淺析財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成敗的影響因素

傅方興 余宇瑩

摘 要：我國(guó)越來(lái)越多的企業(yè)將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，但并非每家企業(yè)都適合建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，也并非所有的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心都能實(shí)現(xiàn)設(shè)立的初衷。凡事預(yù)則立，為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心價(jià)值創(chuàng)造，本文從投資視角、中心的成本構(gòu)成和共享特性等視角，提出中心建立以滿足成本效益原則為前提;選址不以成本為唯一指標(biāo)，兼顧中心的軟硬件需求;抓住流程優(yōu)化和信息系統(tǒng)整體建設(shè)關(guān)鍵環(huán)節(jié);建立促進(jìn)中心發(fā)展和符合中心工作性質(zhì)的績(jī)效機(jī)制，并輔之于相應(yīng)的人力資源管理制度。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享 ?服務(wù)中心 ?成敗因素

“共享”概念其實(shí)早就有，但“共享”理念對(duì)人類社會(huì)生活產(chǎn)生的巨大影響卻是由于信息技術(shù)的進(jìn)步而轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮蚕斫?jīng)濟(jì)”和“共享服務(wù)”。20世紀(jì)80年代初，福特公司率先在歐洲成立財(cái)務(wù)服務(wù)共享服務(wù)中心，隨后全球不同行業(yè)的領(lǐng)先公司都相繼建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。根據(jù)《2018年中國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)調(diào)研報(bào)告》（以下簡(jiǎn)稱2018調(diào)研報(bào)告），中興通訊于2005年正式建立了中國(guó)企業(yè)的第一家財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心;僅從我國(guó)典型共享服務(wù)中心建立時(shí)間來(lái)看，2011年之前外資企業(yè)是主力，但之后，我國(guó)國(guó)有企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)后來(lái)者居上，成為主力軍，尤其是2017年16家新建典型共享服務(wù)中心的企業(yè)，國(guó)有企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)各占一半。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心正在逐漸成為各家企業(yè)進(jìn)行管理重塑、組織重構(gòu)、流程再造和提升競(jìng)爭(zhēng)力等的切入點(diǎn)，但財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能否實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略設(shè)想，在構(gòu)建和運(yùn)營(yíng)的過(guò)程就不得不考慮下列因素的影響。

一、滿足成本效益原則是項(xiàng)目建設(shè)的基本前提

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，從組織架構(gòu)角度，是對(duì)組織的重構(gòu);從流程視角，是對(duì)企業(yè)流程的梳理和再造過(guò)程;但從投資角度，是企業(yè)一項(xiàng)新項(xiàng)目的構(gòu)建。成本效益原則是項(xiàng)目可行性評(píng)估一個(gè)非常重要的原則。

從共享服務(wù)的不同定義中，我們不難發(fā)現(xiàn)成本節(jié)約是企業(yè)選擇創(chuàng)立共享服務(wù)中心的一個(gè)重要的初衷。從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展模式和企業(yè)實(shí)踐來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)在建設(shè)初期，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的主要業(yè)務(wù)是將企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算集中處理，比如應(yīng)收應(yīng)付賬款管理、費(fèi)用管理、總賬明細(xì)賬管理等。之所以選擇會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算業(yè)務(wù)，就是因?yàn)檫@些業(yè)務(wù)活動(dòng)是企業(yè)的非核心業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)量大且重復(fù)性高，在企業(yè)內(nèi)部具有同質(zhì)化特性，自動(dòng)化成本低且容易見(jiàn)效。

當(dāng)集團(tuán)企業(yè)選擇構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心，意味著企業(yè)將共同的、重復(fù)的流程從所屬的個(gè)體企業(yè)抽離，而集中于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。借用內(nèi)部化理論，集團(tuán)企業(yè)選擇以財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行財(cái)務(wù)管控，是因?yàn)橐环矫婀蚕砟Ｊ綄⒔档头稚⒐芾硭鶐?lái)的成本，另一方面，財(cái)務(wù)共享模式下的集成化管理能為企業(yè)帶來(lái)更強(qiáng)有力的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。根據(jù)規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論，在一特定時(shí)期內(nèi)，企業(yè)產(chǎn)品絕對(duì)量增加時(shí)，其單位成本下降，即擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)?？梢越档推骄杀荆瑥亩岣呃麧?rùn)率。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心服務(wù)的產(chǎn)品是其業(yè)務(wù)量，當(dāng)業(yè)務(wù)量越多，共享中心才能實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)，為企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)。正如2018年報(bào)告提到，受調(diào)研企業(yè)中62.1%年收入超過(guò)100億人民幣，與2017年結(jié)果一致，規(guī)模百億以上的企業(yè)，有更強(qiáng)的動(dòng)力建立共享服務(wù)中心。

