新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化

韓樹清

摘 要：在我國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中，事業(yè)單位起著重要作用，同時(shí)也面臨著著一定的挑戰(zhàn)，因此如何做好檔案管理工作是當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的重要工作，本文首先分析了事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的意義進(jìn)而探討了如何做好事業(yè)單位檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;措施

事業(yè)單位是我國經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展中的重要構(gòu)成部分，事業(yè)單位發(fā)展與檔案管理工作是否有效開展有很大的關(guān)系，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的重要內(nèi)容，只有不斷的提升檔案管理的水平，才能保證事業(yè)單位在新時(shí)期下得到穩(wěn)定的發(fā)展。

1 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要意義

1）進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理水平。規(guī)范化管理是指通過構(gòu)建可行性、完善性的管理體系，并將其運(yùn)用到管理實(shí)踐中，重點(diǎn)是完善體系的構(gòu)建。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要組成部分，能夠從一定程度上反映事業(yè)單位的管理質(zhì)量和水平。檔案管理的規(guī)范化有助于事業(yè)單位檔案整體管理水平的提升。

2）為事業(yè)單位工作提供決策參考。檔案記錄著事業(yè)單位歷史發(fā)展進(jìn)程中的事件、決策、數(shù)據(jù)等。在事業(yè)單位需要信息資源提供和進(jìn)行決策時(shí)，檔案往往能起到非常重要的作用。通過查閱檔案，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的整合分析，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各項(xiàng)工作的開展以及今后的發(fā)展路徑規(guī)劃提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支撐，從而提高事業(yè)單位的管理效率和管理能力，有的放矢地進(jìn)行人員調(diào)配和資源部署。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化策略

1）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度。在新時(shí)期下要想保證事業(yè)單位能夠得到穩(wěn)定長遠(yuǎn)的發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)該及時(shí)的更新檔案管理理念，正確的認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位未來的發(fā)展與檔案管理工作之間的關(guān)系，從而結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際工作需求以及新時(shí)期下檔案管理工作的開展需求，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，并在實(shí)際的工作中有效的貫徹和落實(shí)這項(xiàng)新制度，以便能夠有效的提高檔案管理工作的水平和效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2）加強(qiáng)檔案存檔保管規(guī)范化。首先，要做好檔案的保管工作和保密工作。例如，根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限為永久、定期兩種，定期一般分為30年和10年。在實(shí)際操作中，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定確定檔案的保管期限，并進(jìn)行妥善保存。其次，對(duì)涉及密級(jí)的檔案應(yīng)采取保密措施，建立劃定密期制度、調(diào)密通知單制度和涉密檔案接受標(biāo)準(zhǔn)制度等。同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)，通過作風(fēng)建設(shè)和思想政治教育提升其工作的責(zé)任心和事業(yè)心。最后，要對(duì)檔案立卷存檔保管借閱的流程進(jìn)行規(guī)范化管理。檔案從決定立卷之日起就應(yīng)有監(jiān)控記錄，檔案是如何歸檔、如何保管、何人借閱、何時(shí)歸還等環(huán)節(jié)都應(yīng)有規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，并嚴(yán)格執(zhí)行，真正確保檔案管理過程萬無一失。

3）促進(jìn)檔案的信息化管理。檔案管理信息化是現(xiàn)代事業(yè)單位的必然要求，為了滿足這一要求，事業(yè)單位要加大對(duì)檔案信息化管理的投入，如購入先進(jìn)的電腦設(shè)備、軟件系統(tǒng)，引進(jìn)信息化人才來加速檔案管理信息化的進(jìn)程。因?yàn)樾畔⒒瘷n案具有速度快、查閱方便、容量大等優(yōu)點(diǎn)，能夠有效避免檔案因不可抗力自然因素帶來的損害，且實(shí)現(xiàn)信息共享，檔案管理信息化是未來檔案管理的趨勢，所以事業(yè)單位必須強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化的重要性。但在建立檔案信息系統(tǒng)的同時(shí)，要注重管控網(wǎng)絡(luò)安全，這是由于事業(yè)單位檔案資料有其公用性，也有其私密性，事業(yè)單位在檔案信息化進(jìn)程的過程中，要嚴(yán)防黑客、網(wǎng)絡(luò)盜竊的侵害，使用正版的軟硬件系統(tǒng)，對(duì)保存的電子文件要及時(shí)更新、設(shè)置密碼，做好備份工作，并聘用專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才為檔案工作者提供使用支持，防止信息泄露。

