大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

張雅卓

摘 要：當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在了檔案管理當(dāng)中，為了進(jìn)一步提高檔案管理的有效性，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在生活和工作中的作用，本文將對(duì)大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)行相關(guān)研究。首先對(duì)數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行分析，并從三個(gè)方面來(lái)了解當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理的重要性，最后通過(guò)三種大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)具體的提高檔案管理有效性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;事業(yè)單位;檔案管理

事業(yè)單位在開(kāi)展相關(guān)工作中會(huì)有大量的文字、數(shù)據(jù)、表格等信息形成，這些信息在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中十分重要，也對(duì)今后的工作具有借鑒和指導(dǎo)價(jià)值。所以，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案管理工作更加精細(xì)化，擺脫傳統(tǒng)的管理模式，應(yīng)用更加先進(jìn)的管理方法使檔案利用的效率增高。目前檔案管理模式越來(lái)越向著電子化數(shù)字化方向發(fā)展，不僅有效地節(jié)約成本，還能使事業(yè)單位檔案管理的使用效率明顯增強(qiáng)。

1 數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)

1）載體虛擬化。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)十分廣泛，數(shù)字化技術(shù)在各行各業(yè)都能得到有效的應(yīng)用，通過(guò)不斷地拓展和開(kāi)發(fā)使社會(huì)的生產(chǎn)力明顯的提高。數(shù)字化首先是具有載體虛擬化的特點(diǎn)，能夠通過(guò)一些信號(hào)實(shí)現(xiàn)信息的儲(chǔ)存，將加工和傳輸?shù)乃俣让黠@增強(qiáng)，同時(shí)這些信號(hào)可以依賴(lài)大容量的計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算，通過(guò)將一些服務(wù)器光盤(pán)、磁盤(pán)等進(jìn)行儲(chǔ)存，保證資料的真實(shí)性和全面性。此外，這些信息化的數(shù)據(jù)我們無(wú)法直接觸碰。在這個(gè)過(guò)程中，我們需要通過(guò)一定的計(jì)算機(jī)載體和播放媒體的軟件進(jìn)行查閱，所以數(shù)字化技術(shù)對(duì)于用戶(hù)而言是具有虛擬化的特點(diǎn)。

2）處理快速化。數(shù)字化技術(shù)的另一個(gè)特點(diǎn)就是在計(jì)算機(jī)內(nèi)部快速處理，其高效的處理能力能夠使原本的紙質(zhì)處理方式變得更加快捷。科技化和高速化的處理方式使計(jì)算機(jī)處理的精確度逐漸增強(qiáng)，同時(shí)計(jì)算機(jī)也能夠提高信息的篩選和整合能力使同一特征的信息迅速地掌握。也能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效的傳輸，使當(dāng)前信息化的發(fā)展趨勢(shì)和要求逐漸提升，不斷地將信息平臺(tái)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)多元化的傳輸，讓信息能夠高效地共享，促進(jìn)事業(yè)單位管理有效性提升。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要性

1）滿(mǎn)足城市發(fā)展需要。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在當(dāng)前事業(yè)單位管理的過(guò)程中也起到了重要的推動(dòng)作用。很多事業(yè)單位認(rèn)為傳統(tǒng)檔案管理效率低成本高，不能真正的被事業(yè)單位所接受，而當(dāng)前具體的大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位中，首先是當(dāng)前城市管理的發(fā)展，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷變化，城市更重視城市的建設(shè)，事業(yè)單位能夠通過(guò)海量的數(shù)據(jù)來(lái)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，降低城市污染程度，促進(jìn)城市和的發(fā)展更符合當(dāng)前的要求，所以在這個(gè)過(guò)程中必須要通過(guò)大數(shù)據(jù)和進(jìn)行計(jì)算，通過(guò)為城市以及事業(yè)單位的規(guī)劃協(xié)調(diào)進(jìn)行數(shù)據(jù)的儲(chǔ)備。不斷的整合相關(guān)信息讓數(shù)據(jù)分類(lèi)更加有效，但是在事業(yè)單位應(yīng)用過(guò)程中對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案信息化的要求比較高，在管理服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中還需要不斷的進(jìn)行完善。

2）滿(mǎn)足檔案管理信息化需要。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理仍然沿用紙質(zhì)檔案，這種方式儲(chǔ)存時(shí)間短易丟失，容易受到水災(zāi)火災(zāi)等影響，所以當(dāng)前信息時(shí)代更需要應(yīng)用信息化的技術(shù)，滿(mǎn)足當(dāng)前事業(yè)單位檔案的發(fā)展要求。通過(guò)不斷的應(yīng)用電子檔案來(lái)取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，信息化為人們所用，在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中必須要重視提高效率、減輕成本，通過(guò)不同類(lèi)型的檔案管理需求來(lái)滿(mǎn)足為人民服務(wù)的要求，但電子檔案信息化需要以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，滿(mǎn)足不同事業(yè)單位的多元化需求。此外，也需要加強(qiáng)檔案信息化模式的更新，不斷的加強(qiáng)電子檔案的利用率，使事業(yè)單位的服務(wù)效率和質(zhì)量有效提升。

