淺談如何重視和加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

鄭德富

1 新形勢下檔案資源建設(shè)的重要性、迫切性

檔案資源建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的必要因素，是檔案事業(yè)的永恒主題。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，充分挖掘、整合檔案信息資源，建立齊全完整、豐富多樣的檔案資源體系，是檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的要求，也是檔案部門服務(wù)黨和國家的中心工作及服務(wù)社會、服務(wù)公眾的根本途徑。各級國家綜合檔案館是檔案資源建設(shè)的主體，目前的檔案資源建設(shè)還處于起步階段，潛力很大，還有許多領(lǐng)域等待去開拓。面對新時期形勢任務(wù)需要，必須充分認(rèn)識檔案資源建設(shè)的重要性和緊迫性，加大檔案資源的建設(shè)力度。

2 檔案資源建設(shè)存在的問題

1）檔案資源不豐富。傳統(tǒng)的檔案工作缺乏大檔案意識，主要圍繞黨政機(jī)關(guān)的需求而進(jìn)行，保存的檔案主要是紙質(zhì)的文書檔案、會計檔案，其它種類和載體的檔案被忽視。由于多年來檔案搜集整理面太窄，加之有些部門從方便利用的實(shí)用主義出發(fā)，不按規(guī)定向檔案館移交檔案，致使檔案資源流失，或分散在各單位不能集中統(tǒng)一管理，從源頭開始就埋下了檔案館資源量小、種類單一、檔案共享程度不高的隱患。以縣級綜合檔案館為例，絕大多數(shù)保存的檔案有十萬卷，但有的只有二、三萬卷。

2）檔案結(jié)構(gòu)不合理。受傳統(tǒng)管理模式與思維定勢影響，加之大部分基層國家綜合檔案館庫房面積不足等原因，長期以來，基層檔案館保存的檔案不僅數(shù)量有限，而且結(jié)構(gòu)單一，不夠合理。從檔案來源看，幾乎全是機(jī)關(guān)單位移交過來的檔案，企業(yè)、社會組織、民間的檔案少。從檔案門類看，文書、會計檔案多，專業(yè)檔案、專題檔案、特色檔案少。從檔案載體看，主要是紙質(zhì)檔案，電子檔案和照片、錄音、錄像以及實(shí)物檔案少。

3）檔案整理質(zhì)量參差不齊。館藏檔案都是由基層單位移交進(jìn)來的，各單位檔案人員業(yè)務(wù)水平不一，有的沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，單位之間檔案整理質(zhì)量存在不小差別，很多在分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限劃分、排列順序等方面不規(guī)范。檔案館接收這些檔案時很難做到逐一檢查，或者即使發(fā)現(xiàn)有問題也不好再重新整理，這樣就對將來檔案的管理利用造成不利影響。

4）檔案管理技術(shù)落后。目前，基層檔案館的管理手段主要還是原始的人工管理，現(xiàn)代化管理手段與模式運(yùn)用較少，工作效率不高。少數(shù)利用現(xiàn)代管理手段的也只是做到了文件級目錄錄入或?qū)Σ糠謾n案進(jìn)行了掃描，距離完全數(shù)字化管理還有很大差距。有的檔案部門雖然開通了檔案網(wǎng)站鏈接服務(wù)，但只是鏈接到相應(yīng)的網(wǎng)址，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線檢索閱覽。即便有個別能在網(wǎng)絡(luò)上查詢檔案信息的，信息量也很少，并且每個檔案網(wǎng)站都各自獨(dú)立，相互間不聯(lián)網(wǎng)，形成信息孤島。

3 加強(qiáng)新時期檔案資源建設(shè)的措施

1）制定國家檔案資源體系建設(shè)的一體化發(fā)展戰(zhàn)略。以中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》和國家檔案局、中央檔案館《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》為依據(jù)，從宏觀和全局出發(fā)，高起點(diǎn)、全方位規(guī)劃制定檔案資源體系建設(shè)的一體化發(fā)展戰(zhàn)略，界定“檔案資源體系建設(shè)”的內(nèi)涵與外延，統(tǒng)籌規(guī)劃國家檔案資源體系的總體規(guī)模、構(gòu)成要素、建設(shè)進(jìn)度和預(yù)期效果，規(guī)范檔案收集、整理、保管、查閱、移交進(jìn)館、開發(fā)利用以及電子錄入、掃描、上網(wǎng)查詢等各個環(huán)節(jié)，制定一套系統(tǒng)的檔案資源體系建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以便全國檔案工作者能夠有章可循。

