基于信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學化研究

冷旭梅

摘 要：檔案管理是行政事業(yè)單位管理工作的一個重點，文章從檔案管理科學化的要求和作用出發(fā)，指出當前行政事業(yè)單位檔案管理的不足之處，闡述了信息化背景下檔案管理科學化的實現(xiàn)途徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理;科學化;實現(xiàn)途徑

檔案記錄著重要的信息，能對當前和今后的工作進行指導。在行政事業(yè)單位中，透過檔案可以了解社會發(fā)展和經(jīng)濟建設情況，了解單位自身的發(fā)展歷程[1]。信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高要求，如何創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)檔案管理的科學化，成為工作人員的關(guān)注重點。

1 檔案管理科學化的要求和作用

1）要求。第一，服務性。檔案管理的科學化，要求發(fā)揮出檔案的服務性功能。在以往的管理模式下，權(quán)限設置嚴格，只有部分人員能接觸檔案;其中私密性較強的檔案，必須嚴格保密。在此影響下，不少檔案長期封存，利用效率低下，沒有發(fā)揮出應有的價值。檔案管理科學化，要提升檔案的服務功能，利用檔案管理推動單位更好地發(fā)展[2]。第二，發(fā)展性。在信息技術(shù)時代，電子技術(shù)和智能產(chǎn)品不斷升級，為檔案管理工作提供了良好的發(fā)展機遇。對管理者來說，應該掌握新型科學技術(shù)和方法，分析內(nèi)部和外部環(huán)境的變化，研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，突出檔案信息的發(fā)展性和創(chuàng)造性，做到與時俱進。

2）作用。第一，滿足信息管理需求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)均引進了信息技術(shù)，檔案管理工作也不例外。新技術(shù)的應用，能幫助工作人員解脫出來，既能提高工作效率，又能減少人為誤差。面對更加個性化、多樣化的管理要求，采用科學化的管理模式，才能滿足新形勢下的管理需求，也是未來的必然發(fā)展趨勢。第二，提高檔案工作效率。對行政事業(yè)單位而言，檔案是單位過往工作的見證，透過檔案可以了解單位的發(fā)展歷程，幫助單位制定科學決策。基于信息化背景下，實現(xiàn)檔案管理的科學化，在檔案的采集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，均能提高工作效率，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。

2 當前行政事業(yè)單位檔案管理的不足之處

1）管理思想落后。在一些行政事業(yè)單位中，將管理重點放在了日常業(yè)務上，忽視了檔案管理，依舊采用傳統(tǒng)的管理思想。在此影響下，其一單位領(lǐng)導和工作人員沒有認識到檔案管理的重要性，和檔案相關(guān)的制度措施不完善，檔案管理缺乏保障。其二對檔案進行管理時，只是滿足行政層面的要求，沒有樹立信息化管理意識，管理工作比較被動。其三管理制度執(zhí)行不力，缺少監(jiān)督和評價，導致檔案管理不規(guī)范，相關(guān)反饋不及時，管理中存在的問題無法及時解決。

2）現(xiàn)代化水平低。信息技術(shù)在檔案管理中的應用，主要表現(xiàn)為計算機、復印機、掃描儀等設備的使用。檔案管理的現(xiàn)代化水平低，體現(xiàn)在兩個方面：一是資金投入不足，導致信息設備不完善，設備的購進不符合實際管理需求，實際工作依然采用手動管理模式。二是針對這些設備的管理不當，單位內(nèi)普遍存在只購買、不維修的現(xiàn)象，由于缺少完善的維護保養(yǎng)計劃，設備本身的運行性能降低，甚至出現(xiàn)故障和異常，就會影響檔案管理的進展。

3）人員素質(zhì)不足。工作人員是檔案管理的經(jīng)手人，人員技能素質(zhì)的高低，直接影響檔案管理成果。目前來看，檔案管理人員的素質(zhì)不足，原因包括以下幾點：一是工作人員專業(yè)不對口，存在臨時借調(diào)、身兼數(shù)職的情況，工作人員缺少檔案管理的知識和技術(shù)，實際業(yè)務開展受阻。二是崗位培訓不到位，缺少長遠的培訓方案，或者培訓流于形式，無法幫助工作人員提升自我，影響檔案管理效率和質(zhì)量。三是單位內(nèi)沒有檔案管理的大氛圍，且各個部門不重視，工作人員也會產(chǎn)生疲乏心理，因責任心不強從而出現(xiàn)差錯和問題。

