核電企業(yè)實物檔案數(shù)字化初探

鮑琨

摘 要：“華龍一號”是我國擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的三代核電品牌，代表了我國核電的歷史沉淀、現(xiàn)實榮耀以及未來基石。數(shù)字化建設(shè)需要做到承前啟后，并作為“華龍一號”核心競爭力，助力“華龍一號”項目的騰飛。已經(jīng)搭建的數(shù)字化設(shè)計、工程體系在“華龍一號”首堆建設(shè)過程中發(fā)揮了重大作用。核電全壽期內(nèi)，會產(chǎn)生數(shù)量龐大的實物檔案，如何適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求，做好實物檔案的數(shù)字化管理，是需要重點研究的課題。文章結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景及核電自身特點，對實物檔案數(shù)字化管理策略進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：核電;實物檔案;數(shù)字化

在核電企業(yè)檔案管理工作中，雖然很多檔案都是以電子形式在進(jìn)行管理，但是還是存在很多實物檔案。實物檔案是直觀反映企業(yè)經(jīng)營業(yè)績、社會聲譽、商務(wù)誠信等的憑證載體，能直觀生動地再現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的歷程和重要時刻，可以有效地激發(fā)起成員對企業(yè)的認(rèn)同感，但是實物檔案在日常的管理過程中是非常煩瑣的，會影響到工作效率的有效提升，所以要找到適當(dāng)?shù)姆绞綄ζ溥M(jìn)數(shù)字化處理及存儲，這樣才能更好地促進(jìn)核電檔案工作的進(jìn)展。

1 實物檔案數(shù)字化基本概念

實物檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的，以特定有型物品存在的，具有保存價值的實物，包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印模、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等，能夠反映工作成績并能夠面向內(nèi)外進(jìn)行友好交流的特殊載體的檔案。一個單位的實物會有很多，但并不都是所有實物都能稱為檔案，只有那些能夠反映單位的重要活動，具有憑證或紀(jì)念價值，能夠作為其他檔案的參考與佐證的實物才能劃歸實物檔案的范疇。實物材料具有真實性、憑證性、歷史性、形象性的特點，能以直觀具體的姿態(tài)展現(xiàn)在人們面前，活靈活現(xiàn)，感染力強，更能說明問題。它們可以用來彌補某些檔案的不足。有些實物蘊含著多方面的信息，具有較高的研究和憑證價值，有時是文字材料無法替代的，需要同文字材料一起保存下來，以供利用。作為激發(fā)企業(yè)文化認(rèn)同、傳承歷史連續(xù)性的重要載體，實物檔案應(yīng)該被賦予新的時代內(nèi)涵，以煥發(fā)新的活力。隨著企業(yè)檔案管理的不斷改革，對實物檔案的存儲與管理越來越被重視。在實施檔案數(shù)字化的同時，很多企業(yè)也開始嘗試對實物檔案進(jìn)行數(shù)字化。但在現(xiàn)有的實物檔案數(shù)字化工作中， 經(jīng)過數(shù)字化處理之后的實物檔案仍然是一個被動記錄和反映歷史事件的工具，并不具有鮮活的生命力。

2 當(dāng)前核電企業(yè)實物檔案管理存在的問題

2.1 核電企業(yè)實物檔案種類多樣、外觀復(fù)雜

核電企業(yè)實物檔案既有獎?wù)?、獎杯、錦旗、證書等，也有建設(shè)過程中產(chǎn)生的巖芯、見證件等。這些實物檔案種類極為豐富，形狀也較為復(fù)雜，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化有著較大區(qū)別。實物檔案在進(jìn)行數(shù)字化時，既要考慮數(shù)字化存儲標(biāo)準(zhǔn)格式等問題，同時還需要考慮核電企業(yè)實物檔案的特點情況，選擇合適的數(shù)字化設(shè)備，滿足核電企業(yè)的具體需求。

