企業(yè)招投標(biāo)工程文件歸檔管理的問題與對策研究

沙山瀠

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國的社會經(jīng)濟(jì)水平不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國招標(biāo)工作越來越受到人們的重視。近年來，招標(biāo)業(yè)務(wù)量逐年增長，與之對應(yīng)的招標(biāo)檔案也呈幾何級數(shù)增長。

關(guān)鍵詞：企業(yè)招投標(biāo);檔案管理;問題;對策

就目前招投標(biāo)檔案管理工作的開展情況來說，記錄信息的難度整體提高，信息的規(guī)模也不斷擴(kuò)大，隨之而來的是檔案工作的加重。目前招投標(biāo)檔案管理工作日常運行數(shù)據(jù)是極為龐大，這些數(shù)據(jù)信息如果依靠人工管理的話，產(chǎn)生的成本也是極為龐大的。而工作人員的工作效率和質(zhì)量也對招投標(biāo)檔案的記錄管理存在極大的影響，比如檔案資料不全的情況，就會對招投標(biāo)檔案管理工作帶來直接的負(fù)面影響。

1 正確理解認(rèn)識招標(biāo)檔案管理工作的重要性

目前，只重視招投標(biāo)工作而忽視招標(biāo)檔案的現(xiàn)象普遍存在，招標(biāo)檔案管理工作一般是在招標(biāo)結(jié)束以后才進(jìn)入程序，亦或是進(jìn)行一些所謂的補救工作。招標(biāo)檔案管理工作與招標(biāo)工作不同步進(jìn)行，不僅導(dǎo)致材料歸檔不及時，更易導(dǎo)致招標(biāo)歸檔材料不齊全或材料缺失，致使材料歸檔后所體現(xiàn)出的招標(biāo)過程與實際進(jìn)程銜接不合理。因此，要想做好招標(biāo)檔案的管理工作，必須充分認(rèn)識招標(biāo)檔案管理工作的重要性。

1.1 招標(biāo)檔案是招標(biāo)活動的重要組成部分

招標(biāo)檔案系統(tǒng)、完整、真實地記錄了招投標(biāo)活動的全過程，是檢驗招標(biāo)活動是否公開、公平、公正的依據(jù)。這些檔案資料真實可靠，一方面便于招標(biāo)人和有關(guān)部門、機(jī)構(gòu)對項目進(jìn)行后期的管理、驗收、審核和備查，另一方面也有助于管理工作人員對招投標(biāo)工作進(jìn)行學(xué)習(xí)研究、總結(jié)經(jīng)驗、汲取教訓(xùn)，以提高以后的工作水平。

1.2 招標(biāo)檔案使招標(biāo)過程更加規(guī)范有序

招標(biāo)工作是嚴(yán)格按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》所規(guī)定的程序運作的，整個運作的程序和過程中都會形成格式化的檔案材料，執(zhí)行嚴(yán)格的檔案管理制度，確保這些材料收集齊全完整、及時歸檔、移交驗收，可以對招標(biāo)的各個程序是否規(guī)范運作進(jìn)行檢查，這實際上也是保證招標(biāo)工作質(zhì)量的一道重要防線。

2 做好招標(biāo)檔案規(guī)范化管理的措施

2.1 健全制度，規(guī)范管理

建立完善招投標(biāo)檔案管理工作制度，做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)招投標(biāo)業(yè)務(wù)特性，執(zhí)行招標(biāo)項目檔案由經(jīng)辦人收集、整理、歸檔、檔案管理人員集中保管。招投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)專人管理，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，維護(hù)招投標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。招投標(biāo)檔案資料移交檔案管理工作人員時必須齊全完善，整理規(guī)范，歸檔的招投標(biāo)檔案資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、圖形清晰、字跡工整。檔案管理人員在收到歸檔的招投標(biāo)文件材料后，應(yīng)及時登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作，歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄。建立健全招投標(biāo)檔案借閱制度，凡查閱或借閱招投標(biāo)檔案必須履行登記、簽收、注銷制度。借閱的檔案不許拆卷、抽頁、涂改、轉(zhuǎn)借，應(yīng)按期歸還，防止丟失。招投標(biāo)檔案管理人員離開工作崗位前，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定移交招投標(biāo)檔案資料，不得擅自處理或帶走。推行招投標(biāo)項目檔案以計算機(jī)保存為主，紙質(zhì)、電子文檔并存，做好招投標(biāo)檔案的數(shù)字化存儲工作，逐步實現(xiàn)招投標(biāo)項目檔案電子化。