2）豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)。各級綜合檔案館要樹立大檔案意識，擴(kuò)大檔案接收、征集范圍，建設(shè)資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫。在認(rèn)定檔案的歸檔范圍方面要解放思想，放寬視野，宜寬不宜窄，凡是有意義、有價值的檔案資料都應(yīng)該收集歸檔。判斷檔案的價值不能只站在當(dāng)前需要上看，要著眼未來。許多檔案一開始感覺平常，但隨著時間的推移，其價值逐步顯示出來。因此，檔案接收、征集工作要走出傳統(tǒng)檔案收集狹隘的圈子，適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會多元化發(fā)展的要求，在擴(kuò)大征集范圍、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)上下功夫。在檔案門類上，不僅要接收文書檔案，還要接收專業(yè)檔案、科技檔案、民生檔案和重大活動、重大項(xiàng)目建設(shè)檔案，滿足當(dāng)前與今后經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要。在檔案載體上，無論是紙質(zhì)檔案，還是電子、照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案等都要接收進(jìn)館。要打破傳統(tǒng)的重視機(jī)關(guān)檔案忽視民間檔案的觀念，把視野拓展到全社會，對散存在民間的珍貴的、特殊的檔案，如詩書字畫、文物、文獻(xiàn)、族譜、傳記、手工藝品等一定要給予重視。只有這樣才能不斷豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，滿足群眾多樣化的需求。

3）加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。搞好檔案資源建設(shè)，人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為一名檔案工作者，要愛崗敬業(yè)，潛心鉆研業(yè)務(wù)，成為工作的行家里手。知識經(jīng)濟(jì)時代，新的技術(shù)環(huán)境和服務(wù)模式對檔案工作者提出了新的要求。檔案工作者要與時俱進(jìn)，跟進(jìn)學(xué)習(xí)，不斷改善知識結(jié)構(gòu)，掌握新知識、新技術(shù)，全面提高綜合素質(zhì)。當(dāng)今信息技術(shù)快速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，徹底顛覆了過去檔案的整理、歸檔、查閱都是以手工抄寫為主的管理方式，這就要求檔案工作者結(jié)合自己的崗位工作，注重現(xiàn)代科技的學(xué)習(xí)掌握，具備計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件、數(shù)據(jù)庫等方面的知識技能，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案。

各級檔案局（館）還要加強(qiáng)對轄區(qū)內(nèi)基層單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)。基層單位的檔案工作是檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，國家綜合檔案館保管的檔案都是由各個基層單位移交進(jìn)來的，基層單位的整檔水平?jīng)Q定著檔案館里檔案的質(zhì)量。因此，檔案局（館）要通過舉辦培訓(xùn)班、檢查指導(dǎo)等方式對基層檔案人員培訓(xùn)指導(dǎo)，使各單位檔案員熟練掌握業(yè)務(wù)知識和技能，保證檔案整理的質(zhì)量。最近幾年，上級檔案部門要求檔案員接受任前培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)持證上崗就是一個十分必要的措施。

4）整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，是檔案館資源建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案資源整合的基本途徑主要是整理與組合。首先，要將館藏檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)行科學(xué)分類、編目造冊、統(tǒng)計、編制檢索工具等，檔號編制要科學(xué)規(guī)范，檔案排列有序、整齊美觀，方便查找利用。其次，要采用先進(jìn)的科技手段，將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為實(shí)現(xiàn)資源共享打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。這是難點(diǎn)，也是關(guān)鍵，需要大量的人力、物力、財力作保障。再進(jìn)一步，就是要構(gòu)建檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化工作平臺，進(jìn)行一體化的管理，整合檔案館檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享，從而打破過去檔案信息服務(wù)的時空限制，使檔案的價值得到極大增長，更好地服務(wù)社會。

5）搞好資源開發(fā)，拓展檔案的服務(wù)功能。檔案工作的目的是記載歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民，實(shí)現(xiàn)這一目的手段和途徑是搞好檔案利用服務(wù)。如何發(fā)揮檔案的作用，把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，更好地?shí)現(xiàn)其價值，需要檔案部門開拓思路，開發(fā)檔案資源。為社會提供查檔服務(wù)，是檔案館最基本的服務(wù)，但這種服務(wù)是等待的、被動的服務(wù)，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在做好這種服務(wù)的同時，增強(qiáng)主動服務(wù)的意識，自覺開發(fā)檔案信息資源為社會服務(wù)。這就需要用心去熟悉所保管的檔案，在此基礎(chǔ)上做一番分析、系統(tǒng)、綜合、歸納、提煉的功夫，編研出新的成品?？筛鶕?jù)館藏匯編一些領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的經(jīng)濟(jì)、社會問題的材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)?？山Y(jié)合當(dāng)?shù)貧v史與現(xiàn)實(shí)，利用館藏檔案資料以及文化名人及其作品等資源，編研出具有較高利用價值的著作、專著?？蓢@一個宣傳、教育、紀(jì)念主題搜集檔案素材舉辦展覽活動。這樣就提高了檔案服務(wù)的主動性、針對性、現(xiàn)實(shí)性，提升了檔案的價值。同時也以生動的實(shí)踐活動宣傳了檔案工作，增強(qiáng)了社會的公共檔案意識，讓檔案走進(jìn)越來越多人的心中。