因此，對(duì)于規(guī)模較大、下屬公司數(shù)量較多，同質(zhì)化業(yè)務(wù)較普遍的企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心更容易獲得財(cái)務(wù)共享模式所帶來(lái)的成本節(jié)約優(yōu)勢(shì)。

二、中心選址不能僅局限于顯性成本考慮

與其他組織一樣，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)成本和運(yùn)營(yíng)成本是其主要成本的構(gòu)成，而中心的選址在一定程度上決定了這兩項(xiàng)成本的高低。但與一般性組織不同，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心因其共享的特性對(duì)所在地信息基礎(chǔ)建設(shè)的完善程度、信息技術(shù)支持具有較高的要求。選址在三四線城市，地價(jià)或租金、人力資本明顯會(huì)要低于一二線城市，但是，一二線城市具有更完備的基礎(chǔ)設(shè)施，更容易吸引人才。另外，集團(tuán)所屬企業(yè)需要定期向財(cái)務(wù)共享中心傳遞原始憑證，這要求中心選址需要考慮交通便利性。顯然，一二線城市在交通便利性上更具有優(yōu)勢(shì)。因此，在對(duì)于建設(shè)成本和運(yùn)營(yíng)成本評(píng)估時(shí)，不能盲目地追求低成本，而是要同時(shí)考慮選址是否能滿足中心運(yùn)營(yíng)的硬件和軟件需求。

因此，對(duì)于欲建立多個(gè)財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心的企業(yè)，在明確劃分不同中心的功能基礎(chǔ)上，分析影響中心運(yùn)營(yíng)的核心因素，并在選址時(shí)予以考慮。比如，對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷中心，其對(duì)于人才的要求相對(duì)低，可以選擇地租和人力資本相對(duì)低的區(qū)域，如此以來(lái)，既能降低中心構(gòu)建的顯性成本，又能實(shí)現(xiàn)中心設(shè)立的功能。

三、流程優(yōu)化與再造和信息系統(tǒng)整體建設(shè)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)

2018調(diào)研報(bào)告提及，受調(diào)研企業(yè)認(rèn)為成功運(yùn)營(yíng)共享服務(wù)中心最關(guān)鍵的因素是在管理層全面支持下，流程優(yōu)化與再造和信息系統(tǒng)整體規(guī)劃與設(shè)計(jì)。這與《安永咨詢中國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告共享服務(wù)調(diào)查報(bào)告（2015）》所披露的調(diào)查結(jié)果一致。之所以受調(diào)研企業(yè)會(huì)形成如此認(rèn)知，是因?yàn)椴徽撠?cái)務(wù)共享服務(wù)中心采用何種模式，其在改變企業(yè)原有的信息傳遞方式同時(shí)，對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)各部門和所屬企業(yè)的相關(guān)信息無(wú)縫對(duì)接的要求更高，是將形成會(huì)計(jì)信息在企業(yè)內(nèi)部，甚至外部，整個(gè)鏈條的全線打通，打通的環(huán)節(jié)越通暢，中心的自動(dòng)化程度越高，隨之而來(lái)的人工成本就越低，效率也越高。

