“放管服”背景下高校科研經(jīng)費財務(wù)信息化建設(shè)研究

周怡杉 王竹

摘 要：在“大智移云”的時代，國家對高校科研經(jīng)費的“放管服”提出了更高的要求，本文針對高校科研經(jīng)費財務(wù)信息化建設(shè)存在的不足，提出了互聯(lián)互通、業(yè)財融合的理念，探索以財務(wù)為核心的信息化共享建設(shè)和財務(wù)流程優(yōu)化的路徑，打造新型的高校科研經(jīng)費財務(wù)信息化管理。

關(guān)鍵詞：放管服;高校科研經(jīng)費;業(yè)財融合;信息化建設(shè)

一、科研經(jīng)費財務(wù)信息化建設(shè)中“放管服”的具體內(nèi)涵

對于高校而言，科研經(jīng)費的“放管服”就是進(jìn)一步推進(jìn)簡政放權(quán)、放管結(jié)合、創(chuàng)新科研經(jīng)費使用和管理方式。在大智移云的時代，融入了信息整合、數(shù)據(jù)交互共享、管理協(xié)同創(chuàng)新的理念。

“放”要做到放而有序，隨著科研經(jīng)費管理的進(jìn)一步改革，國家提出了科研經(jīng)費包干制試點，就是要利用信息協(xié)同簡化辦事流程，提升科研經(jīng)費的使用效率和效益。

“管”要做到管而有方，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的管理方式和理念，利用信息化手段做到實時、全過程管理，通過信息化嵌入相應(yīng)的內(nèi)控制度，并實現(xiàn)對科研經(jīng)費預(yù)算績效的審核、監(jiān)督以及財務(wù)分析。

“服”要做到服而有心，主要體現(xiàn)在以財務(wù)信息化為核心，做好精細(xì)化服務(wù)和業(yè)務(wù)流程的簡化。

二、高校科研經(jīng)費財務(wù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和不足

1.頂層設(shè)計缺失、信息孤島現(xiàn)象使科研經(jīng)費管理效率低下

一般而言，高校有專門的科研管理部門，主要負(fù)責(zé)管理各類科研項目的立項、合同簽訂、預(yù)算調(diào)整審批、結(jié)題等工作。而財務(wù)部門則主要負(fù)責(zé)科研經(jīng)費的入賬、預(yù)算分配、核算報銷等工作。傳統(tǒng)的科研管理部門和財務(wù)部門都有自己的信息系統(tǒng)，但相互之間缺乏數(shù)據(jù)共享機制，導(dǎo)致項目管理和經(jīng)費管理相隔離，科研管理效率低下。

信息孤島造成了部門之間的割據(jù)，加之各部門之間對科研經(jīng)費管理的側(cè)重不同，導(dǎo)致各部門之間缺乏協(xié)同管理，加大了科研經(jīng)費財務(wù)管理難度，甚至?xí)霈F(xiàn)科研經(jīng)費的管理缺位。

2.科研經(jīng)費的財務(wù)報銷流程繁復(fù)，信息化程度不高

隨著信息化程度的不斷提高，雖然高校的財務(wù)報銷有了明顯的改善，能夠通過系統(tǒng)控制預(yù)算，但是部分高校還是停留在人工在系統(tǒng)中記賬的階段，部分高校進(jìn)入了網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的半自動化階段，信息化在財務(wù)報銷業(yè)務(wù)中還存在著很大空間。

在實際的工作中，科研人員面對經(jīng)費報銷時，對表單填寫、票據(jù)和支付信息收集、保存，以及財務(wù)報銷的流程都會感到困擾，加上對財經(jīng)政策的熟悉度不夠，在某些經(jīng)費支出時不符合相關(guān)規(guī)定，造成報銷過程漫長、報銷難度大、溝通不順、多次返工等情況，在一定程度上影響了科研人員開展研究工作的積極性。

3.財務(wù)人員知識結(jié)構(gòu)單一，信息化能力不足

由于目前高校財務(wù)信息化建設(shè)的滯后，導(dǎo)致財務(wù)部門的資源和人力更多地投入在基礎(chǔ)財務(wù)核算業(yè)務(wù)上，忽略了更為重要的財務(wù)分析和管理。很大一部分財務(wù)人員每日機械重復(fù)地工作在核算一線，知識結(jié)構(gòu)單一，思維固化缺乏創(chuàng)新能力，在大數(shù)據(jù)時代不具備海量數(shù)據(jù)挖掘分析的能力，欠缺利用信息化手段進(jìn)行科學(xué)決策的能力。

