公安機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案的保存與方法研究

馬木生

【摘要】公安檔案作為一種原始憑證，客觀記錄著公安機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，具有較高的保存價(jià)值。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案具有原始性、合法性以及完整性的特點(diǎn)，在公安管理工作中具有不可忽視的重要地位。但是紙質(zhì)檔案耐久性較差，必須要積極引入管理新思路，才能發(fā)揮紙質(zhì)檔案的作用，更好服務(wù)于公安工作?；诖?，本文立足公安機(jī)關(guān)，以紙質(zhì)檔案管理的重要性為切入點(diǎn)，分析了影響公安紙質(zhì)檔案耐久性的因素，并提出了具體的保存策略，以期能夠提高公安機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案管理效能。

【關(guān)鍵詞】公安機(jī)關(guān);紙質(zhì)檔案;保存方法

隨著公安機(jī)關(guān)體制改革的不斷深入，相關(guān)工作逐漸形成規(guī)范的管理體系，在紙質(zhì)檔案管理工作中各種先進(jìn)技術(shù)被應(yīng)用，因此也就衍生出了一些特殊形式的檔案載體，如：光盤、多媒體數(shù)據(jù)等，紙質(zhì)檔案與這些檔案載體相比，更具便捷性與直觀性，在實(shí)際應(yīng)用和保存過(guò)程中表現(xiàn)出易閱讀、易存儲(chǔ)的特征，其自身所具備的穩(wěn)定性是電子檔案在短期內(nèi)無(wú)法比擬的。

當(dāng)前，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，公安機(jī)關(guān)也正積極探索電子檔案管理模式，并在機(jī)關(guān)全業(yè)務(wù)工作中實(shí)施信息化管理，與之相比，紙質(zhì)檔案管理模式的探索卻并沒(méi)有取得多大的成效，一直停滯不前，鮮有課題對(duì)其進(jìn)行研究。究其根本，還是因?yàn)槭軙r(shí)代發(fā)展的影響，人們忽略了紙質(zhì)檔案的重要性，僅僅將紙質(zhì)檔案作為日常資料收集，缺少具有實(shí)踐性和探索性的研究，嚴(yán)重阻礙了公安機(jī)關(guān)檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升。因此，在當(dāng)下各領(lǐng)域檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程加快的過(guò)程中，如何加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存與管理是極為有必要的，應(yīng)當(dāng)引起高度重視。

一、公安機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案管理的重要性

（一）紙質(zhì)檔案與日常工作之間具有較強(qiáng)協(xié)調(diào)性。伴隨著無(wú)紙化辦公模式在各行各業(yè)中的大力應(yīng)用以及現(xiàn)代信息技術(shù)的普及，公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程日漸加快，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的飛速發(fā)展后，在實(shí)際工作中表現(xiàn)出一定的優(yōu)勢(shì)，但是對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，這一模式屬于新興事物，給人們熟悉的操作模式帶來(lái)了較強(qiáng)沖擊，使得檔案信息管理與日常工作之間產(chǎn)生協(xié)調(diào)沖突。因此，在當(dāng)下電子檔案全面普及的背景下，紙質(zhì)檔案在公安機(jī)關(guān)所占比重依舊較大。

（二）紙質(zhì)檔案本身具有法律效應(yīng)。通常情況下，不論是何種類型的文件，需要在簽字蓋章后方才生效，當(dāng)前對(duì)電子文件管理并不規(guī)范，體系還不完善，從法律層面來(lái)看，對(duì)電子文件的認(rèn)可度不高，法律效力被弱化，單純依靠電子文件辦理事務(wù)，目前還難以實(shí)現(xiàn)。比如，在公安機(jī)關(guān)舉證工作中，向法庭提交文件往往都是紙質(zhì)檔案形式。再加之電子文件不可能在任何環(huán)境下都能進(jìn)行閱讀，當(dāng)出現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，能否修復(fù)、何時(shí)能修復(fù)等，都使得其具有不穩(wěn)定性，會(huì)嚴(yán)重影響相關(guān)工作的正常開展;而紙質(zhì)檔案則可以在任何場(chǎng)所，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制進(jìn)行查閱，非常便捷。

