淺談人事檔案系統(tǒng)建設(shè)及數(shù)字化服務(wù)管理現(xiàn)狀

包偉

摘 要：干部人事數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。檔案管理也由原來使用紙質(zhì)保存檔案，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)建設(shè)及數(shù)字化服務(wù)管理工作，干部檔案信息化項目包括干部檔案管理信息系統(tǒng)、干部檔案數(shù)字化采集和相關(guān)硬件集成。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境背景下，提高干部檔案管理效率，并維護好信息檔案的安全性。故而，難點是干部人事檔案數(shù)字化采集工作，由于此項工作實施周期長、安全質(zhì)量要求高，所以必須進行詳細的項目規(guī)劃工作。

關(guān)鍵詞：系統(tǒng)建設(shè);數(shù)字化;檔案管理

為了貫徹新時代黨的組織路線，落實從嚴管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等國家法律法規(guī)，對干部人事檔案工作的體制機制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀律監(jiān)督等加以規(guī)范完善，是今后一個時期全國各級各類干部人事檔案工作的基本遵循。切實把干部人事檔案作為新時代黨的重要執(zhí)政資源。要著力完善管理體制、健全工作制度、細化工作標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量，持續(xù)推進干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，服務(wù)廣大干部人才，服務(wù)黨的建設(shè)新的偉大工程，服務(wù)新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。干部人事檔案管理系統(tǒng)主要針對中共黨員及干部的人事檔案信息進行采集、管理及輔助鑒定整理。

1 人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的現(xiàn)狀

單位人事檔案一般由所在單位組織人事、勞工部門管理，負責(zé)保存記錄在職職工、離退休人員等一生的年度考核、學(xué)籍材料、黨籍材料、征兵入伍、職稱晉升、工資年度評審晉升、職務(wù)任免等各種大小事情，獲得的相關(guān)榮譽以及獎項均記錄在案。對于人事檔案的管理一直以來都采用了紙質(zhì)檔案的管理，工作量較大。同時，紙質(zhì)版檔案更新以及修改等較為繁瑣，在保管中還有的檔案材料損壞、破損嚴重，同時，紙質(zhì)材料的字跡、印章等在時間的積累下，變的越來越淡、模糊不清。存在修復(fù)困難，補充材料不齊全、不及時，經(jīng)辦人的不同管理水平，裝訂時的錯裝，使檔案的完整性不夠，查閱檔案應(yīng)用上效果欠缺。

組織人事部門及其干部人事檔案工作機構(gòu)在干部人事檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)當(dāng)嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。

2 人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的目標(biāo)

電子檔案在人們的生活和生產(chǎn)活動中具有較高的使用率，包括記錄文字、公民信息、圖表等，具有一定的保存價值和反復(fù)調(diào)閱的必要性。對于人事檔案信息，我們必須要保證的就是其相關(guān)信息的完整，再此之前可能由于種種原因而導(dǎo)致某些人的人事檔案中的信息并不完整，在進行人事檔案數(shù)據(jù)化管理的同時我們需要對所有人的相關(guān)信息進行核查并進行補齊，對于人事檔案數(shù)據(jù)化管理模式的建立。

2.1 建立干部檔案信息庫

建立同原始檔案一一對應(yīng)的數(shù)字檔案，保持高分辨率真色彩的原貌，采用圖像加密鎖定等技術(shù)手段，有效遏制涂改造假，保證檔案的真實性和有效性，為干部工作提供最準(zhǔn)確的參考信息。干部人事檔案管理系統(tǒng)解決了傳統(tǒng)軟件的專業(yè)程度高、操作難度大等問題，以簡單、直觀的操作方式來管理檔案，將復(fù)雜的管理邏輯隱藏到后臺。與傳統(tǒng)軟件相比較，其結(jié)構(gòu)更加靈活，可以根據(jù)本單位的實際情況，來動態(tài)的創(chuàng)建所需的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)和檔案管理業(yè)務(wù)。方便快捷的掃描、著錄方式使檔案數(shù)據(jù)的采集變得簡單易行。規(guī)范化的數(shù)據(jù)接口，使保管的檔案數(shù)據(jù)很容易與其它管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換。

