新形勢(shì)下公共關(guān)系在高校檔案工作中的運(yùn)用

徐梁意

【摘? 要】公共關(guān)系是為了幫助一個(gè)組織建立并有效維持與社會(huì)公眾之間的相互交流、理解、認(rèn)可并與其合作而開展的一系列規(guī)范性的可持續(xù)的公共關(guān)系活動(dòng)。而檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展，正需要充分運(yùn)用公共關(guān)系的管理方法、管理手段來更有效地維持與社會(huì)、與組織和公眾之間的相互溝通、交流和合作，完成自身體系的工作職能。在新形勢(shì)下，檔案工作者更需要學(xué)習(xí)公共關(guān)系知識(shí)，巧妙應(yīng)用公共關(guān)系的技巧，積極開展豐富的公關(guān)活動(dòng)，促進(jìn)檔案工作的繁榮和蓬勃發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】公共關(guān)系;高校檔案;運(yùn)用

一、運(yùn)用公共關(guān)系促進(jìn)檔案工作的建議

每個(gè)人從讀書開始建立的學(xué)籍檔案到工作后的人事檔案，以及生活中逐漸產(chǎn)生的民生檔案、信用檔案等，都與自身的利益息息相關(guān)，它將伴隨每個(gè)人的一生。然而，檔案對(duì)于公眾而言，又是那么的封閉、有距離感。如何打破這一局面，我們想到了運(yùn)用公共關(guān)系。

（一）運(yùn)用公共關(guān)系的職能促進(jìn)檔案工作

1. 從公共關(guān)系對(duì)社會(huì)組織環(huán)境的監(jiān)測(cè)、收集信息職能做起

作為信息組織的一個(gè)重要成員，檔案部門需要及時(shí)地了解公眾對(duì)于檔案信息的各種訴求，再根據(jù)公眾對(duì)檔案信息訴求的在實(shí)用性、針對(duì)性、時(shí)效性等特點(diǎn)建立健全信息的交流、收集、監(jiān)測(cè)、調(diào)研、預(yù)測(cè)以及本部門公關(guān)檔案制度，注重信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性、可比性、適應(yīng)性和經(jīng)濟(jì)性。

2. 從公共關(guān)系的對(duì)外宣傳、廣泛傳播職能做起

檔案工作者在熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還需要熟練掌握各種傳播方式、傳播媒介的特點(diǎn)，根據(jù)檔案部門實(shí)際情況積極開展與檔案相關(guān)的各種公共關(guān)系活動(dòng)，從而提升社會(huì)公眾對(duì)檔案的整體知曉度和社會(huì)影響力，為促進(jìn)檔案部門各項(xiàng)工作的順利開展創(chuàng)造有利的條件和社會(huì)輿論，同時(shí)也樹立了檔案部門的公眾形象。

3. 從公共關(guān)系的教育引導(dǎo)、服務(wù)公眾職能做起

“存憑、留史、資政、育人”這八個(gè)字高度概括了檔案存在的價(jià)值與意義。檔案部門應(yīng)當(dāng)積極地運(yùn)用各種公共關(guān)系活動(dòng)，服務(wù)和引導(dǎo)社會(huì)公眾、教育公眾，主動(dòng)地拉近檔案與社會(huì)公眾的距離，使社會(huì)公眾知曉檔案就在身邊，主動(dòng)地傳播有關(guān)檔案工作的信息，使社會(huì)公眾了解檔案伴你同行。

（二）如何在檔案工作中發(fā)揮公共關(guān)系的作用

1. 優(yōu)化環(huán)境，爭取各方支持

蘭臺(tái)人長期以“甘于寂寞”“默默奉獻(xiàn)”作為工作的座右銘。但在如何爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持和社會(huì)公眾的認(rèn)可上，卻不能“埋頭苦干”“一聲不吭”，檔案工作者需要“能說會(huì)道”“露才揚(yáng)己”。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的高度重視和全力支持是做好檔案工作的關(guān)鍵，爭取其他部門的配合是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案部門可以通過定期舉行專題檔案展覽、檔案知識(shí)競賽、檔案宣傳周等活動(dòng)進(jìn)一步擴(kuò)大影響，還可以通過定期組織其他有關(guān)部門員工到檔案室考察和參觀，經(jīng)常向其他兄弟單位的檔案部門進(jìn)行走訪調(diào)研，增強(qiáng)與社會(huì)各階層的聯(lián)系和人際交往，進(jìn)一步提高檔案部門在社會(huì)公眾心目中的影響力和地位。

2. 轉(zhuǎn)變作風(fēng)，塑造完美的公關(guān)形象

社會(huì)組織不斷地開展各種公共關(guān)系活動(dòng)，最終目的就是塑造完美的公關(guān)形象，檔案部門亦是如此。在我國傳統(tǒng)的檔案工作中，普遍存在全封閉或半封閉的工作管理狀態(tài)，歸檔程序單調(diào)繁瑣、工作方式老套。如果要改變這種現(xiàn)狀，檔案工作者就需要具備“既能發(fā)現(xiàn)問題，又能解決問題”的公關(guān)能力，及時(shí)了解國內(nèi)檔案工作的動(dòng)態(tài)和相關(guān)政策、制度的變化，在檔案文件材料的收集方式上進(jìn)行改革，將“等、靠、送”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹s、幫、收”?！暗取笔侵改托牡却稠?xiàng)工程或活動(dòng)的結(jié)束;“靠”是指檔案工作遇到各種阻力時(shí)依靠領(lǐng)導(dǎo)的解決;“送”是指歸檔文件材料由形成部門定期向檔案部門移交;“約”則是在各項(xiàng)活動(dòng)開始前預(yù)先向活動(dòng)承辦部門約定歸檔文件材料內(nèi)容;“幫”則是通過在線答疑、上門指導(dǎo)等方式幫助檔案文件材料形成的部門明確哪些是重點(diǎn)歸檔案文件材料;“收”則是檔案工作者主動(dòng)到文件材料形成部門進(jìn)行收集。

