信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析

王娜

摘 要：檔案在社會(huì)信息資源管理中占有重要的地位，其不僅保存著國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人的重要信息，還具有重要的史料作用，因此，對(duì)于檔案管理工作要重視起來(lái)。然而由于傳統(tǒng)檔案管理工作具有很大的復(fù)雜性，檔案信息都是通過(guò)紙質(zhì)版來(lái)保存的，不僅查閱不便還容易磨損，最終導(dǎo)致檔案信息遺失，不能更好的為人們提供服務(wù)。在信息時(shí)代，人們可以將檔案文件以電子版的形式保存下來(lái)，不僅避免了二次磨損，查閱起來(lái)也十分的便利。因此，檔案管理人員就要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案信息化管理的方式，推動(dòng)檔案管理信息化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新途徑

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，人類(lèi)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，創(chuàng)新意識(shí)逐漸的深入人心，各個(gè)領(lǐng)域信息化水平都不斷的提升，其中在檔案管理方面也不斷的實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，極大的提升了檔案管理工作的效率。因此，在信息時(shí)代的背景下，檔案管理人員就要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，一改傳統(tǒng)的檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理工作的模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，更好的滿足新時(shí)代檔案管理工作的需求。對(duì)此，本文對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進(jìn)行了分析。

1 檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 信息采集更便捷

在信息時(shí)代下，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化已經(jīng)勢(shì)在必行。在檔案信息采集方面，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性、交互性、共享性的優(yōu)勢(shì)，能夠在短時(shí)間內(nèi)整理大量的檔案信息，確保檔案信息采集的時(shí)效性，還能有效的提升檔案信息的采集速度，減輕工作量，便于檔案管理人員能夠擁有更多的時(shí)間進(jìn)行檔案的優(yōu)化管理，提升檔案管理工作的效果，更好的為人們提供服務(wù)。

1.2 提升檔案管理水平

在信息時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅能夠?qū)Ψ稚⒌臋n案信息進(jìn)行集中的處理，將紙質(zhì)檔案匯總整理成電子檔案，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的永久保存，便于隨時(shí)調(diào)用。特別是在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，利用專(zhuān)業(yè)的管理軟件和平臺(tái)，能夠有效的提升檔案信息分析和處理的速度，增強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性，對(duì)于提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量具有重要的作用。

2 信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.1 創(chuàng)新檔案管理模式

首先，在信息時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸的不能適應(yīng)形式的變化和發(fā)展，這就需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，將原本的分散化的檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)榧泄芾淼哪Ｊ健Ｆ浯?，檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中，要有意識(shí)的將先進(jìn)的管理技術(shù)、管理軟件、管理理念等靈活的應(yīng)用到檔案管理工作中，對(duì)所有的檔案整理后進(jìn)行統(tǒng)一的登記，并嚴(yán)格的依據(jù)相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理和保存。最后，為了有效的避免檔案出現(xiàn)遺漏、缺失的問(wèn)題，檔案管理人員還需要對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行備份處理，并定期升級(jí)和維護(hù)管理設(shè)備，在電子檔案管理系統(tǒng)中安裝防火墻及殺毒軟件等，避免檔案受到網(wǎng)絡(luò)病毒、惡意程序攻擊等影響檔案管理的安全性和完整性。

2.2 增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)

在當(dāng)前各種單位內(nèi)部的檔案管理工作中，檔案管理工作人員大多數(shù)被禁錮在傳統(tǒng)檔案管理理念與模式中，導(dǎo)致檔案管理工作不能為企業(yè)提供更好的服務(wù)。再加上多數(shù)從事企業(yè)或者事業(yè)單位并沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員一般是由企業(yè)的其他員工兼職，由于這些工作人員不具備專(zhuān)業(yè)性，工作方式又較為單一，很難保持著精神飽滿的狀態(tài)開(kāi)展檔案管理工作，更不能及時(shí)的將新的工作理念和模式應(yīng)用到檔案管理工作中，嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)或者事業(yè)單位就要抓住信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，將全新的檔案管理理念灌輸給工作人員，不斷的提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作有效的進(jìn)行，更好的為企業(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)。

2.3 建立檔案信息共享平臺(tái)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員的管理意識(shí)明顯的不足，一般只是對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行歸檔處理，很少有工作人員主動(dòng)的區(qū)搜集更多的檔案信息，實(shí)現(xiàn)高效的信息共享，在一定程度上影響了檔案管理工作水平的提升。因此，在信息時(shí)代下，各大檔案機(jī)構(gòu)就要積極的建立檔案信息共享平臺(tái)，增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，促使其能夠積極主動(dòng)的搜集檔案信息，并能夠利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，配合信息搜索引擎等功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享平臺(tái)的優(yōu)化。另外，在檔案信息共享平臺(tái)，還可以增設(shè)檔案信息上傳、在線查詢、離線下載、討論等功能，便于使用著能夠利用檔案信息共享平臺(tái)查詢信息，進(jìn)一步提升檔案信息管理和共享的高效性、便捷性，更好的為用戶提供服務(wù)。

2.4 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)渠道

在信息時(shí)代背景下，信息傳遞的速度越來(lái)越快，數(shù)據(jù)資源整合優(yōu)化越來(lái)越便捷，為人們提供了極大的便利。信息時(shí)代的來(lái)臨在一定程度上來(lái)說(shuō)，其不僅豐富了人們的生活，還為人們的工作提供了便利。這對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也是一個(gè)創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)遇。因此，企業(yè)的檔案管理部門(mén)則需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)渠道，積極拓展檔案管理工作的服務(wù)功能，提升檔案管理工作的效率，為廣大的檔案資源使用者提供多元化的功能服務(wù)。

2.5 培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案管理人才

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于檔案管理人員的要求越來(lái)越高，檔案管理人員不僅要熟悉的掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技能，還需要具備較高的信息素養(yǎng)和創(chuàng)新精神，才能夠?yàn)闄n案管理工作更好的服務(wù)。因此，各大檔案管理機(jī)構(gòu)需要培養(yǎng)創(chuàng)新型管理人才，對(duì)在職員工進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)及措施，進(jìn)一步有提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和服務(wù)能力。

3 結(jié)束語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作信息化已經(jīng)成為勢(shì)不可擋的發(fā)展趨勢(shì)，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要工作方式。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)或者企業(yè)檔案管理部門(mén)就要及時(shí)的摒棄不合理的檔案管理模式，積極創(chuàng)建電子檔案管理系統(tǒng)和檔案信息共享平臺(tái)，培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案管理人員，創(chuàng)新檔案管理方法和途徑，有效的提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推動(dòng)檔案信息化管理的進(jìn)程。

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