“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代婦幼保健院檔案管理機(jī)遇及挑戰(zhàn)研究

郭玉剛

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，婦幼保健院檔案管理面臨全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，為提升檔案管理水平，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，完善技術(shù)設(shè)施配置，培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，完善檔案信息化管理制度，強(qiáng)化檔案信息安全管控。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代;婦幼保健院;檔案管理機(jī)遇;挑戰(zhàn)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改變了世界，改變了人們的生活、工作、學(xué)習(xí)乃至娛樂(lè)模式，同時(shí)也推動(dòng)了各個(gè)領(lǐng)域、各行各業(yè)、各項(xiàng)工作的變革。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，婦幼保健院工作模式發(fā)生變化，其檔案管理工作形式乃至內(nèi)容也在逐步變化，這對(duì)于醫(yī)院而言，既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)，檔案管理人員應(yīng)該正視互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)發(fā)展等給檔案管理工作帶來(lái)的改變，把握機(jī)遇，勇于革新，直面挑戰(zhàn)，迎難而上，優(yōu)化檔案管理機(jī)制，打造“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系，全面提升檔案管理水平，深化檔案信息利用成效。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代婦幼保健院檔案管理迎來(lái)的機(jī)遇分析

1）推動(dòng)了檔案管理技術(shù)革新。在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時(shí)間的推移，文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會(huì)損壞甚至丟失，再加上大量的文書、檔案原件堆積，整理起來(lái)比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的信息指導(dǎo)價(jià)值。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，可應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)錄入、整理、分析、檢索檔案信息，保障信息內(nèi)容安全，提升信息利用率，同時(shí)，借助于光盤、移動(dòng)硬盤、計(jì)算機(jī)硬盤等儲(chǔ)存介質(zhì)，能夠大大便利信息的儲(chǔ)存，同時(shí)介質(zhì)受外界溫度、濕度等因素影響小，體積小，保存便利長(zhǎng)久[1]。

2）拓展了檔案服務(wù)發(fā)展空間。在信息化時(shí)代，社會(huì)信息量幾何式爆發(fā)增長(zhǎng)，人們對(duì)于信息的需求量不斷增大。傳統(tǒng)的檔案管理模式，不具備足夠大的空間來(lái)儲(chǔ)存人們所需的信息，但是借助于云盤這種互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)工具，能夠儲(chǔ)存大量企業(yè)、個(gè)人信息，并提供相應(yīng)的讀取、下載服務(wù)，更好地滿足了社會(huì)在檔案管理上的需求。此外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了異地檔案信息共享，檔案用戶無(wú)需到達(dá)檔案館，取到檔案實(shí)物，借助于互聯(lián)網(wǎng)，登陸檔案信息平臺(tái)，即可獲取檔案信息，讓檔案利用打破了時(shí)間與空間的限制，拓展了檔案服務(wù)發(fā)展空間。

3）提高了檔案信息的利用率和時(shí)效性。海量數(shù)據(jù)信息雖然滿足了廣大用戶群體的信息需求，但是要想在這些信息中挖掘出個(gè)體意向信息，難度是比較大的。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展過(guò)程中，出現(xiàn)了云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，推動(dòng)了各類檔案數(shù)據(jù)的高效、精確整合，提升了信息檢索效率，人們只需登錄信息平臺(tái)，輸入關(guān)鍵詞，即可搜索到相關(guān)信息，進(jìn)行比對(duì)、判斷和分析，充分提升信息利用價(jià)值[2]。而且，以往檔案信息收集、整理難度大，信息全面性不足，更新速度也比較慢，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，檔案信息管理效率提升，信息量增大，更新及時(shí)，信息時(shí)效性提升。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代婦幼保健院檔案管理面臨的挑戰(zhàn)分析