（三）紙質(zhì)檔案具有低成本性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)載體具有相對(duì)穩(wěn)定的化學(xué)性質(zhì)，只要做好損害預(yù)防措施，在適當(dāng)?shù)臏囟?、濕度環(huán)境中，加強(qiáng)灰塵清除，落實(shí)防霉、防蛀工作，便可長(zhǎng)期保存。同時(shí)，紙質(zhì)檔案管理只涉及紙張、檔案柜、文件袋等低成本事物，對(duì)環(huán)境、科技的要求不大，管理成本比電子檔案更低。而電子檔案需要使用計(jì)算機(jī)、硬盤、軟盤、互聯(lián)網(wǎng)等，對(duì)載體溫度、濕度、信息技術(shù)的需求較高，而且這些設(shè)備的采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用以及維護(hù)費(fèi)用，都需要消耗大量的人力、物力，并且對(duì)安全性能要求較高，管理成本也就相對(duì)提升。

二、影響公安紙質(zhì)檔案耐久性的因素分析

（一）內(nèi)部影響因素。植物纖維是紙張制作的核心原料，其成分通常是以纖維素、半纖維素以及木素為主，同時(shí)還含有極少量的樹脂、灰分等成分。從結(jié)構(gòu)層面來(lái)看，纖維素屬于用氧橋連接的葡萄糖基長(zhǎng)鏈結(jié)構(gòu)，具有易水解、氧化的特點(diǎn);半纖維素吸水后易膨脹，易水解;木素在發(fā)生水解后，其產(chǎn)物糖類極易受昆蟲、霉菌的侵襲?？梢姡瑥募堎|(zhì)檔案內(nèi)在影響因素來(lái)看，其成分是造成紙質(zhì)檔案耐久性降低、出現(xiàn)紙張變脆、霉變的主要內(nèi)因。

（二）外在影響因素。1.溫度。溫度過(guò)高極易令紙張變得干燥、耐久度降低;溫度過(guò)低，則會(huì)使得紙質(zhì)檔案的紙張水分遭受冰凍，從而減弱紙張的纖維強(qiáng)度，導(dǎo)致內(nèi)部結(jié)構(gòu)被破壞，大大降低檔案紙張抗折、抗拉、抗裂的力學(xué)性能，進(jìn)一步縮短紙質(zhì)檔案的使用年限。2.環(huán)境濕度。當(dāng)紙質(zhì)檔案保存環(huán)境的濕度增加時(shí)，其吸濕性隨之增強(qiáng)，在此過(guò)程中會(huì)加強(qiáng)對(duì)環(huán)境中有害氣體，尤其是酸性有害氣體的吸收，從而間接導(dǎo)致紙張?jiān)馐軗p壞。當(dāng)所保存的環(huán)境濕度超過(guò)65%時(shí)，不僅會(huì)加速降低紙張的強(qiáng)度，還會(huì)使得紙質(zhì)檔案中的有機(jī)染料字跡出現(xiàn)褪色。與此同時(shí)，當(dāng)紙質(zhì)檔案保存環(huán)境中的濕度較高時(shí)，為各種微生物的繁殖與生長(zhǎng)提供了有利條件，加速了對(duì)紙質(zhì)檔案的侵害。當(dāng)環(huán)境濕度較低時(shí)，檔案紙張中的水分就會(huì)蒸發(fā)，其含水量達(dá)不到正常水平，紙張內(nèi)部結(jié)構(gòu)同樣會(huì)受到破壞，進(jìn)而使得紙張變硬、變脆，其物理強(qiáng)度隨濕度降低而下降。3.污染物。酸性物質(zhì)二氧化硫容易與水作用產(chǎn)生酸，當(dāng)所生成的酸進(jìn)入到紙質(zhì)檔案所保存的環(huán)境中時(shí)，就會(huì)與紙張中的水分、空氣中的水蒸氣發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，導(dǎo)致紙質(zhì)纖維中的纖維素與半纖維素發(fā)生酸性降解，使得紙張強(qiáng)度下降并出現(xiàn)脆化。同時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)檔案中酸穩(wěn)定性較差的字跡，還極易發(fā)生褪色、變色的可能，嚴(yán)重影響紙質(zhì)檔案的使用年限和保存壽命。一些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案表面，長(zhǎng)期沉積有各種灰塵和粉塵，同樣會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成機(jī)械性磨損，嚴(yán)重時(shí)還可能致使檔案表面字跡剝落。此外，由于灰塵和粉塵的成分相對(duì)復(fù)雜，若檔案紙張受潮，其成分中的酸堿鹽會(huì)使得紙張出現(xiàn)水解，進(jìn)而產(chǎn)生一些具有粘性的物質(zhì)，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)生粘連。4.光輻射。紅外光波長(zhǎng)較長(zhǎng)，屬于熱輻射范疇，當(dāng)紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間遭受輻照時(shí)，其表面溫度會(huì)隨著時(shí)間推移而急劇上升，紙張中的水分因蒸發(fā)而出現(xiàn)內(nèi)應(yīng)力，時(shí)間一久極易出現(xiàn)起翹、斷裂等情況。因此，在紙質(zhì)檔案存放時(shí)，要避免熱光源直接照射檔案。同時(shí)，紫外線因能量較高，對(duì)紙質(zhì)檔案的危害也極大，長(zhǎng)期照射會(huì)使得紙張發(fā)生光降解反應(yīng)，破壞紙張纖維素中的分子鍵，進(jìn)而使得纖維強(qiáng)度降低，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案脆化。5.有害生物。從成分來(lái)看，紙質(zhì)檔案屬于多糖類有機(jī)物，其中含有多種纖維素和蛋白質(zhì)，這些都為害蟲、霉菌提供了良好的生長(zhǎng)養(yǎng)料。當(dāng)儲(chǔ)存環(huán)境中的溫度和濕度達(dá)到害蟲和微生物的生長(zhǎng)條件時(shí)，就極易出現(xiàn)蟲蛀、霉菌、開線等情況。尤其是害蟲生命力頑強(qiáng)，在不利環(huán)境下可以長(zhǎng)期生存，是紙質(zhì)檔案保護(hù)的重要影響因素。