2.2 核電企業(yè)實物檔案的數(shù)字化缺乏案例經(jīng)驗

當(dāng)期，盡管國內(nèi)關(guān)于核電企業(yè)檔案管理及其數(shù)字化研究較多，但對于實物數(shù)字化依然缺乏案例經(jīng)驗。同時，每一個核電工程在實際建設(shè)運營過程中所遇到的實際情況和所需解決的問題都不盡相同，因此，實物檔案的數(shù)字化既要盡量學(xué)習(xí)其他企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗，又也應(yīng)盡可能根據(jù)自身的實際情況，積極開展數(shù)字化方面的探索并形成符合自身要求的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以此實現(xiàn)核電實物檔案的數(shù)字化管理工作能夠長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3 實物檔案收集歸檔不規(guī)范

企業(yè)的實物檔案在收集歸檔之前往往分散在各個部門中，目前這些檔案的收集、登記、歸檔、保管等過程的無序管理問題較為突出。例如，大量實物檔案歸入檔案管理部門后直接堆積在實物檔案庫房里，未能及時對這些實物檔案按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格分類管，未按照標(biāo)準(zhǔn)和要求保存在指定地方進(jìn)行保護。這些實物檔案的收集和歸檔過程較不規(guī)范，使得這些實物檔案易出現(xiàn)丟失、毀壞、自然侵蝕等問題。對實物檔案的收集和歸檔需進(jìn)行規(guī)范化管理，是核電企業(yè)當(dāng)前需要解決的問題之一。

2.4 實物檔案的利用率較低

由于實物檔案的收集歸檔缺乏制度保障，使得實物檔案的利用率偏低，其自身的價值難以充分體現(xiàn)出來。實物檔案在收集及保管方面存在諸多不規(guī)范化問題，部分實物檔案被存入檔案庫房后，長期閑置。這些實物檔案的價值和意義也難以被充分挖掘。一些具有館藏價值的實物檔案進(jìn)入檔案庫房后，大多實物檔案的價值主要在于陳列與展覽，更多實物檔案的價值未被充分體現(xiàn)，未能讓實物檔案的管理獲得更多軟硬件資源的支持，不利于實物檔案的管理水平與時俱進(jìn)地獲得提升。

2.5 實物檔案保存難度較大

實物檔案作為記錄各項社會活動和工作歷史的重要載體，其真實地反映了單位在其發(fā)展歷史中所獲得的成績和沉淀的價值觀。因此，完好地保存實物檔案具有十分重大的意義。實物檔案不同于紙質(zhì)化或電子化檔案，其是由各種不同的材質(zhì)構(gòu)成，形式復(fù)雜多樣，形狀、規(guī)格、大小各異，不同的實物檔案所需的儲存濕度、溫外部度、光線不同。另分實物檔案的形狀較大需要較大的保存空間，而部分實物檔案易損壞，備份難度也較大。這對組織保管實物檔案提出了較高的要求，使得實物檔案在實際的管理工作中存在諸多問題，對實物檔案的保護措施仍需要進(jìn)一步完善。

2.6 實物檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

長期以來，實物檔案的管理主要以儲存在相關(guān)檔案庫房為主，工作相對簡單，因此實物檔案的管理工作主要由其他崗位的人兼職，檔案工作者自身對實物檔案的專業(yè)知識不足，管理意識也較為薄弱。隨著實物檔案的價值不斷被挖掘和提升，實物檔案的管理工作也需要更為專業(yè)的人士擔(dān)任。當(dāng)前，實物檔案管理工作存在工作環(huán)節(jié)重復(fù)性問題，實物檔案的管理載體眾多，且其分類也日趨細(xì)化，個性化和針對性管理工作均需要大量的重復(fù)勞動，這種大量的重復(fù)性勞動需要更為專業(yè)的復(fù)合型人才才能勝任。同時，為了不斷提高實物檔案的管理效率，實物檔案管理工作需要不斷滿足業(yè)務(wù)需求、模塊化設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等要求，這也需要實物檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不斷提升，以適應(yīng)新時代實物檔案的管理要求。