二、檔案部門開展公共關(guān)系活動(dòng)的具體操作方法

（一）多措并舉，打造新媒體時(shí)代下的檔案宣傳工作

1. 采用多種傳播方式

高校檔案室應(yīng)利用室藏資源，有針對(duì)性地編制各種室藏知識(shí)匯編、專題資料匯編、室藏指南/情況簡介、利用效果匯編等，按專題呈送和分發(fā)給單位主管領(lǐng)導(dǎo)和各對(duì)口部門，使他們及時(shí)了解和掌握檔案室的基本工作動(dòng)態(tài)和情況，以取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和教職工的認(rèn)可和支持。利用櫥窗、宣傳欄、專題展等手段，融知識(shí)性、實(shí)用性、可讀性于一體，對(duì)師生進(jìn)行廣泛的宣傳和教育，誘導(dǎo)師生產(chǎn)生利用檔案室資源的需求，促進(jìn)檔案室藏資源的開發(fā)和利用。

2. 定期舉辦各種專題活動(dòng)

利用室藏資源，校內(nèi)定期舉辦“國際檔案日“宣傳活動(dòng)和檔案法宣傳活動(dòng)，舉辦檔案知識(shí)講座，表彰檔案工作突出的兼職檔案員，擴(kuò)大檔案室的影響和聲譽(yù)，提高全校師生全員檔案意識(shí)，激發(fā)其了解檔案的需求。

3. 建立檔案網(wǎng)頁

高校檔案室應(yīng)當(dāng)開發(fā)建立專屬的檔案網(wǎng)頁，在利用網(wǎng)頁宣傳檔案工作時(shí)，可定期或不定期地進(jìn)行特色檔案信息發(fā)布，提供生動(dòng)活潑、圖文聲影并茂的最新檔案資訊。一是易于讓教職工、學(xué)生所接受;二是達(dá)到傳遞迅速、宣傳廣泛、不受時(shí)間和空間限制的目的。高校檔案室還可以在網(wǎng)上公布室藏指南、歸檔范圍，檔案相關(guān)法律法規(guī)，通過網(wǎng)頁為學(xué)校師生開辟一個(gè)檔案信息服務(wù)的新通道。

（二）“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”，開展形式多樣的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)

“走出去”，就是要主動(dòng)積極地參與社會(huì)活動(dòng)，加強(qiáng)與檔案學(xué)會(huì)和各兄弟院校檔案部門的聯(lián)系。通過列席會(huì)議、工作調(diào)研、參加各種經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、學(xué)術(shù)研討，爭取政府、檔案學(xué)會(huì)、兄弟單位等的重視、關(guān)心和支持;適時(shí)地把握機(jī)遇，大造聲勢(shì)，擴(kuò)大影響。

“請(qǐng)進(jìn)來”，就是邀請(qǐng)上級(jí)或兄弟院校檔案工作專家，到學(xué)校開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)會(huì)、檔案知識(shí)專題講座和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，積極推動(dòng)學(xué)校檔案工作的科學(xué)、規(guī)范、健康發(fā)展。還可以定期邀請(qǐng)學(xué)校師生參觀室藏檔案，增進(jìn)利用者對(duì)檔案室的深入了解。同時(shí)，又可以使檔案室及時(shí)、準(zhǔn)確地把握利用檔案的目的和檔案利用效果情況。

通過定期開展一系列形式多樣的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，緊緊圍繞學(xué)校的教育教學(xué)工作，不斷更新檔案部門的發(fā)展理念，創(chuàng)新檔案工作的管理機(jī)制，深化學(xué)校各門類檔案的功能開發(fā)，在密切服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)工作目標(biāo)的同時(shí)，取得檔案工作的突破性新進(jìn)展。

公共關(guān)系與檔案工作密切相關(guān)，公共關(guān)系時(shí)刻發(fā)生在檔案工作者身邊。如果檔案工作者始終坐在辦公室等待領(lǐng)導(dǎo)的支持，等待相關(guān)各部門到檔案室移交檔案，那么檔案事業(yè)的發(fā)展肯定還是一成不變，停滯不前的。檔案部門只有積極地把公共關(guān)系的方法和技巧運(yùn)用到檔案管理中，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、部門之間的關(guān)系，樹立公關(guān)形象，耐心、熱情地去做溝通、服務(wù)工作，大力開展宣傳活動(dòng)，使管理和運(yùn)作方式由過去的“封閉型”向“開放型”轉(zhuǎn)變，才能有助于檔案工作的優(yōu)化管理、深化開發(fā)、強(qiáng)化服務(wù)、完善功能，從而增強(qiáng)社會(huì)各界對(duì)檔案事業(yè)的認(rèn)可度和支持度，進(jìn)一步促進(jìn)檔案事業(yè)的繁榮和可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：中國計(jì)量大學(xué)）