淺談海外合同意識的重要性

魏鵬程

摘 ? 要：當(dāng)前國際建筑市場行業(yè)競爭較為激烈，導(dǎo)致企業(yè)風(fēng)險大、利潤小[1]。為降低工程風(fēng)險，維護企業(yè)利益，增加企業(yè)利潤，企業(yè)必須自覺重視合同管理，加強員工合同意識培養(yǎng)，提高合同管理水平。

關(guān)鍵詞：海外項目;合同意識;合同管理

1 ?引言

隨著國內(nèi)建筑市場的不斷深化飽和，越來越多的中資企業(yè)走向海外市場。由于長期受國內(nèi)管理模式的影響，合同管理及合同意識的重要性還未得到普遍重視，特別是剛進入國際工程領(lǐng)域的中資企業(yè)，仍習(xí)慣性地沿用國內(nèi)的思維模式去管理海外工程，導(dǎo)致問題百出，讓企業(yè)形象在海外造成負(fù)面影響。因此，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)換思維方式，培養(yǎng)國際工程管理的意識，提升管理水平，特別是要加強合同方面的系統(tǒng)化管理[2]。

2 ?合同意識

2.1 ? 風(fēng)險意識

在項目初期，應(yīng)組織各部門對項目潛在的風(fēng)險進行全面系統(tǒng)的分析，并根據(jù)風(fēng)險的類別、發(fā)生可能性大小、可能造成的損失和影響程度等進行分類、打分和排序。同時加強項目管理人員培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)及素養(yǎng)，強化風(fēng)險意識，提前做好各項準(zhǔn)備工作，結(jié)合項目所在地和企業(yè)的實際情況制定應(yīng)對措施，在風(fēng)險發(fā)生時，確保相關(guān)工作仍可有條不紊的正常推進，將企業(yè)經(jīng)濟損失和不良影響控制在最小范圍。

2.2 ?履約意識

（任何時候）無論是監(jiān)理工程師的指令或要求，還是其他合同問題，承包商都應(yīng)回歸合同，判斷其合理合規(guī)性，并按合同條款處理和執(zhí)行。若其為合同規(guī)定的內(nèi)容，承包商應(yīng)100%履行;若其不符合合同的規(guī)定，承包商則可拒絕執(zhí)行。

2.3 證據(jù)意識

在合同管理的過程中，應(yīng)注意收集、保存相應(yīng)的證據(jù)，防止發(fā)生爭議時，有關(guān)重要事實無法證明，海外項目索賠時常用的證據(jù)有：招投標(biāo)文件、合同附件、技術(shù)協(xié)議、補充協(xié)議、履約保函、貨款收支憑證、對賬單、結(jié)算清單、欠條、質(zhì)量活動記錄、往來信件、會議紀(jì)要、施工日志、現(xiàn)場施工照片、施工進度計劃、氣象資料等。

2.4 ?時效意識

承包商應(yīng)根據(jù)合同對不同事項時間節(jié)點的規(guī)定，及時行使權(quán)利、履行合同義務(wù)，避免因逾期而喪失承包商權(quán)利或構(gòu)成違約，造成不必要的經(jīng)濟損失和負(fù)面影響。

2.5 索賠意識

對于海外的項目，很多中資企業(yè)為了中標(biāo)，往往極力壓縮自身利潤空間，采用低價投標(biāo)策略。在合同執(zhí)行過程中稍有不慎就會出現(xiàn)虧損，更有甚者，在項目投標(biāo)時就已經(jīng)虧損。若企業(yè)能提高員工索賠意識，及時做好索賠工作，將能增加企業(yè)收入，甚至扭虧為盈。

2.5.1 ?索賠成立條件

（1）客觀性：必須確實存在并提供確鑿的證據(jù); （2）合法性：索賠應(yīng)符合相關(guān)法規(guī)及合同條款要求; （3）合理性：索賠應(yīng)合理有據(jù)，客觀地反映實際情況。

2.5.2 ?索賠注意事項

（1）證據(jù)是索賠資料的關(guān)鍵組成部分，證據(jù)不足或者缺失，索賠就無法成立。因此，管理人員應(yīng)做好有效索賠資料的收集準(zhǔn)備工作，主要包含：往來信件、會議紀(jì)要、施工日志、現(xiàn)場施工照片、施工進度計劃、成本索賠核算資料、氣象資料等支撐性文件，為索賠成功打下堅實基礎(chǔ)。（2）由于任何索賠事件均有時效性，承包商因在合同約定的期限內(nèi)及時向業(yè)主發(fā)起索賠，索賠的關(guān)鍵就在于“索”，如果承包商本身都不積極去“索”，業(yè)主就更沒有任何義務(wù)去“賠”[3]。（3）索賠資料提交后，承包商不能被動等待“坐享其成”，應(yīng)定期不間斷跟蹤索賠進展，根據(jù)業(yè)主監(jiān)理所提出的要求去更進一步提供相關(guān)補充資料等等。

3 ?反面案例分析

某境外項目設(shè)計并新建一集裝箱碼頭一期工程，包括水上部分的碼頭、航道、引堤、陸上堆場、護岸及配套輔助設(shè)施;還包括設(shè)計改造與CGT碼頭一期工程配套的MICT駁船碼頭，以及兩個碼頭的三年維護性疏浚。

