財政工作中電子檔案數(shù)據(jù)庫如何實現(xiàn)數(shù)字化管理

楊雪菱

【摘要】在節(jié)能環(huán)保理念深入人心的今天，無紙化辦公已經(jīng)成為當前各行業(yè)發(fā)展的重要趨勢。在財政工作中，電子檔案逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，得到越來越廣泛的應用，為財政檔案管理效率的提高發(fā)揮了非常積極的作用。數(shù)字化管理是電子檔案數(shù)據(jù)庫管理的主要手段，如何保證電子檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)字化管理的有效性，是未來檔案工作者必須要思考的問題。本文將針對財政工作中電子檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化管理策略展開探討。

【關鍵詞】財政工作;電子檔案;數(shù)據(jù)庫;數(shù)字化管理

電子檔案數(shù)據(jù)庫建設是檔案信息化發(fā)展的基礎，但建立了電子檔案數(shù)據(jù)庫并不意味著實現(xiàn)了檔案信息化，還需要通過有效的數(shù)字化管理手段，才能夠真正保證電子檔案管理的效率。但從當前電子檔案數(shù)字化管理的實際情況來看，還存在多方面的因素，影響檔案數(shù)字化管理的效果，難以發(fā)揮電子檔案數(shù)據(jù)庫的功能優(yōu)勢。對此，還需要加強對電子檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)字化管理影響因素的把握，針對性地采取措施，保證數(shù)字化管理的價值發(fā)揮，促進檔案管理工作的信息化發(fā)展水平。

一、加強檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化管理的意義

（一）提高財政檔案管理工作的開展效率。檔案管理工作過程中需要處理大量的檔案信息，財政檔案的管理尤是如此。財政檔案所需要處理的信息量巨大，在傳統(tǒng)的人力管理模式下，處理大量的紙質(zhì)檔案，不僅會給工作人員帶來巨大的工作壓力，也難以保證檔案管理效率，尤其是檔案信息的調(diào)取、核查方面，往往需要工作人員耗費大量的時間和精力?；陔娮訖n案數(shù)據(jù)庫建設的數(shù)字化管理手段應用，能夠幫助檔案管理人員高效開展工作。電子檔案主要是將原本記錄在紙質(zhì)載體上的財政檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，并整合存儲到電子數(shù)據(jù)庫中，其管理工作則是通過計算機設備及信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)的，在檔案管理上，不再完全依靠人工進行數(shù)據(jù)記錄、整理、核查、調(diào)取，而是能夠借助信息化系統(tǒng)的功能發(fā)揮，實現(xiàn)自動化的檔案數(shù)據(jù)處理，進而大大提高檔案管理的工作效率。

（二）增強檔案資源的共享化水平及利用效率。傳統(tǒng)檔案管理模式下，對財政檔案的共享和利用相對較為繁瑣，檔案使用時需要工作人員從檔案庫中找到相應檔案，具體信息的檢索也需要人工逐條查找，同時還面臨使用者將檔案丟失或損壞所帶來的風險，這些都限制了檔案的共享化水平和利用效率。數(shù)字化管理手段的應用，可以發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的功能優(yōu)勢，在檔案使用時，只需要輸入基本的檔案信息或檢索條件，就能夠快速實現(xiàn)檔案的調(diào)取，對特定信息的查找也非常便捷，在檔案共享時，只需要將電子檔案拷貝后通過網(wǎng)絡渠道傳輸給使用者即可，傳輸效率高，且不用擔心檔案在使用過程中丟失所造成的損失，這些都為財政檔案的共享和利用提供了便利。

（三）降低財政檔案管理工作開展的成本。財政檔案管理工作開展的主要成本包括檔案制作成本、檔案保存和管理成本、人工成本等，傳統(tǒng)檔案管理模式下，財政檔案的制作需要消耗大量的紙張資源，且由于財政檔案數(shù)量龐大，對于存儲空間有著較高需求，為避免紙質(zhì)檔案受潮、受蟲蛀、受火災損毀，還需要使用一系列專門的設備設施對檔案的安全性加以保障，并投入足夠的人力資源，整體來看檔案管理成本較高。數(shù)字化管理手段的應用，能夠減少紙質(zhì)材料的消耗，降低了檔案制作的成本，節(jié)約了資源。而在檔案管理過程中，由于電子檔案占用的物理存儲空間較小，且數(shù)據(jù)保存方便，這樣就能夠降低對檔案庫建設的成本投入要求。加之，信息化管理本身具有的智能化、便捷化優(yōu)勢，只需要較少的人力資源投入就能夠達到有效管理的目標，這也大大降低了對人力成本的需求。

二、制約電子檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)字化管理的因素

（一）專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人才數(shù)量缺乏。電子檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化管理在管理方法和工作要點上與傳統(tǒng)檔案管理模式有很大差別，其對于管理人員的專業(yè)化水平也有較高的要求。但目前一些單位的財政檔案管理工作中，雖然建立了電子檔案數(shù)據(jù)庫，但在專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人才的配置上卻十分不足。現(xiàn)有檔案管理工作人員大多只能對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行簡單的操作，管理的數(shù)字化水平較低，僅停留在基礎層次，數(shù)字化管理的效率性、便捷性并沒有得到充分體現(xiàn)。專業(yè)人才的缺乏很大程度上限制了財政檔案數(shù)字化管理的效果。

