無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理探討

崔奇

摘 要：隨著我國醫(yī)療事業(yè)改革的深入推進(jìn)，醫(yī)院通過建立科學(xué)高效的醫(yī)院辦公管理體系，加強(qiáng)了醫(yī)院各科室、各部門之間的聯(lián)系，推進(jìn)了醫(yī)院的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，無紙化辦公模式逐漸得到了推廣與普及，檔案管理作為醫(yī)院辦公管理的重要組成部分，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化是醫(yī)院檔案管理工作的一大趨勢，本文就主要圍繞無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公;醫(yī)院;檔案管理

無紙化辦公實現(xiàn)了辦公方式和辦公平臺的變革，實現(xiàn)了由紙質(zhì)文件向電子文檔轉(zhuǎn)變、由人工作業(yè)到計算機(jī)平臺操作的轉(zhuǎn)變。伴隨著信息載體的變化，辦公效率得到了大幅度的提升，同時還可以節(jié)省資源，醫(yī)院在現(xiàn)代化改革進(jìn)程中，也更加廣泛的利用計算機(jī)等的設(shè)備和系統(tǒng)軟件實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)操作，掛號、就診和繳費都可以通過線上平臺來進(jìn)行，大大提升了醫(yī)院數(shù)據(jù)的整合程度與服務(wù)質(zhì)量。[1]同樣的在醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域，也要在無紙化辦公模式的引導(dǎo)和影響下，明確電子檔案的應(yīng)用特征以及檔案管理工作的優(yōu)化改進(jìn)措施，目的是提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平。

1 無紙化辦公模式下醫(yī)院電子檔案的應(yīng)用特征

1）靈活性增強(qiáng)。在無紙化辦公模式的影響下，醫(yī)院的檔案管理正在逐步實現(xiàn)電子化的檔案管理，醫(yī)院檔案管理主要就包括人事檔案管理、科研資料管理、醫(yī)療數(shù)據(jù)管理以及基建檔案管理等幾個部分，伴隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院在運營過程中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)是十分龐大的，借助于信息技術(shù)實現(xiàn)電子化和數(shù)據(jù)化的檔案收集和整理，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的可規(guī)劃性和可維護(hù)性。[2]能夠?qū)崿F(xiàn)實時的數(shù)據(jù)上傳與更新，同時還能夠保留檔案資料的修改歷史痕跡，既確保了檔案資料的安全性，又能夠?qū)崿F(xiàn)聯(lián)網(wǎng)操作和異地操作，使得醫(yī)院檔案管理的靈活性大大增強(qiáng)。

2）綜合管理功能強(qiáng)大。醫(yī)院的檔案管理工作實現(xiàn)無紙化辦公，突出電子檔案的使用價值，還能夠彰顯其綜合管理功能強(qiáng)大的特征。由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向無紙化電子檔案轉(zhuǎn)變，能夠在統(tǒng)一的電子檔案管理平臺上實現(xiàn)收文、發(fā)文、分類、整理歸檔、傳遞、溝通等的各項功能，同時還能夠極大的提升檔案資料信息收集的全面性和真實性，還提供了更加便于使用的檢索和查詢功能，這對于實現(xiàn)在檔案管理的移動應(yīng)用以及信息整合提供了必要的幫助。

2 無紙化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1）歸檔程序的區(qū)別。要探索醫(yī)院檔案管理的無紙化辦公新模式，就必須要明確無紙化檔案管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理之間存在的一些差別。首先就是體現(xiàn)在歸檔程序上，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一般都是采用定期歸檔，也就是說對于一部分文件檔案資料要經(jīng)過一個周期的整理之后再進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，而無紙化檔案也就是電子檔案主要采用的歸檔方式為邏輯歸檔，[3]就是可以借助于計算機(jī)以及相應(yīng)的信息采集系統(tǒng)實現(xiàn)實時的信息上傳、檔案內(nèi)容更新與補充，這樣不僅能夠保證電子檔案的完整性，優(yōu)化了檔案歸檔的程序，通過分類檢索、時間排序還能夠?qū)崿F(xiàn)快速查找。

2）檔案保管方式的區(qū)別。無紙化辦公模式下醫(yī)院的檔案管理工作在對檔案進(jìn)行保存時也發(fā)生了相應(yīng)的變化。在以往使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，主要是采用檔案室保管的方法，在保管的過程中，尤其需要控制檔案室內(nèi)的溫度和濕度，同時還要防蟲防蛀，以免紙質(zhì)資料破損或霉變，進(jìn)而影響檔案資料的使用價值。而無紙化的電子檔案，其保管平臺則轉(zhuǎn)移到了網(wǎng)絡(luò)上，利用計算機(jī)或數(shù)據(jù)庫來對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，這在一定程度上節(jié)約了檔案管理的成本，還能夠最大限度的拓展網(wǎng)絡(luò)存儲空間。但是電子檔案的保管必須要更加重視其安全性，為防止數(shù)據(jù)丟失或信息泄露，必須要進(jìn)行相應(yīng)的備份，同時構(gòu)建必要的安全防護(hù)體系。

