數(shù)字檔案管理障礙和方法分析

摘 要：當(dāng)前信息化技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，從而不斷促進(jìn)了信息技術(shù)的快速發(fā)展同時(shí)也推動(dòng)了各領(lǐng)域的快速發(fā)展?，F(xiàn)階段檔案管理已逐漸的向數(shù)字化管理的方向發(fā)展，從而使得檔案管理方面的工作效率得到了相對(duì)較高的提升。但是現(xiàn)階段檔案數(shù)字化的管理的發(fā)展過程中由于多方面因素的制約從而導(dǎo)致了檔案管理相關(guān)工作受到一定程度的影響。本文主要是針對(duì)數(shù)字檔案管理方面的障礙以及相應(yīng)的解決辦法進(jìn)行有效的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;障礙;方法

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展我國各領(lǐng)域的數(shù)字化程度也在不斷的得到大幅度的提升，對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的管理使得其工作效率以及工作質(zhì)量都得到有效的提升，同時(shí)也使得檔案管理的工作量得到一定程度的控制使得參與檔案管理工作人員的工作量得到較為明顯的下降。傳統(tǒng)形式的檔案管理主要是以紙質(zhì)為主，現(xiàn)階段隨著信息技術(shù)的不斷提高檔案管理逐漸的向數(shù)字化方向發(fā)展。但是在檔案管理工作向數(shù)字化發(fā)展的過程中使得管理過程中存在的問題凸顯出來從而嚴(yán)重的制約了數(shù)字化的檔案管理工作的開展。

1 數(shù)字檔案管理的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理主要是采取的紙質(zhì)化的管理方式，傳統(tǒng)的管理方式使得管理內(nèi)容以及檔案的類型受到一定程度的制約?，F(xiàn)階段采用數(shù)字化的檔案管理模式使得檔案內(nèi)容得到了極大的豐富，除了紙質(zhì)化內(nèi)容的信息以外，數(shù)字化的管理模式能夠?qū)ο嚓P(guān)的音頻檔案資料展開科學(xué)有效的管理，同時(shí)對(duì)于以前的紙質(zhì)化的檔案可以采取掃描以及信息數(shù)據(jù)的錄入等信息化手段對(duì)其展開數(shù)字化的管理，并且能夠采取信息化技術(shù)對(duì)其展開科學(xué)合理的分類，從而大幅度的提升了檔案管理方面的工作效率以及一定程度上豐富了檔案管理的內(nèi)容。并且采用數(shù)字化的管理方式能夠使得在進(jìn)行檔案的調(diào)閱時(shí)變得相對(duì)較為便利同時(shí)對(duì)于檔案信息的維護(hù)以及保管上相對(duì)較為簡(jiǎn)單，并且采用數(shù)字化的模式進(jìn)行檔案管理能夠大幅度的控制檔案管理對(duì)于土地資源的使用以及有效的提升了檔案的安全性。所以檔案管理方面的工作向數(shù)字化方向發(fā)展是現(xiàn)階段其發(fā)展的必然趨勢(shì)，不僅能夠有效的提升檔案管理的工作效率同時(shí)也能夠?yàn)闄n案使用者提供極大的便利從而推動(dòng)社會(huì)的快速發(fā)展提供幫助。

2 當(dāng)前數(shù)字檔案管理存在的障礙

2.1 對(duì)于數(shù)字檔案管理的認(rèn)識(shí)程度較低

由于檔案管理方面的工作的特性導(dǎo)致該方面的工作與其他工作具有相對(duì)較大的區(qū)別，具體表現(xiàn)在檔案管理工作其在現(xiàn)實(shí)生活中的具體效益的體現(xiàn)上相對(duì)不太突出，所以往往出現(xiàn)人們對(duì)于該方面工作的重要得不到充分的認(rèn)識(shí)。同時(shí)因?yàn)閷?duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度較低導(dǎo)致了部分參與檔案管理的相關(guān)工作人員在主管意識(shí)上產(chǎn)生了一定的偏差，從而使其不能夠充分的了解檔案管理的工作內(nèi)涵。此外在現(xiàn)實(shí)活動(dòng)中往往存在部分領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于參與檔案管理的工作者的素質(zhì)方面的要求以及業(yè)務(wù)能力方面的重視程度不夠，從而一定程度上打擊了參與檔案管理的相關(guān)工作人員的主管能動(dòng)性。在現(xiàn)實(shí)生活中存在多數(shù)人覺得檔案管理方面的工作屬于技術(shù)方面要求相對(duì)較少的一項(xiàng)工作，以及對(duì)社會(huì)的發(fā)展以及企業(yè)的效益的影響相對(duì)較小。此類問題的存在其關(guān)鍵性的因素是由于企業(yè)以及相關(guān)檔案管理的機(jī)構(gòu)其管理人員沒有充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的內(nèi)涵以及意義，并且在檔案管理方面所投入的資源相對(duì)較少從而導(dǎo)致了數(shù)字檔案管理過程中未能夠形成較為規(guī)范化以及科學(xué)化的管理模式。

