財務(wù)共享服務(wù)在高校的應(yīng)用分析

呼瑞雪 高福貴

摘 要：財務(wù)信息化建設(shè)是推動高校財務(wù)實(shí)現(xiàn)由核算型向管理決策型轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵因素。財務(wù)共享在高校的適用性已被理論界所認(rèn)可，但具體的落地實(shí)施還處于摸索和推進(jìn)階段。本文通過分析高校對財務(wù)共享服務(wù)的需求，提出高校財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)策略，以期為高校的信息化建設(shè)提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享服務(wù);財務(wù)轉(zhuǎn)型;智能化

一、引言

財務(wù)共享服務(wù)作為財務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新服務(wù)模式，自問世以來一直在國內(nèi)外企業(yè)集團(tuán)公司有著廣泛應(yīng)用。在我國，財務(wù)共享服務(wù)已逐漸成為大型企業(yè)財務(wù)管理的主流模式，在成本節(jié)約、合規(guī)內(nèi)控、風(fēng)險管理等方面發(fā)揮了積極作用。高?？梢越梃b企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，以財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)開啟財務(wù)轉(zhuǎn)型之路，提升業(yè)務(wù)流程效率，強(qiáng)化風(fēng)險管控能力、促進(jìn)財務(wù)管理工作與其他管理活動的融合，全面提高對高校事業(yè)發(fā)展的服務(wù)支撐能力。

二、財務(wù)共享服務(wù)在高校的需求分析

1.實(shí)現(xiàn)集中化管理，提高財務(wù)管控能力

隨著國家對高校的簡政放權(quán)，高校在教學(xué)、科研、招生、管理等方面擁有更大的自主權(quán)。借助高校的品牌和智力優(yōu)勢進(jìn)行異地辦學(xué)、建設(shè)異地研究機(jī)構(gòu)是很多高校實(shí)現(xiàn)與地方政府、社會資源有效融合的載體。這樣的戰(zhàn)略部署涉及經(jīng)濟(jì)效益評估、發(fā)展規(guī)劃等重大決策問題，需要強(qiáng)有力的人員和經(jīng)費(fèi)保障。在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的財務(wù)管理體制下，如何整合資源、加強(qiáng)各校區(qū)、各地區(qū)的財務(wù)管理工作是高校面臨的重要問題。每增加一個異地新設(shè)機(jī)構(gòu)，配套增設(shè)財務(wù)架構(gòu)的做法將導(dǎo)致人員成本增加。傳統(tǒng)的會計委派制已不能滿足和高校發(fā)展戰(zhàn)略相匹配的財務(wù)管理需求。高校需要借助財務(wù)共享服務(wù)重構(gòu)財務(wù)組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)集中化管理，提高學(xué)校一級財務(wù)管控能力，支撐高校的戰(zhàn)略規(guī)劃。

2.實(shí)現(xiàn)會計核算的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，轉(zhuǎn)變會計職能

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》頒布后，高校通過完善制度建設(shè)，梳理業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理，建立和加強(qiáng)內(nèi)部稽核、校內(nèi)審計、監(jiān)察等事后監(jiān)督機(jī)制，風(fēng)險防控水平有了一定程度的提升，但內(nèi)控建設(shè)之路仍然任重道遠(yuǎn)。2019年，高校開始執(zhí)行政府會計制度，對原有會計核算體系進(jìn)行了變革，核算的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化程度大大提高，但核算工作需要進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化。《事業(yè)單位成本核算基本指引》要求高校的成本核算在2021年落地。高校財務(wù)工作的重點(diǎn)已從預(yù)算、核算、決算轉(zhuǎn)移到?jīng)Q策、控制、分析等方面。高校需要借助財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)全面梳理業(yè)務(wù)，加強(qiáng)財務(wù)活動與業(yè)務(wù)活動的融合，鎖定各個業(yè)務(wù)流程的控制結(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)財管一體化。

3.打破高校財務(wù)信息化建設(shè)的固有模式

高校的財務(wù)信息化建設(shè)存在一些普遍問題。一是信息化流程設(shè)計源于手工會計處理流程，難以形成覆蓋整個高校業(yè)務(wù)與職能活動的管理信息系統(tǒng)，監(jiān)督和控制職能難以發(fā)揮;二是高校的信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，平臺搭建分散化，信息孤島現(xiàn)象明顯，財務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力較弱;三是財務(wù)信息化建設(shè)重會計核算、輕數(shù)據(jù)分析，在挖掘財務(wù)數(shù)據(jù)價值方面做得不夠，導(dǎo)致決策支持能力不足。在大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù)不斷為財務(wù)管理賦能的數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代，高校應(yīng)借助財務(wù)共享服務(wù)中心整合優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)模塊，更新替換落后信息系統(tǒng)，逐步建立財務(wù)數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息的共享，提升財務(wù)數(shù)據(jù)的分析與預(yù)測水平，真正發(fā)揮指導(dǎo)決策的作用。