3）檔案利用形式的區(qū)別。醫(yī)院檔案管理模式的變革還使得檔案利用的形式出現(xiàn)了相應(yīng)的變化。檔案管理的意義就在于實現(xiàn)檔案資源的有效利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行使用的過程中，需要辦理相關(guān)的查閱和調(diào)取手續(xù)，并且為了保護(hù)檔案的完整性大多是提供復(fù)印件來進(jìn)行借閱。而無紙化的電子檔案則是通過相應(yīng)的計算機(jī)信息系統(tǒng)或平臺，通過設(shè)置登錄權(quán)限來實現(xiàn)檔案信息的查閱和調(diào)取，對于有需要的人員還可以提供下載路徑。[4]利用形式的變化在一定程度上提高了檔案管理的效率。

3 無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施研究

1）構(gòu)建信息化檔案管理平臺。無紙化辦公環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的開展，需要構(gòu)建必要的信息化檔案管理平臺，通過提供平臺支撐，來推動檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新。首先就要求醫(yī)院要投入必要的資金，強(qiáng)化計算機(jī)設(shè)備等硬件設(shè)施，同時還要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)來作為軟件支持，采用軟硬件結(jié)合的方法，來確保醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn)。[5]其次是要進(jìn)一步完善信息化檔案管理平臺的功能，除了必要的檔案資料收集、整理、歸檔以及查詢之外，還可以助于大數(shù)據(jù)技術(shù)整合檔案資源庫，實現(xiàn)對信息資料作為精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分析和處理，同時提供更為便捷的檔案管理服務(wù)，上線檔案咨詢服務(wù)中心，面向普通用戶實行診療檔案聯(lián)通式服務(wù)，確?？晒_與可查詢類檔案信息數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。

2）做好紙質(zhì)檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)化與銜接。在無紙化辦公環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作正在朝著有紙質(zhì)檔案向電子化檔案的方向發(fā)展，在這個過程中最重要的就是要做好紙質(zhì)檔案，像電子化檔案的轉(zhuǎn)化與銜接工作。醫(yī)院在運營發(fā)展的過程中，保存有大量的紙質(zhì)檔案和文書資料，對這些檔案的轉(zhuǎn)化與整理不是一朝一夕的，這就要求醫(yī)院的檔案管理部門必須要制定嚴(yán)格的轉(zhuǎn)化與銜接制度，采取規(guī)范化的管理，明確轉(zhuǎn)化流程，分批次的實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的電子掃描與系統(tǒng)錄入，在這個過程中一定要注意審核檔案信息資料的完整性。[6]除此之外，醫(yī)院必須要借助更為先進(jìn)的掃描儀器，對于紙質(zhì)檔案中的成像要使用專業(yè)的色彩掃描儀，保證圖像的清晰和完整，這樣才能夠確保電子檔案資料的利用價值。

3）提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)能力。無紙化辦公模式下醫(yī)院的檔案管理工作對檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。醫(yī)院必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理部門的組織結(jié)構(gòu)，解決好檔案管理部門轉(zhuǎn)崗及離退休人員占比過大的問題。這就要求醫(yī)院根據(jù)實際需求調(diào)整檔案管理部門的崗位與人員構(gòu)成，大力培養(yǎng)和引進(jìn)具備專業(yè)檔案管理能力和計算機(jī)應(yīng)用能力的年輕人才，組織好定期的崗位培訓(xùn)，同時要設(shè)置專門的技術(shù)人員崗位，用于檔案管理信息化平臺及其系統(tǒng)的日常維護(hù)，通過組建高素質(zhì)檔案管理人員團(tuán)隊，來確保無紙化電子檔案管理的有效性。

4 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)在醫(yī)療行業(yè)滲透程度的加深，無紙化辦公的模式在醫(yī)院運營管理中將會越來越常見，電子檔案管理作為無紙化辦公的重要外在體現(xiàn)，更加需要平臺的支撐、制度的引導(dǎo)以及人才的培養(yǎng)，從而實現(xiàn)電子檔案管理的常態(tài)化、專業(yè)化。

參考文獻(xiàn)

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