1）檔案管理觀念落后。婦幼保健院在檔案管理中，管理觀念落后，工作人員沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，仍然保持傳統(tǒng)工作模式，阻礙了數(shù)據(jù)信息的利用。檔案是日積月累形成的，檔案越完整，信息量越大，其信息指導(dǎo)價(jià)值越高，但由于員工歸檔意識(shí)不足，檔案管理流于形式化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不齊全，內(nèi)容真實(shí)度不高，失去借鑒意義。而且，在使用傳統(tǒng)管理手段的情況下，檔案利用率比較低，檔案信息全面性、時(shí)效性不高，信息利用價(jià)值沒(méi)有得到充分體現(xiàn)。

2）缺少專業(yè)的技術(shù)人才。時(shí)代在發(fā)展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會(huì)越來(lái)越大，引入數(shù)字化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)高效化、信息化檔案管理，是醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的必然途徑。但是，這一過(guò)程會(huì)受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制，醫(yī)院檔案管理人員多為檔案專業(yè)人才，熟知檔案管理知識(shí)與技能，但是信息化檔案管理意識(shí)、知識(shí)和技術(shù)上多顯不足，無(wú)法有效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，優(yōu)化檔案管理機(jī)制。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代婦幼保健院檔案管理策略分析

1）創(chuàng)新檔案管理理念，完善技術(shù)設(shè)施配置。檔案管理信息化建設(shè)，是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下這項(xiàng)工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，在這種情況下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加大資金投入，完善信息化技術(shù)設(shè)施配置，依靠大數(shù)據(jù)創(chuàng)建檔案數(shù)字系統(tǒng)，推動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)，借助云計(jì)算系統(tǒng)，提升檔案管理工作效率。在這一過(guò)程中，借鑒行業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)，基于醫(yī)院檔案管理工作需求，選擇合適的數(shù)據(jù)化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建數(shù)字檔案管，實(shí)現(xiàn)信息共享。數(shù)字檔案管的構(gòu)建，能夠有效提升醫(yī)院檔案的利用率，在檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高，同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該簡(jiǎn)化檔案借用、查閱的手續(xù)，提升檔案利用便利度[3]。

2）培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，婦幼保健院應(yīng)該根據(jù)檔案信息化管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的具備“互聯(lián)網(wǎng)+”思維與素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)會(huì)交流會(huì)，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破檔案信息化建設(shè)中遇到的人才瓶頸。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案信息在醫(yī)院發(fā)展中的指導(dǎo)作用，設(shè)立專門的檔案管理部門，根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位，引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育，在新購(gòu)進(jìn)信息化管理技術(shù)及設(shè)施后，組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，以防醫(yī)院機(jī)密或患者隱私泄漏[4]。

3）完善檔案信息化管理制度，強(qiáng)化檔案信息安全管控。醫(yī)院在實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)計(jì)劃后，應(yīng)該建立健全相關(guān)管理制度，以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院運(yùn)營(yíng)狀況，及檔案數(shù)據(jù)化管理目標(biāo)，制定科學(xué)合理的管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的信息識(shí)別、資料采集、遞交、歸檔、核對(duì)、儲(chǔ)存、整理、分析及借閱等過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化[4]。同時(shí)，加強(qiáng)信息平臺(tái)安全管控，定期優(yōu)化、升級(jí)系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改，保障信息安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

2015 年7月，國(guó)務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng) +”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》中，將“互聯(lián)網(wǎng)+”定義為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成果與經(jīng)濟(jì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域深度融合所形成的基于互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施構(gòu)建的創(chuàng)新型經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形態(tài)，這種社會(huì)發(fā)展模式，有利于推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步和組織變革，提升實(shí)體經(jīng)濟(jì)的生產(chǎn)力和創(chuàng)新力[5]。從技術(shù)層面上來(lái)說(shuō)，“互聯(lián)網(wǎng)+”推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理技術(shù)革新，為檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，但其實(shí)，這也是當(dāng)前檔案管理的必然要求，是檔案管理水平提升的必然需要，檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時(shí)勢(shì)，推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理機(jī)制的構(gòu)建與完善。

參考文獻(xiàn)

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