淺談機(jī)構(gòu)改革中的檔案管理工作

摘 要：檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌、提高工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作。在機(jī)構(gòu)改革過程中，檔案最容易散失、丟失，稍有不慎就會(huì)造成對社會(huì)、對國家無法彌補(bǔ)的損失。文章針對機(jī)構(gòu)改革過程中檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議，希望能夠給相關(guān)人士提供重要的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;檔案管理

2018年3月，中共中央印發(fā)了《深化黨和國家機(jī)構(gòu)改革方案》，方案涉及了深化黨中央機(jī)構(gòu)改革、深化地方機(jī)構(gòu)改革等多方面重要內(nèi)容，而為了保證這類改革推進(jìn)過程中檔案管理工作的順利開展，正是本文圍繞構(gòu)建適應(yīng)機(jī)構(gòu)改革需要的檔案管理工作體系開展具體研究的原因所在。

1 摸清基本情況

為做好機(jī)構(gòu)改革檔案管理移交的前期準(zhǔn)備工作，檔案部門對涉及機(jī)構(gòu)改革的相關(guān)部門需開展摸底調(diào)查工作，摸清涉及改革部門檔案室現(xiàn)存基本情況，將實(shí)際情況與新時(shí)期檔案管理工作相結(jié)合，探索工作對策，為制定下一步工作方案提供堅(jiān)實(shí)的事實(shí)依據(jù)。強(qiáng)調(diào)新組建后的單位，檔案用房面積按照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，更新基礎(chǔ)設(shè)施，提供必要的保管設(shè)備，辦公和庫房分開、庫房不得堆放雜物，要保障庫房安全，有必要的防火設(shè)備等。

2 明確職責(zé)定位

本著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的態(tài)度，明確責(zé)任，密切配合，積極采取必要措施，進(jìn)一步健全完善檔案工作機(jī)制，確保檔案得到妥善安全處置。改革涉及的部門和單位，要制定檔案管理與處置工作方案，明確檔案工作負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和人員安排，確定檔案各種門類、各種載體，收集、整理、清點(diǎn)、交接工作的程序和環(huán)節(jié)，以及日常保管、利用要求等，方案經(jīng)同級檔案行政管理部門同意后實(shí)施。按照規(guī)定及時(shí)向同級綜合檔案館或新組建機(jī)構(gòu)移交檔案。新組建和職能發(fā)生變化的部門和單位要編制或修訂文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，報(bào)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)涉改單位的檔案管理與處置工作方案審查，檔案交接與管理工作監(jiān)督指導(dǎo)，文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審定等工作，協(xié)調(diào)處理本行政區(qū)域內(nèi)發(fā)生的檔案歸屬爭議等問題。檔案部門要積極做好檔案接收進(jìn)館的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，防止因接收不及時(shí)出現(xiàn)檔案遺失的現(xiàn)象。

3 制定處置方案

明確分管負(fù)責(zé)人、責(zé)任部門及人員、時(shí)間安排和具體工作要求。落實(shí)工作經(jīng)費(fèi)，要留足滿足檔案整理、數(shù)字化及移交工作所需費(fèi)用。組織檔案清點(diǎn)、移交大動(dòng)員，明確檔案各種門類、各種載體收集、整理、鑒定、保管、利用和清點(diǎn)、交接等工作具體要求，特別要強(qiáng)調(diào)音像、實(shí)物、電子等特種載體類檔案收集、移交要求。將檔案清點(diǎn)、歸檔移交與人員轉(zhuǎn)隸相結(jié)合，檔案未完成移交的，不得辦理轉(zhuǎn)隸手續(xù)。任何部門單位和個(gè)人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案。

4 依法履行檔案職責(zé)

