無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理研究

惠洪海

摘 要：近年來(lái)，伴隨時(shí)代和科技的快速發(fā)展，無(wú)紙化辦公模式已經(jīng)成為一種新的辦公趨勢(shì)。本文主要以醫(yī)院檔案管理為主題展開分析，在分析無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案信息化管理重要意義的基礎(chǔ)上，探討了無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理建設(shè)路徑，旨在推動(dòng)醫(yī)院檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化辦公模式;醫(yī)院檔案;管理

醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院歷史變遷，對(duì)醫(yī)院管理而言具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，對(duì)于醫(yī)院發(fā)展而言更是意義重大。近些年來(lái)，伴隨科技的快速發(fā)展，無(wú)紙化辦公模式迅速在檔案管理工作中推廣應(yīng)用，給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。無(wú)紙化辦公，通俗點(diǎn)說就是在無(wú)紙環(huán)境下進(jìn)行辦公的一種工作方式，其需要借助軟硬件、通信網(wǎng)絡(luò)協(xié)力才能達(dá)到的一種最佳辦公體驗(yàn)。如何在無(wú)紙化辦公模式下做好醫(yī)院檔案管理工作，已經(jīng)成為相關(guān)人員重點(diǎn)思考問題。筆者認(rèn)為唯有深刻認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息化管理重要意義的基礎(chǔ)上，掌握無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理建設(shè)路徑，才能有效提高醫(yī)院檔案管理水平，推動(dòng)醫(yī)院穩(wěn)定、健康發(fā)展。

1 無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案信息化管理重要意義概述

信息化檔案指的是醫(yī)院檔案管理工作中，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理、整合、分析?；诒举|(zhì)角度而言，醫(yī)院檔案信息化管理就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化存儲(chǔ)，并運(yùn)用信息手段向社會(huì)提供檔案服務(wù)。相比傳統(tǒng)檔案，無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案信息化具備多方面的優(yōu)勢(shì)，具體如下：

1.1 存儲(chǔ)條件簡(jiǎn)單

傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，因保管要求，通常需要占據(jù)較大空間，意味著檔案管理部門需建設(shè)大空間的庫(kù)房，且需要做好各項(xiàng)防控措施，如防火、防蟲等，確保檔案安全[1]。而信息化檔案僅需要將其放置在防磁柜當(dāng)中即可，占用空間十分小，且不需要做防潮、防火等安全防護(hù)措施。

1.2 檔案便于保存，安全系數(shù)高

檔案之所以具備較高的開發(fā)利用價(jià)值，是因?yàn)闄n案具備一定的歷史意義，需長(zhǎng)久保存，尤其是一些具有悠久歷史的檔案資料，因存儲(chǔ)年限較長(zhǎng)、存儲(chǔ)條件不成熟等，致使部分檔案出現(xiàn)了風(fēng)華、磨損等問題，不利于檔案利用價(jià)值的提高[2]。而檔案信息化管理，則可以避免檔案存儲(chǔ)和使用各類問題，最大限度保護(hù)原始檔案資料，確保了檔案完整性和可靠性，同時(shí)避免了檔案遺失問題。

1.3 整理保存便捷

傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)方式保存，且各項(xiàng)操作均由人工方式進(jìn)行，整個(gè)過程不僅耗時(shí)耗力，還嚴(yán)重缺乏效率，且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等問題。而檔案信息化管理，管理人員僅需要借助計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件，在輕點(diǎn)鼠標(biāo)的情況下，即可高質(zhì)高效完成檔案歸檔、存儲(chǔ)等一系列操作，具備較高的工作效率，且保證了檔案的完整性和可靠性[3]。

1.4 檔案查詢利用效率高

醫(yī)院發(fā)展過程中，產(chǎn)生了大量檔案資料，這些檔案資料日常被不同人頻繁使用。傳統(tǒng)檔案管理，若要想查閱相關(guān)資料，僅能按照相關(guān)編碼進(jìn)行逐一檢索，嚴(yán)重缺乏工作效率。但是檔案信息化管理，管理人員僅需要借助計(jì)算機(jī)程序，通過輸入關(guān)鍵詞到管理系統(tǒng)中，管理系統(tǒng)即可自動(dòng)檢索相關(guān)內(nèi)容，并進(jìn)行準(zhǔn)確的篩選，快速為檔案資料使用人員查詢到所需要的檔案資料，極大地提高了檔案資料檢索利用效率[4]。另外，一些非機(jī)密檔案資料，檔案管理人員可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行共享，極大便利檔案使用人員和管理人員，從而有效提高了檔案管理效率。