3 核電企業(yè)開展實物檔案數(shù)字化工作的基本思想原則

數(shù)字化（digitization）是利用信息技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。核電企業(yè)開展實物檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循以下四個原則：

1）專業(yè)性。實物檔案數(shù)字化是一項專業(yè)程度較高的工作，既需要檔案管理人員有專業(yè)的檔案管理知識基礎(chǔ)，同時也要求管理人員能夠熟練運用數(shù)字化加工和管理工具，能夠借助自身的專業(yè)知識為實物檔案數(shù)字化制定合理的操作流程規(guī)范。2）科學(xué)性。實物檔案數(shù)字化應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展實物檔案數(shù)字化工作。實物檔案數(shù)字化工作的開展應(yīng)遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530-2006提出的要求和建議。避免因為盲目的數(shù)字化出現(xiàn)成果不實用，信息不準(zhǔn)確，內(nèi)容不規(guī)范等情況。3）時效性。實物檔案也應(yīng)該與常規(guī)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等保存一致的專業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時實物檔案的數(shù)字化要緊跟時代發(fā)展的技術(shù)趨勢，根據(jù)自身的實際需求合理選擇較為先進(jìn)的數(shù)字化方案，避免落后的數(shù)字化技術(shù)在新的數(shù)字化平臺中出現(xiàn)不通用，不匹配的情況。4）操作性。核電企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實物檔案情況，制定能夠現(xiàn)實操作的方案。避免應(yīng)技術(shù)方案和實際應(yīng)用場景出現(xiàn)矛盾而導(dǎo)致實物檔案的數(shù)字化工作開展出現(xiàn)難以克服的困難，為實物檔案的采集與保存帶來麻煩。

4 核電企業(yè)實物檔案數(shù)字化應(yīng)用研究

實物檔案數(shù)字化（digitization of physical records）采用拍攝、掃描等設(shè)備對實物檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字文件，并按照實物檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。實物檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。

4.1 目錄數(shù)據(jù)庫建立

應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫選擇時，應(yīng)考慮通用數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換問題，以便于數(shù)據(jù)交換。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于實物檔案數(shù)字化成果的管理和利用。將實物檔案數(shù)字化前處理工作中對實物檔案目錄進(jìn)行修改、補充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。目錄數(shù)據(jù)中應(yīng)至少包括檔號、保管期限、年度、責(zé)任者、題名、材質(zhì)、型制、參見號，以及數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等信息?？刹捎糜嬎銠C自動校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行修改。

4.2 數(shù)字化采集

目前對實物檔案進(jìn)行數(shù)字化處理最普遍的手段是通過相機對實物檔案以規(guī)范的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行拍攝留存并歸檔。其中，成本最低，操作最快的莫過于這種平面的影像資料記錄。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，基于三維影像（3-D scan）技術(shù)的實物檔案數(shù)字化也開始被接受和使用。三維影像技術(shù)是將物體的空間外形、結(jié)構(gòu)及色彩進(jìn)行數(shù)字化掃描，重構(gòu)出高分辨率的虛擬物體。能夠更加完整、全面的記錄和展現(xiàn)實物檔案的具體結(jié)構(gòu)和更多細(xì)節(jié)，更加便于對實物信息的記錄和傳達(dá)?；谟跋窦夹g(shù)的實物檔案數(shù)字化基本流程如下：核電企業(yè)在進(jìn)行實物檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)根據(jù)實物檔案的具體情況采用不同的數(shù)字化方案。如錦旗、證書等形狀較為規(guī)則，無三維信息展示需求的實物檔案，可以采用普通的平面掃描，在能夠真實還原實物檔案基本情況的同時，盡可能做到成像效果達(dá)到最佳狀態(tài)。而對于那些有一定厚度或者異形，但也無三維信息展示需求的實物檔案，也可以采用相機拍照的形式進(jìn)行采集并歸檔。對于那些體積較小，同時也有三維信息展示要求的實物檔案，可以采用三維數(shù)字化建模方式進(jìn)行信息采集。但對于大型的實物檔案，由于尺寸較大，不易移動旋轉(zhuǎn)等操作，因此可以采用環(huán)物拍攝的方式盡可能全面的采集這類實物檔案的更多細(xì)節(jié)。

