基于信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

李皓

摘 要：信息時代的到來使得人們生活方方面面都發(fā)生了翻天覆地的變化，以檔案管理工作為例，該項工作涉及的工作量非常大，利用計算機技術(shù)實行信息化管理，對于該項工作水平的提升至關(guān)重要。然而機遇之下也是挑戰(zhàn)，信息時代檔案管理工作必然會存在較多的問題。筆者主要分析信息時代下檔案管理工作面臨的障礙，提出相應(yīng)的解決措施，供檔案管理從業(yè)人士參考。

關(guān)鍵詞：信息時代;工作問題;解決策略

將信息進行存儲與管理是檔案管理工作的核心內(nèi)容，借助信息化技術(shù)開展檔案管理工作，可將檔案管理工作高效化、節(jié)能化，可大幅節(jié)約人力物力。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作程序，信息化的檔案管理工作程序無疑可大幅提高工作效率，為檔案管理工作帶來巨大變革。為了做好檔案管理工作，勢必要引入信息化技術(shù)，也就需要承受引入新技術(shù)的“雙刃劍”作用，不過抓住這個發(fā)展機遇對于今后檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展意義重大。

1 信息時代檔案管理工作遇到的問題

1.1 信息化管理軟件種類混亂

當(dāng)前絕大多數(shù)的工作單位已經(jīng)普及了計算機檔案管理技術(shù)，也有個別的工作單位使用縮微復(fù)制存儲技術(shù)，且建立了獨立的網(wǎng)頁。為數(shù)較多的工作單位單純使用計算機進行檔案的目錄管理，也存在個別單位在檔案室放置計算機應(yīng)付上級檢查做表面文章，并未將檔案管理信息化落在實處。各工作單位所使用的信息化管理軟件系統(tǒng)種類較多，所對應(yīng)的功能有極大差異，這就導(dǎo)致各單位在檔案信息化管理工作對接中遇到阻礙。實際工作當(dāng)中，上級主管部門向下發(fā)放數(shù)據(jù)庫之后，檔案管理人員就必須要根據(jù)內(nèi)容手工錄入數(shù)據(jù)，鑒于數(shù)據(jù)量錄入工作非常大，人工數(shù)據(jù)錄入無法確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，錄入數(shù)據(jù)之后還必須要進行多次的核查，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錄入工作效率不高。由于信息化管理軟件種類混亂，各個主管部門之間使用的數(shù)據(jù)格式不同，各個數(shù)據(jù)庫之間無法兼容，完成數(shù)據(jù)錄入工作后數(shù)據(jù)庫處于閑置狀態(tài)，造成人力和物力的浪費，檔案管理工作人員的工作量也會增加。

1.2 電子檔案管理存在法律效力問題

電子檔案管理存在一定的法律效力問題，對于檔案管理信息化工作造成阻礙。電子檔案特指由計算機技術(shù)進行處理的檔案，屬于辦公自動化的產(chǎn)物。國內(nèi)各工作單位都有使用到電子檔案，大部分單位辦公檔案沒有進行電子化處理的原因在于缺乏物質(zhì)保障，導(dǎo)致電子檔案應(yīng)用技術(shù)手段跟不上。鑒于電子文件在儲存、復(fù)制和共享方面具有較大的便利，但是也影響到檔案工作的可靠性和正確性，使其起存在一定的變數(shù)，管理不當(dāng)?shù)那闆r下電子檔案有易丟失和易泄漏的問題，因此其法律效力受到一定波及[1]。

1.3 信息化檔案管理人才存在缺口

信息化檔案管理工作面臨的問題是相關(guān)的人才數(shù)量過少，形成人才缺口現(xiàn)象。檔案管理工作使用信息技術(shù)進行管理，需要迫切提高檔案管理從業(yè)者的工作素質(zhì)，檔案管理工作人員的理論水平和工作實踐能力必須要進行系統(tǒng)的提升。與此同時，檔案管理人員長期以來使用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，使其信息化技術(shù)掌握程度有限，不能很好的適應(yīng)現(xiàn)代化設(shè)備辦公環(huán)境下的檔案管理工作，僅憑原有的知識和技能，檔案管理人員無法適應(yīng)信息時代的檔案管理工作，造成檔案管理工作效率低下，影響到檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展勢頭。