三、公安機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案保護(hù)措施

（一）加大對(duì)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)施的投入。公安機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案關(guān)系重大，很多檔案具有較高的參考價(jià)值，因此應(yīng)當(dāng)選擇光線好、空氣流通、防潮防曬的位置作為紙質(zhì)檔案庫(kù)房，同時(shí)要遠(yuǎn)離危險(xiǎn)物品，從根源上切斷二氧化碳、灰塵、光輻射、溫濕等對(duì)紙質(zhì)檔案的損害，事先做好檔案庫(kù)房本身的防潮、防火、排水工作。溫濕度是影響紙質(zhì)檔案保存期限和使用壽命的重要因素之一，必須要做好檔案庫(kù)房溫濕度的調(diào)節(jié)，合理配備光電設(shè)備，采取必要的保護(hù)措施，避免光源長(zhǎng)期直射紙質(zhì)檔案。針對(duì)一些對(duì)光源比較敏感的紙質(zhì)檔案，可以安裝防光窗簾，營(yíng)造一個(gè)無(wú)光環(huán)境，以此來(lái)提高紙質(zhì)檔案的保存期限，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)定期開展檔案室清潔工作，做好除塵、除菌操作，減少霉菌、蟲害的產(chǎn)生，還可以在檔案室墻壁及四周采用防霉涂料，也能起到良好的防霉效果;定期更換防蟲鼠蟻藥物，每個(gè)檔案室都應(yīng)當(dāng)配備除濕劑，落實(shí)檔案室“八防”要求。此外，還可以在紙質(zhì)檔案管理中，積極引入“負(fù)面清單”管理理論，根據(jù)當(dāng)前公安機(jī)關(guān)現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案收集、整理、分類和歸納過(guò)程中，嚴(yán)禁出現(xiàn)的操作、行為等納入“負(fù)面清單”之中，管理員依照負(fù)面清單就可以快速判斷哪些行為對(duì)紙質(zhì)檔案的保存有利，而哪些行為則是被禁止的，以此來(lái)提高紙質(zhì)檔案管理的實(shí)效性。同時(shí)，盡可能提高紙質(zhì)檔案管理人員的專業(yè)化水平，開展檔案管理繼續(xù)教育工作，全面提升公安機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，通過(guò)培訓(xùn)提升紙質(zhì)檔案安全防護(hù)和保存的意識(shí)，明確崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照流程開展紙質(zhì)檔案管理工作。

