淺談醫(yī)院人事檔案管理工作的現狀及對策

彭朋

摘 要：新醫(yī)改背景下，醫(yī)院人力資源的優(yōu)化發(fā)展對醫(yī)院發(fā)展的作用日益增加，人才隊伍建設、發(fā)展規(guī)劃等人事管理工作對醫(yī)院發(fā)展具有十分重要的作用，人事檔案的管理則是人事管理工作中的重點，本文對目前醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性和存在的主要問題進行了分析，并提出了相應的改進措施，希望能對醫(yī)院發(fā)揮檔案管理的最大價值，促進醫(yī)院的人才發(fā)展起到建設性的作用。

關鍵詞：重要;現狀;問題;對策

人事檔案管理，在醫(yī)院的人事管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用，但在新醫(yī)改要求下，醫(yī)院在不斷快速發(fā)展過程中，對檔案管理的工作也提出了更高的要求，同時醫(yī)院的檔案管理工作也暴露出許多問題，這不僅會降低檔案管理工作的質量和效率，也會間接導致醫(yī)院管理的諸多問題。詳細內容如下所述。

1 人事檔案管理工作在醫(yī)院行政管理中的重要性

人事檔案，包含了員工的學歷信息、職稱信息、工作年限、日常工作表現、獎勵懲罰情況、薪酬變化等等，是真實且全面客觀的反映員工個人的發(fā)展軌跡的原始記錄。現代化醫(yī)院的發(fā)展與醫(yī)院的人事管理、人才發(fā)展規(guī)劃密不可分，檔案管理則是醫(yī)院人事管理工作中的一個重要組成部分。人事檔案作為醫(yī)院人事管理工作的一項重要依據和參考，涉及醫(yī)院員工的職務職稱晉升、工資轉移等各項工作，能夠有力地指導人事工作，為醫(yī)院的人才隊伍建設奠定堅實的基礎。

做好醫(yī)院檔案管理工作，掌握好醫(yī)院的人才數據信息并做好數據分析，提供準確的人才評價，有利于醫(yī)院建設符合醫(yī)院發(fā)展狀況，能帶動醫(yī)院不斷發(fā)展的高層次人才隊伍，促進醫(yī)院的人才梯隊建設，從而能達到節(jié)約醫(yī)院的管理成本以及提高人事管理工作效率的目的，最終能促進醫(yī)院的管理工作健康、有序、高效地進行。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作的現狀及其存在的問題

近年來，醫(yī)院的經營管理模式也有了創(chuàng)新和發(fā)展，但是醫(yī)院的人事檔案管理工作卻沒能跟上，存在許多問題。

第一，檔案管理的模式老舊。長期以來，大多數醫(yī)院都是采用傳統管理方式，使用文本材料作為表達的主要形式，依靠工作人員的手工記錄和管理。隨著時間的推移，檔案文件受存放環(huán)境或人為差錯等影響，容易出現檔案材料的損壞、丟失或歸檔不及時和錯放等情況，長此以往也就無法保證人事檔案的信息完整和安全。

第二，缺少完善的人事檔案管理制度。在新醫(yī)改下各大醫(yī)院的管理尤其是人事管理的相應制度有了改進，但在人事檔案管理的制度建立及完善上則沒有跟上，許多醫(yī)院的檔案管理制度都是沿用舊例，沒有做到與時俱進。有些醫(yī)院甚至還降低了檔案管理的標準要求，檔案保管場地、環(huán)境和檔案管理人員的上崗資質等沒有明確規(guī)定，這些都極大地影響人事檔案管理工作的正常開展和發(fā)展。

第三，人事檔案管理人員的業(yè)務素質不高，檔案的利用率低。目前很多醫(yī)院的檔案管理工作人員都是兼職管理，人事日常工作占據了大量時間和精力，導致其不能很好地履行檔案管理員的崗位職責。并且，很多的管理人員都缺少相關的檔案管理專業(yè)知識，也缺乏系統專業(yè)的崗位培訓，他們的思想和管理經驗往往都還不能夠跟上醫(yī)院管理和人事管理的發(fā)展要求，工作的方式方法也機械、守舊。由于缺乏對檔案管理工作的重視，醫(yī)院人事檔案往往只被利用在晉升、考察、開具證明等方面，沒能認清人事檔案對于人才評估、人才評價等人力資源開發(fā)方面的價值，未能從分利用檔案加強醫(yī)院的人才隊伍建設，導致檔案的利用率不高。

3 加強醫(yī)院人事檔案管理工作的對策

3.1 完善人事檔案管理制度，加強檔案管理工作規(guī)范

在管理工作中要制度先行，檔案工作也是如此。人事檔案管理工作具有高度的機密性，操作規(guī)范也很重要，這就需要我們制定完善的制度來保障檔案管理工作有序進行。醫(yī)院應重視檔案管理工作，建立并不斷完善人事檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作要求，使人事檔案的管理制度化;平時更要重視檔案管理的質量，工作人員要嚴格把控，檔案的收集審查和整理鑒別都要細心嚴謹，歸檔時應認真核對，提高人事檔案管理的安全性和規(guī)范化。

3.2 提高檔案管理人員素質

檔案管理人員是醫(yī)院人事檔案管理工作的重中之重。首先應該配備專職專管的人事檔案管理人員，制定好崗位職責，最好能夠進行責任制考核，制定相應獎懲激勵措施，提高管理人員的工作積極性;要重視管理人員業(yè)務水平，定期組織業(yè)務培訓，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。另外，檔案管理人員自己也應該提高學習意識，吸收先進的管理經驗和方法，跟上醫(yī)院人事管理和醫(yī)院發(fā)展的要求，保證醫(yī)院人事管理工作的順利進行和不斷發(fā)展。

3.3 采用信息化管理手段，提高檔案利用率

當前，隨著醫(yī)院管理模式的轉變和快速發(fā)展，傳統的檔案管理模式已經無法適應醫(yī)院管理發(fā)展的要求。人事檔案管理工作的模式應該與時俱進，充分利用現代化科學技術，采用信息化管理手段。信息化管理模式方便檔案查閱、利于利用數據進行統計分析，能夠提高工作效率和檔案利用率，減少人工管理可能出現的疏漏，從而增強醫(yī)院管理的效率和水平，更有利于醫(yī)院的人才規(guī)劃及相關人事管理工作?，F在，使用信息系統進行檔案管理的機構部門正在增加，各醫(yī)院也應該跟上時代腳步，主動學習先進的信息化管理經驗，建立適合本院管理的檔案數據庫，為醫(yī)院人事管理工作的開展提供更科學，更準確的信息支持，促進醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃的實現和醫(yī)院管理工作的持續(xù)發(fā)展。

4 結束語

醫(yī)院人事檔案管理工作，不能因循守舊，必須逐步完善，不斷發(fā)展，堅持創(chuàng)新。醫(yī)院要重視這項工作，創(chuàng)新管理模式，探索做好檔案管理工作的各種現代化手段，在檔案管理的工作過程中，不斷的提高管理人員素質，建立完整的檔案管理制度，通過多種方式和渠道，使醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)院的人才建設服務，為醫(yī)院的科學發(fā)展服務，從而促進醫(yī)院的長遠可持續(xù)發(fā)展。

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