大數(shù)據(jù)背景下人事檔案電子化管理和探討

張勇

摘要：做好人事檔案管理工作，可以幫助企業(yè)更好的了解企業(yè)內(nèi)部的員工，進(jìn)而制定出科學(xué)合理的人才選拔機(jī)制以及培養(yǎng)機(jī)制。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得企業(yè)的人事檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理成為未來的發(fā)展趨勢?；诖?，本文重點(diǎn)針對大數(shù)據(jù)背景下人事檔案電子化管理進(jìn)行了詳細(xì)的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)：人事檔案;電子化管理、

人事檔案管理主要就是對企業(yè)員工的基本信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄和保存。通過對人事檔案的閱讀，就可以直接了解一名企業(yè)員工的基本信息。以此為基礎(chǔ)實(shí)施各項(xiàng)管理工作，就可以顯著提升管理效率與管理質(zhì)量。但是在實(shí)際的人事檔案管理工作中，還有很多問題沒有得到解決。只有加大信息化技術(shù)的應(yīng)用，通過電子化管理模式來提升人事檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，才能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

一、大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理過程中存在的問題

1.缺乏較高的素質(zhì)的人事檔案管理人才

目前，依然有部分企業(yè)沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，人事檔案管理人員除了人事檔案管理工作之外，還兼職了其他很多工作。這樣一來，他們就無法全身心地投入到人事檔案管理工作中。另外，還有部分人事檔案管理人員年齡偏大，受教育程度不高，沒有較高的學(xué)習(xí)新技術(shù)的能力，很難運(yùn)用信息技術(shù)開展工作，所以也就無法實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。還有部分人事檔案管理人員雖然具有多年的管理經(jīng)驗(yàn)，但是始終沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，常年使用陳舊落后的管理方法，也沒有對人事檔案的電子化管理引起足夠的重視，使得人事檔案管理工作出現(xiàn)了很多問題。

2.缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)

在人事檔案管理工作中，管理技術(shù)不夠先進(jìn)也是一個(gè)非常突出的問題。首先，部分人事檔案管理人員只是了解一些簡單的管理技術(shù)，并沒有與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展以及數(shù)字化發(fā)展。其次，與人事檔案管理有關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備比較落后，管理軟件落后、管理人員數(shù)量有限。最后，檔案管理技術(shù)不夠先進(jìn)，再加上有限的計(jì)算機(jī)信息儲存量以及過于復(fù)雜的計(jì)算機(jī)操作步驟，嚴(yán)重降低的人事檔案管理的工作效率。

二、大數(shù)據(jù)背景下人事檔案電子化管理的策略

1.提高人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)背景下，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，就必須要提升人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，通過培訓(xùn)使人事檔案管理人員掌握最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，為實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理打好基礎(chǔ)。首先，對現(xiàn)有的人事檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其掌握與人事檔案管理有關(guān)的基本管理知識。其次，在保證人事檔案管理人員掌握了最基礎(chǔ)的答案管理知識之外，還要教會其計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息化管理手段的使用方法，提升人事檔案管理人員的信息素養(yǎng)。最后，引導(dǎo)人事檔案管理人員樹立“終身教育”的意識。只有這樣，人事檔案管理人員才會積極主動的配合企業(yè)組織開展的各種培訓(xùn)，人事檔案管理人員的工作潛能才能得到充分的挖掘，人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)才能得到明顯的提升[1]。

2.完善激勵(lì)機(jī)制和考評機(jī)制

在大數(shù)據(jù)背景下，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，就必須要完善激勵(lì)機(jī)制和考評機(jī)制。首先，企業(yè)只有對企業(yè)員工的個(gè)人利益引起重視，制定有效的激勵(lì)模式，將企業(yè)員工的個(gè)人利益與企業(yè)的利益緊密的聯(lián)系在一起，才能夠充分激發(fā)出員工的工作激情與熱情。只有這樣，人事檔案管理人員才能夠全身心地投入到人事檔案管理工作中，保證工作效率與工作質(zhì)量的提升。需要注意的是，激勵(lì)模式要以嚴(yán)格的獎懲機(jī)制為基礎(chǔ)，針對表現(xiàn)優(yōu)異，達(dá)到獎勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)的員工，要進(jìn)行大力的獎勵(lì);如果發(fā)現(xiàn)員工工作消極，頻繁出錯(cuò)，那么就要予以嚴(yán)厲的處罰。其次，還要完善企業(yè)的考評制度。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代的到來使得人事檔案管理工作呈現(xiàn)多元化發(fā)展其實(shí)，企業(yè)只有制定相應(yīng)的考評制度，才能提升員工的工作效率，減少員工出現(xiàn)失誤的幾率。

3.加大人事檔案管理的技術(shù)支持

在大數(shù)據(jù)背景下，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，就必須要加大人事檔案管理的技術(shù)支持。首先，建立完善的安全保護(hù)制度，根據(jù)企業(yè)情況制定出針對性的漏洞檢測模式，進(jìn)行防火墻程序的設(shè)置，為企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的安全性提供保證。其次，將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，通過先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。

4.完善人事檔案管理體系

在大數(shù)據(jù)背景下，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，就必須要完善檔人事檔案管理體系。首先，針對于人事檔案有關(guān)的各項(xiàng)管理工作，制定一套統(tǒng)一的管理制度，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)，提升人事檔案管理工作的科學(xué)性。其次，在歸檔方面，要積極地向發(fā)達(dá)地區(qū)借鑒經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況，制定出一套獨(dú)特的歸檔方案。最后，請求第三方機(jī)構(gòu)的幫助，通過第三方機(jī)構(gòu)，了解到各種歸檔方式的優(yōu)勢與劣勢，然后對企業(yè)內(nèi)部的歸檔方案進(jìn)行優(yōu)化[2]。

三、結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)人事檔案管理工作，還存在著缺乏較高的素質(zhì)的人事檔案管理人才、缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)等問題。要想解決這些問題，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，就必須要提高人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、完善激勵(lì)機(jī)制和考評機(jī)制、加大人事檔案管理的技術(shù)支持、完善人事檔案管理體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]倪瑾瑾，大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑探討[J].企業(yè)改革與管理，2019（22）：68+71.

[2]周華，大數(shù)據(jù)背景下人事檔案電子化管理研究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2019 （21）：50-51.