2.2 運用新技術(shù)，確保電子化檔案信息安全

隨著社會的發(fā)展，招投標(biāo)檔案管理工作所涉及的信息量越來越龐大，傳統(tǒng)的文本記錄已經(jīng)不適合當(dāng)前的工作形式，而電子技術(shù)能夠大大提高信息的存儲量，為檔案提供有效的載體，幫助我們獲取更多的信息。在招投標(biāo)檔案管理過程中普遍存在的問題就是記錄檔案不明確，導(dǎo)致招投標(biāo)檔案管理后期缺乏管制。對于招投標(biāo)檔案管理工作來說，可以借助電子技術(shù)，參考檔案記錄的實際運行情況，對招投標(biāo)檔案管理的工作環(huán)節(jié)作出有效的調(diào)整。例如：檔案的保存形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案為主，可以大大增強(qiáng)檔案內(nèi)容的真實性。當(dāng)前應(yīng)用比較多的技術(shù)有轉(zhuǎn)PDF文件，等等。還有，在招投標(biāo)檔案管理內(nèi)容的保存方面，包括檔案的加密、預(yù)防入侵，都要作出極大的完善。新技術(shù)的發(fā)展意味著傳統(tǒng)的招投標(biāo)檔案管理工作還有較大提升空間，應(yīng)該及時完善招投標(biāo)檔案管理的相關(guān)工作。

2.3 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接決定著本單位檔案管理水平的高低。招標(biāo)檔案管理人員要具備較高的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識。招標(biāo)單位的檔案管理人員半數(shù)以上不是檔案專業(yè)，也沒有從事檔案管理工作的經(jīng)歷。因此，檔案管理人員上崗之前，必須接受檔案知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，走上崗位之后，要定期參加當(dāng)?shù)貦n案部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作是一項延續(xù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員頻繁變動不利于檔案工作的有序開展，招標(biāo)單位有必要設(shè)立專職檔案管理人員，提高其待遇，提升檔案崗位的穩(wěn)定性。

2.4 加強(qiáng)招標(biāo)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)

目前，由于企業(yè)對招標(biāo)檔案管理設(shè)施重視程度不夠等多方面的原因，招標(biāo)檔案管理的硬件設(shè)施跟不上招標(biāo)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，普遍存在庫房面積小、無查閱利用室、安全設(shè)施配備不齊全等現(xiàn)象，達(dá)不到規(guī)范化管理檔案的要求。因此，要加大資金投入，配齊檔案存放檔案柜或密集架、溫濕度儀、滅火器、等設(shè)施設(shè)備以及安全防盜門、監(jiān)控報警器等安全設(shè)施，使檔案庫房達(dá)到“防盜、防火、防水、防蟲、防光、防塵、防輻射、防污染”的“八防”要求，以滿足招標(biāo)檔案的安全規(guī)范管理和日益增長的檔案數(shù)量存放要求。

2.5 強(qiáng)化宣傳學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理意識

在完善招標(biāo)采購制度這個大前提下，強(qiáng)化檔案管理的重要性宣傳必不可少。只有在思想上認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能在檔案管理上投入人力、物力、財力，才能進(jìn)一步做好檔案管理工作。相關(guān)責(zé)任人要做好招標(biāo)采購業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作，實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。要加大對檔案管理工作的資金投入，完善檔案管理所需硬件設(shè)備，配備標(biāo)準(zhǔn)合格的檔案室。要加強(qiáng)招標(biāo)采購檔案人才培訓(xùn)，爭取做到讓專業(yè)的人干專業(yè)的事。無論是業(yè)主單位還是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，均應(yīng)組建自己專門的檔案管理團(tuán)隊。檔案管理工作細(xì)致、繁瑣，最好由專員專門負(fù)責(zé)。

2.6 梳理招投標(biāo)工作的業(yè)務(wù)流程，明確招投標(biāo)

檔案的形成節(jié)點，實現(xiàn)對招投標(biāo)檔案的全程控制。各有關(guān)企業(yè)可以根據(jù)自身招標(biāo)工作的業(yè)務(wù)活動特點，認(rèn)真梳理招標(biāo)工作的業(yè)務(wù)工作流程，明確招投標(biāo)檔案形成的重要節(jié)點，標(biāo)明各節(jié)點需要形成的文件種類，并實行全程管理控制，確保招投標(biāo)文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護(hù)每個項目尤其是重大招標(biāo)項目檔案的完整性。

3 結(jié)語

總之，做好招投標(biāo)檔案管理工作是一個招投標(biāo)企業(yè)健康發(fā)展的需要。首先我們要從宣傳招投標(biāo)項目檔案的重要性入手，加強(qiáng)各級人員的重視程度，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。其次在檔案管理過程中，檔案管理人員不但要加強(qiáng)責(zé)任心，更要及時總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更加科學(xué)地管理好檔案，使招投標(biāo)項目檔案管理向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。

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