3）滿(mǎn)足檔案存儲(chǔ)信息化要求。目前事業(yè)單位的檔案存儲(chǔ)量逐漸增多，在信息化時(shí)代也呈現(xiàn)了指數(shù)型增長(zhǎng)，不僅檔案的數(shù)據(jù)多，檔案的類(lèi)型和信息化程度也變得越來(lái)越復(fù)雜，這就給當(dāng)前的檔案管理帶來(lái)了一定的困難。而通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以不斷的加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不斷的增強(qiáng)信息的數(shù)據(jù)分類(lèi)，有能力將大數(shù)據(jù)背后隱藏的信息有效地掌控，使數(shù)據(jù)的價(jià)值得以揮發(fā)。通過(guò)事業(yè)單位中的數(shù)據(jù)能增強(qiáng)為人民服務(wù)的效果，這樣也能減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中對(duì)人力、財(cái)力、物力的消耗，也使檔案的運(yùn)營(yíng)成本和檔案的應(yīng)用效果不斷增強(qiáng)。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的具體操作

1）創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。為了進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，首先需要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。雖然數(shù)字化技術(shù)能夠提高檔案管理的有效性，但是一定要建設(shè)符合當(dāng)前事業(yè)單位情況的單管理系統(tǒng)，通過(guò)加大人力、物力、財(cái)力的投入，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化水平的提升。只有通過(guò)平臺(tái)整合才能將其自身功能明確，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中也要根據(jù)實(shí)際情況按照自身特色的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行提升。同時(shí)也要保持事業(yè)單位的檔案的應(yīng)用時(shí)效性和全面性，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)也要對(duì)設(shè)備的選擇、設(shè)計(jì)、管理方式、檢索方式以及檔案開(kāi)發(fā)等多種技術(shù)進(jìn)行豐富，讓檔案資源實(shí)現(xiàn)最大化。此外同時(shí)還要保障檔案的安全性，使其滿(mǎn)足不同事業(yè)單位的需求。通過(guò)多元化的信息服務(wù)，提高檔案管理的儲(chǔ)存容量，使其能夠真正的與事業(yè)單位的檔案需求對(duì)接。

2）增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)。通過(guò)增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的分析，加大信息數(shù)據(jù)的能力，能夠有效地掌握數(shù)據(jù)背后的價(jià)值。事業(yè)單位中的數(shù)據(jù)涉及面比較廣，對(duì)數(shù)據(jù)分析的業(yè)務(wù)開(kāi)展可以滿(mǎn)足事業(yè)單位對(duì)檔案的不同需求，在這樣的情況下，一定要加強(qiáng)對(duì)云端數(shù)據(jù)的分析能力，提高檔案管理人員對(duì)工作效率和工作質(zhì)量，同時(shí)也需要重視對(duì)高素質(zhì)檔案管理和開(kāi)發(fā)人才的吸引，這樣才能夠?qū)Σ煌臋n案進(jìn)行挖掘。檔案是非常重要的資源，不同人所體現(xiàn)出來(lái)的價(jià)值往往不一樣，所以加強(qiáng)數(shù)字化人才的培養(yǎng)，不斷地將文字?jǐn)?shù)字背后的信息挖掘出來(lái)才是當(dāng)前檔案資源價(jià)值利用的重要方式。大數(shù)據(jù)研究人員通過(guò)可視化分析技術(shù)讓信息更加清晰的展現(xiàn)在人們面前，這樣更能滿(mǎn)足檔案管理人員的需求。對(duì)所需要的檔案進(jìn)行分析時(shí)也能使檔案的查詢(xún)和應(yīng)用效率增強(qiáng)。此外，也要通過(guò)系統(tǒng)整合來(lái)使服務(wù)范圍擴(kuò)大，根據(jù)實(shí)際需求的信息進(jìn)行利用才能使效果增強(qiáng)。

3）提升數(shù)據(jù)檢索能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位增加智能化和信息化的查詢(xún)方式，這樣使傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢(xún)變得更加有效率。傳統(tǒng)的檢索過(guò)于復(fù)雜，而通過(guò)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用能夠使檢索目錄變得更加明晰，能夠在最快的時(shí)間內(nèi)找到自己合適的信息，大數(shù)據(jù)技術(shù)通過(guò)有效的分類(lèi)管理按照不同的搜索要求得到不同的信息，這樣才能夠提高檔案的檢索效率。研究人員通過(guò)對(duì)檔案的形式研究相關(guān)的數(shù)據(jù)檢索發(fā)展方向，通過(guò)特殊化的處理建立模型，這樣事業(yè)單位在應(yīng)用過(guò)程中才能夠與其他單位進(jìn)行對(duì)接，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)這些資源的共享和使用效率也會(huì)提升。除此之外，事業(yè)單位要不斷完善檔案管理系統(tǒng)，也要加強(qiáng)單位內(nèi)部管理系統(tǒng)的建立，不斷地通過(guò)平臺(tái)之間的聯(lián)系，拓展信息的資源共享，實(shí)現(xiàn)當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中的重要技術(shù)，通過(guò)在事業(yè)單位中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠推動(dòng)其價(jià)值和功能的發(fā)揮，也能有效地促進(jìn)人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展。事業(yè)單位是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到我國(guó)社會(huì)服務(wù)，所以通過(guò)引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，加強(qiáng)信息化水平的提升是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)。

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