電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)和電子檔案并行管理可行性探究

謝絢

【摘要】電子檔案作為21世紀(jì)數(shù)字化時代進(jìn)步和發(fā)展的產(chǎn)物，尤其是在我國電力設(shè)計企業(yè)中以它自身獨(dú)有的特性占據(jù)著非常重要的位置，間接對電力設(shè)計企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式造成了一定的沖擊和影響。因此，在電力設(shè)計企業(yè)的檔案管理過程中，如何從根本上實現(xiàn)二者之間的并行管理是現(xiàn)階段檔案管理工作開展的重要內(nèi)容，對企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著良好的幫助。

【關(guān)鍵詞】電力設(shè)計企業(yè);紙質(zhì)檔案;電子檔案;并行管理

自從進(jìn)入21世紀(jì)以來，當(dāng)前社會信息技術(shù)迅猛發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步間接為電力設(shè)計企業(yè)的檔案管理工作創(chuàng)造了更多的發(fā)展空間，提供了良好的發(fā)展機(jī)會，電力檔案作為數(shù)字化時代的產(chǎn)物，其高效的發(fā)展速度是時代進(jìn)步的重要體現(xiàn)。但是，電子檔案的興起也在一定程度上沖擊了我國電力設(shè)計企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，對紙質(zhì)檔案有一定的影響。因此，在對新興的電子檔案管理模式進(jìn)行普及和使用的過程中，企業(yè)不能完全摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中的一些管理理念和優(yōu)秀特征，電力設(shè)計企業(yè)的檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理模式的同時，要將紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，從而有效實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的并行管理。

一、電力設(shè)計企業(yè)檔案管理的概念界定

在我國現(xiàn)階段的電力設(shè)計企業(yè)檔案管理工作中，就其基本性質(zhì)和主要作用來說，檔案管理是一項管理性的、服務(wù)性的以及政治性的工作，主要是一種檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，其管理對象是檔案，而服務(wù)對象則是檔案利用者。因此，電力設(shè)計企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，相關(guān)的負(fù)責(zé)人員主要是為了解決檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大等狀況與社會及企業(yè)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指之間的矛盾，只有這樣才能夠有效促進(jìn)電力設(shè)計企業(yè)檔案管理工作的順利實施和穩(wěn)定發(fā)展。

二、電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案的特性比較。1.穩(wěn)定性。在電力設(shè)計企業(yè)的檔案管理過程中，穩(wěn)定性作為檔案管理工作開展的重要原則，對保障企業(yè)檔案的安全穩(wěn)定有著重要的意義。紙質(zhì)檔案作為一種以紙張為載體的檔案類型，由于中國的造紙技術(shù)博大精深、源遠(yuǎn)流長，因此在紙質(zhì)檔案的保存方面也有著非常豐富的經(jīng)驗。因為紙張的耐久性能較高，以及各種防老化、防潮、防蟲和防洇技術(shù)的應(yīng)用，從根本上提高了紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性能，這是電子檔案無法比擬的特性和優(yōu)勢。電子檔案作為一種虛擬檔案，其主要以磁盤、磁帶以及光盤等硬件設(shè)施為存儲載體，因此這就對其在現(xiàn)代化的科技發(fā)展背景下的穩(wěn)定性能造成了一定的影響。因此，電力設(shè)計企業(yè)的紙質(zhì)檔案相較于電力檔案來講其穩(wěn)定性能較強(qiáng)，比電子檔案更加安全。2.憑證性。憑證性作為法律地位的一種重要體現(xiàn)，電力設(shè)計企業(yè)的紙質(zhì)檔案相較于電子檔案來說其平整性和法律效力更強(qiáng)。因為紙質(zhì)檔案是以紙張的形式存在和保留的，在此過程中其手寫原件和原始憑證能夠得到完好的保存，可信度較高且被篡改的可能性較小，比起電子檔案來，不會擔(dān)心信息數(shù)據(jù)被竊取或者是中病毒等影響其安全性能。電子檔案作為一種通過數(shù)字證書和電子印章等先進(jìn)技術(shù)來保證檔案的不可抵賴性和其憑證價值的檔案形式，其憑證性能在一定意義上無法得到良好的保障，主要的原因則是因為電子檔案是一種虛擬的檔案，沒有實質(zhì)性的文件憑證和稿本特征，因此就導(dǎo)致在利用的過程中存在著一定的局限性，以至于在根本上制約著其法律憑證作用的發(fā)揮。3.安全性。在我國現(xiàn)階段電力設(shè)計企業(yè)檔案管理的過程中，由于受到歷史因素的影響，紙質(zhì)檔案管理形式發(fā)展時間悠久，因此其管理水平和保存技術(shù)也較為成熟，這就使得其安全性能較高，并且因為紙質(zhì)檔案的存儲載體和數(shù)據(jù)信息是一體的，因此在保存的過程中只要對其存儲載體進(jìn)行良好的保護(hù)，檔案的安全性能就能夠得到有力地保障。但是電子檔案相比于紙質(zhì)檔案而言，由于其數(shù)據(jù)信息是通過網(wǎng)絡(luò)形式來支撐的，具有一定的動態(tài)性，因此其信息與載體之間的可分離性在為檔案信息數(shù)據(jù)提供便利修改和靈活管理的同時，也在一定程度上增加了較多的安全隱患，使得電子檔案因為其自身易復(fù)制、易修改和易刪除的特點而降低了安全性。

