān)管工作，但是在施工建設(shè)中，往往存在監(jiān)管不力的情況。例如在建設(shè)中，往往存在資源調(diào)動(dòng)或暫停情況，但是學(xué)校負(fù)責(zé)人缺乏一定的及時(shí)掌控，從而影響學(xué)校正常的教育教學(xué)。同時(shí)由于學(xué)校存在多個(gè)院系，各院系間的建設(shè)存在各個(gè)細(xì)化管理，而管理人員眾多也導(dǎo)致分工不明，管理混亂的情況。

（二）相關(guān)數(shù)字化設(shè)施不足。高校數(shù)字化校園建設(shè)得到了多方的認(rèn)可和支持，但是總體來說，學(xué)校在數(shù)字化校園建設(shè)這塊缺少足夠的經(jīng)費(fèi)支持。這一點(diǎn)可以從高校設(shè)施采購和使用上體現(xiàn)。而設(shè)備不足就會(huì)造成老師教學(xué)資源緊張，導(dǎo)致其分配不齊，影響學(xué)生接收知識(shí)的效率。例如學(xué)校數(shù)字化圖書館的構(gòu)建上，由于大多數(shù)學(xué)校在設(shè)計(jì)時(shí)并沒有考慮學(xué)校師生具體情況，其平臺(tái)無法承受大量師生同時(shí)涌入，以至于在其使用上必須分時(shí)段進(jìn)行操作。同時(shí)還由于采購人員對(duì)學(xué)校各院系教學(xué)的具體情況出現(xiàn)慣性思維，從而使采購的設(shè)備與實(shí)際需要不符，造成資源浪費(fèi)。例如多媒體教室，體育系和計(jì)算機(jī)系存在本質(zhì)區(qū)別，但是在多媒體教室建設(shè)上，有些學(xué)校卻沒有明確劃分，造成資源利用率不夠或不足兩種極端現(xiàn)象。

（三）數(shù)字化技術(shù)建設(shè)人員不夠。大部分高校在數(shù)字化校園建設(shè)中缺乏一定的本校相關(guān)專業(yè)人員，從而導(dǎo)致整個(gè)數(shù)字化校園在建設(shè)后期的運(yùn)行和維護(hù)上存在一定的隱患。一方面，一些學(xué)校并不是綜合性院校，學(xué)校并沒有相關(guān)專業(yè)的老師和學(xué)生，因此存在技術(shù)扶持上的先天不足，從而在數(shù)字化校園建設(shè)后不能做到及時(shí)、有效的設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)，并且即使有專業(yè)技術(shù)人員，但是大多是遠(yuǎn)離科研前線多年的專職人員，缺乏對(duì)數(shù)字化的敏銳度，很難在前期就做到隱患的有效排除。因此，高校在數(shù)字化技術(shù)建設(shè)人員上儲(chǔ)備不足，造成后期運(yùn)行和維護(hù)存在一定困難。

二 高校電子檔案管理存在的問題

近年來，各大高校也在積極利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自身的管理水平的不斷提升，而隨著電子檔案的建設(shè)，其管理水平也在不斷提升。但是在電子檔案管理中，依舊存在著意識(shí)不夠、管理滯后和安全性不高等問題，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理。

（一）意識(shí)不夠。高校在進(jìn)行數(shù)字化校園的大力建設(shè)，也知道其的作用，但是在一些分支缺乏一定的認(rèn)真態(tài)度，從而使一些門類在建立后卻缺乏有效的管理，從而喪失了其強(qiáng)大作用，形成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。就在電子檔案的管理上，高校領(lǐng)導(dǎo)層缺乏足夠重視，從而使其在管理也存在極大問題，從而使檔案資源不能發(fā)揮其方便、快捷的作用。例如，一個(gè)老師想要抽取自己的教學(xué)檔案，但是由于高校在電子檔案上管理不善，該老師很難在短時(shí)間內(nèi)獲取相關(guān)檔案資料，嚴(yán)重影響其教學(xué)進(jìn)度。

（二）管理滯后。在高校電子檔案管理上還存在管理滯后的問題。高校處于一個(gè)人員密集且流動(dòng)性很強(qiáng)的環(huán)境中，因此在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，往往需要對(duì)其進(jìn)行不斷更新和維護(hù)，以保證其的準(zhǔn)確性。但是面對(duì)信息量巨大的檔案信息，相關(guān)管理人員并不能做好及時(shí)更新和維護(hù)工作，從而使其更新發(fā)展速度跟不上真實(shí)信息變化速度，同時(shí)在相關(guān)人員進(jìn)行信息提取上存在較大時(shí)差，從而使靈活調(diào)動(dòng)跟不上需求需要。例如，學(xué)生想要獲取其在校成績(jī)證明，在經(jīng)過申請(qǐng)、批復(fù)后，還需要等到一定時(shí)間的提取，從而才能實(shí)現(xiàn)信息的獲取，而這對(duì)需要及時(shí)提取信息的學(xué)生來說顯得很不友好。

（三）安全性不高。高校在電子檔案管理上有一定的技術(shù)人員做支撐，但是在日常信息的管理上，也存在著一定的信息安全隱患。首先是檔案信息本身存在的安全隱患，高校電子檔案分為共享性和私密性，在信息共享上，相關(guān)管理人員確實(shí)應(yīng)該做好安全防控，但是缺乏一定的安全意識(shí)，不能有效地排除相關(guān)危害信息，從而使學(xué)生受到思想污染，這是管理人員不可推卸的責(zé)任。而在私密性信息管理上，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，從而不能使相關(guān)信息得到安全管理，時(shí)常出現(xiàn)信息泄露事件，嚴(yán)重影響師生信息安全和學(xué)校聲譽(yù)，同時(shí)在進(jìn)行信息的存儲(chǔ)和提取時(shí)，缺乏必要手段進(jìn)行二次保護(hù)，也容易造成信息外泄。其次是電子檔案存儲(chǔ)的環(huán)境可能存在的安全隱患。由于自然因素或人為因素造成相關(guān)設(shè)備出錯(cuò)的情況也時(shí)有發(fā)生。

三 結(jié)束語

總之，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，高校應(yīng)該積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等高科技技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化校園建設(shè)和電子檔案管理，以使高校的教育教學(xué)和科研水平得到長(zhǎng)足發(fā)展。而在目前高校數(shù)字化建設(shè)和電子檔案管理中主要存在的問題是建設(shè)和管理意識(shí)還不夠，不能有效推進(jìn)相關(guān)工作的開展，其次就是面對(duì)校園整個(gè)群體，不能夠做好其內(nèi)部的有效聯(lián)合和有序管理。因此，高校在進(jìn)行數(shù)字化校園建設(shè)和電子檔案管理時(shí)，需要做好意識(shí)基礎(chǔ)的準(zhǔn)備，大力推進(jìn)其建設(shè)和管理，正面對(duì)待問題并積極解決。從而實(shí)現(xiàn)高校的現(xiàn)代化建設(shè)，推動(dòng)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

【2018年黑龍江省高等院校檔案研究項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：HGDK2018-20）】

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