2.2 制約數(shù)字檔案管理發(fā)展的安全因素分析

互聯(lián)網(wǎng)屬于一把雙刃劍其在提供發(fā)展的機(jī)遇的同時(shí)也帶來的相對(duì)較大的挑戰(zhàn)。隨著信息化時(shí)代的到來，信息化技術(shù)得到了快速的發(fā)展并且其應(yīng)用范圍也在不斷的得到拓展，同時(shí)其安全性也在成為人們?cè)诓捎眯畔⒒夹g(shù)的過程中極為重視的環(huán)節(jié)。在信息技術(shù)發(fā)展過程中其安全方面的問題也一直存在著并且人們對(duì)其安全方面的重視程度也在不斷的提高。根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行分析，現(xiàn)階段新構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在運(yùn)行過程中遭受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入的概率相對(duì)較高，并且網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在正常運(yùn)行的過程中均會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵。由于現(xiàn)階段信息技術(shù)處于高速發(fā)展的過程中使得網(wǎng)絡(luò)安全事故的發(fā)生概率也在不斷的增加，盡管針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全方面建設(shè)有防火墻以及具有殺毒功能的軟件等安全防護(hù)手段，然而在現(xiàn)實(shí)活動(dòng)中仍然存在大量的網(wǎng)絡(luò)不法分子通過編寫具有攻擊性的網(wǎng)絡(luò)程度進(jìn)行對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行惡意入侵。對(duì)于檔案管理來講采用數(shù)字化的管理模式同樣也面臨著這網(wǎng)絡(luò)信息安全方面的問題，因此在對(duì)檔案管理采取數(shù)字化的管理過程中應(yīng)當(dāng)充分的考慮到網(wǎng)絡(luò)安全方面的問題并且做好該方面的防護(hù)工作。

2.3 參與檔案管理工作人員綜合素質(zhì)相對(duì)較低

對(duì)于檔案管理方面的工作來講其技術(shù)方面以及專業(yè)方面要求相對(duì)較高并且在管理活動(dòng)過程中要求具有相對(duì)較高的連續(xù)性。所以，參與檔案管理的相關(guān)工作人員需要具有相對(duì)較高的專業(yè)化的管理水平以及崗位的流動(dòng)性需要得到有效的控制。在具體的檔案管理的過程中參與管理的工作人員需要擁有相對(duì)較高的專業(yè)化素質(zhì)從而保障檔案管理工作的有效開展。在具體的檔案管理活動(dòng)中只有有效的控制參與檔案管理人員的流動(dòng)從而才能夠使得檔案管理工作保持相對(duì)較為穩(wěn)定的狀態(tài)進(jìn)行，同時(shí)也能夠有效的保障管理工作的持續(xù)性。

3 完善數(shù)字檔案管理的辦法

3.1 增加數(shù)字檔案管理資源的投入

由于數(shù)字檔案管理的建設(shè)過程中其對(duì)硬件設(shè)備方面的要求相對(duì)較高因此在建設(shè)的過程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的發(fā)展情況進(jìn)行對(duì)其資源的投入合理的增加，從而不斷的完善數(shù)字檔案管理的相關(guān)設(shè)備。同時(shí)數(shù)字檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)對(duì)其相關(guān)系統(tǒng)軟件進(jìn)行深入的研究發(fā)展以及合理的應(yīng)用，從而滿足當(dāng)前的發(fā)展需求以此提升檔案管理的工作效率。

3.2 不斷完善安全防護(hù)措施

采用數(shù)字化檔案管理模式應(yīng)當(dāng)注重其信息技術(shù)方面的安全性以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。對(duì)于數(shù)字化檔案管理來講其網(wǎng)絡(luò)完全問題是制約其發(fā)展的關(guān)鍵性因素。因此在實(shí)際發(fā)展的過程中參與檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具備相對(duì)較高的信息安全意識(shí)以及專業(yè)的信息技術(shù)。在具體的數(shù)字檔案管理過程中相關(guān)的工作人員需要通過對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的保管并且對(duì)于檔案信息中不公開的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的保管需要相關(guān)人員具有相對(duì)較高的信息技術(shù)水平從而保障該類檔案信息的安全。此外，在日常的管理過程中應(yīng)當(dāng)對(duì)其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行定期的網(wǎng)絡(luò)病毒的查殺以此確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性以及穩(wěn)定性。

3.3 加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案管理向數(shù)字化的方向發(fā)展，要求參與檔案管理工作的相關(guān)人員具有相對(duì)較強(qiáng)的信息技術(shù)，所以應(yīng)當(dāng)在工作人員的聘用上應(yīng)當(dāng)注重引進(jìn)具有相對(duì)較高的專業(yè)技術(shù)水平的工作人員從而確保相關(guān)工作的順利開展。同時(shí)也需要注重進(jìn)行內(nèi)部人才的培養(yǎng)，通過定期組織培訓(xùn)從而提升數(shù)字檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過定期組織培訓(xùn)使得工作人員在專業(yè)技術(shù)方面得到有效的提升同時(shí)強(qiáng)化其對(duì)數(shù)字檔案管理工作的重視程度，從而提高其工作效率以及工作質(zhì)量。

4 結(jié)束語

現(xiàn)階段檔案管理已逐漸的向數(shù)字化的發(fā)展，并且數(shù)字化已成為檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)數(shù)字檔案管理中的相關(guān)障礙展開深化的分析從而采取相應(yīng)的措施確保管理工作健康穩(wěn)定的開展。參與數(shù)字檔案管理的工作人員需要具備相對(duì)較高的專業(yè)技術(shù)水平從而確保相關(guān)管理工作得到順利的開展。

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作者簡(jiǎn)介

賈思琦（1988-），女，漢，北京，本科，北京市優(yōu)質(zhì)農(nóng)產(chǎn)品產(chǎn)銷服務(wù)站。