電力企業(yè)檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)

胡海燕

摘 要：中國(guó)企業(yè)發(fā)展進(jìn)入了新時(shí)期，電力企業(yè)已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但在新形勢(shì)下，電力企業(yè)需要更加細(xì)致完善的檔案管理體系。目前大部分電力企業(yè)的檔案管理都比較落后，管理方法較為傳統(tǒng)，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的要求。本文將從電力企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)中遇到的困難著手，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期望能為電力企業(yè)檔案管理方面工作提供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;與時(shí)俱進(jìn)

前言

現(xiàn)如今，檔案管理智能化信息化是時(shí)代趨勢(shì)，但是有很多電力企業(yè)仍然使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案管理工作，沒(méi)有將信息化優(yōu)勢(shì)利用起來(lái)，為本該簡(jiǎn)便快捷的日常工作增添了不少的麻煩，也占用了企業(yè)較多的人力資源。新時(shí)代下檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別不僅僅是信息技術(shù)的區(qū)別，更是工作理念上的區(qū)別，要加大改革力度，深化改革內(nèi)涵，才能通過(guò)檔案管理工作的優(yōu)化來(lái)更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

1 電力企業(yè)檔案管理的重要性

在數(shù)據(jù)時(shí)代，信息就是一切，能夠獲取足夠的信息就能先發(fā)制敵處于不敗之地，信息競(jìng)爭(zhēng)不論在國(guó)家還是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中都發(fā)揮著重要的作用。檔案管理就是對(duì)企業(yè)的信息做好防范保密工作，以及對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行處理分析。所以就電力企業(yè)而言，檔案管理對(duì)企業(yè)守住現(xiàn)在的商業(yè)陣地以及繼續(xù)向前發(fā)展都具有重要的意義[1]。首先，檔案管理是對(duì)以往企業(yè)發(fā)展大小事項(xiàng)的記錄，通過(guò)分析掌握企業(yè)發(fā)展情況，可以總結(jié)得出本企業(yè)的優(yōu)缺點(diǎn)，進(jìn)而針對(duì)企業(yè)特點(diǎn)調(diào)整發(fā)展策略，以適應(yīng)新形式下的發(fā)展規(guī)律。其次，信息管理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容就是保證信息數(shù)據(jù)安全，防止被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手竊取，針對(duì)本企業(yè)弱點(diǎn)展開(kāi)攻擊，給企業(yè)造成巨大損失。另外，檔案管理能夠通過(guò)整合企業(yè)事項(xiàng)，為企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、成果展示、未來(lái)預(yù)測(cè)等提供極大便捷。

2 電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1高新數(shù)據(jù)信息技術(shù)沒(méi)有充分引入到檔案管理中來(lái)

檔案管理人員對(duì)于信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)缺乏足夠認(rèn)識(shí)，對(duì)新生事物沒(méi)有保持足夠的敏銳性，對(duì)于信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有完全掌握。首先，對(duì)于電腦技術(shù)的引用僅僅起到了改變紙質(zhì)記錄形式的作用，而沒(méi)有根據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)出現(xiàn)明顯的創(chuàng)新進(jìn)步。其次，不重視信息技術(shù)的數(shù)據(jù)分析能力的應(yīng)用，缺乏數(shù)據(jù)處理分析的專業(yè)人才，檔案管理人員不太懂得利用數(shù)據(jù)分析來(lái)進(jìn)行有效預(yù)測(cè)和規(guī)劃。

2.2 檔案管理部門專業(yè)程度不夠，制度理念落后

首先，部分電力企業(yè)檔案管理部門人員基本素質(zhì)有待提升，對(duì)很多傳統(tǒng)性質(zhì)的檔案管理工作不太了解，對(duì)新時(shí)代下檔案管理部門應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任更不了解。其次，對(duì)于檔案管理高新人才不夠重視，檔案管理理念落后，管理方式落后，沒(méi)有充分發(fā)揮部門職能[2]。并且，對(duì)于專業(yè)素質(zhì)差的工作人員沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)，也沒(méi)有對(duì)人力配置做出合理的調(diào)整。