（二）缺少完善的信息安全威脅防控體系。網(wǎng)絡信息安全是當前全世界共同面臨的重要挑戰(zhàn)，網(wǎng)絡病毒、黑客攻擊等都可能導致重要的檔案信息泄露、丟失，或遭到惡意篡改，對于財政檔案管理工作而言，這些問題都可能造成嚴重后果。目前很多單位在財政電子檔案數(shù)據(jù)庫應用過程中，并沒有建立起完善的信息安全威脅防控體系，檔案管理人員信息安全意識薄弱，在數(shù)據(jù)庫使用和管理系統(tǒng)操作過程中，存在不規(guī)范操作行為，管理部門對于財政電子檔案數(shù)據(jù)庫配套的網(wǎng)絡防火墻、殺毒系統(tǒng)更新升級不及時，這些都將增加檔案數(shù)字化管理的安全隱患。

（三）對電子檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與維護滯后。電子檔案數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定運行還需要通過有效的維護來保證，而隨著檔案數(shù)據(jù)量的不斷增加，以及財政管理需求的不斷變化，對電子檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)升級是非常必要的。但當前一些單位在財政電子檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化管理過程中，并不注重對數(shù)據(jù)庫的開發(fā)升級和維護管理，所使用的電子檔案數(shù)據(jù)庫在系統(tǒng)功能上已經(jīng)不能夠滿足檔案管理工作發(fā)展的需求。在對電子數(shù)據(jù)庫的維護上，由于缺少專業(yè)人才，在數(shù)據(jù)庫軟硬件維護技術(shù)能力上較為薄弱，系統(tǒng)故障的排除效率也較低，難以保證電子檔案數(shù)據(jù)庫運行的整體穩(wěn)定性。

三、實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)字化管理目標的策略

（一）加強專業(yè)檔案數(shù)字化管理人才培養(yǎng)。財政工作中電子檔案數(shù)據(jù)庫的應用已經(jīng)成為必然趨勢，因此，加強專業(yè)檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)也就顯得尤為重要。在實際的管理工作中，一方面，單位應當從高校及社會范圍內(nèi)，加強對掌握數(shù)字化管理知識與技術(shù)的檔案專業(yè)人才的引進，借助這些人才的專業(yè)能力，更有效地開展數(shù)字化管理工作，保證電子檔案數(shù)據(jù)庫強大功能的發(fā)揮;另一方面，單位還應加強對現(xiàn)有檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，既要培養(yǎng)他們數(shù)字化管理的能力，也要讓他們對財政工作的要點有所了解，提高他們對財政信息真實性、完整性的辨別能力，從而準確判斷檔案信息失真、丟失等問題，為財政電子檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化管理提供有力的人才保障。

（二）建立完善的電子檔案信息安全管理機制。在財政電子檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化管理過程中，還需要建立完善的電子檔案信息安全管理機制，全面保證財政檔案信息的真實、完整、安全。一方面，要制定電子檔案數(shù)據(jù)庫安全管理制度，明確電子檔案數(shù)據(jù)庫使用中安全操作的規(guī)范，并根據(jù)操作人員的級別設置相應的數(shù)據(jù)庫使用權(quán)限，通過個人登錄密鑰和權(quán)限控制，來確保每一項操作都能追溯到具體責任人，為電子檔案數(shù)據(jù)失真、丟失、篡改等問題的追責提供依據(jù);另一方面，還要加強對網(wǎng)絡攻擊防控體系的構(gòu)建，定期對網(wǎng)絡防火墻、殺毒系統(tǒng)進行升級，并加強對工作人員的信息安全教育，提升工作人員的信息安全意識與信息安全防控能力，為數(shù)字化管理的實施提供安全保障。

（三）加強電子檔案數(shù)據(jù)庫功能開發(fā)與維護管理。財政電子檔案數(shù)據(jù)庫的長期穩(wěn)定運行，還需要依靠適時的功能開發(fā)與維護管理來予以保障。因此，在數(shù)字化管理的過程中，相關單位必須要結(jié)合自身財政檔案管理的實際需要，以及未來的發(fā)展趨勢，加強對電子檔案數(shù)據(jù)庫的功能開發(fā)，提高電子檔案數(shù)據(jù)庫功能的完善化與智能化水平，確保滿足檔案管理、使用的實際需要。同時，對于電子檔案數(shù)據(jù)庫還需要做好定期的軟硬件維護，制定好完善的維護計劃，對于軟硬件系統(tǒng)中存在或可能存在的問題，及時采取措施處理，排除可能導致系統(tǒng)故障的各類隱患，確保數(shù)據(jù)庫運行的穩(wěn)定性與可靠性，以保證數(shù)字化管理的有效實施。

【參考文獻】

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