淺析水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存對策

韓曉華

摘 要：基于大數(shù)據(jù)技術(shù)在水利工程檔案管理中的運(yùn)用，檔案紙質(zhì)化與數(shù)字化共存是新時(shí)代水利工程檔案管理的主要特征。本文中筆者結(jié)合多年工作實(shí)踐，闡述水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的必然性，論述水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所面臨的主要問題，進(jìn)而提出相應(yīng)的解決對策，以此推動(dòng)我國水利工程檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;紙質(zhì)化;電子化

水利工程檔案管理工作是水利工程管理的重要組成部分，加強(qiáng)對水利工程各項(xiàng)信息的記錄與保存是推動(dòng)我國水利工程健康發(fā)展的關(guān)鍵。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，水利工程檔案電子化不斷完善，然而基于我國當(dāng)前水利工程檔案管理現(xiàn)狀，紙質(zhì)化仍然是水利工程檔案管理的重要組成部分，因此基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，如何實(shí)現(xiàn)水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化的有機(jī)銜接、交融共存成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

1 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的必然性

水利工程檔案紙質(zhì)化顧名思義就是水利工程檔案信息以紙質(zhì)的方式存在，而電子化則是以電子平臺為載體，通過利用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對水利工程檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化保存。隨著我國大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存發(fā)展是現(xiàn)代水利工程檔案管理的必然要求：首先水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化的交融共存是適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的必然要求。紙質(zhì)文件是可以直觀的讀取相關(guān)的信息，體現(xiàn)了檔案的原始性，但是其不利于保存。大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用有效的提升了檔案管理的工作效率，因此紙質(zhì)化檔案與電子化共存發(fā)展是現(xiàn)階段我國水利工程檔案管理的必然趨勢;其次二者共存發(fā)展是消除各自弊端，提高檔案管理質(zhì)量的必然手段。通過多年實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，紙質(zhì)化檔案與電子化檔案都存在一定的弊端，例如紙質(zhì)檔案管理的程序比較繁瑣、不利于及時(shí)有效的檢索相關(guān)信息。同樣電子化檔案也存在安全性查、管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一以及數(shù)據(jù)容易被篡改等問題，因此通過二者的交融共存可以有效的降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理的質(zhì)量;最后二者交融共存也是提升水利工程檔案信息利用效率，提升水利工程質(zhì)量監(jiān)督的重要途徑。通過二者的交融共存可以及時(shí)將水利工程檔案信息進(jìn)行歸檔，提高了實(shí)時(shí)監(jiān)督水利工程施工質(zhì)量的目的。

2 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所面臨的問題

隨著基于大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，要求水利工程管理部門要積極構(gòu)建水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的格局，但是基于現(xiàn)實(shí)各方面的制約因素導(dǎo)致我國水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存仍然面臨諸多問題：

2.1 水利工程檔案管理人員的融合觀念不足，缺乏大數(shù)據(jù)意識

水利工程檔案紙質(zhì)化與信息化交融共存離不開檔案管理人員，但是通過實(shí)踐調(diào)查，目前檔案管理人員對于紙質(zhì)化與電子化交融的意識存在嚴(yán)重的滯后性：一方面檔案管理人員認(rèn)為在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要趨勢，因此在實(shí)踐工作中忽視對紙質(zhì)化檔案的管理，尤其是對于紙質(zhì)化檔案存在嚴(yán)重的歸檔不及時(shí)的問題。例如水利工程檔案管理工作人員認(rèn)為紙質(zhì)化檔案已經(jīng)落伍，因此不注重對紙質(zhì)化檔案的保管;另一方面檔案管理人員的大數(shù)據(jù)意識淡薄，尤其是如何利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的意識比較匱乏。其表現(xiàn)為水利工程檔案管理人員只是簡單地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行規(guī)整，而忽視大數(shù)據(jù)對水利工程檔案信息的深度整理與分析。

2.2 水利工程檔案基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)不足，檔案管理環(huán)境有待提升