2.3 企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視

傳統(tǒng)思維認(rèn)為檔案管理就是記錄一些企業(yè)日常的事項(xiàng)，負(fù)責(zé)收納整理資料，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，缺少相關(guān)的檔案法制意識(shí)。檔案管理本質(zhì)上作為一個(gè)輔助性質(zhì)的部門，無(wú)法產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，但是對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著很大的促進(jìn)作用，可以影響到企業(yè)上下的各個(gè)方面，對(duì)企業(yè)整體發(fā)展有著全面的思考和監(jiān)控作用。

3 電力企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)策

3.1 引進(jìn)信息技術(shù)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

電力企業(yè)應(yīng)該重視先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，信息時(shí)代的特點(diǎn)是數(shù)據(jù)處理對(duì)于企業(yè)運(yùn)作的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。首先要確保數(shù)據(jù)信息的安全性，提高檔案的保密程度，防止公司信息泄露造成損失。并且，要學(xué)會(huì)使用數(shù)據(jù)處理分析技術(shù)，用以判斷行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，分析企業(yè)發(fā)展方向，為決策管理層提供可靠有效的建議。也可以通過(guò)對(duì)比分析某個(gè)部門檔案變動(dòng)情況來(lái)部門的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，將分析結(jié)果反饋到該部門，提醒其對(duì)自身狀態(tài)進(jìn)行反思自檢，得出相關(guān)改進(jìn)策略[3]。

3.2 提升檔案管理部門專業(yè)水平

第一，電力企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是一切工作開(kāi)展的保障，應(yīng)當(dāng)對(duì)專業(yè)素質(zhì)較差的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)于確實(shí)無(wú)法勝任該崗位的人進(jìn)行換崗處理，避免出現(xiàn)因個(gè)人能力問(wèn)題出現(xiàn)工作方面的失誤，給企業(yè)造成巨大損失。第二，引進(jìn)高水平高素質(zhì)人才，通過(guò)提高薪資待遇等方式吸引人才入駐，通過(guò)這些人才的引入來(lái)帶動(dòng)部門開(kāi)展專業(yè)化轉(zhuǎn)變。第三，要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理念，對(duì)新知識(shí)保持敏感，避免因?yàn)閷?duì)當(dāng)前行業(yè)知識(shí)的缺失，向企業(yè)提供不可靠的評(píng)估，導(dǎo)致企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中處于被動(dòng)地位。

3.3 提高對(duì)檔案管理部門的重視程度

首先，配撥充足的資金以供檔案管理部門進(jìn)行改革升級(jí)，對(duì)操作設(shè)備等進(jìn)行全面升級(jí)，保證檔案管理各項(xiàng)工作能夠?qū)嵤┑轿弧Ｆ浯?，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重檔案管理部門的意見(jiàn)分析，從多角度考慮企業(yè)境況，進(jìn)而做出更有效的決策。此外，要改變對(duì)檔案管理部門的錯(cuò)誤認(rèn)知，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理部門所能夠發(fā)揮的效能，肯定其為企業(yè)做出的貢獻(xiàn)。國(guó)家電力行業(yè)發(fā)展日漸成熟，電力企業(yè)必須要正視自己當(dāng)前的短板，改正任何一個(gè)可能被別人視為攻擊目標(biāo)的缺陷，才不會(huì)在當(dāng)前激烈的競(jìng)爭(zhēng)中被淘汰。作為電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，一定要有全局性的戰(zhàn)略眼光和持續(xù)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展意識(shí)，要更多的看到所有部門之間的協(xié)調(diào)配合，不為短暫的利潤(rùn)所迷惑。

3.4 優(yōu)化部門結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新管理機(jī)制

首先明確每個(gè)崗位的工作職責(zé)，避免人員冗余，最大限度提升部門的運(yùn)作效率。其次，對(duì)日常管理制度進(jìn)行完善，將檔案歸檔移交制度規(guī)范化，保證每份資料的來(lái)源、去向、用途都清晰明了。最后，建立完善的追責(zé)制度，保證每個(gè)人都對(duì)自己工作分內(nèi)的事情盡職盡責(zé)，避免消極怠工產(chǎn)生工作失誤，造成損失。

結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代信息化背景的不斷深入中，電力企業(yè)的檔案管理部門承擔(dān)著更為重要的作用。在未來(lái)，電力企業(yè)檔案管理部門人員必須根據(jù)電力企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，緊追時(shí)代發(fā)展步伐，以積極探索、創(chuàng)新進(jìn)取的精神，探索完善的電力企業(yè)檔案管理的方法，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)：

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