基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

金冰冰

摘要：目前企業(yè)的信息化及數(shù)字化浪潮正在席卷全國，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為各大企業(yè)目前的主要課題，而作為企業(yè)信息化的標(biāo)志性工具——ERP系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)成為各大企業(yè)勢在必行的重要工作。在企業(yè)信息化及數(shù)據(jù)化浪潮席卷市場的今天，ERP系統(tǒng)將成為企業(yè)在金融市場及經(jīng)濟(jì)市場競爭的重要工具。例如ERP系統(tǒng)的使用使業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息可以共享，顯著增加信息的傳遞速度，有利于管理層面對市場的變化及時(shí)有效的作出相關(guān)的策略調(diào)整。同時(shí)，ERP系統(tǒng)的使用也有利于企業(yè)降低相關(guān)的管控成本，提高工作效率等。但是，ERP系統(tǒng)的上線也給企業(yè)的內(nèi)控管理帶來新的問題和挑戰(zhàn)，例如快速發(fā)展的信息化帶來的復(fù)合型人才的需求，信息高速共享同時(shí)帶來的信息安全性的隱患，信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)內(nèi)控的融合障礙等。文章介紹了企業(yè)建設(shè)ERP系統(tǒng)的重要性，闡述了ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制體系的關(guān)系與影響，分析了目前企業(yè)ERP 系統(tǒng)下內(nèi)部控制建設(shè)中普遍存在的主要問題，在此基礎(chǔ)上，對如何優(yōu)化ERP 促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)提出具體的建議。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);內(nèi)控控制;財(cái)務(wù)管控

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)是企業(yè)信息化與數(shù)字化的重要工具及手段。“工欲善其事，必先利其器”，因此作為“利器”的ERP系統(tǒng)的建設(shè)在企業(yè)的管理中有著不可估量的地位。

（一）ERP系統(tǒng)有助于為管理層獲得有效信息提供有力的技術(shù)支撐

由于現(xiàn)代化的管理思維及目前市場多變的情況下，對信息的處理時(shí)間及速度提出更高一層的要求，而ERP系統(tǒng)使企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)了信息化，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)環(huán)節(jié)的信息共享，提高了信息提取速度，對企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施監(jiān)控并共享數(shù)據(jù)，使企業(yè)信息數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)更新，以便于應(yīng)對危機(jī)能夠及時(shí)反應(yīng)，作出積極應(yīng)對的決策，由此將企業(yè)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（二）ERP系統(tǒng)有助于加強(qiáng)企業(yè)預(yù)算及費(fèi)用的實(shí)時(shí)控制

在原來傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況都是在月末或季末財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)出具后，將預(yù)算與執(zhí)行情況進(jìn)行對照，根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況對后續(xù)的進(jìn)行控制，如果出現(xiàn)超出預(yù)算或者執(zhí)行比例過高等情況，只能事后反饋分析原因，對于預(yù)算的執(zhí)行的控制并不理想。但在ERP環(huán)境下實(shí)施預(yù)算管理不能有效協(xié)調(diào)預(yù)算管理的職能，把事前、事中、事后三段有機(jī)地整合于ERP系統(tǒng)中，成為具有互相配合、協(xié)調(diào)、組織功能的新型管理模式，將原來的事后分析控制轉(zhuǎn)向預(yù)先規(guī)劃和過程控制，有效降低了企業(yè)的相關(guān)成本，加強(qiáng)了企業(yè)的內(nèi)部控制和管理。

（三）ERP系統(tǒng)有助于增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力

ERP系統(tǒng)環(huán)境下，消除了原來企業(yè)各種信息不對稱的情況，可以有效的將企業(yè)零散的信息集合起來，將所有的信息有效的共享，形成了企業(yè)信息資源的集成整合，由此將有限的資源充分得到利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的最大化。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

目前內(nèi)外部環(huán)境及企業(yè)自身均要求企業(yè)通過建立有效的內(nèi)部控制體系來提升內(nèi)部管理水平，目前國內(nèi)企業(yè)為了適應(yīng)市場化的要求，均逐步建立自己的內(nèi)部控制體系。而國內(nèi)各大企業(yè)目前均已不同程度的上線了ERP系統(tǒng)，在此種情況下，內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)的關(guān)系值得進(jìn)一步的研究與探討。