4.3 數(shù)字化成果驗收與移交

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化一樣，實物檔案的數(shù)字化成果也需要對其進(jìn)行驗收和移交，包括數(shù)字影像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等內(nèi)容。其中，在對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收工作中，主要涉及數(shù)據(jù)庫中的各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項是否完整填寫等;在進(jìn)行元數(shù)據(jù)驗收工作時，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性、賦值規(guī)范性等內(nèi)容;在進(jìn)行數(shù)字化影像進(jìn)行驗收時，主要包括了數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、影像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、影像質(zhì)量等;在進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接驗收操作時，主要涉及目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字影像的掛接是否準(zhǔn)確等;同時，在進(jìn)行工作文件驗收時，主要涉及了工作文件的完整性、規(guī)范性等;應(yīng)對存儲載體進(jìn)行驗收，主要涉及載體的可用性、有無病毒等問題。

5 核電企業(yè)實物檔案數(shù)字化未來的發(fā)展思路

提高核電企業(yè)實物檔案管理數(shù)字化意識。實現(xiàn)實物檔案數(shù)字化管理，是實現(xiàn)人工到計算機管理的轉(zhuǎn)變，不僅提高了工作效率，減輕了工作人員的工作壓力更提升了核電企業(yè)檔案管理水平。核電企業(yè)檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，變被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?，盡快實現(xiàn)實物檔案的數(shù)字化管理模式;完善實物檔案管理細(xì)則;提高檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)水平;強化實物檔案數(shù)字化管理安全意識;多渠道多角度為實物檔案提供展示平臺;積極引入人工智能技術(shù)提升實物檔案的數(shù)字化自動管理應(yīng)用，提升核電企業(yè)自動化管理程度，充分挖掘?qū)嵨餀n案獨有的價值。

物聯(lián)網(wǎng)的概念最早在1999年提出，它是指通過RFID射頻識別技術(shù)、GPS、激光掃描器等信息傳感設(shè)備，按約定的協(xié)議，把任何物品與互聯(lián)網(wǎng)連接起來，進(jìn)行信息交換和通信，以實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理的一種網(wǎng)絡(luò)。物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，沒有生命的物體植入各種微型感應(yīng)芯片后，借助網(wǎng)絡(luò)就能實現(xiàn)互相通信，人與物體可以“對話”，物體與物體之間也能“交流”，從而構(gòu)成一個比互聯(lián)網(wǎng)更加智能的“物聯(lián)網(wǎng)”。物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)具有識別距離遠(yuǎn)、讀寫速度快、使用壽命長、數(shù)據(jù)安全性高、適應(yīng)環(huán)境能力高、體積小，易封裝等優(yōu)點，RFID技術(shù)正以其獨特的優(yōu)勢，已逐漸廣泛應(yīng)用于社會多個領(lǐng)域。核電企業(yè)在進(jìn)行實物檔案數(shù)字化管理過程中，由于很多實物并不易于挪動管理，因此，可以借助物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)，在每一件實物檔案上貼射頻識別標(biāo)簽，并將該實物的基本信息，包括品名、材質(zhì)、價值、所處位置、來源、影像資料等具體信息錄入到統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理平臺。

6 結(jié)語

核電企業(yè)開展實物檔案數(shù)字化順應(yīng)了時代潮流，有利于檔案信息的管理，有利于面向內(nèi)外進(jìn)行交流，有利于更加直觀的保存和管理。紙質(zhì)檔案與實物檔案的互為補充，能夠極大的提升檔案管理在核電工程建設(shè)和運營管理中的實用價值，也能為未來人們翻閱歷史檔案時，通過實物及其更加豐富的數(shù)字化信息直觀了解核電事業(yè)發(fā)展的輝煌歷程。

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