（二）掌握必備的去污清潔技術(shù)。在紙質(zhì)檔案管理和保存過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)污染情況，因此掌握必備的去污清潔技術(shù)必不可少。在對(duì)受污染檔案進(jìn)行去污清潔時(shí)，要根據(jù)紙張材質(zhì)以及字跡性質(zhì)，辨別污漬的類別，采取與之相適應(yīng)的去污技術(shù)。藥劑濃度需適宜，在操作時(shí)要避免污漬擴(kuò)散，處理后要確保紙張內(nèi)無(wú)殘留有害物。一方面，我們需要從源頭上切斷污染源，管理者要定期打掃檔案室衛(wèi)生，保持檔案室干凈整潔，減少灰塵和粉塵對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞。在清理表層灰塵時(shí)，可以用軟抹布、拍筆刷進(jìn)行消除;對(duì)易損壞的紙質(zhì)檔案在清理時(shí)可以先用網(wǎng)紗做好防護(hù)再清理?？諝庵械挠泻怏w極易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)褪色、變色甚至損壞現(xiàn)象，因此還要做好空氣污染物防護(hù)工作，可在檔案室通氣口安裝過(guò)濾設(shè)備，最大限度防止有害氣體的入侵。對(duì)于已經(jīng)被污染的紙質(zhì)檔案，在采取吹、吸等方法后，若無(wú)法清除污漬，則可采用擦、掃、刮等方式，在去污時(shí)要加倍小心，避免除掉檔案字跡。當(dāng)然，檔案去污方法還有很多，比如干法去污、濕法去污、氧化去污等，需要根據(jù)具體的污染情況靈活選擇。

（三）做好紙質(zhì)檔案保護(hù)宣傳力度。紙質(zhì)檔案管理僅僅依靠相關(guān)工作人員顯然是不夠的，還需要全員參與，因此公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定健全的紙質(zhì)檔案管理制度，明確獎(jiǎng)懲規(guī)則，加大保護(hù)宣傳力度，不論是管理者還是責(zé)任人，都必須要意識(shí)到公安紙質(zhì)檔案的價(jià)值與作用，樹立全員保護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。同時(shí)，還要制定完善的檔案借閱流程，若因借閱人個(gè)人原因造成紙質(zhì)檔案損壞，則要進(jìn)行懲罰。只有當(dāng)所有人都具有正確的保護(hù)意識(shí)，在日常工作中嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，還能助力紙質(zhì)檔案管理提效，并朝著標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化以及高質(zhì)化發(fā)展。

（四）傳統(tǒng)與科技結(jié)合做好保護(hù)性修復(fù)。在紙質(zhì)檔案管理工作中，預(yù)防性保護(hù)和搶救性修復(fù)是關(guān)鍵，一旦出現(xiàn)紙質(zhì)檔案受損，應(yīng)立即開展修復(fù)工作。一方面，通過(guò)去酸去污、修裱、加固、字跡恢復(fù)等傳統(tǒng)手段進(jìn)行檔案修復(fù);另一方面，要注重科學(xué)技術(shù)的使用，配備紙張纖維檢測(cè)、體視顯微鏡、高精度紙張酸度計(jì)、厚度儀、色度儀等儀器設(shè)備，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)修復(fù)工藝與現(xiàn)代科技的有機(jī)結(jié)合，借助現(xiàn)代科技做好紙質(zhì)檔案維護(hù)工作。以檔案字跡恢復(fù)技術(shù)為例，通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)可以將紙質(zhì)檔案中已經(jīng)褪色和變模糊的字跡，生成數(shù)字影像，再利用計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)將字跡顯現(xiàn)出來(lái)。目前，字跡顯現(xiàn)技術(shù)主要有兩種：一種是物理法顯現(xiàn)字跡，另一種是化學(xué)法恢復(fù)字跡。物理法顯現(xiàn)字跡就是以計(jì)算機(jī)為載體，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將字跡傳輸?shù)斤@示器中，也可以傳輸?shù)狡渌橘|(zhì)中使用。這一方法能夠最大限度保護(hù)紙質(zhì)檔案原件，但是字跡恢復(fù)效果不佳。而化學(xué)恢復(fù)字跡法則是利用化學(xué)試劑與已經(jīng)褪色的字跡發(fā)生反應(yīng)，從而使原本褪色的字跡恢復(fù)。但是這種方法是直接作用于紙質(zhì)檔案源文件，一旦失敗可能會(huì)造成不可逆的損壞，字跡完全消失甚至破壞紙張，因此選擇需慎重。同時(shí)，在存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案時(shí)，最好根據(jù)不同材質(zhì)和類型分類保存，最大化提高紙質(zhì)檔案的保存年限。而且不同材質(zhì)文件分開存放，也能避免相互影響。