2 無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)路徑分析

2.1 強(qiáng)化教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)

鑒于部分檔案管理人員缺乏較高的管理意識(shí)，對(duì)檔案管理重視度不足，致使無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)遲緩。因此，醫(yī)院檔案管理部門有必要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)，充分了解無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案信息新要求，明確醫(yī)院檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，摒棄傳統(tǒng)檔案管理理念，從傳統(tǒng)思想桎梏中解放出來(lái)，端正檔案管理工作態(tài)度，創(chuàng)新檔案管理工作方式，積極研究檔案信息化管理新手段，積極探索檔案管理各項(xiàng)問題，重視理論聯(lián)系實(shí)踐，運(yùn)用信息化手段做好檔案管理工作[5]。

2.2 健全檔案安全管理機(jī)制，保證檔案信息資料安全

無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案信息化管理，最大問題是檔案信息安全問題，原因在于信息化檔案易遭到非法篡改、數(shù)據(jù)損壞等問題，從而造成醫(yī)院檔案無(wú)法保證完整性和真實(shí)性，進(jìn)而影響醫(yī)院檔案利用價(jià)值的提高。因此，醫(yī)院檔案信息化管理，需做好原始檔案信息備份工作，且重視相關(guān)安全防護(hù)措施的落實(shí)，以防止大數(shù)據(jù)時(shí)代信息丟失、損壞等問題的發(fā)生?；诖?，醫(yī)院檔案管理部門需嚴(yán)格按照國(guó)家現(xiàn)行電子檔案管理相關(guān)規(guī)定做好安全工作的基礎(chǔ)上，健全檔案安全管理機(jī)制，明確各崗位工作人員的具體權(quán)責(zé)，優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)，合理選擇殺毒軟件，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行病毒掃描，同時(shí)重視管理系統(tǒng)安全系統(tǒng)軟件的更新和升級(jí)，確保信息化檔案資料的安全，為開發(fā)利用信息化檔案資料奠定基礎(chǔ)。

2.3 加大檔案管理軟硬件設(shè)備和資金投入力度

無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案信息化管理工作順利進(jìn)行，需完善的軟硬件設(shè)備提供保障。因此，醫(yī)院檔案管理部門需結(jié)合醫(yī)院檔案信息化管理工作需求，加大檔案設(shè)備和資金投入力度，配置完善的基礎(chǔ)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、打印機(jī)等，同時(shí)，在技術(shù)方面，需重視現(xiàn)代5G技術(shù)的引進(jìn)，為提高醫(yī)院檔案信息化管理效率提供技術(shù)保障。另外，為了整體提高檔案信息安全，需對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，并設(shè)定安全訪問權(quán)限，凡是要進(jìn)入檔案信息化管理系統(tǒng)人員，必須得到權(quán)限的情況下，才能訪問檔案信息化管理系統(tǒng)。

2.4 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平

無(wú)紙化辦公對(duì)業(yè)務(wù)管理人員計(jì)算機(jī)水平提出較高要求，需操作人員能夠熟練操作計(jì)算機(jī)相關(guān)辦公設(shè)備，且能夠熟練運(yùn)用各類辦公軟件，才能保證檔案信息化管理工作順利進(jìn)行。同時(shí)，檔案管理是一個(gè)連續(xù)性工作，且因?yàn)闄n案管理工作具備一定的特殊性，決定了檔案管理人員不建議隨意更換，造成檔案管理人員年齡普遍偏大。這類管理人員嚴(yán)重缺乏最新管理知識(shí)和技能，且對(duì)計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的操作不熟悉，僅限于一些簡(jiǎn)單的操作，要想在無(wú)紙化辦公內(nèi)模式醫(yī)院檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化操作，還需要進(jìn)行必要的專業(yè)培訓(xùn)，有效提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)。首先，檔案管理部門開展全員無(wú)紙化辦公培訓(xùn)，目的在于提升全體工作人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平;其次，定期展開檔案管理現(xiàn)狀綜合性分析活動(dòng)，針對(duì)檔案管理工作中潛在問題進(jìn)行橫向交流，相互學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn);最后，定期開展檔案管理培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案管理領(lǐng)域優(yōu)秀的專業(yè)管理人士進(jìn)行專題講座，相互學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理水平。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理工作唯有加強(qiáng)信息化建設(shè)，才能有效提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。因此，醫(yī)院檔案管理相關(guān)人員需在思想上認(rèn)識(shí)信息化管理重要性，并在實(shí)踐中，重視信息化手段的合理運(yùn)用，以此有效提高醫(yī)院檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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