3 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化的實現(xiàn)途徑

1）樹立全面創(chuàng)新理念。行政事業(yè)單位在檔案管理上，應該樹立全面創(chuàng)新理念，認識到檔案管理的重要性。第一，單位領(lǐng)導要以身作則，在工作組織上樹立前瞻性眼光，變革傳統(tǒng)的管理思想，引入規(guī)范化、科學化的管理理念，通過上行下效，營造出良好的工作氛圍[3]。第二，加強宣傳力度，除了板報以外，應發(fā)揮出官方網(wǎng)站、微信公眾號、QQ群等新媒介的優(yōu)勢，通過定期推送文章，介紹檔案管理的內(nèi)容、意義、方法，為檔案管理打下堅實基礎(chǔ)。第三，優(yōu)化檔案管理組織結(jié)構(gòu)，合理配置人力資源，檔案管理部門和其他部門之間，加強溝通交流，提高檔案采集效率，利用檔案信息服務于部門工作，科學處理部門矛盾。

2）扎實做好歸檔工作。歸檔是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，要求及時收集檔案資料，開展分類、整理、編目等工作，達到目錄清楚、整潔美觀、有序方便的要求，提高檔案資料的完整性。具體操作上，首先要及時收集入庫，其中的戶籍檔案要在次月完成歸檔，案卷材料要在下個季度完成歸檔。其次加強臺賬管理，建設檔案基礎(chǔ)臺賬，通過常規(guī)檢查、專項檢查的形式，保證檔案室內(nèi)的案底數(shù)清。尤其是專題檔案，應該加強收集和整理力度，不能和其他類型的檔案相混淆，避免出現(xiàn)丟失、損壞。最后從制度出發(fā)，針對檔案的借閱、盤點、保密、銷毀等流程，均要有科學完善的規(guī)章制度，落實審核簽字、責任追究機制，保護檔案的安全性和完整性。

3）加快數(shù)字化建設。檔案管理的科學化，一個重要特征就是從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，建立數(shù)字化檔案工程，方便后續(xù)工作的開展。例如：掃描儀的使用，可將檔案內(nèi)容上傳至互聯(lián)網(wǎng)，通過電子登記實現(xiàn)數(shù)字化和信息化。對工作人員而言，要做好分類、整理、移交工作，提高掃描質(zhì)量，保證信息真實完整。單位內(nèi)的領(lǐng)導和人員需要查詢、借閱檔案時，只要滿足資格和權(quán)限，就能登錄到電子檔案管理系統(tǒng)，通過搜索關(guān)鍵詞的形式，調(diào)取檔案資料并進行打印[4]。相比于人工檢索，信息技術(shù)的應用可以加快檢索速度，縮短人員的等待時間，切實提高服務質(zhì)量。

4）發(fā)揮信息服務功能。基于信息技術(shù)下，檔案管理的科學化，應該突出信息服務功能，遵循以民為本的理念，滿足大眾對檔案信息查詢的需求，在穩(wěn)定社會發(fā)展、維護群眾利益上發(fā)揮作用。一方面，在單位內(nèi)部實現(xiàn)資源共享，提供異地查詢功能，創(chuàng)新檔案采集方法，獲得更加豐富的內(nèi)容，并對檔案進行實時更新。另一方面，從安全性入手，利用權(quán)限管理、防火墻，避免檔案資料丟失、損壞。

5）提升人員綜合素質(zhì)。對檔案管理人員進行培養(yǎng)，構(gòu)建一支高素質(zhì)的工作團隊，是檔案管理科學化的必經(jīng)之路[5]。其一適當提高人才準入門檻，選擇有學歷、有技能、有經(jīng)驗的人員，保證專業(yè)和崗位對應，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。其二要定期組織工作人員進行培訓教育，學習新知識、掌握新技術(shù)，提升人際溝通能力，將檔案管理和單位發(fā)展相結(jié)合，盡快實現(xiàn)科學化管理目標。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理科學化要滿足服務性、發(fā)展性要求，對行政事業(yè)單位而言，能滿足信息管理需求，提高檔案工作效率。分析可知，目前檔案管理工作存在不足之處，只有樹立全面創(chuàng)新理念，扎實做好歸檔工作，加快數(shù)字化建設，發(fā)揮信息服務功能，提升人員綜合素質(zhì)，才能實現(xiàn)科學化管理目標。

參考文獻

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[2]孫虎.探討當前行政事業(yè)單位檔案管理科學化[J].情感讀本，2017，（11）：18.

[3]付春陽.提高行政事業(yè)單位檔案信息化管理水平的策略[J].卷宗，2019，9（30）：127.

[4]劉學梅.信息化時代行政事業(yè)單位檔案管理模式重構(gòu)分析[J].環(huán)球市場，2019，（27）：245.

[5]薛君妍.行政事業(yè)單位檔案管理改革路徑思考[J].辦公室業(yè)務，2019，（18）：119.