試論新時期如何做好教師干部人事檔案管理工作

劉波

摘 要：由于教師干部數(shù)量較多，其的管理過程較為復雜，負責管理教師干部檔案的負責人無法高效解決檔案管理過程中的問題，就需要設立專門的人員來整理教師干部的人事檔案，從而提高管理的效率。設定這些職務可以有效解決教師干部檔案管理工作中的問題，但由于這些工作過于繁瑣，要求檔案管理人員需要具備較高的技能水平，并根據(jù)管理要求來解決這些工作問題。因此，如何對這些教師干部進行檔案管理是保證教師干部信息有規(guī)則性的前提，通過檔案管理從而提高教師干部工作的效率，從而為完善我國教師干部檔案管理工作提供重要保障。本文經過分析檔案管理存在的問題，從而提出以下幾種措施。

關鍵詞：新時期;檔案管理;教師干部

教師干部人事檔案管理的工作是隨著社會的發(fā)展而變化的，在教師干部人數(shù)不斷壯大的過程中需要不斷提高檔案管理的水平來適應社會的發(fā)展節(jié)奏，同時也需要檔案管理人員主動學習從而促進檔案管理工作的開展。另外，檔案管理人員在工作時要注意工作的細節(jié)，不能因為馬虎而忽視工作細節(jié)，防止因工作失誤而造成檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。由于檔案管理人員的工作較為繁瑣，每一項工作都與許多教師干部聯(lián)系，這就要求檔案管理人員要認真對待自己的工作，避免出現(xiàn)工作失誤。因此，將教師干部的信息進行檔案管理變得尤為重要。進行檔案管理前首先要保證教師干部信息的正確，正確的信息是保證檔案管理工作可以正常進展的前提。另外，在檔案管理工作實施的過程中出現(xiàn)的問題要及時進行歸納總結，最終提高管理質量。因此，檔案管理不會存在任何有利益的東西，它的存在目的是幫助某些信息進行系統(tǒng)的分類，通過檔案管理可以使混亂的東西變得整齊，在需要時可以通過檔案對信息進行日常提取和存入，從而方便信息管理。

1 教師干部檔案管理工作的重要性

我國的教師干部檔案管理發(fā)展的過程并不是風調雨順的，由于教師干部人數(shù)過多，教師干部的信息量較大等壓力過大極大影響了我國的檔案管理工作的開展速度。倘若想要減輕這些壓力，就需要采取一些措施從而幫助檔案管理工作的開展。檔案是具有借鑒意義的，是可以幫助教師干部及其他群體得到提高的重要材料。例如文件的管理、信息的管理等，這些對教師干部的發(fā)展有幫助的材料進行管理的同時必須要合理有序，從而方便檔案管理。

在檔案管理模式中分為兩種管理方法：傳統(tǒng)檔案管理方法與現(xiàn)代檔案管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法無法有效的將資料進行收集，在整理材料時也顯得非?；靵y，導致在查找需要的材料時會變得非常麻煩。而這種檔案管理方法也會導致某些重要材料的丟失，從而無法提高檔案利用率。傳統(tǒng)檔案管理方法也沒有健全的管理制度，無法對某一需要的檔案進行詳細記錄。例如教師干部合同檔案，這種檔案一旦丟失或損壞會很大程度上影響教師干部的利益。另外，傳統(tǒng)檔案管理方法在整理檔案資料時也是采用傳統(tǒng)的整理方法，如execl軟件工具等，這種整理材料的方法需要消耗大量的人力，無法根本上提高檔案管理效率。因此，在進行管理時要采現(xiàn)代檔案管理方法，通過完善檔案管理制度、使用先進的檔案管理軟件、提高對檔案管理的重視程度、充分利用檔案管理的特點等四方面。因此，在教師干部的檔案管理措施中必須要選擇現(xiàn)代檔案管理方法，從而通過檔案管理來提高檔案管理效果。

2 教師干部檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 檔案管理人員的知識水平與素質水平較低

由于檔案管理人員在更換時會造成一部分優(yōu)秀人才流失，而更換新的檔案管理人員會造成培養(yǎng)成本等資源的浪費，使得高校不得不重新對這些人員進行培訓。另外，掌握教師干部人事檔案管理工作的核心人員的流失會導致檔案管理工作受到一定的影響，進而導致檔案管理水平降低。因此，保證教師干部檔案管理中的人才有效利用是重要的，有助于減少人才流失和資源浪費，從而保證教師干部檔案管理的正常開展。

由于檔案管理人員的知識水平程度較低，導致這些成員在整理檔案的過程中無法深刻學習現(xiàn)代檔案管理方法，從而無法達到檔案管理的目標。另外，由于檔案管理人員的知識水平與素質水平較低，這些人在進行檔案管理工作中并不重視，認為檔案管理僅僅是對檔案材料進行收集整理，從而降低了人事檔案管理工作效果。因此，提高人事檔案管理人員的知識水平與素質水平是重要的，有助于提高教師干部的檔案管理效果。

2.2 教師干部檔案管理的重視程度還很低

由于檔案管理人員對檔案管理的重視程度不足，認為檔案管理就是對教師干部的信息文件進行歸檔保管，忽視對檔案進行有序化整理的步驟，導致查找檔案時過于麻煩。

2.3 教師干部檔案管理中管理力量不足

由于管理力量不足、管理手段不先進等問題導致檔案管理人員在管理檔案時無法正確處理。例如，對檔案收集、裝訂等工作流程不夠熟練等情況，都會導致檔案管理的效率降低。在檔案管理人員中常常存在部分成員身兼數(shù)職的情況發(fā)生，這種情況會導致這些成員在進行檔案管理時由于精力不足而無法有效處理工作內容，從而降低了檔案管理水平。

2.4 檔案管理所需要的硬件不足

檔案管理需要有足夠的硬件支持才可以如期進行，而有些單位并沒有設置檔案管理室，或設置的檔案管理時過于簡陋，不能滿足日常整理檔案需要，進而導致檔案 資料被腐蝕等情況的出現(xiàn)。

3 加強教師干部檔案管理工作的措施

由于檔案管理需要消耗一定的人力，使得如何利用檔案管理人員是決定教師干部檔案管理工作正常實施的重要原因。因此，要對檔案管理人員進行合理的安排利用，使每個工作人員都可以充分發(fā)揮自己的長處，從而保證教師干部檔案管理工作的正常開展。在對這些人員進行分組時要深入了解每位員工的特點，并根據(jù)他們的特點進行編制從而使其優(yōu)點得到凸顯。另外，在選擇員工時要根據(jù)員工的文化水平進行初步篩選，從而保證促進檔案管理工作的開展。

4 結語

綜上所述，進行教師干部工程檔案管理任務主要是為了降低所需資料的查找難度，從而提高管理效率。因此，將檔案管理工作合理化是必要的，是需要檔案管理成員與負責人的共同努力來制定先進的檔案管理制度，從而保證檔案的有序性。

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