2 信息時代優(yōu)化檔案管理工作的措施

2.1 加大投入促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展

信息時代下為改進檔案管理工作，需要對加大投入促使檔案管理工作向規(guī)范化和有序化發(fā)展。需要投入更多的資金發(fā)展檔案管理信息化技術(shù)，讓檔案管理工作一改手寫記錄的面貌，應(yīng)用信息化管理軟件對其進行信息化處理。有關(guān)的管理部門需要建立一個通用的數(shù)據(jù)庫，改善上文中提到數(shù)據(jù)庫格式不一亂象，以節(jié)省各單位檔案管理社會資源，以期達到物盡其用、人盡其才的效果。建立通用的數(shù)據(jù)庫之后，可為檔案工作資源聯(lián)網(wǎng)核查、應(yīng)用提供極大的便利，讓檔案管理工作科學(xué)化，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，可極大程度提高檔案管理工作人員錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。通過數(shù)據(jù)庫后期維護工作與同步檔案更新，可極大提升檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，便于各個部門之間完成數(shù)據(jù)共享，降低工作協(xié)同難度，促使檔案管理工作坐上規(guī)范化發(fā)展道路[2]。

2.2 加強檔案信息化管理法規(guī)建設(shè)

針對檔案信息化管理波及其法律效力問題，可根據(jù)“檔案法”加強檔案信息化管理法規(guī)建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)犯罪案件數(shù)量飆升，導(dǎo)致信息安全問題凸顯。檔案管理信息化中出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)犯罪事實包括入侵檔案管理系統(tǒng)、散步病毒、竊取機密檔案信息以及破壞信息管理系統(tǒng)，針對這類犯罪事實，必須要加強對檔案管理信息化管理的法規(guī)建設(shè)?？蓮亩鄬哟?、多方位進行各學(xué)科的聯(lián)動管理，形成統(tǒng)一的社會服務(wù)系統(tǒng)以完善網(wǎng)絡(luò)管理條例，更好地打擊網(wǎng)絡(luò)不法行為，讓有關(guān)犯罪分子受到應(yīng)有的懲處[3]。

2.3 加強檔案管理從業(yè)者技術(shù)培訓(xùn)

檔案管理工作者進行職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)勢在必行，當(dāng)下對其采取技術(shù)培訓(xùn)的目的是使其更好地應(yīng)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作。信息時代之下，檔案管理工作者既要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容，還要在計算機操作、數(shù)據(jù)庫管理以及網(wǎng)絡(luò)維護方面有較好的應(yīng)用能力，要能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，為社會累及精神財富。針對檔案管理工作者進行業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，需要設(shè)立相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，通過考核者有對應(yīng)的職位評選和獎金獎勵，激勵其積極參與技術(shù)培訓(xùn)，從而為檔案管理信息化事業(yè)培養(yǎng)高水平人才，促使檔案管理工作達成可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

3 結(jié)語

總之，信息化時代務(wù)必要將信息化技術(shù)創(chuàng)造型地引入到檔案管理工作中，使其科學(xué)、高效，充分發(fā)揮其科技提高生產(chǎn)力作用。針對信息時代開展檔案管理工作存在的檔案管理信息化管理軟件繁雜、檔案管理信息化應(yīng)用缺乏法律效力以及缺乏專業(yè)的信息化檔案管理人才問題，可加大檔案信息化管理投入，建設(shè)完善的電子檔案管理法規(guī)，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。

參考文獻

[1]楊志英.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].青年時代，2017：198.

[2]張在奎，王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經(jīng)濟，2017，23（12）：31-32.

[3]韓吉明，史紅波.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2016（24）.