試論火電機(jī)組工程項目檔案管理的難點(diǎn)及對策

余靜

摘 要：我國電力建設(shè)不斷完善，火電機(jī)組工程項目逐漸增多，檔案管理工作量大，作為企業(yè)考核的重要考核項目，還需提高檔案管理質(zhì)量，提升企業(yè)管理水平?；诖?，本文先對檔案管理難點(diǎn)展開分析，并提出檔案管理對策。以期提高檔案管理質(zhì)量和效率，讓企業(yè)可提高管理能力，應(yīng)用檔案管理工作，推動企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：火電機(jī)組工程;工程檔案;檔案管理;管理難點(diǎn);管理對策

工程檔案涵蓋了立項資料、審批文件、勘察數(shù)據(jù)、設(shè)計方案、施工準(zhǔn)備、施工驗收等全過程文件資料，重要數(shù)據(jù)資料以文字、數(shù)據(jù)、影像等不同載體保存在檔案中。不僅是對工程項目的記錄，更是驗收階段的重要參考標(biāo)準(zhǔn)，是項目維修、擴(kuò)建的重要依據(jù)。為保證火電機(jī)組項目的正常運(yùn)營、企業(yè)的健康發(fā)展，務(wù)必要重視檔案管理，采取合適的手段提高管理質(zhì)量。

1 火電機(jī)組工程項目檔案管理的難點(diǎn)

電力工程作為現(xiàn)代化工程，是一項綜合性強(qiáng)的項目，項目從設(shè)計到完成施工、試運(yùn)行，需要經(jīng)歷多個階段，每個項目均需要多個施工方、建設(shè)方參與，共同協(xié)作才能完成施工。工程投資大，建設(shè)周期長，參與方多，流程復(fù)雜，造成電力工程檔案管理工作難度高，工作量大。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工程，隨著工程的發(fā)展，環(huán)環(huán)相扣，每個環(huán)節(jié)都可能產(chǎn)生施工材料文件、施工技術(shù)文件，施工工序文件等，為保證檔案管理的完整性和系統(tǒng)性，需要和施工建設(shè)同步進(jìn)行，展開檔案收集工作[1]。每個環(huán)節(jié)均需要檔案管理人員參與，和施工同步完成檔案收集管理工作，以保證檔案文件的完整性和系統(tǒng)性，不會產(chǎn)生缺漏等問題。

此外由于大部分工程檔案管理工作是在竣工后進(jìn)行統(tǒng)一管理的，造成很多檔案文件存在錯誤或缺失檔案資料，很難及時補(bǔ)充。管理人員無法掌握檔案文件收集和管理的進(jìn)度。已經(jīng)很多建設(shè)方認(rèn)識到這一問題，采取同步展開檔案管理的模式，但由于建設(shè)方和施工方檔案收集編制的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，交給檔案管理人員后，檔案管理人員還需增加檔案整理環(huán)節(jié)，增加檔案管理人員工作量更影響檔案管理效率，檔案管理人員收到檔案文件后，若存在錯誤，還需返還給施工方或建設(shè)方。施工方在業(yè)余時間才能進(jìn)行修正，延長了檔案管理周期，容易造成檔案文件缺失，由于檔案管理人員始終處于被動地位，很難主動改善檔案管理工作。在影響檔案管理質(zhì)量的同時，增加了檔案管理人員工作難度，增加不必要的人力成本。

2 火電機(jī)組工程項目檔案管理的對策

2.1 重新編制檔案管理制度

為保證檔案管理工作的有序落實(shí)，火電機(jī)組工程項目能夠得到規(guī)范的、科學(xué)的檔案管理，需要具備管理規(guī)章制度，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。管理制度能夠給檔案管理工作提供良好的環(huán)境和條件，指導(dǎo)檔案工作有序展開，提高檔案管理工作的科學(xué)性。我國電力建設(shè)項目較多，檔案量較大，增加了檔案管理工作的難度。由于各個施工單位在歸檔時，提交檔案的標(biāo)準(zhǔn)不一致，增加了檔案管理工作的難度[2]。因此，檔案管理制度應(yīng)當(dāng)在全企業(yè)推行，要求各個施工單位按規(guī)章制度對檔案進(jìn)行整理，按個標(biāo)準(zhǔn)編制檔案。從建立檔案開始，以科學(xué)規(guī)范的要求整理檔案，從管理體系、獎勵處罰等多個方面作出規(guī)定，約束施工單位，按規(guī)范完成檔案建立和編寫。在檔案管理部門中，也應(yīng)根據(jù)規(guī)章制度，對檔案、歸檔、分類、整理等提高檔案編制的規(guī)范性。

在立項初始階段，檔案部門應(yīng)當(dāng)給施工單位分發(fā)檔案編制要求、檔案管理規(guī)范等文件，要求施工隊伍能夠按照文件要求進(jìn)行規(guī)范編制。檔案管理人員也要參與到檔案編制工作中，跟隨工程的進(jìn)行，一同參與檔案編制工作，指導(dǎo)檔案編制，隨機(jī)抽查檔案編制質(zhì)量，要求不合規(guī)范的施工單位進(jìn)行立即整改，避免完成工程后出現(xiàn)錯誤無法補(bǔ)救。通過對檔案編制的統(tǒng)一管理，可為檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 采取同步管理模式