更重要的是，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心去人工化的功能，即原本的人工行為交由系統(tǒng)自動(dòng)化處理。以交通費(fèi)用報(bào)銷為例，同一個(gè)企業(yè)不同級(jí)別人員報(bào)銷的額度標(biāo)準(zhǔn)不同，同一人員日常交通費(fèi)用報(bào)銷有額度限制，但出差所發(fā)生的交通費(fèi)用實(shí)報(bào)實(shí)銷。為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)審核，在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心之前，企業(yè)需要梳理交通費(fèi)用報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)，明確不同區(qū)域企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、不同級(jí)別人員的標(biāo)準(zhǔn)、不同業(yè)務(wù)之間的標(biāo)準(zhǔn)。此外，為更好地實(shí)現(xiàn)去人工化的功能，將紙質(zhì)票據(jù)或憑證信息化，需要完成企業(yè)不同部門之間的信息對(duì)接，甚至是第三方與企業(yè)系統(tǒng)的對(duì)接。以華為差旅費(fèi)用報(bào)銷為例，員工一鍵導(dǎo)入多個(gè)第三方平臺(tái)消費(fèi)數(shù)據(jù)，API接口實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票至檔案系統(tǒng)，憑證一鍵導(dǎo)入或自動(dòng)直連財(cái)務(wù)系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)自動(dòng)賬務(wù)處理。

因此，流程優(yōu)化與再造為信息的流暢傳遞重新界定權(quán)責(zé)，保證信息真實(shí)性，而信息系統(tǒng)整體建設(shè)為信息在不同部門和系統(tǒng)中的轉(zhuǎn)換提供支持。

四、績(jī)效機(jī)制完善是運(yùn)營(yíng)的保障

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立流程再造與優(yōu)化是關(guān)鍵，在此過(guò)程中，必然打破企業(yè)原有的組織架構(gòu)和分工格局，構(gòu)建新的部門協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。對(duì)于改變?cè)行袨榉绞降臉I(yè)務(wù)部門可能會(huì)抱怨中心建立帶來(lái)額外的工作，而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)必須得到全員的支持。與此同時(shí)，隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，企業(yè)信息獲取的速度和分析能力增強(qiáng)，可以從中獲取更準(zhǔn)確地員工績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)。因此，對(duì)于非中心員工，績(jī)效機(jī)制一方面考慮如何使他們更積極有效地配合中心工作而增加績(jī)效考評(píng)，另一方面通過(guò)更及時(shí)準(zhǔn)確的新信息指標(biāo)替換原有的績(jī)效指標(biāo)，使得績(jī)效機(jī)制運(yùn)行更有效。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心員工可以分為兩類，一類是從事具體運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)的人員，一類是從事運(yùn)營(yíng)管理及共享服務(wù)支撐的技術(shù)人員。前者直接面對(duì)客戶提供服務(wù)，可以采用量化指標(biāo)考核，后者是中心的核心，直接影響中心的發(fā)展?jié)摿蛣?chuàng)新能力，但其工作沒(méi)有直接輸出，績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行綜合考慮。值得注意的是，由于中心的標(biāo)準(zhǔn)化作對(duì)人員技能要求不同，運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)人員技能同質(zhì)化，要求要低，收入相對(duì)低，而管理人員和技術(shù)人員則技能差異化大，要求相對(duì)要高，收入相對(duì)高，這就出現(xiàn)了在2018報(bào)告中提及，工作內(nèi)容枯燥重復(fù)、缺乏職業(yè)晉升通道和不能滿足員工預(yù)期的待遇是共享服務(wù)中心人員離職的主要原因。

因此，在績(jī)效機(jī)制完善的同時(shí)，須輔之于輪崗制和員工職業(yè)發(fā)展通道設(shè)計(jì)等人力資源管理制度。

伴隨著信息技術(shù)和人工智能的發(fā)展，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將會(huì)被越來(lái)越多的企業(yè)采用，但企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立決策之前須明確，中心的建立是否能實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)帶來(lái)成本的節(jié)約，企業(yè)是否具備或有條件建設(shè)與運(yùn)營(yíng)一套完整信息系統(tǒng)的能力;企業(yè)確定建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之后，首先，在管理層的高度重視下，完成對(duì)現(xiàn)有流程的梳理，優(yōu)化后的流程符合中心共享的特性;其次，考慮配套于與中心目標(biāo)相一致的績(jī)效機(jī)制和人力資源管理制度，并在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不斷優(yōu)化，最終實(shí)現(xiàn)中心的戰(zhàn)略定位，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

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