實(shí)現(xiàn)二者的交融共存是水利工程檔案管理的主要發(fā)展趨勢，基礎(chǔ)配套設(shè)施是實(shí)現(xiàn)二者交融共存的關(guān)鍵，雖然近些年水利工程加強(qiáng)了水利工程檔案信息化建設(shè)的投入力度，但是就目前水利工程檔案信息化建設(shè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)要求其存在較大的差距：一是水利工程檔案信息化建設(shè)不足。水利工程檔案電子化的建設(shè)離不開完善的電子環(huán)境，但是目前無論是在硬件上還是軟件上離水利工程檔案電子化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還存在較大的差距。例如水利部門檔案管理部門的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn);二是電子檔案載體沒有達(dá)到網(wǎng)絡(luò)安全管理標(biāo)準(zhǔn)。二者共存要求加強(qiáng)載體安全管理，但是目前電子載體的標(biāo)準(zhǔn)仍然不高。

3 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存的對策

針對水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所存在的問題，水利工程檔案管理部門必須要優(yōu)化檔案管理制度，構(gòu)建檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存模式：

3.1 加大檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，樹立大數(shù)據(jù)思維意識

基于雙軌制檔案管理的要求，水利部門要加大相關(guān)人才的培養(yǎng)：一是要加強(qiáng)復(fù)合型檔案管理人才培養(yǎng)。雙軌制檔案管理的發(fā)展要求檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識，而且還要具有大數(shù)據(jù)技術(shù)等技能，因此水利部門要定期組織教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì);二是要提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，樹立愛崗敬業(yè)精神;三是檔案管理人員要樹立大數(shù)據(jù)思維意識，懂得如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的信息化管理。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化檔案環(huán)境管理

在紙質(zhì)化與電子化共存發(fā)展的環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案雙軌制管理的基礎(chǔ)在于構(gòu)建完善的基礎(chǔ)設(shè)施，因此水利部門檔案管理部門一方面要加強(qiáng)資金投入，構(gòu)建與雙軌制管理相適應(yīng)的基礎(chǔ)配套設(shè)施。例如針對水利部門檔案管理所存在的硬件設(shè)施不足與支撐檔案信息化發(fā)展的缺陷，檔案管理部門必須要采購高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施，以此提高對紙質(zhì)檔案信息的轉(zhuǎn)化效率;另一方面優(yōu)化檔案管理環(huán)境建設(shè)，尤其是要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。水利工程檔案信息對工程質(zhì)量管理至關(guān)重要，因此檔案管理部門要進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)管理，營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以此提高檔案管理質(zhì)量。

3.3 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，打通紙質(zhì)檔案與電子化之間的物理隔閡

實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化與電子化檔案深度融合是雙軌制管理的核心，根據(jù)時(shí)代特征和科研生產(chǎn)的實(shí)際需求以及現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的管理模式，構(gòu)建一套動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業(yè)已成為現(xiàn)代檔案管理者的共識。因此一方面要運(yùn)用技術(shù)手段保證紙質(zhì)與電子文件之間的動(dòng)態(tài)鏈接，以及紙質(zhì)與電子文件都真實(shí)可用;另一方面要建立健全管理制度，從設(shè)計(jì)軟件的開發(fā)論證，到整個(gè)局域網(wǎng)內(nèi)OA、PDM（PDS）等計(jì)設(shè)文件管理軟件的架設(shè)與管理入手，規(guī)范其歸檔和管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和接口，明確從電子文件到紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換接口的唯一性，以保證電子文件的真實(shí)可用及與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，打通紙質(zhì)與電子文件之間的物理隔閡。

總之，基于我國大數(shù)據(jù)技術(shù)在水利工程檔案管理中的應(yīng)用，但是針對當(dāng)前水利工程檔案管理的特殊性，紙質(zhì)化與電子化檔案交融共存格局是我國檔案管理的必然發(fā)展趨勢。因此作為水利工程檔案管理工作者必須要樹立較高的大數(shù)據(jù)思維意識，客觀剖析檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所存在的缺陷，進(jìn)而提出改進(jìn)對策，最終促進(jìn)我國水利工程檔案管理的質(zhì)量。

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