淺談新形勢(shì)下基層支行的檔案管理工作

李群

摘 要：檔案的數(shù)字化程度隨著信息技術(shù)的日益普及而不斷提高，信息化建設(shè)進(jìn)程越來(lái)越深入，如何做好新形勢(shì)下基層支行的檔案管理工作是一項(xiàng)重要課題。下面從做好檔案管理工作的重要性入手，探討具體的工作措施，以促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案管理;重要性;措施

檔案是一個(gè)單位歷史的記錄與見(jiàn)證，檔案的數(shù)字化程度隨著信息技術(shù)的日益普及而不斷提高，信息化建設(shè)進(jìn)程越來(lái)越深入，如何做好新形勢(shì)下基層支行的檔案管理工作，本文試從做好檔案管理工作的重要性入手，探討具體的工作措施，以促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理水平的提升。

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是支行日常工作中一項(xiàng)重要的工作，良好的檔案管理工作有助于支行的發(fā)展和進(jìn)步。專業(yè)人員在時(shí)代不斷發(fā)展的同時(shí)借鑒檔案內(nèi)容，能夠有效做好業(yè)務(wù)工作。從諸多的檔案利用效果事例中可以看到，檔案能夠在關(guān)鍵時(shí)刻派上用場(chǎng)，能夠?yàn)槿懈黜?xiàng)工作服務(wù)。所以在支行的管理工作中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，保證檔案的完整性、真實(shí)性、安全性。為了做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，工作人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的重要性，明確檔案管理工作不僅是自身的本職工作，更是促進(jìn)支行建設(shè)和發(fā)展的重要保證，是支行工作高效開(kāi)展的強(qiáng)有力后盾，是檔案人員的使命。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作措施

為了使檔案管理工作更適應(yīng)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，提出以下檔案管理工作措施。

2.1 完善檔案管理工作制度

檔案工作是支行管理的重要組成部分，要堅(jiān)持把檔案管理工作納入支行年度目標(biāo)管理，明確檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)、辦公室工作職責(zé)、專（兼）職檔案員的工作職責(zé)。根據(jù)新形勢(shì)發(fā)展要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)完善檔案管理工作規(guī)章制度、檔案分類方案，保證檔案管理工作有章可循有法可依。

2.2 加強(qiáng)檔案宣傳工作

支行檔案室不僅要利用宣傳欄作為檔案宣傳的渠道，還要利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行宣傳。通過(guò)檔案資料展覽、動(dòng)漫作品、微信這些宣傳形式來(lái)詮釋檔案法律法規(guī)，形成從領(lǐng)導(dǎo)干部到檔案工作人員直至全體職工的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要工作，檔案是一種資產(chǎn)，是支行財(cái)富的另一種體現(xiàn)，每個(gè)人都有義務(wù)向檔案室移交應(yīng)歸檔材料。

2.3 做好對(duì)文件的轉(zhuǎn)化管理

在新形勢(shì)下，支行檔案室不但要做好對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔工作，還要利用信息技術(shù)將文件逐個(gè)掃描成電子形式，從而促進(jìn)實(shí)體文件、電子文件相互結(jié)合，在完整保存?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件面貌的同時(shí)實(shí)現(xiàn)多途徑檢索，共享信息資源。在實(shí)踐中，檔案部門(mén)及人員要立足實(shí)際情況，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件，對(duì)庫(kù)存紙質(zhì)文件進(jìn)行全面的鑒定、清理，使庫(kù)存管理結(jié)構(gòu)趨于優(yōu)化。另外，當(dāng)轉(zhuǎn)化紙質(zhì)文件時(shí)，要正式簽署紙質(zhì)文件的歸檔保存，同時(shí)保存好相應(yīng)的電子文件，并通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)形成順序號(hào)，表明與它對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件檔案號(hào)。

2.4 有效提高檔案利用水平

做好檔案管理工作的最終目的在于提供利用服務(wù)，所以加工檔案信息、開(kāi)發(fā)檔案資源是新形勢(shì)下檔案管理的活力所在。檔案管理人員要主動(dòng)參與，通過(guò)有效的加工、編研來(lái)發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。加工、開(kāi)發(fā)檔案信息資源有賴于收集、整理檔案，所以只有不斷豐富檔案內(nèi)容，才能滿足檔案利用者的要求，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

2.5 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是為檔案人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，定期安排檔案人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，努力提升檔案人員的技術(shù)水平和能力;邀請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員為本單位檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們掌握到更加規(guī)范的管理技巧;同一系統(tǒng)兄弟單位之間可以開(kāi)展檔案管理工作交流會(huì)，使工作人員能夠在交流會(huì)中更好地溝通工作方法，找到解決自身在工作中存在問(wèn)題的辦法，保證管理工作的規(guī)范化。

二是檔案人員要磨礪耐心、細(xì)心、有心的品質(zhì)。發(fā)揚(yáng)“干一行，愛(ài)一行”的精神，對(duì)檔案工作充滿熱情，沉下心來(lái)，踏踏實(shí)實(shí)做好每一步。檔案的收集、整理、歸檔，細(xì)微處著手，正確分類，劃分保管期限，歸檔文件逐件編目，按室編件號(hào)順序裝入檔案盒。歸檔文件目錄、其他類別的案卷目錄均要錄入計(jì)算機(jī)。查閱檔案履行相關(guān)手續(xù)，定期維護(hù)、檢查檔案是否有缺損。

三是增強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力。檔案人員要把支行各部門(mén)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)成員組織協(xié)同起來(lái)，共同實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，完成工作任務(wù)，著眼于全局，把各門(mén)類檔案收集齊全，確保檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)暢通。

四是樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，隨著檔案管理信息化的推進(jìn)，新知識(shí)、新技術(shù)逐漸在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，使檔案人員面臨許多新問(wèn)題，比如電子文件、電子檔案的安全問(wèn)題，只有樹(shù)立正確的終身學(xué)習(xí)理念，才能順應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要，才能為做好檔案管理工作提供人才保障。

總而言之，隨著社會(huì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)的變化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化不僅能夠提升管理者自身的管理水平，保證檔案的真實(shí)性與完整性，更能夠提高檔案的利用率，為檔案管理工作開(kāi)創(chuàng)一個(gè)新局面，為社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]續(xù)少敏.淺談檔案管理工作的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017年第12期.