談不動產(chǎn)檔案管理中的利用和保密

張雪萍

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展以及科技的進步，不動產(chǎn)管理也進入全新發(fā)展階段。不動產(chǎn)與動產(chǎn)具有相對性，鑒于檔案本身以及管理具有的特殊性，應用與保密工作成為重點。因此，要對不動產(chǎn)檔案管理模式進行創(chuàng)新，科學處理應用與保密之間的關系，有效維護檔案信息完整性的同時，提升不動產(chǎn)檔案信息利用率，構(gòu)建有效的利用與保密方案，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理效率與質(zhì)量的全面提高。

關鍵詞：不動產(chǎn)檔案;管理;利用;保密

對于不動產(chǎn)管理工作，其整個管理工作極具專業(yè)性與系統(tǒng)性，涉及房屋、土地等諸多權屬檔案信息，關乎諸多主體利益。立足新環(huán)境下，不動產(chǎn)檔案的利用與保密工作成為核心，需要有效處理二者之間的關系，化解彼此之間的矛盾，切實提升不動產(chǎn)檔案管理水平，更好發(fā)揮不動產(chǎn)檔案服務社會的價值。

1 準確掌握不動產(chǎn)檔案的涵義

對于不動產(chǎn)檔案，其主要涉及的是房屋、土地等權屬檔案文件。結(jié)合不動產(chǎn)檔案資源內(nèi)容，可以劃分為房屋登記檔案、土地確權檔案、服務檔案以及其它類型的檔案。立足信息時代，不動產(chǎn)檔案利用與保密工作成為影響管理效果的重要因素，需要與時俱進，對不動產(chǎn)檔案管理方式進行優(yōu)化，以數(shù)字化建設為方向，為不動產(chǎn)檔案價值的發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。

2 正確認識不動產(chǎn)檔案利用與保密之間的關系

對于不動產(chǎn)檔案，利用與保密的關系是影響檔案價值發(fā)揮的重要因素。具體講，檔案管理的最終目的是利用，因此，從原則上講，檔案的資源利用范圍具有普遍性。但是，不動產(chǎn)檔案內(nèi)容特殊，涉及房屋產(chǎn)權多領域，很多檔案與國家發(fā)展建設息息相關，具有自身固有的機密性質(zhì)。也就是說，在查詢使用的時候，不能出現(xiàn)片面強調(diào)利用或者保密的情況。從本質(zhì)上講，不動產(chǎn)檔案利用與保密的目標一致，都是最大化發(fā)揮不動產(chǎn)檔案信息的價值，更好服務于社會建設，需要以保密為基礎，實現(xiàn)利用的最大化。保密的目的是維護相關主體的合法權益，在此基礎上擴大利用范圍。

3 全面提升不動產(chǎn)檔案利用率

3.1 增強不動產(chǎn)檔案安全系數(shù)，為資源利用奠定基礎

從不動產(chǎn)檔案本身性質(zhì)分析，在管理過程中，安全問題不容忽視，需要落實相應的控制工作，為有效利用奠定安全基礎。因此，不動產(chǎn)檔案管理部門要正視不動產(chǎn)檔案實際情況，合理進行數(shù)字化檔案分類工作，以安全為切入點，發(fā)揮一體化檔案信息管理平臺的功能，將檔案內(nèi)容管理落到實處;從安全角度分析，需要依托信息化建設，建立科學的信息化管理系統(tǒng)，保證與當前不動產(chǎn)檔案結(jié)構(gòu)形式相匹配，對相應數(shù)據(jù)信息進行科學管理;在管理過程中，支持數(shù)據(jù)庫管理方式，強化檔案資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與完善，使得檔案能夠?qū)崿F(xiàn)合理的分類，在保證檔案數(shù)據(jù)安全的同時，為檔案查詢利用提供便利;在信息化建設中，相關基礎設施與設備需要進行安全處理，配合以互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控系統(tǒng)，落實殺毒處理工作，保證系統(tǒng)運行始終處于安全狀態(tài)，為不動產(chǎn)檔案資源的利用創(chuàng)造安全環(huán)境。

3.2 合理增加資源投入，支持不動產(chǎn)檔案資源信息化應用

立足新時期不動產(chǎn)檔案管理工作實踐，數(shù)字化形式的資源成為主流，因此，為了保證電子化與信息化資源順利得到利用，資源投入是根本。在不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)與平臺建設中，涉及大量先進技術的引進以及設備設施的購進，同時，系統(tǒng)升級與更新也需要后續(xù)大量投入。因此，對資金以及多種資源的需求很高?；诖耍诓粍赢a(chǎn)檔案管理中，需要合理增加資金投入，有效應用在信息化系統(tǒng)構(gòu)建之中，加快不動產(chǎn)檔案資源管理平臺建設，落實有效的維護與管理工作，做好升級與更新，促使系統(tǒng)運行更加穩(wěn)定高效，保證檔案利用不受制約。