明確分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，解決新組建機(jī)構(gòu)檔案工作相關(guān)事宜;明確檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，承擔(dān)新組建機(jī)構(gòu)檔案管理制度制定、檔案收集、保管、利用等職責(zé);落實(shí)檔案工作人員，完善工作機(jī)制，規(guī)范有序管理新組建機(jī)構(gòu)檔案;制定或重新修訂文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，明確各部門文件形成積累、歸檔管理等職責(zé)?？h市檔案部門是負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)構(gòu)改革部門單位檔案管理、處置工作的主體。要做到三個(gè)主動(dòng)：一是主動(dòng)和當(dāng)?shù)鼐庌k聯(lián)系。了解掌握機(jī)構(gòu)改革動(dòng)態(tài)、涉改單位名單和基本情況，根據(jù)涉改單位情況組織督查指導(dǎo)小組。二是主動(dòng)和機(jī)構(gòu)改革單位聯(lián)系。涉改單位多，情況復(fù)雜，需要分類分組開展指導(dǎo)。撤銷、合并單位，審查檔案管理與處置工作方案，重點(diǎn)監(jiān)督指導(dǎo)檔案收集、清點(diǎn)、整理、數(shù)字化，做好移交準(zhǔn)備并辦理移交;新組建或職責(zé)調(diào)整單位，根據(jù)單位三定方案修訂的主要工作職責(zé)和改革進(jìn)度，重點(diǎn)協(xié)助指導(dǎo)他們搞好改革期間的檔案資料收集和移交工作，審定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，指導(dǎo)做好檔案管理制度制定、人員落實(shí)、保管設(shè)施設(shè)備配置等工作，確保檔案完整齊全和安全保密。三是主動(dòng)向機(jī)構(gòu)改革領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告工作進(jìn)展情況、存在的問題及建議。對于發(fā)現(xiàn)的拒不移交、銷毀買賣、遺棄、贈(zèng)送、撕毀等擅自處置檔案的行為，要及時(shí)依法查處。

5 整合立卷思路

機(jī)構(gòu)變動(dòng)形式不同，帶來的檔案歸屬流向、全宗的劃分、檔案管理職責(zé)的變化也不同。涉改單位應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)改革方案的要求，對檔案進(jìn)行合理合法處置，做到科學(xué)有序。具體思路：一是不再保留、納入重新組建機(jī)構(gòu)、撤銷建制的部門和單位，自變動(dòng)之日起檔案全宗終止，實(shí)行封口管理，不得分散，按照規(guī)范要求進(jìn)行整理，移交同級綜合檔案館[1]。二是新組建的獨(dú)立機(jī)構(gòu)自成立之日起形成的檔案，由同級檔案行政部門分配新的檔案全宗，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。三是保留原機(jī)構(gòu)名稱、優(yōu)化職能或部分職責(zé)發(fā)生變化的，沿用原檔案全宗。部分職責(zé)劃入其他機(jī)構(gòu)的，劃入前的檔案仍屬原檔案全宗，不得分散，不得擅自帶入新機(jī)構(gòu)。相關(guān)機(jī)構(gòu)需要利用該部門檔案的，檔案保管部門應(yīng)按照規(guī)定提供利用。四是更名、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)管理體制的機(jī)構(gòu)繼續(xù)沿用原檔案全宗。五是兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)構(gòu)合并成一個(gè)新機(jī)構(gòu)的，原機(jī)構(gòu)全宗終止。之前形成的文件材料整理、清點(diǎn)完畢后，按照進(jìn)館要求移交同級綜合檔案館，或?qū)嵭蟹饪诠芾?，由新組建機(jī)構(gòu)代管，達(dá)到規(guī)定進(jìn)館年限后，再移交進(jìn)館。新組建機(jī)構(gòu)所形成的檔案按新單位名稱另立全宗管理。六是存在其他情況的，檔案的管理與處置按《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十六條規(guī)定執(zhí)行。七是結(jié)合單位主要職能，清查散存在各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人手上的文件材料，并進(jìn)行登記造冊，做到應(yīng)收盡收。對各門類檔案嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及移交進(jìn)館要求進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目，編制好檢索工具。八是移交內(nèi)容包括檔案、資料和檢索工具。移交的檔案是指原機(jī)構(gòu)存續(xù)時(shí)保管與形成的全部檔案資料，包括文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案和重大活動(dòng)檔案等。資料主要包括各種業(yè)務(wù)職能活動(dòng)的資料、出版物及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、全宗卷等[2]。

6 結(jié)論

簡而言之，在當(dāng)前機(jī)構(gòu)改革中，作為機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作的檔案管理，面臨重大變化和挑戰(zhàn)，切實(shí)做好機(jī)構(gòu)改革中的檔案管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，記錄好、整理好、交接好、管理好、使用好文書檔案，維護(hù)好機(jī)構(gòu)改革前后歷史的真實(shí)面貌，是做好檔案工作的重要環(huán)節(jié)。

參考文獻(xiàn)

[1]高永華.昭通市檔案局123措施抓機(jī)構(gòu)改革檔案管理工作[J].云南檔案，2019（02）：9.

[2]朱捷.機(jī)構(gòu)改革中機(jī)關(guān)檔案管理工作的體會(huì)和思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）：92.

作者簡介

馬華措（1978-），女，藏族，甘肅，青海省老干部大學(xué)，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。