三、高?？蒲薪?jīng)費財務(wù)信息化建設(shè)的優(yōu)化路徑

1.完善協(xié)同信息化建設(shè)，建立信息共享機制

在國家提出對于科研經(jīng)費“放管服”的要求下，高校應(yīng)該利用科技的手段，推進(jìn)各部門間信息平臺的建設(shè)，實現(xiàn)科研經(jīng)費管理的數(shù)據(jù)信息協(xié)同共享，為科研工作人員提供更為便捷的服務(wù)。

（1）建立一站式服務(wù)信息化平臺。加強對科研管理部門、財務(wù)部門、人事部門、審計部門、資產(chǎn)采購部門等的信息整合，建立跨部門的信息融合平臺，對分散的項目申請和立項、預(yù)算設(shè)定和調(diào)整、資產(chǎn)管理、人事變動和晉升等系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，建立不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，打通財務(wù)數(shù)據(jù)和其他科研數(shù)據(jù)的全面對接，實現(xiàn)科研信息的全方位共享。首先，梳理各部門對科研項目管理的標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少形式化的審批，利用信息共享的優(yōu)勢聯(lián)動各管理部門，做到一次業(yè)務(wù)辦理其他相關(guān)的部門數(shù)據(jù)相應(yīng)調(diào)整。其次，需要精簡業(yè)務(wù)辦理提供的材料，提出標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)辦理清單。最后，以科研經(jīng)費的財務(wù)信息系統(tǒng)為中心，搭建各部門的信息交互平臺（如圖1），通過信息化架構(gòu)實現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)的互通共享，提升科研經(jīng)費管理的效率和效果。在信息共享平臺下，科研人員不僅能夠?qū)崟r查詢和提取財務(wù)信息，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析;還可以通過在一個系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作，就可以實現(xiàn)在其他相關(guān)管理部門的信息變更或是調(diào)整，真正實現(xiàn)“讓信息多跑路”，讓科研人員少跑路，解放生產(chǎn)、創(chuàng)造力。以科研經(jīng)費預(yù)算調(diào)整為例，信息共享平臺建立后如圖2所示?？蒲许椖控?fù)責(zé)人登錄科研管理系統(tǒng)，選取需要調(diào)整的科研項目，錄入預(yù)算調(diào)整模板，提交科研管理部門審批，審批通過后預(yù)算數(shù)據(jù)由信息共享平臺傳輸?shù)截攧?wù)系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)自動對相關(guān)經(jīng)費的預(yù)算模板進(jìn)行變更?？蒲腥藛T只要在科研管理系統(tǒng)中查詢到預(yù)算調(diào)整的申請審批通過，同時即可在財務(wù)系統(tǒng)依據(jù)新預(yù)算辦理經(jīng)費的報銷。

（2）構(gòu)建多渠道政策的信息化推送機制。對于科研人員來說，其主要工作在于科學(xué)研究，對于科研經(jīng)費的各項政策和規(guī)定并不都熟悉，如何有效利用信息化手段，將科研管理和財務(wù)的相關(guān)政策和最新規(guī)定及時地傳遞給科研人員至關(guān)重要。在財務(wù)信息化建設(shè)過程中，融合各部門間的線上線下服務(wù)，整合微服務(wù)平臺，將相關(guān)政策規(guī)定通過科研項目管理系統(tǒng)有針對性地推送到科研人員的OA、郵箱甚至手機信息中，盡可能在第一時間多渠道實現(xiàn)信息對稱。同時也通過建立的信息平臺聯(lián)動到財務(wù)信息系統(tǒng)中，當(dāng)科研人員在使用經(jīng)費財務(wù)系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動提示新政策或是預(yù)警變更的規(guī)定，利用信息化手段實現(xiàn)在過程中控制風(fēng)險，在管理中提升服務(wù)。

2.推進(jìn)業(yè)財一體化融合，優(yōu)化財務(wù)報銷流程管理

（1）搭建業(yè)財一體化基本框架。高?？蒲薪?jīng)費財務(wù)信息化中最重要也是最基礎(chǔ)的就是打造業(yè)務(wù)、財務(wù)一體化流程，通過流程承載業(yè)務(wù)，通過信息系統(tǒng)固化流程，充分將財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)過程相融合。這也是在“放管服”改革的迫切要求下，財務(wù)工作在工作效能、管理水平和服務(wù)能力方面得到提升的強有力保障。業(yè)財一體化首先要對科研項目的主要業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，對主要業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)化。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)+等信息化的手段整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接。當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時，財務(wù)系統(tǒng)能自動采集業(yè)務(wù)信息，自動整理有效的財務(wù)信息，并且自動推送到賬務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)報銷智能關(guān)聯(lián)并同時進(jìn)行。最后，建立數(shù)據(jù)信息庫，利用管理會計工具進(jìn)行財務(wù)分析，為高校的管理層提供科學(xué)決策依據(jù)（如圖3）。具體而言，高?？蒲薪?jīng)費的業(yè)務(wù)活動基本可以分為采購業(yè)務(wù)（耗材類和服務(wù)）、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、勞務(wù)酬金、立項開票業(yè)務(wù)等，通過在業(yè)務(wù)層構(gòu)建耗材、服務(wù)采購、商旅對接、資產(chǎn)競價、招投標(biāo)等合作平臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)據(jù)信息同步，再通過建設(shè)自動化、集約化的核算處理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的核算和支付等過程。