3.3 優(yōu)化不動產(chǎn)檔案管理機制，強化制度性保障作用的發(fā)揮

立足當前不動產(chǎn)檔案資源管理，面對諸多新情況與新問題，檔案管理制度成為適應新環(huán)境的基礎性保障。因此，為了與信息化發(fā)展環(huán)境相契合，要重視分析相關工作流程，掌握各個管理環(huán)節(jié)，對檔案管理制度進行優(yōu)化與完善。例如，可以推廣自助辦理服務，發(fā)揮數(shù)字化優(yōu)勢，取代手工操作，加快事務辦理速度與效率;對管理標準進行完善，以新時期工作特征為基礎，促使管理機制能夠為不動產(chǎn)檔案資源管理提供依據(jù)，遵循客觀與科學原則，真正為不動產(chǎn)檔案資源信息應用營造更加和諧的環(huán)境。

3.4 加快不動產(chǎn)檔案資源數(shù)字化與信息化建設，為檔案利用提供發(fā)展動力

目前，不動產(chǎn)檔案管理面臨多個方面的使命，一方面，要維護國家與國民的權益，增強不動產(chǎn)管理社會公信力，盡顯專業(yè)性。另外，還要為產(chǎn)權維護提供更加權威的依據(jù)，加快不動產(chǎn)管理實現(xiàn)現(xiàn)代化與高效化。基于此，為了發(fā)揮不動產(chǎn)檔案的價值，提高檔案利用率，需要重視不動產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化建設。在編制數(shù)字化檔案的過程中，以紙質(zhì)檔案內(nèi)容為基礎，保持數(shù)字化與紙質(zhì)檔案的一致性;積極構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫與檔案信息網(wǎng)，組建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，強化檔案信息的整合，實現(xiàn)對多種形式資源的收錄與歸檔，為檔案使用創(chuàng)造更加優(yōu)越的條件。

4 不動產(chǎn)檔案保密管理的措施

4.1 落實精細化管理模式，提升管理人員保密觀念與保密能力

在不動產(chǎn)檔案資源管理中，保密工作至關重要，也是不容忽視的環(huán)節(jié)。在檔案管理中，檔案管理人員是主要執(zhí)行者，其保密觀念與保密能力是影響保密效果的重要因素。因此，要增強檔案管理人員保密意識，促使其對保密工作形成端正的認識，積極應對保密工作，保證各項保密工作得到妥善落實。具體講，要對管理環(huán)節(jié)進行明確，準確掌握管理流程，尤其是了解可能引發(fā)泄密的原因，能夠進行針對性處理。在落實保密工作過程中，要以精細化為基本原則，關注紙質(zhì)不動產(chǎn)檔案資源立卷歸檔流程，維護檔案內(nèi)容的完整性。一方面，要對不動產(chǎn)檔案卷宗進行嚴格審核，考察其齊全性，保證頁碼秩序正確。審核完畢之后，要進行案卷軟封面的編制，保證封面內(nèi)容豐富，標題清晰。隨后進行上架處理，入庫，實現(xiàn)統(tǒng)一保管;重視對涉密人員保密觀念進行提升，多組織專業(yè)學習，促使其擁有較高的責任意識與保密思維，落實相關法律法規(guī)，杜絕泄密事件的發(fā)生。定期組織保密教育培訓，通過知識學習與業(yè)務考核，增強保密能力。除此之外，針對檔案保密，組織管理人員觀看警示資料，促使其能夠深入了解檔案保密規(guī)定，依托較強的保密意識以及較強的保密能力，切實維護不動產(chǎn)檔案的安全性。

4.2 積極完善不動產(chǎn)檔案保密機制，實現(xiàn)保密工作的系統(tǒng)化與層次化

為了將不動產(chǎn)檔案保密工作落到實處，增強保密效果，需要重視對相關保密制度進行完善。要結(jié)合不動產(chǎn)檔案管理工作實際，對各個環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)分析，以事實為前提，強化保密制度的優(yōu)化，尤其關注檔案資源在查閱、外借以及失泄密管理制度方面的調(diào)整，增強貫徹執(zhí)行的規(guī)范性與全面性。針對多層次的保密需求，需要實施審批制度，保證檔案利用的有效性與規(guī)范性。

5 結(jié)束語

綜上，在新時期不動產(chǎn)檔案管理中，利用與保密工作是重點，需要結(jié)合不動產(chǎn)檔案管理實踐，正確認識利用與保密的關系，掌握核心工作，構(gòu)建針對性發(fā)展策略，強化全方位優(yōu)化與完善，為不動產(chǎn)檔案管理效率與質(zhì)量的提升提供堅實的保障。

參考文獻

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