4）提升檔案管理工作的工作環(huán)境。人性化檔案管理工作的有效實(shí)施，需要一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境，舒適的環(huán)境不僅可以提升工作人員的心情，還可以提升員工的工作效率。在提升檔案管理環(huán)境時(shí)，可以從兩方面入手：首先，優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要是指從精神、心理方面融入更多的人性化元素。比如：營造更加舒適溫馨的工作環(huán)境，從而使員工的歸屬感更強(qiáng)，更好的促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施;其次，優(yōu)化外部環(huán)境，就是指對(duì)檔案管理的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，增添一些人性化的設(shè)備設(shè)施，為檔案管理人員的工程以及生活帶來便利，從而提升員工的工作效率，比如：可以優(yōu)化檔案室的布局、張貼一些標(biāo)語等，使檔案管理人員的工作環(huán)境得到優(yōu)化的同時(shí)還能富有特色，從而提升檔案管理的效率。

5）檔案管理中做好保密工作。首先，事業(yè)單位應(yīng)要求檔案管理人員保密檔案，如果發(fā)現(xiàn)管理人員不注重保密檔案、文件，致使檔案內(nèi)容泄露，需要求檔案管理人員承擔(dān)責(zé)任和后果，進(jìn)而使管理人員明確工作職責(zé)，從而高度注重保管、保密檔案，以此防止有人盜竊檔案，并杜絕出現(xiàn)檔案丟失、檔案泄露的現(xiàn)象，以做好檔案保密工作。其次，事業(yè)單位應(yīng)明確提出檔案管理工作中需創(chuàng)新檔案保密方式，檔案管理人員清楚要求后，積極改變落后的保密方式，從而在加密檔案時(shí)，管理人員注重設(shè)置檔案文件的密碼和權(quán)限，只有獲取動(dòng)態(tài)密碼和權(quán)限才能查找檔案內(nèi)容，未獲得權(quán)限和密碼，打不開檔案、文檔，進(jìn)而增強(qiáng)檔案的嚴(yán)密性，有效杜絕出現(xiàn)檔案被泄露的情況，因此，檔案管理人員除了更新檔案管理理念，還應(yīng)依照要求和規(guī)定落實(shí)創(chuàng)新的檔案保密方式，以全新的方式和方法加密各類檔案，有利于做好檔案保密工作和檔案管理工作，說明創(chuàng)新檔案保密方式有著重要意義。

6）積極引進(jìn)新設(shè)備和新方法。對(duì)新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化應(yīng)該改變以往落后的管理方法，將新時(shí)期下新的管理方法和管理設(shè)備積極的引進(jìn)來，這就需要更多資金的投入，以便能夠有充足的資金引進(jìn)新方法和新設(shè)備。比如說信息技術(shù)的引進(jìn)，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的建立，而且還能豐富檔案的資源，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的豐富，檔案的使用方式也能得到創(chuàng)新，可以有效的提高檔案的利用率以及檔案管理工作的效率。

7）加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在新時(shí)期下，要重點(diǎn)的去培養(yǎng)和提升檔案工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，積極開展員工的培訓(xùn)工作，完善人才的招聘機(jī)制，積極引導(dǎo)員工參與培訓(xùn)工作，提高員工的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使其掌握新時(shí)期下新方法的應(yīng)用能力和實(shí)踐能力，積極學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等內(nèi)容，有效利用新方法和新設(shè)備進(jìn)行檔案管理;同時(shí)，也要對(duì)這些工作人員進(jìn)行業(yè)績考核，制定合理的獎(jiǎng)罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

檔案管理過程是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣的工作，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，能夠有效提升檔案管理的效率，使檔案管理工作變得更加清晰、更加有條理。與此同時(shí)，檔案管理意識(shí)和制度規(guī)范化的增強(qiáng)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的加強(qiáng)，更加精細(xì)化的檔案管理流程，都是提升檔案管理規(guī)范化水平的有效途徑，對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展具有基礎(chǔ)性作用。

3 結(jié)語

總之，新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展面臨諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要確保穩(wěn)定發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，做好新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化工作，解決傳統(tǒng)檔案管理中的不足，切實(shí)提升檔案管理工作的質(zhì)量，讓事業(yè)單位在新時(shí)期下能夠獲得更好的發(fā)展。

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