基于業(yè)財融合的信息平臺建設(shè)，高校還應(yīng)整合各種科研經(jīng)費的財務(wù)會計制度和準(zhǔn)則并下沉到業(yè)務(wù)開展過程中，將科研經(jīng)費的內(nèi)部控制流程嵌入到財務(wù)信息化中，自主設(shè)置預(yù)警閾值，事前、事中、事后全過程對經(jīng)費使用的合規(guī)性實施監(jiān)控，更好地提前預(yù)防并及時控制風(fēng)險。另外，業(yè)財一體化信息平臺的建設(shè)還需要在系統(tǒng)中留有擴展接口，方便未來新型業(yè)務(wù)的融合拓展。

（2）基于業(yè)財融合的報銷流程優(yōu)化。高校通過與各大供應(yīng)商平臺建立合作，開放系統(tǒng)對接，形成業(yè)財融合平臺，如耗材和設(shè)備采購業(yè)務(wù)可以和京東等合作，差旅業(yè)務(wù)可以跟攜程等商旅平臺開放接口，開發(fā)直采系統(tǒng)，實現(xiàn)信息同步。以業(yè)務(wù)需求作為開端，結(jié)合科研經(jīng)費的預(yù)算和相關(guān)規(guī)定，完成選擇供應(yīng)商、采購等步驟生產(chǎn)訂單，提交項目負(fù)責(zé)人審批，通過后自動確認(rèn)訂單凍結(jié)經(jīng)費，商家發(fā)貨，科研人員驗收后生成電子票據(jù)，自動進(jìn)行賬務(wù)處理并發(fā)起支付，或是資產(chǎn)建賬后自動進(jìn)行賬務(wù)處理和支付的過程。其中賬務(wù)處理主要是財務(wù)會計的賬務(wù)處理，并通過勾稽關(guān)系，系統(tǒng)自動完成預(yù)算會計的“平行記賬”。

借助業(yè)財一體化信息平臺，實現(xiàn)全流程信息同步，完成科研經(jīng)費財務(wù)報銷和內(nèi)控的自動化。以下是資產(chǎn)采購（圖4）和差旅業(yè)務(wù)（圖5）的詳細(xì)流程圖。

3.加強財務(wù)管理信息化建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

在大數(shù)據(jù)時代的今天，財務(wù)人員面臨的業(yè)務(wù)體量日益增加、業(yè)務(wù)復(fù)雜程度提升，只有利用機器人協(xié)助處理基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，利用信息技術(shù)開展財務(wù)分析才能更好實現(xiàn)科研經(jīng)費的放得下、管得住、服好務(wù)，才能滿足國家對科研經(jīng)費預(yù)算績效的要求和各種風(fēng)險管控的規(guī)定。

單一知識結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)會計人員今后將大量的被信息化的手段替代，隨著機器人報銷的普及，將會釋放財務(wù)人員核算的工作量，將會有更多的財務(wù)人員和更多的時間集中在財務(wù)管理的工作中，這也要求高校加強對財務(wù)人員的復(fù)合培養(yǎng)，打造一支既懂財務(wù)、業(yè)務(wù)，又熟悉計算機、網(wǎng)絡(luò)的復(fù)合型人才隊伍，實現(xiàn)高校財務(wù)部門由傳統(tǒng)的財務(wù)會計向管理會計的職能轉(zhuǎn)變。

在業(yè)財融合和信息共享的框架下，通過管理制度化、制度流程化、流程信息化的理念和建設(shè)，高校科研項目的“放管服”必然邁上一個新臺階。科研人員具備更為寬松靈活的科研環(huán)境，進(jìn)一步釋放了研究的熱情和能力，科研管理部門也能實現(xiàn)對科研項目資金、業(yè)務(wù)、信息、數(shù)據(jù)的全方位實時的管理和動態(tài)的監(jiān)控，為更好地達(dá)到科研預(yù)算績效提供了有力的保障。

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