（一）ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的重要工具與平臺

如今外部環(huán)境的要求及企業(yè)自身管理的需求，對內(nèi)部控制的要求越來越嚴(yán)格，內(nèi)部控制的全面性及繁瑣性要求必須有一個(gè)足夠支撐企業(yè)達(dá)成全面內(nèi)控的工具及平臺，而ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制中就是扮演了這個(gè)“主角”。

（二）ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的“對象”

從內(nèi)部控制的角度來講，基于ERP系統(tǒng)在內(nèi)控控制中的重要身份，加之ERP系統(tǒng)的所有控制點(diǎn)都面臨這個(gè)人為設(shè)置的情況，在這種情況下，必然會導(dǎo)致出現(xiàn)“系統(tǒng)”上的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。因此，必須將ERP 系統(tǒng)作為控制對象。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制有著重大深遠(yuǎn)的影響，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）ERP系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部流程及組織結(jié)構(gòu)

ERP系統(tǒng)的引進(jìn)，要求企業(yè)必須對企業(yè)的現(xiàn)有組織進(jìn)行“變革”。由于ERP系統(tǒng)不只是一個(gè)單純的系統(tǒng)，還融合了各種先進(jìn)的管理思想與理念，在這個(gè)前提下，企業(yè)需要將自行現(xiàn)在的企業(yè)流程及結(jié)構(gòu)與ERP系統(tǒng)的進(jìn)行對比，靠攏，找出差異及個(gè)性化需求，在不影響系統(tǒng)邏輯完整性的前提下，修正系統(tǒng)，滿足企業(yè)的需求。經(jīng)過這個(gè)系統(tǒng)行的梳理調(diào)整之后，企業(yè)的管理水平及內(nèi)部流程、結(jié)構(gòu)都得到了大幅度的提升。

同時(shí)，ERP系統(tǒng)在傳遞企業(yè)各項(xiàng)信息時(shí)，系統(tǒng)及流程的改革也讓企業(yè)各部門之間達(dá)到信息共享，使企業(yè)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)更加立體化，各部門及各崗位的權(quán)責(zé)清晰明確，有效減少了各部門之間的摩擦及推諉，為企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施打下了優(yōu)秀的“基石”。

（二）ERP系統(tǒng)的應(yīng)用提高了內(nèi)部控制的管理效率

傳統(tǒng)的內(nèi)控環(huán)境下，企業(yè)的相關(guān)的業(yè)務(wù)信息很難做到及時(shí)傳遞，在這種情況下，事前控制及實(shí)時(shí)監(jiān)督是不可能實(shí)現(xiàn)的，這種情況讓企業(yè)面臨著所有問題出現(xiàn)都是事后查缺補(bǔ)漏，企業(yè)的狀態(tài)非常被動。而隨著ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)內(nèi)部流程的優(yōu)化，企業(yè)內(nèi)信息共享，這種情況得到了極大的改善及調(diào)整，部門之間的溝通的效率得到大幅提高，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的內(nèi)部管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

另外，由于企業(yè)前期系統(tǒng)建設(shè)中對于流程的優(yōu)化，通過ERP系統(tǒng)對企業(yè)的各項(xiàng)流程的合理的設(shè)計(jì)，清理了一些無效的冗余的活動，企業(yè)內(nèi)部各部門及人員之間權(quán)責(zé)分明，業(yè)務(wù)流程清晰順暢，內(nèi)部控制有效點(diǎn)清晰明朗，有效提高了內(nèi)部控制的管理效率。

（三）ERP系統(tǒng)的實(shí)施提高了內(nèi)部控制的監(jiān)督效率

由于ERP系統(tǒng)的上線實(shí)施，ERP系統(tǒng)的實(shí)施對企業(yè)的內(nèi)部控制管理模式產(chǎn)生巨大的變革。在已經(jīng)實(shí)施ERP系統(tǒng)的體系中，只需要企業(yè)內(nèi)部控制的管理目標(biāo)、程序、方法，要求傳達(dá)到ERP系統(tǒng)中，系統(tǒng)程序?qū)詣舆M(jìn)行整合處理，企業(yè)就能夠?qū)嵤┑目刂坪捅O(jiān)督相關(guān)的信息。