事件一：項目在執(zhí)行期間，承包商從國內(nèi)采購了一批消防栓用于布設(shè)港區(qū)消防系統(tǒng)。監(jiān)理工程師在進場驗收時發(fā)現(xiàn)該批消防栓與合同文件的要求不符，故不允許承包商使用，并責(zé)令清退該批消防栓。最后承包商多次與監(jiān)理工程師溝通無效后，只能將該批消防栓清退，按合同文件要求從約定的國別重新采購消防栓物件。

分析：工程材料及設(shè)備的型號、規(guī)格及其他性能指標(biāo)已經(jīng)在合同文件中做出了明確要求。由于海外項目的合同等文件基本上為英文，承包商項目管理人員大多數(shù)為國內(nèi)派遣人員，在英文能力方面的相對不足，平時就疏于了對英文合同相關(guān)條款的細(xì)讀;其次，如果承包商采購部門或采購申請部門有強烈的合同履約意識，那么在采購前也會仔細(xì)查閱合同文件，找出有關(guān)要求，然后根據(jù)這些要求去采購材料和設(shè)備。然而在未深入了解合同規(guī)定的情況下，采購部便按以往類似相關(guān)經(jīng)驗進行了采購，導(dǎo)致到場材料及設(shè)備不滿足要求，不僅影響施工進度，也造成經(jīng)濟損失。

事件二：合同文件規(guī)定護岸工程的護面塊體為“定點隨機擺放”，但承包商接監(jiān)理工程師口頭指令后，便將陸上塊體改為規(guī)則擺放。竣工后約半年，隨機擺放和規(guī)則擺放交接處的塊體發(fā)生滑落。業(yè)主質(zhì)疑護岸穩(wěn)定性，要求對缺陷進行修復(fù)。同時要求延長質(zhì)保期1年，并暫扣保留金，最終承包商只能無奈按合同約定滿足業(yè)主要求。

分析：雖然“監(jiān)理工程師可以依照合同約定（在任何時候）向承包商發(fā)出指令以及為實施工程和修復(fù)缺陷對圖紙做出必要的增加和修改”，但承包商必須對監(jiān)理工程師的指令加以區(qū)分，不可盲目服從。

首先，指令發(fā)出者必須是被授權(quán)的人。其次，承包商雖須遵守監(jiān)理工程師或授權(quán)助理對相關(guān)問題所給的指令，但無論什么時候，這些指令均應(yīng)是書面的。若監(jiān)理工程師或授權(quán)助理僅是發(fā)出口頭指令，“承包商應(yīng)在接到指令后的2個工作日內(nèi)向監(jiān)理工程師遞交書面確認(rèn)函。在收到承包商的確認(rèn)函后，監(jiān)理工程師應(yīng)在2個工作日內(nèi)通過頒發(fā)書面的拒絕和（或）指令回復(fù)承包商。否則，該確認(rèn)將構(gòu)成監(jiān)理工程師或授權(quán)助理的書面指令。[4]”同時，承包商還應(yīng)根據(jù)合同條款判斷指令內(nèi)容是否構(gòu)成變更索賠。如果指令內(nèi)容未構(gòu)成變更索賠且符合相關(guān)規(guī)定，承包商應(yīng)立即按指令執(zhí)行。如果指令內(nèi)容已構(gòu)成變更索賠，承包商應(yīng)及時向監(jiān)理工程師遞交變更索賠確認(rèn)函。在監(jiān)理工程師發(fā)出書面指令前，承包商不應(yīng)對工程做任何更改或修改。

但該事件承包商未按合同約定，仍然按國內(nèi)思維模式解決問題。在收到工程師口頭指令后，承包商沒有分析和確認(rèn)指令，也沒有征求過設(shè)計方意見，便自行變更設(shè)計并組織施工。同時在缺陷發(fā)生后，承包商由于前期沒有索賠意識，未留下有效書面證據(jù)，也沒有在有效期內(nèi)及時向業(yè)主發(fā)起索賠，進一步跟蹤并配合業(yè)主索賠要求的事更無從談起，不但錯失索賠良機，并且還導(dǎo)致修復(fù)費用全部由承包商承擔(dān)，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失，產(chǎn)生負(fù)面影響。

以上案例中，承包商現(xiàn)場管理人員合同意識的淡薄讓這樣的結(jié)果也就成了偶然中的必然。因此，提高合同意識迫在眉睫，特別是對于那些剛進入國際工程的中資企業(yè)。

4 ?結(jié)束語

合同意識不僅是合同管理部門的職責(zé)，更是每個項目管理人員的職責(zé)。企業(yè)若能營造重視合同管理的良好氛圍，定期組織員工培訓(xùn)，舉行“重信譽、守合同”等評比活動，不斷強化員工合同意識，提升全員專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)必將在不遠的將來獲得良好的社會信譽和更大的經(jīng)濟效益。

參考文獻：

[1] 佘立中.建設(shè)工程合同管理[M].廣州：華南理工大學(xué)出版社，2011.

[2] 王亞再.加強建筑工程合同管理之淺見[J].經(jīng)濟師，2005（4）：143.

[3] 成虎.建筑工程合同管理與索賠[M].南京：東南大學(xué)出版社，2008.

[4] 國際咨詢工程師聯(lián)合會，中國工程咨詢協(xié)會.菲迪克（FIDIC）合同指南[M].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2003.