（二）電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的方法比較。1.管理方式。在電力設(shè)計企業(yè)的檔案管理過程中，電子檔案和紙質(zhì)檔案作為企業(yè)數(shù)據(jù)信息的主要存在形式，其在管理方式上的區(qū)別主要取決于存儲載體的不同。電子檔案的存儲載體主要是磁帶、光盤和磁盤等硬件設(shè)施，因此在對其進(jìn)行管理保存時，相關(guān)的工作人員首先要明確影響管理和保存質(zhì)量的各種因素，例如：溫濕度、灰塵顆粒污染、強(qiáng)磁場及有害氣體等，從而針對這些影響因素選擇不同材質(zhì)及類型的存放裝具，對其進(jìn)行完好無損的管理和保存。2.利用途徑。就電子檔案和紙質(zhì)檔案的信息利用途徑相比較，電子檔案作為一種非文本性的檔案形式，對于它的形成、封裝、傳輸、整理、歸檔、保管和利用都是在計算機(jī)上完成的，因此其利用途徑較為簡單便捷，具體表現(xiàn)為檔案利用人員在查看檔案的過程中可以有效利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來對電子文件進(jìn)行瀏覽和查看，由于網(wǎng)絡(luò)信息是共享的，所以利用者在不查找檔案原件信息的前提下就能直接找到所需要的文件信息，在時間和空間上不受限制。而紙質(zhì)檔案由于其在一定的載體上記錄和歸檔，因此在其利用的過程中較為復(fù)雜和繁瑣，并且利用人員還會受到時間和空間距離的影響，其利用成本較高，信息的共享性得不到有效提升。3.存儲空間。在存儲空間的比較上，紙質(zhì)檔案相較于電子檔案來說，其信息容量較小且占用的存儲空間較大，而且隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，也在一定程度上增加了其紙質(zhì)檔案的數(shù)量，在一定程度上增加了電力設(shè)計企業(yè)檔案管理工作的任務(wù)量和任務(wù)難度。然而電子檔案在管理和保存的過程中就沒有紙質(zhì)檔案的這些問題，因為電子檔案的存儲載體是計算機(jī)硬盤，因此其不僅信息存儲容量大，所占用的存儲空間也較小，這在一定程度上降低了電力設(shè)計企業(yè)的檔案存儲和管理的成本及費(fèi)用，對于企業(yè)的檔案管理工作有著良好的幫助。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的并行管理

俗話說：“尺有所長、寸有所短”，隨著現(xiàn)代化社會的不斷發(fā)展，自動化辦公、無紙化文件等事物的出現(xiàn)，從一定程度上促使電力設(shè)計企業(yè)的檔案管理模式發(fā)生了很大的變化，電子檔案作為檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)的檔案管理部門一定要從根本上重視電子檔案的價值和作用，同時也要對紙質(zhì)檔案的管理模式進(jìn)行有效創(chuàng)新和優(yōu)化，以此來從根本上實現(xiàn)二者的并向管理和共同發(fā)展。

就我國當(dāng)前的電力設(shè)計企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀而言，紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理都以其自身的優(yōu)勢和特性而存在于企業(yè)檔案管理工作的開展過程中，由于受到歷史因素的長期影響，我國當(dāng)前的企業(yè)檔案文獻(xiàn)資料仍然是以紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行管理和保存，并且此種保存方式還會在很長一段時間存在于檔案管理工作的開展過程中。所以在現(xiàn)階段的檔案管理事業(yè)發(fā)展過程中，電子檔案和紙質(zhì)檔案的并行管理模式將會是我國電力設(shè)計企業(yè)檔案管理工作的主要應(yīng)用模式，雖然其二者之間各有特性和獨(dú)立存在的價值，但是實現(xiàn)其統(tǒng)一性對當(dāng)前的檔案管理工作有著積極的幫助，正是因為電子檔案和紙質(zhì)檔案二者之間相輔相成和優(yōu)勢互補(bǔ)的關(guān)系，所以更要將并行管理模式廣泛地應(yīng)用到實際的管理過程中，從而在促進(jìn)我國傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理得以傳承和繼續(xù)發(fā)展的同時，也為我國檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

四、結(jié)語

總而言之，在信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，作為21世紀(jì)信息化時代發(fā)展下的社會主義接班人，在具體的檔案管理過程中一定要對紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)勢有足夠的認(rèn)識，從而在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上有效應(yīng)用電子檔案管理模式，并且從一定程度上實現(xiàn)二者的并行管理，以此促進(jìn)電力設(shè)計企業(yè)電子檔案管理和紙質(zhì)檔管理共同發(fā)展。

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