我國電力事業(yè)不斷擴(kuò)大，不斷增加火電機(jī)組容量，項目逐漸增多，工期有所延長，造成檔案數(shù)量大量增加，內(nèi)容復(fù)雜。施工單位在施工期間，若未注意及時整理檔案，可能造成一線資料丟失、檔案漏項等問題，影響檔案的完整性。施工單位在施工同時，進(jìn)行檔案的編制，面臨巨大困難，本身建設(shè)工作量大，壓縮其工作時間，完成檔案編制工作面臨很大的難度。檔案管理人員要加大管理力度，和施工項目展開同步管理。檔案管理也要納入建設(shè)項目方案中，要求施工隊伍接受檔案管理部門的監(jiān)督。建設(shè)項目主要分為籌劃階段、施工階段和竣工階段，第以三個階段為基礎(chǔ)，檔案管理部門深入施工單位進(jìn)行定期抽查，嚴(yán)格把控檔案的記錄，保證檔案資料的完整性。

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)安排1～2名檔案管理人員到建設(shè)項目中，進(jìn)行前期指導(dǎo)，在項目立項、審批、設(shè)計等階段，要求建設(shè)單位，實(shí)時將文件交給檔案管理人員進(jìn)行留檔管理。若施工期間對設(shè)計進(jìn)行變更，需要同時將變更資料發(fā)送給檔案管理人員，每完成一階段，需要有施工單位和檔案管理人員進(jìn)行核對，保證檔案資料的完整性。

2.3 加強(qiáng)施工階段的監(jiān)督管理

施工期間，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入施工現(xiàn)場，核對檔案資料的準(zhǔn)確性，及時發(fā)現(xiàn)資料中存在問題，進(jìn)行立即處理。在施工單位竣工時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)基本完成檔案收集整理工作，在這一階段認(rèn)真檢查檔案資料的完整性，務(wù)必保證建設(shè)項目的全部資料得到掌握，積極和建設(shè)部門進(jìn)行溝通。定期組織階段性會議，確定檔案資料收集的完整度，未見缺漏錯誤等問題。檔案管理人員也應(yīng)參與到建設(shè)方的會議討論中，了解施工及施工項目的進(jìn)展，發(fā)現(xiàn)涉及變更問題更新材料。由于建設(shè)項目材料眾多，需要對各部分材料進(jìn)行分工，由檔案管理人員對建設(shè)方和施工方進(jìn)行分工，明確各方檔案收集的任務(wù)，互相配合共同完成檔案管理工作[3]?？⒐るA段是完成檔案管理的最終階段，尤其要重視對檔案資料驗收查證、檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在這一階段，來參加竣工會議驗收期間。嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理文件進(jìn)行抽查，放在檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性上，對檔案文件不規(guī)范的，進(jìn)行撤回要求提交方重新提交。

2.4 建立檔案管理信息系統(tǒng)

電力項目檔案涉及建設(shè)期間方方面面，貫穿建設(shè)全程，包含內(nèi)容眾多，僅依賴于檔案管理人員完成檔案管理工作，很難跟上建設(shè)項目的速度。因此檔案管理工作需要得到多個部門的協(xié)助和配合，全員參與檔案管理工作，建設(shè)企業(yè)需要不斷完善信息管理系統(tǒng)，利用信息管理系統(tǒng)，協(xié)助檔案管理工作開展。在管理系統(tǒng)中，以項目為單位，建設(shè)單位登錄自己的賬號，可收到檔案管理部門發(fā)出的提交任務(wù)，當(dāng)建設(shè)部門提交文件后，該任務(wù)變暗。信息系統(tǒng)和工作人員的手機(jī)相連接，在固定時間未提交文件檔案文件，工作人員手機(jī)會收到短信通知，要求工作人員按時提交文件。根據(jù)工作人員工作崗位，給工作人員分配對應(yīng)的檔案管理任務(wù)，而檔案管理人員在工程建設(shè)期間，負(fù)責(zé)監(jiān)督協(xié)助工作人員，完成檔案文件提交工作，需要在現(xiàn)場根據(jù)施工進(jìn)度，調(diào)整檔案管理任務(wù)的完成日期，督促工作人員按時提交任務(wù)。通過在信息系統(tǒng)的協(xié)助下，能夠跟隨建設(shè)進(jìn)度，對檔案文件進(jìn)行收集和管理，保證完整收集檔案文件資料。

3 結(jié)論

綜上所述，本文認(rèn)識到火電機(jī)組工程項目檔案管理面臨的困難，提出檔案管理部門首先要編制檔案管理制度，依據(jù)管理制度規(guī)范，提高檔案管理人員工作質(zhì)量，提高檔案編制的規(guī)范性。并采取同步管理模式，賦予檔案管理人員主動性，由檔案管理人員負(fù)責(zé)督促、檢查檔案收集整理工作。加強(qiáng)施工階段的監(jiān)督管理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理能力。

參考文獻(xiàn)

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[3]王巍.如何推進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].城建檔案，2018（10）：75-79.