三、高校財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)策略

1.集中核算的實(shí)現(xiàn)程度

高校財務(wù)集中核算是相對于現(xiàn)行財務(wù)管理體制下，二級單位分散核算、定期匯總而言的。通過制定統(tǒng)一的核算標(biāo)準(zhǔn)和流程，高校較容易將同樣執(zhí)行政府會計制度的獨(dú)立核算事業(yè)單位納入財務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)集中核算。執(zhí)行企業(yè)會計制度的獨(dú)立法人單位和執(zhí)行民間非營利組織會計制度的社團(tuán)法人，業(yè)務(wù)的差異化較大，難以將其財務(wù)流程集中化。高校若將所有收支業(yè)務(wù)均納入全流程化系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)真正意義的集中管控，一是需要根據(jù)高?，F(xiàn)有運(yùn)行機(jī)制，設(shè)置合理、高效的財務(wù)共享服務(wù)運(yùn)行模式和系統(tǒng)架構(gòu);二是要做好附屬單位、異地機(jī)構(gòu)的財務(wù)信息系統(tǒng)平臺搭建，提高軟件模塊的標(biāo)準(zhǔn)化配置，使得在部分法人單位無法納入集中核算的情況下，通過平臺互聯(lián)實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息共享。

2.財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)范圍的確定

財務(wù)業(yè)務(wù)的完備程度是財務(wù)職能有效發(fā)揮的前提。高校在財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的規(guī)劃階段，需要對高校的財務(wù)職能在原有業(yè)務(wù)體系和財務(wù)共享服務(wù)中心之間進(jìn)行劃分。一是全面評估現(xiàn)有信息系統(tǒng)模塊的有效性以及被納入財務(wù)共享平臺的適應(yīng)性、融合性;二是根據(jù)現(xiàn)有模塊的成熟度和需求，確定納入財務(wù)共享中心的財務(wù)業(yè)務(wù)類型以及實(shí)現(xiàn)方式。通常來說，對重復(fù)性高、具備一定標(biāo)準(zhǔn)化流程、可實(shí)現(xiàn)自動化處理的費(fèi)用報銷、薪酬管理、資產(chǎn)核算、科研立項(xiàng)、財務(wù)報表、資金管理、會計檔案等業(yè)務(wù)，首選被納入財務(wù)共享服務(wù)中心。待共享服務(wù)逐漸成熟后，再考慮將預(yù)算管理、績效評價、財務(wù)分析等高附加值的業(yè)務(wù)納入。

3.用戶視角的業(yè)務(wù)流程再造和需求層面的數(shù)據(jù)共享

高校財務(wù)的管理與服務(wù)職能并重。高校的流程再造需要從用戶角度出發(fā)進(jìn)行跨部門業(yè)務(wù)流程整合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和財務(wù)報銷流程的線上統(tǒng)一，提高業(yè)務(wù)辦理效率，提升用戶體驗(yàn)。人事、資產(chǎn)、科研、教學(xué)等前端業(yè)務(wù)部門能夠產(chǎn)生大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，流轉(zhuǎn)至財務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)應(yīng)是經(jīng)過篩選的與財務(wù)流程相關(guān)的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)在財務(wù)共享中心經(jīng)過整理加工變?yōu)樨攧?wù)信息的同時，可以根據(jù)業(yè)務(wù)部門的需求反推給各業(yè)務(wù)部門，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理的跨部門協(xié)同處理以及數(shù)據(jù)的共享和交換。以合同管理為例。合同從簽訂到執(zhí)行、驗(yàn)收、付款，每一個環(huán)節(jié)都涉及不同的部門，是一個典型的跨部門業(yè)務(wù)。若其共享性差，合同執(zhí)行的跟蹤管理就會存在盲區(qū)，還帶來包括合同材料在不同部門重復(fù)提供、財務(wù)部門往來款管理被動等問題。在財務(wù)共享中心建立合同臺賬，能極大地簡化業(yè)務(wù)流程、提高財務(wù)核算效率和質(zhì)量、提升用戶體驗(yàn)。

4.財務(wù)報銷流程重構(gòu)