（五）合理修裱延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案壽命。在公安紙質(zhì)檔案保護(hù)工作中，修裱技術(shù)同樣必不可少。修裱時(shí)需要選用與檔案紙一致的紙張，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行局部或整體修補(bǔ)，從而達(dá)到延長(zhǎng)使用壽命的目的。經(jīng)過(guò)修裱后再次出現(xiàn)損壞，只需要揭裱取下托紙，重新再次修裱即可。值得注意的是，在開展紙質(zhì)檔案修裱時(shí)，要盡量降低水、漿糊對(duì)檔案紙?jiān)斐傻母郊佑绊懀瑴p少水對(duì)紙張的浸潤(rùn)，避免因漿糊滋生細(xì)菌而損壞檔案紙張。尤其是在修裱過(guò)程中，要注意避免出現(xiàn)反復(fù)打濕和干燥的逆向損傷。在操作時(shí)盡可能要求規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，重視在托紙前補(bǔ)洞操作，切勿因修裱操作便于修補(bǔ)，就“以托代補(bǔ)”。同時(shí)，還要根據(jù)不同紙質(zhì)檔案的紙張材質(zhì)、厚度、顏色等因素，選擇不同的修裱托紙，并在修裱前對(duì)檔案文字的水溶性進(jìn)行檢查，避免發(fā)生洇化現(xiàn)象。

（六）大力推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。人不僅是紙質(zhì)檔案管理的主體，同時(shí)也是損壞紙質(zhì)檔案的重要因素，有時(shí)人為因素所造成的紙質(zhì)檔案破壞是不可逆的，難以挽回。因此，在紙質(zhì)檔案保護(hù)工作中，除樹立保護(hù)意識(shí)外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科學(xué)管理力度。紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期的借閱、查閱過(guò)程中極易受到損壞，同時(shí)隨著時(shí)間的遞增紙張逐漸出現(xiàn)老化現(xiàn)象，為了更好地將一些具有價(jià)值的公安紙質(zhì)檔案永久性保存下來(lái)，就不得不減少對(duì)檔案的直接利用次數(shù)，降低檔案損壞的潛在風(fēng)險(xiǎn)。近幾年，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛普及，數(shù)字檔案逐漸成為了檔案管理的必然趨勢(shì)，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)，能夠在很大程度上減少對(duì)紙質(zhì)檔案的直接使用次數(shù)，從而延長(zhǎng)檔案的保存期限和使用壽命。

四、結(jié)語(yǔ)

公安機(jī)關(guān)檔案管理工作是指對(duì)檔案進(jìn)行記錄、整理以及分類的過(guò)程，是對(duì)懲罰罪犯、保護(hù)人民、維護(hù)社會(huì)和諧的真實(shí)記錄，同時(shí)也是各種刑事案件、民事訴訟的重要依據(jù)，對(duì)公安機(jī)關(guān)日常工作的開展具有十分重要的參考價(jià)值?？v然當(dāng)前科技水平不斷提升，但是在日常工作中也不可能完全用電子檔案替代紙質(zhì)文件，因此對(duì)于公安機(jī)關(guān)而言，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案保護(hù)依然意義重大。因此，必須要引起高度重視，加大對(duì)紙質(zhì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，采用傳統(tǒng)與科技相結(jié)合的管理手段，以此來(lái)減緩紙質(zhì)檔案的老化與損壞，提高紙質(zhì)檔案管理成效，切實(shí)將保護(hù)工作落到實(shí)處。

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