當(dāng)前基層事業(yè)單位登記檔案管理中存在的問題與對策

楊玉霞

摘 要：事業(yè)單位登記檔案管理是事業(yè)單位登記管理的重要組成部分，有著為事業(yè)單位提供便利服務(wù)、為社會查詢提供法律憑證、填補(bǔ)國家檔案空白的重要意義。伴隨著事業(yè)單位的改革進(jìn)步發(fā)展，基層事業(yè)單位作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中主體服務(wù)單位的載體，檔案登記管理呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化。加強(qiáng)基層事業(yè)單位登記檔案管理工作是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，要一步一個(gè)腳印地走，不斷提升事業(yè)單位登記檔案的管理規(guī)范化水平。

關(guān)鍵詞：基層;事業(yè)單位;登記檔案管理

事業(yè)單位登記檔案，是事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)在事業(yè)單位登記管理工作中直接形成的對國家和社會具有考查利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄。[1]它是事業(yè)單位進(jìn)行設(shè)立、變更、年度報(bào)告公示、注銷、“雙隨機(jī)、一公開”的歷史記載，為事業(yè)單位管理和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。筆者結(jié)合多年來事業(yè)單位登記管理工作經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)前基層事業(yè)單位登記檔案管理中存在的問題及對策談幾點(diǎn)體會。

1 問題與成因

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待加強(qiáng)

目前，一些基層事業(yè)單位登記機(jī)關(guān)因經(jīng)濟(jì)條件限制，或因單位領(lǐng)導(dǎo)沒有把事業(yè)單位登記檔案管理納入議事日程，導(dǎo)致在人、財(cái)、物上的投入不夠，沒有配備檔案室，即使配備了檔案室也是辦公、閱檔一起用，檔案保管條件簡陋，沒有配備必備的設(shè)施設(shè)備，未達(dá)到檔案室防火、防潮、防盜等“六防”建設(shè)要求，存在一定的安全隱患。

1.2 登記檔案服務(wù)功能有待提高

雖然《事業(yè)單位登記管理暫行條例》已經(jīng)規(guī)定了需要辦理變更登記的事項(xiàng)及時(shí)限，事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)也通過“雙隨機(jī)、一公開”實(shí)地核查工作對事業(yè)單位登記事項(xiàng)進(jìn)行督導(dǎo)檢查，但在日常管理中，大多數(shù)事業(yè)單位對名稱、宗旨和業(yè)務(wù)范圍、法定代表人的變化能夠主動、及時(shí)辦理變更手續(xù)，而對其自他認(rèn)為不重要的登記事項(xiàng)變更積極性不高，導(dǎo)致登記管理機(jī)關(guān)不能及時(shí)掌握“最新”資料、開放檔案信息資源提供利用。

1.3 登記檔案管理有待完善

基層事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)基本能夠按照有關(guān)要求制定檔案管理制度，對檔案材料進(jìn)行收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)，維護(hù)檔案的完整與安全，但大多數(shù)人員都是半路出家，雖然具備相應(yīng)的文化知識水平，但缺乏檔案管理工作相關(guān)的專業(yè)知識和基本技能，主要依靠的還是前任傳授或自己在實(shí)際工作中摸索積累起來的，不一定能跟得上時(shí)代發(fā)展的需要。另外，雖然一些單位制定了相關(guān)檔案管理制度，但在實(shí)際查詢、借閱過程中，制度程序執(zhí)行還不夠到位。

2 思路與對策

2.1 要提高思想認(rèn)識，注重使命擔(dān)當(dāng)

思想決定行為。事業(yè)單位登記檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化道路，需要各級領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員的高度重視。

1）不斷提高登記檔案管理重要性認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)支持是提高登記檔案管理水平的關(guān)鍵，各單位領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視登記檔案管理工作，與日常事業(yè)單位登記管理、年度報(bào)告公示、“雙隨機(jī)、一公開”實(shí)地核查等工作同安排、同部署、同考核，定期監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，想方設(shè)法創(chuàng)造檔案管理的物質(zhì)保障條件，切實(shí)增加在人、財(cái)、物方面的投入，注重調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，增強(qiáng)做好登記檔案管理工作的責(zé)任感、使命感與緊迫感。

2）不斷提高登記檔案管理電子信息化認(rèn)識。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，登記檔案電子信息化也成為單位辦公自動化的重要組成部分。中央編辦《關(guān)于進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位登記管理服務(wù)的通知》（中央編辦發(fā)〔2016〕84號）文件就指出，“力推全事項(xiàng)、全流程網(wǎng)上辦理”，“待全國統(tǒng)一的電子證照、電子公文、電子簽章等辦法和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺后，即取消補(bǔ)交相關(guān)紙質(zhì)材料的環(huán)節(jié)”，這必將產(chǎn)生大量電子檔案，管理不當(dāng)就很容易造成其丟失或損毀，這將是原始檔案的巨大損失。因此，要大力推進(jìn)事業(yè)單位登記電子檔案的保存、備份、歸檔工作。