經(jīng)過系統(tǒng)及公司流程的變革，企業(yè)的所有流程及信息均可在系統(tǒng)中實(shí)施提取，各崗位的職責(zé)及業(yè)務(wù)相關(guān)流程也在系統(tǒng)中清晰可見，逐漸透明化，在這種情況下，有效的減少了徇私舞弊及推諉責(zé)任的情況，ERP在內(nèi)部控制中的監(jiān)督效果清晰可見，讓內(nèi)部控制的監(jiān)督效率得到了顯著提高。

（四）ERP系統(tǒng)的實(shí)施降低了內(nèi)部控制的實(shí)施成本

基于內(nèi)控控制要求的復(fù)雜性及范圍廣的情況，如果基于傳統(tǒng)的方式來處理的話需要耗費(fèi)大量的人力物力來支持內(nèi)控控制的實(shí)施，而經(jīng)過ERP系統(tǒng)上線測試后，相關(guān)的內(nèi)容系統(tǒng)已經(jīng)解決了大部分，有效的節(jié)約了內(nèi)控的成本。

四、企業(yè)ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面存在的主要問題

伴隨著ERP系統(tǒng)被普遍使用在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)及管理過程中，并在內(nèi)控中逐漸扮演了“主角”的情況下，各種各樣的諸多弊端也隨之不斷的涌現(xiàn)出來，例如內(nèi)部控制執(zhí)行力不夠，實(shí)際業(yè)務(wù)線下線上雙重標(biāo)準(zhǔn)等問題。

（一）企業(yè)管理層內(nèi)控意識淺薄

我國的內(nèi)控控制起步較晚，基礎(chǔ)比較薄，相當(dāng)一部分公司的管理者對建立內(nèi)部控制體系不夠重視，或者在認(rèn)知方面有很大的誤區(qū)，導(dǎo)致很多公司雖然建立了相關(guān)的內(nèi)控制度，但是沒有規(guī)劃，不成體系，對公司的經(jīng)營活動無法起到關(guān)鍵的規(guī)范作用。

由于內(nèi)部控制對于企業(yè)經(jīng)營活動所起的推動作用很難用賬面上的具體數(shù)字來衡量，由此導(dǎo)致一部分管理者對內(nèi)控的認(rèn)知停留在成堆的文件、手冊上，是應(yīng)付外部審計(jì)的工具，只要有就可以，導(dǎo)致出現(xiàn)有章不循的情況，使內(nèi)部控制流于形式，這就在很大程度上影響了內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。

（二）企業(yè)內(nèi)控崗位職責(zé)分工不合理

由于內(nèi)部控制的制度的設(shè)置中，要求很多崗位必須同時(shí)有經(jīng)辦人（申請人）及審批人，且必須不能同時(shí)為同一人，以此來控制風(fēng)險(xiǎn)。一般不相容職務(wù)包含業(yè)務(wù)經(jīng)辦及授權(quán)批準(zhǔn)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與記賬，付款及記賬，財(cái)產(chǎn)保管及記賬等。崗位不相容的主要目的就是通過相關(guān)崗位的“牽制”作用，來控制企業(yè)的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

但是在實(shí)務(wù)處理中，很多企業(yè)由于人員編制限制及經(jīng)濟(jì)效益等因素影響，無法將相關(guān)的職責(zé)及崗位設(shè)置的如此詳細(xì)及職責(zé)清晰，導(dǎo)致內(nèi)部控制的制度的風(fēng)險(xiǎn)控制的有效性大打折扣。

（三）企業(yè)缺失復(fù)合型內(nèi)部控制人才

ERP系統(tǒng)的上線實(shí)施，對企業(yè)內(nèi)部控制的人員提出了新的要求，除了基本的專業(yè)知識及工作經(jīng)驗(yàn)之外，還要能夠熟練的掌握系統(tǒng)的相關(guān)操作及相關(guān)知識。具有較高的綜合素質(zhì)能力。

但是以我國現(xiàn)階段的企業(yè)情況來看，大部分企業(yè)都面臨著缺乏符合型信息系統(tǒng)人才的情況。傳統(tǒng)的專業(yè)人員往往會因?yàn)橄到y(tǒng)使用不好或者抵觸新系統(tǒng)而導(dǎo)致ERP的實(shí)際使用效果并不好，無法充分的實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的效果效力。