（1）簡化審批流程。和財務(wù)報銷相關(guān)的審批主要有三類：業(yè)務(wù)審批、經(jīng)費(fèi)使用審批、資金支付審批。業(yè)務(wù)審批由人員歸屬部門或業(yè)務(wù)歸屬部門完成;經(jīng)費(fèi)使用審批由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人在經(jīng)辦人匯總整理好報銷票據(jù)后線下完成;資金支付審批由財務(wù)人員按照審批權(quán)限在報銷經(jīng)辦人正式提交報銷單據(jù)前線下完成。財務(wù)共享服務(wù)中心建成后，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)審批信息的共享，省去紙質(zhì)審批表單的傳遞;票據(jù)影像化系統(tǒng)打破經(jīng)費(fèi)使用審批和資金支付審批在時間和空間上的限制，變線下辦理為線上，解決報銷業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的跑路問題。與此同時，做好各審批事項(xiàng)的壓縮、合并與剝離也至關(guān)重要。如在財務(wù)共享中心得到標(biāo)準(zhǔn)化控制的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，其事前審批和經(jīng)費(fèi)使用審批若為同一人，二者就可以合并。資金支付審批可完全脫離報銷業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，嵌入到會計核算流程，作為會計內(nèi)控環(huán)節(jié)。

（2）前置財務(wù)審核。高校現(xiàn)行的網(wǎng)上預(yù)約報銷模式解決了報銷排隊(duì)問題，優(yōu)化了財務(wù)報銷環(huán)境，但存在報銷人員和財務(wù)人員對報銷政策掌握的信息不對稱，報銷單據(jù)的退回、重新審核、重新提交耗時耗力。將報銷審批前置是指將會計信息審核功能前移至業(yè)務(wù)端和報銷業(yè)務(wù)發(fā)起端。在財務(wù)共享中心接入商旅平臺、采購平臺等應(yīng)用模塊，嵌入對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的政策符合性控制，可以在業(yè)務(wù)發(fā)生的源頭切斷舞弊的發(fā)生，同時保留會計業(yè)務(wù)流程的審計線索，使財務(wù)審核的監(jiān)督和控制職能得到充分發(fā)揮;在報銷人員提交報銷單據(jù)時即完成票據(jù)有效性、報銷手續(xù)完備性、開支范圍合規(guī)性等校驗(yàn)，可降低報銷單據(jù)退回率，提高財務(wù)報銷效率。

5.影像與電子檔案管理

在電子票據(jù)和紙質(zhì)票據(jù)并行的時代，紙質(zhì)原始票據(jù)及其他報銷支撐文件需要掃描形成電子影像以支持線上審核和電子檔案管理。目前，紙質(zhì)原始憑證占比較大，掃描的工作量巨大。從便捷性來說，手機(jī)拍照等個人分散掃描的方式更能滿足高校碎片化財務(wù)報銷的訴求。啟用影像化系統(tǒng)后，檔案管理由原紙質(zhì)會計檔案的單一管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)會計檔案和電子會計檔案同步管理，管理難度加大。一是存在紙質(zhì)原始憑證和基于紙質(zhì)原始憑證的電子化結(jié)果不一致風(fēng)險，需要建立校驗(yàn)機(jī)制保證二者在形式和邏輯上的一致;二是紙質(zhì)原始憑證的收集工作量較大，需要建立標(biāo)準(zhǔn)的收集、傳遞、保管機(jī)制，并落實(shí)報銷人、報銷單位、財務(wù)部門在會計檔案流轉(zhuǎn)過程中的職責(zé)。

6.智能審核的應(yīng)用

通過尋找財務(wù)審核節(jié)點(diǎn)的自動化場景實(shí)現(xiàn)智能審核，將財務(wù)人員從繁雜的判斷識別中解放出來，是當(dāng)前人工智能在財務(wù)領(lǐng)域的主要應(yīng)用。其實(shí)現(xiàn)方法是由智能采集系統(tǒng)完成對影像資料的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，由智能審核系統(tǒng)與預(yù)設(shè)的規(guī)則庫進(jìn)行比對校驗(yàn)，完成審核。OCR智能識別技術(shù)的先進(jìn)性和審核細(xì)則的標(biāo)準(zhǔn)化水平?jīng)Q定智能審核的實(shí)現(xiàn)程度。對智能采集無法識別的信息還需要進(jìn)行人工手動補(bǔ)錄;對智能審核無法判斷的非標(biāo)準(zhǔn)審核事項(xiàng)，還需要借助人工審核?？傊?，在電子原始憑證無法全面替代紙質(zhì)原始憑證的過渡期，智能采集存在技術(shù)限制，智能審核尚處于起步階段。通過智能審核承擔(dān)票據(jù)驗(yàn)真、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制、額度控制等部分標(biāo)準(zhǔn)化的審核工作，對提高會計核算效率的意義也是重大的。

大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等信息技術(shù)的發(fā)展，對高校現(xiàn)有的信息化模式產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，進(jìn)而推動高校財務(wù)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程變革，促進(jìn)高校財務(wù)的轉(zhuǎn)型升級。高校應(yīng)將財務(wù)共享服務(wù)作為財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的手段，推進(jìn)與業(yè)務(wù)部門的深度融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，逐步建立財務(wù)大數(shù)據(jù)中心，為高校財務(wù)管理的智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型打好基礎(chǔ)。

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