2.2 要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為登記檔案規(guī)范化管理提供保障

事業(yè)單位登記檔案管理貫穿于受理、審查、核準(zhǔn)、發(fā)證、公告的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此，登記管理檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)勢在必行。

1）建立工作臺帳，加強(qiáng)收集整理。文件收集整理是檔案管理工作的起點(diǎn)，也是最重要的第一步，將事業(yè)單位法人設(shè)立、變更、注銷登記及年度報(bào)告公示、“雙隨機(jī)、一公開”實(shí)地核查與檔案管理有機(jī)結(jié)合，審查與歸檔雙管齊下，使得登記檔案材料真實(shí)、有效、齊全。

2）安排專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)登記檔案分類管理。指派專人收集整理事業(yè)單位登記檔案。進(jìn)一步強(qiáng)化“一戶一檔”制度，對各登記單位實(shí)行一戶一盒，按類、件、份歸檔，專柜存放，按設(shè)立、變更、年度報(bào)告、注銷、其他等進(jìn)行分類整理，索引目錄統(tǒng)一印制，做到檔案分類準(zhǔn)確、編排有序、裝訂整齊、查找方便，以提高登記檔案的利用和服務(wù)價(jià)值。

3）加大投入，加強(qiáng)配套設(shè)施建設(shè)。要把登記檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入政府財(cái)政預(yù)算，按照“六防”要求標(biāo)準(zhǔn)配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、檔案柜、檔案盒等設(shè)施，確保工作順利開展。

2.3 要加強(qiáng)登記檔案開發(fā)利用，提高登記檔案管理水平

開發(fā)利用檔案是事業(yè)單位登記檔案管理工作的最終目的，健全完善相關(guān)制度，加速登記檔案管理電子信息化步伐，使登記檔案管理工作發(fā)揮更大作用。

1）完善登記檔案收集整理制度。登記主管機(jī)關(guān)收到有關(guān)單位登記申請時(shí)，按照《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》，對事業(yè)單位法人年度報(bào)告資料、變更資料、注銷資料等信息進(jìn)行全面核查，認(rèn)真梳理，切實(shí)做到紙質(zhì)材料、電子數(shù)據(jù)材料、網(wǎng)上登記材料一一對應(yīng)，盡快將歸檔文件送交檔案管理人員，以便及時(shí)將文件整理、歸納、分類。檔案管理人員在接收檔案時(shí)，審核材料是否齊全、內(nèi)容是否完整、填寫是否規(guī)范等方面的問題，保證登記檔案的完整性。

2）完善登記檔案保管制度。完善保密制度，按照程序執(zhí)行檔案查閱和借閱。如果檔案管理人員工作有所變動，應(yīng)及時(shí)對所保管的檔案資料辦理交接手續(xù)，一一進(jìn)行交接，做到清楚、完整，確保登記檔案的連續(xù)性。

3）完善登記電子檔案管理制度。按照《事業(yè)單位法人年度報(bào)告公示辦法（試行）》有關(guān)規(guī)定，自2018年開始，事業(yè)單位法人實(shí)行年度報(bào)告無紙化報(bào)送，大大節(jié)約了行政成本、提高了辦事效率，開啟了登記電子檔案時(shí)代的到來，各單位更應(yīng)結(jié)合實(shí)際完善電子檔案管理制度。登記管理機(jī)關(guān)及時(shí)將網(wǎng)上登記的電子文件與紙質(zhì)檔案同步收集整理，在儲存介質(zhì)上建立設(shè)立、變更、注銷、年度報(bào)告等內(nèi)容文件夾，然后將具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)電子文件存入相應(yīng)文件夾歸檔，依照登記證號進(jìn)行編號，并在各種存儲設(shè)備中進(jìn)行備份，形成整理、保存、歸檔“三即時(shí)”，為事業(yè)單位提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

2.4 要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍自身建設(shè)，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)效

登記檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，需要由專人負(fù)責(zé)。要建立檔案管理考核責(zé)任追究制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，積極向其他地區(qū)學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)，全面提高登記檔案管理人員的專業(yè)知識與實(shí)際操作能力，以適應(yīng)當(dāng)前工作需要。同時(shí)要注重干部隊(duì)伍的作風(fēng)建設(shè)，強(qiáng)化服務(wù)意識，增強(qiáng)服務(wù)本領(lǐng)，提高服務(wù)水平，使檔案管理工作材料規(guī)范、內(nèi)容齊全、管理科學(xué)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

[1]中央編辦.《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》.2007，第二條