2.2 建設(shè)干部檔案管理信息平臺

安裝干部檔案管理信息系統(tǒng)界面，具有良好的操作性，實現(xiàn)數(shù)字檔案方便靈活的查詢利用，提高查借閱干部檔案的工作效率;實現(xiàn)檔案目錄、檔案查借閱登記、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出登記、檔案的在庫狀態(tài)統(tǒng)計等日常工作臺帳的自動處理，提高干部檔案管理效率。干部人事檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，旨在減輕干部人事檔案保管的工作強度，提高干部人事檔案的保管質(zhì)量，降低干部人事檔案數(shù)字化成本。還可以根據(jù)組織部門的最新規(guī)范和要求，輔助檔案保管人員，對檔案進行分類、檢查和鑒別工作。

2.3 提供安全、可靠的干部數(shù)字檔案技術(shù)手段

通過干部數(shù)字檔案加密技術(shù)、用戶身份認證、瀏覽控制技術(shù)、區(qū)域控制技術(shù)和光盤加密等技術(shù)，有效保障干部數(shù)字檔案管理的安全。進入新世紀以來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的革命和創(chuàng)新，大數(shù)據(jù)時代的來臨為人們的工作生活帶來了較大的變化。在這樣的背景下，電子檔案的信息安全，尤其是人事檔案的信息安全也面臨著較大的風(fēng)險，如何保障信息安全和檔案安全是檔案信息電子化所面臨的主要問題之一。同時，由于檔案管理人員的管理方式單一，人員技術(shù)水平不平衡，還存在人為的技術(shù)安全管理。數(shù)字備份管理也是需要高度重視，保管的處置安全、人員使用中的瀏覽安全等方面因人而異，對管理人員的教育、培訓(xùn)、管理也常態(tài)引起重視。

3 人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的重視

事業(yè)單位的人事檔案包含了干部、工勤、離退休人員、死亡檔案等人員檔案，干部人事檔案實現(xiàn)了數(shù)學(xué)化、規(guī)范化，但是其他的人事檔案管理還存在一定的困難，只能維持現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案保存。加大對其應(yīng)用效率不高，工勤人員的人事檔案由單位勞工部門分管，裝訂方式、內(nèi)容、保管等均區(qū)別于干部人事檔案，重視程度不高，管理人員利用率也不高。需要干部人事檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，納入干部管理檔案數(shù)字化建設(shè)中，工勤人員在身份的轉(zhuǎn)變中，也作為干部提拔使用，需要同時提高數(shù)字化轉(zhuǎn)接、查詢等工作，提高保管、利用。

4 小結(jié)

人事檔案數(shù)據(jù)化的管理工作極為重要，數(shù)據(jù)化管理規(guī)范人事檔案保證了信息的完整性以及共享性，也需要重視信息的安全性，所以有些屬于機密的事情必須要進行相關(guān)的保密措施。為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，定期對于數(shù)據(jù)庫中所有的數(shù)據(jù)進行備份，以防止由于軟件或是系統(tǒng)的問題而導(dǎo)致相關(guān)文件的丟失。此外，我們還應(yīng)該定期對于數(shù)據(jù)庫進行維護，同時我們還應(yīng)該規(guī)范的使用數(shù)據(jù)庫。只有這樣才能保證人事檔案數(shù)據(jù)化管理模式的安全性。系統(tǒng)將以檔案數(shù)據(jù)為支撐，基于智能檢索技術(shù)，實現(xiàn)干部檔案工作現(xiàn)代化管理，從而實現(xiàn)干部檔案職能功能從保管服務(wù)型到主動服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。