（四）ERP系統(tǒng)成本高而缺乏“柔性”

由于ERP系統(tǒng)的建設(shè)投資成本較高，尤其是全面ERP系統(tǒng)的建設(shè)，軟硬件及相關(guān)咨詢費(fèi)用等，建置投資成本是非常高的、而且還會面臨著系統(tǒng)建設(shè)失敗的風(fēng)險(xiǎn)，由此導(dǎo)致一些中小型企業(yè)不愿意在此方面進(jìn)行投入。

另外，由于ERP系統(tǒng)建設(shè)上線之后，相關(guān)流程及相關(guān)功能基本為一個(gè)固定的狀態(tài)。而現(xiàn)在的市場需求的多變及金融環(huán)境的變化可能要求企業(yè)隨時(shí)調(diào)整企業(yè)的相關(guān)流程，而相關(guān)流程的調(diào)整必然會面臨系統(tǒng)的調(diào)整。而ERP系統(tǒng)的“柔性”較差的情況這個(gè)時(shí)候就會比較凸顯，導(dǎo)致內(nèi)控及系統(tǒng)的變化及調(diào)整晚于實(shí)際業(yè)績調(diào)整的時(shí)間，導(dǎo)致內(nèi)控效果的減弱。

（五）ERP系統(tǒng)的信息安全存在隱患

ERP系統(tǒng)作為一個(gè)企業(yè)中信息系統(tǒng)的集成，面臨的最大的一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)及問題就是安全性不足，安全經(jīng)營為所有企業(yè)經(jīng)營活動有序開展的基石。而ERP系統(tǒng)是作為一款網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用頻繁的工具，企業(yè)的內(nèi)部相關(guān)信息數(shù)據(jù)容易受到外界因素的干擾，病毒入侵，操作失誤等都會危及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，嚴(yán)重的會導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜等問題，因此ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)性是不容忽略的。

（六）ERP系統(tǒng)與內(nèi)控控制融合程度不高

由于每個(gè)企業(yè)的內(nèi)部控制管理各不相同，面臨著與ERP系統(tǒng)融合過程中需要出現(xiàn)各種的個(gè)性化需求，如果ERP系統(tǒng)的實(shí)施無法滿足企業(yè)的個(gè)性化管理需求，就可能面臨著線上線下兩條線的管理情況，如此勢必會增加內(nèi)部控制的難度及效率。ERP系統(tǒng)成功上線后，企業(yè)的所有相關(guān)信息及管理流程均體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)對ERP的依賴性越走越高，在此情況下，ERP系統(tǒng)的崩潰或者出現(xiàn)問題將讓企業(yè)短時(shí)間內(nèi)陷入癱瘓狀態(tài)，嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)營活動。

五、ERP 環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制的具體策略

（一）強(qiáng)化管理層對內(nèi)部控制的認(rèn)知

只有管理層重視內(nèi)控制度的建設(shè)，切實(shí)按照財(cái)政部等規(guī)定要求實(shí)施內(nèi)控規(guī)范體系，才能逐步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的系統(tǒng)化。企業(yè)應(yīng)組建專門的內(nèi)控相關(guān)部門（小組），加強(qiáng)對內(nèi)控的宣傳及指導(dǎo)，只有各級人員全部加強(qiáng)了對內(nèi)控的認(rèn)識，企業(yè)的內(nèi)部控制的有效性才得以體現(xiàn)，企業(yè)經(jīng)營管理者對內(nèi)控認(rèn)知的重要性可見一斑。

（二）優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程與企業(yè)架構(gòu)

在ERP系統(tǒng)實(shí)施中，需要明確系統(tǒng)中各崗位職責(zé)，實(shí)施關(guān)鍵崗位分離制與輪崗制。企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況（相關(guān)人員編制等因素）將企業(yè)的崗位分設(shè)為基本職能崗位與ERP系統(tǒng)崗位。例如基本崗位包含出納、會計(jì)等，ERP系統(tǒng)崗位要細(xì)分為庫存、生產(chǎn)、現(xiàn)金管理、合同審核等。所以，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身情況交叉設(shè)置ERP系統(tǒng)崗位，以滿足內(nèi)部控制牽制制度的要求，各崗位既不沖突又能相互制約。